Потери при мультизадачности: как предотвратить?

Навык разрываться на части между несколькими проектами долго превозносился: умение работать в режиме мультизадачности стало клише в описаниях вакансий и предметом гордости менеджеров.

Зачем работодателю человек, который делает одну задачу, если можно нанять этакого юлия цезаря, работающего за троих? Оказывается, даже Гай Юлий Цезарь всего то мог быстро переключаться между несколькими задачами, а 98% людей физически неспособны на многозадачность.

Мультизадачность не свойственна человеческому мозгу и сегодня все чаще говорят о ее негативном влиянии на продуктивность.

Давайте разбираться, возможна ли одновременная работа над несколькими задачами и как она влияет на результаты труда.

Что такое мультизадачность

В словаре Merriam-Webster мультизадачность объясняется как выполнение нескольких задач одновременно. Кембриджский словарь толкует термин как способность человека делать более одного дела одновременно.

Многозадачность — это синоним мультизадачности.

Различают три вида мультизадачности:

Реально ли человеческий мозг может работать в мультизадачном режиме

Канадские психологи провели цикл экспериментов, в ходе которых испытуемые решали два типа логических задач одновременно. Они выяснили, что на самом деле мозг не может решать две задачи параллельно, он просто быстро переключается с одной на другую, решая их последовательно. При этом, постоянно тренируясь, можно сократить скорость переключения, но добиться действительно одновременного решения задач ученым не удалось.

За процесс решения задач отвечает
префронтальная кора головного мозга,
которая находится в лобной зоне.

Ученые из института INSERM в Париже исследовали ее поведение во время решения одной и более задач. Когда человек решает одну задачу, то правая и левая доли префронтальной коры работают вместе. Но когда нужно решить сразу две задачи, полушария разделяются и берут себе по задаче. Но самое интересное начинается, когда добавляется третья задача — мозг постоянно забывает одну из задач, ведь полушарий всего два.

Префронтальная кора

А в Университете Юты исследовали совмещение вождения с другими задачами и доказали, что всего 2% людей способны эффективно выполнять больше одной задачи за раз. Причем эта способность определяется отличиями в строении головного мозга и заложена генетически. Остальные испытуемые выполняли обе задачи с меньшей эффективностью.

В то же время, мы легко можем, например, есть и читать, потому что такие задачи не требуют от префронтальной коры больших усилий.

Несколько интересных фактов о мультизадачности:

• С возрастом навык быстро переключаться между задачами ухудшается.
• При выполнении трех задач одновременно мозг допускает в три раза больше ошибок, чем при выполнении двух задач.
• Самый распространенный тип мультизадачности — медийная, когда люди потребляют информацию сразу из нескольких источников.

Как мультизадачность влияет на продуктивность

Эксперимент канадских ученых, который описан выше, доказал, что человек быстрее решит сначала одну задачу, а потом другую, чем будет решать их две сразу.

Дело в том, что мозгу нужно время, чтобы переместиться от одной задачи к другой и обратно. Плюс время, чтобы вникнуть и вспомнить, на чем он остановился. Следовательно, влияние многозадачности на продуктивность отрицательное — учитывайте это при управлении проектами в команде.

Вред мультизадачности

Получается, что мультизадачность не только не помогает нам быть эффективными, но и конкретно вредит.

1. Мультизадачность разрушает мозг

Когда вы работаете в режиме, который считается мультизадачностью, мозг не решает несколько задач сразу, а разрывается между ними. Постоянное переключение с одного объекта на другой повышает уровень стресса. Возникает когнитивная перегрузка, ум теряет остроту, время реакции замедляется. Исследование ученых из Университета Сассекса доказало, что мультизадачность наносит физический вред мозгу — у медийных «мультизадачников» уменьшается плотность префронтальной коры мозга, отвечающей за эмпатию, когнитивный и эмоциональный контроль.

2. Мультизадачность снижает продуктивность

Перепрыгивая от одного дела к другому мы теряем фокус и тратим время на включение в работу над очередной задачей. Иногда это время занимает десятые секунды, а иногда вред многозадачности оборачивается потерей 40% продуктивности. 

3. Мультизадачность делает нас глупее

Исследование Стэнфордского Университета доказало, что одновременное выполнение нескольких когнитивных задач снижает уровень IQ и действует примерно так же, как выкуренная марихуана или бессонная ночь. Жонглируя несколькими делами сразу, человек в буквальном смысле глупеет и перестает понимать, что важно, а что нет.

4. Качество работы падает

Когда вы мечетесь между несколькими задачами, то вероятность допущения ошибок возрастает. Отношение к результатам работы становится менее критичным, сроки выполнения увеличиваются за счет потери продуктивности, а качество результата падает.

Польза мультизадачности

Иногда мультизадачность оправдана и полезна. 

1. Работа во время ожидания

Польза многозадачности — в умении эффективно использовать свободное время: проверять электронную почту в очередях, учить иностранный язык в пробках, слушать подкасты во время пробежек.

2. Разнообразные задачи не дают заскучать

Когда мы ведем несколько проектов, разнообразная работа держит в тонусе и не дает заскучать.

3. Мультизадачность оправдана спецификой работы

Специфика работы над проектом может требовать одновременного выполнения растянутых во времени задач. Например, настройка рекламных кампаний или seo-оптимизация сайта.

4. Гордость за себя

Человек, выполняющий сразу несколько задач, испытывает гордость за себя. Конечно, при условии, что он справляется с ними.

Что больше всего отвлекает от работы?

Первое, что приходит в голову — соцсети, мессенджеры и электронная почта. А вот проведенный в США опрос более тысячи офисных сотрудник дал такие результаты:

• Наведывание на кухню, к кофе-машине или в курилку
• WC
• Общение с коллегами
• Переписка в мессенджерах по личным вопросам
• Веб-серфинг, оплата счетов, покупки в интернете
• Социальные сети
• ТВ

Кроме этих условно внешних факторов от работы чаще всего отвлекает новая работа: срочное поручение руководства, новый клиент, форс-мажор, отпуск коллеги и т.д. Особенно сложно работать, когда приоритеты высшего руководства размыты и метание от одной задачи к другой поощряется на верхнем уровне.

Как начать уменьшать многозадачность в своей работе

Если вы чувствуете, что уровень стресса зашкаливает, а сосредоточиться на одной задаче не получается — пора что-то предпринимать.

Вот с чего можно начать предотвращение многозадачности на работе:

Одна вкладка браузера

Если вы работаете на компьютере, приучайте себя к одной вкладке, где открыта та задача, над которой вы сосредоточены сейчас.

Планируйте завтрашний день

Списки дел помогают структурировать рабочий день и не тратить время на раздумья, с чего бы начать. Главное — объективно оценивать свои силы и правильно расставлять приоритеты.

Меняйте обстановку

Выполняйте разные задачи в разных местах. Этот метод подходит к человеку, не привязанному к офисному столу. Смена локаций позволит перевести дух и настроиться на новую задачу.

Если вы руководитель и недовольны, что на совещаниях все утыкаются в экраны смартфонов, начните перемены с себя:

Подавайте пример

Уделяйте собеседникам полное внимание, отложите другие дела и сосредоточьтесь на общении. В начале собрания демонстративно выключите компьютер, отключите звук на телефоне и отложите в сторону экраном вниз.

Измените порядок проведения совещаний

Вместе с сотрудниками выработайте правила проведения совещаний: закрытые ноутбуки, никаких телефонов, каждый активно участвует и озвучивает свое мнение.

Поощряйте культуру «находиться здесь и сейчас»

Элементы йоги или медитации помогут настроить участников совещания: отвлечься от посторонних мыслей и переключить внимание на происходящее здесь и сейчас. Три глубоких вдоха с закрытыми глазами перед обсуждением помогут настроиться на нужный лад.

Как организовать эффективную работу

Как мы уже выяснили, мультизадачность — это путь в никуда. Какие же есть альтернативы успевать много и хорошо? Вот несколько советов, чтобы повысить эффективность работы.

Ограничивайте список дел

Мы входим в ступор, когда нужно приступить к большому проекту или переделать пару десятков дел из to-do списка. Так нельзя — огромный объем работ демотивирует и в конце дня вы чувствуете себя неудачником. Включите в список 3-5 важных задач, а если справитесь с ними раньше, никто не запрещает докинуть пару дел в список.

Синхронизируйте список дел и рабочий график

Посмотрите свои планы на день и оцените, сколько реально времени у вас есть на выполнение дел из списка, с учетом перерывов и перемещений.

Вовремя останавливайтесь

Мы прокрастинируем, когда не знаем, за что хвататься в начале рабочего дня. Чтобы знать, что делать, прекратите работу над задачей, когда точно знаете следующий шаг. Так вы быстро включитесь в работу на следующий день.

Будьте организованны

Высокоэффективные люди организуют свою работу так, чтобы быстро находить нужную информацию и не тратить время на поиск идей и напоминаний. Обратите внимание на систему GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена, которая расставляет все по полочкам и освобождает мозг для осознанной и эффективной работы.

Держите в узде вредные привычки

Когда вы постоянно отвлекаетесь, продуктивность и IQ падают. Не давайте себе отвлекаться — прячьте телефон, ставьте мессенджеры в режим «не беспокоить», надевайте наушники, чтобы коллеги не отвлекали разговорами.

Расставляйте приоритеты

Быть эффективным на работе значит уметь говорить «нет». Подумайте, что действительно важно и какие задачи движут вас к цели. Не беритесь за задачи-пустышки.

Используйте методику целеполагания, основанную на данных — Цели и ключевые результаты, OKRs (Objectives and Key Results) как способ сосредоточить усилия на достижении четко определенных измеримых целей.

Самые важные задачи — в первую очередь

Мотивация и креативность утром находятся на пике, поэтому используйте умственную энергию по максимуму в начале дня. Отложите на несколько часов рутинные задачи.

Планируйте завтрашний день сегодня

Составьте вечером текущего дня список дел на завтра. Не для того, чтобы думать о делах ночью, а чтобы утром не терять время и силы на планирование, а сразу включаться в работу. Запланируйте такую задачу, которая содержит посильный вызов. Именно такие задачи — сложные, но выполнимые — вводят в состояние потока и заставляют работать на пике эффективности.

Используйте время ожидания, чтобы победить административные задачи

Ожидание в очереди, на остановке транспорта, в лифте, в банке нужно эффективно использовать. Возьмите с собой книгу, которую давно планировали прочитать, проверьте почту, ответьте в мессенджерах. Как вариант — проветрите голову и понаблюдайте за миром вокруг.

Не беспокоить

Освободите время, в которое никто не будет отвлекать вас. Отметьте этот период на своем календаре, закройте почту и мессенджеры или вообще отключитесь от интернета для надежности. Сфокусируйтесь на важной задаче на час или два.

Используйте правильные установки

Не накручивайте себя, повторяя «Мне так много нужно успеть сегодня» или «Я ничего не успеваю». Вместо этого говорите себе: «Сегодня мне нужно сосредоточиться на этих двух задачах». Смена точки зрения творит чудеса с уровнем мотивации и энергичности.

Общайтесь и выясняйте

Всем нам приходится общаться в процессе работы. Чтобы повысить свою эффективность, нужно эффективно взаимодействовать с другими. Лучший способ избежать ненужных переделок и потерянного времени — устранить непонимание и неверное толкование. А для этого нужно задавать вопросы и добывать информацию. Сделайте правильно с первого раза и вы сэкономите кучу времени и сил, не возвращаясь к задачам и не переделывая их.

Находите способы делать то, что нравится

Когда вам нравится то, что вы делаете, когда работа бросает вам вызов и вы справляетесь — то становитесь более вовлеченным и эффективным. Подумайте, какие стороны работы приносят больше всего удовольствия, за какие способности вас хвалят и с какими проектами обращаются коллеги. Будьте креативны при решении рутинных задач — ставьте рекорды скорости, учите что-то новое каждый день, пробуйте новые способы решения задач.

Вердикт

Мультизадачность — замечательный навык, который недостижим для 98 человек из 100.

На самом деле это постоянное переключение мозга между несколькими задачами. Иногда оно оправдано, но чаще снижает продуктивность и повышает уровень стресса и неудовлетворенности.

Поэтому берем курс предотвращение многозадачности, учимся фокусироваться и работать в состоянии потока — глубоком погружении в единственную задачу.