О компании:
В 2007 году мы, вместе со Славой Балбек, основали 2B.group — дизайнерское бюро, специализирующееся на жилых и коммерческих проектах. В последние годы бюро стало одним из ведущих архитектурно-дизайнерских компаний в Украине, получая награды и признание за рубежом.
Далее, 2B.group трансформировалось в новую концептуальную основу, в которую вошли две компании Bogdanova Bureau и Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau специализируется на дизайне интерьеров, предметном дизайне и креативном менеджменте.
Систематизация бизнеса
Команда Bogdanova Bureau прошла через все этапы ручной работы, когда задания и отчеты по завершению работы подавались в аналоговой форме: устно или письменно.
Компания стала узнаваемой на международном рынке и мы завоевали внимание заказчиков как из Украины, так и Европы. Появился завал в работе: много проектов, нужно было ставить много задач и наша команда пополнялась новыми специалистами. Серьёзная систематизация стала просто необходима для того, чтобы держать порядок в проектах и отслеживать работу команды.
Первый эксперимент
Я внедрила в компанию приложение с чек-листами. Это список, в котором отмечаются выполненные пункты. И таблицы, в которых мы держали данные про задачи, дедлайны и нагрузку сотрудников.
Чек-листы это отличное решение для того, чтобы разбить задачу на пункты и следовать чётко по списку. Мы записывали дела на день в чек-листы, что очень удобно и понятно.
Второй эксперимент
Я попала на тренинг, где мне предложили индивидуально разработанную программу для нашего архитектурного бюро. Мы не пошли на встречу этому предложению так как знали, что такая разработка может занять слишком много времени и затратить слишком много ресурсов на подготовку и внедрение. А это дополнительные риски, ведь решение может банально не подойти команде.
Далее, мне посоветовали внедрить учет времени и порекомендовали для этого украинскую разработку. Так мы пришли к Worksection — простое решение для управления проектами со встроенным тайм-трекером.
Смотри видео-кейс на YouTube:
[VIDEO:https://youtu.be/wNWWPby7n84]
Быстрая адаптация — залог успеха
Мы были готовы к внедрению таск-трекера. Компания долго использовала разные приложения, где можно было создавать чек-листы и ставить друг другу задачи. Когда мы начали внедрять Worksection, команда спокойно приняла нововведение.
Теперь можно использовать один сервис, вместо таблиц, приложений чек-листов и чатов для переписок.
Таблицы и чаты, мы используем до сих пор, но для простых целей — чаты для переписок, чтобы быстро о чем-то сказать или спросить, а таблицы для отчетов.
Не все сотрудники знают английский язык, а большинство решений на рынке проектного управления работает на английском языке. Это становится тупиком для простейших задач. Worksection нативно работает на русском и украинском языке, а также переведен на английский, немецкий, польский, испанский и даже китайский язык.
Чем помог Worksection на первых этапах
Специфика нашей работы включает постоянный контакт с клиентом и работу с большим количеством задач. Так как восприятие дизайна человеком — субъективно, клиента нужно держать в курсе того, что мы делаем и что уже сделано и оперативно реагировать на фидбэк. В Worksection можно подключить клиента к проекту, чтобы он мог видеть прогресс задач и участвовал в обсуждениях. Клиент сам может зайти и посмотреть как продвигаются дела. Далее мы наладили следующее:
- Навели порядок в задачах.
Весь процесс работы мы всегда держали в порядке, даже когда ставили задачи устно и через чек-листы. Но мы помнили только о существовании задачи. В списке задач Worksection всё нужное сразу на виду:
Сейчас мы используем все преимущества системы в постановке задач. Всегда вносим срок, приоритет, ответственного, и когда необходимо — затраты по времени и финансам.
- Сделали учет всех процессов в компании.
Важно понимать на что способна ваша команда. Если в компании нет ни одной системы единиц измерения продуктивности, то можно внедрить самую простую:
Производительность труда = время поделённое на количество выполненных задач.
Другими словами, вы должны понимать сколько времени займет та или иная задача у вашего сотрудника или команды.
Чтобы посчитать среднее время в Worksection есть таймер:
Сейчас право таймера мы только внедряем. Каждый сотрудник, приступив к задаче, запускает таймер. Мы надеемся, что в будущем использования таймера станет обязательным. Что есть удобно, так это то, что затраты можно внести постфактум. Это особенно удобно в экстренных ситуациях:
Для чего нужен учет времени
Наверное не существует полностью беспроблемных проектов. В сфере дизайна иногда происходят непредсказуемые моменты. Worksection помогает зафиксировать отклонения от «плана А» и приступить к спасительному «плану Б».
Вся хронология действий и выполненной работы помогает понять с какой стороны были задержки, а учет затраченного времени помогает понять на каких этапах команда столкнулась с трудностями.
Теперь мы всегда знаем где нужно уделить больше времени и детальнее проговорить подробности с клиентом, а где команда может работать автономно.
Таймер помогает посчитать продуктивность команды и увидеть факт переработки, чтобы установить дополнительный ценник клиенту в случае незапланированных правок.
Гибкий доступ под каждого человека
Worksection стал местом, где мы ведем не только проекты клиентов, но административные дела компании и храним важные документы. Нам нужно было скрыть внутренние задачи от клиентов и ограничить доступ к административным документам рядовым сотрудникам.
Также мы подключаем людей на удаленке, поэтому важно чтобы они видели только те задачи, в которых принимают участие.
В Worksection видимость настраивается просто. Для каждого проекта или отдельной задачи можно настроить видимость для отдела, команды, клиента или отдельно выбранных людей.
Рабочие переписки в чатах и мессенджерах создают шум
В мессенджерах остается живое общение, но большинство рабочих чатов превращается в свалку для нерабочих обсуждений. Большинству лень переходить в личные сообщения, поэтому переписки о включенных дома утюгах и корме для домашних питомцев иногда просачиваются в рабочий чат.
Worksection избавляет от информационного шума в чатах и позволяет вести переписку прямо в системе. Хронология событий и мыслей людей всегда остается под конкретной задачей.
Работая через Worksection, команда избавляется от лишнего стресса, а руководство может настроить прозрачную работу как для всех сотрудников, так и для клиента.