О компании:
В 2007 году, вместе с Славой Балбеком, мы основали 2B.group — дизайн-бюро, специализирующееся на жилых и коммерческих проектах. За последние годы бюро стало одной из ведущих архитектурных компаний Украины, получая награды и признание за границей.
Далее 2B.group трансформировалось в новую концептуальную основу, в которую вошли две компании: Бюро Богдановой и Бюро Балбека.
Бюро Богдановой специализируется на интерьерном дизайне, продуктовом дизайне и креативном управлении.
Систематизация бизнеса
Команда Бюро Богдановой прошла все этапы ручной работы, где задачи и отчеты по завершению подавались в аналоговой форме: устно или письменно.
Компания стала узнаваемой на международном рынке, и мы привлекли внимание клиентов как из Украины, так и из Европы. Существовала задержка в работе: много проектов, необходимость ставить множество задач, и наша команда была дополнена новыми специалистами. Серьезная систематизация стала необходимой для поддержания порядка в проектах и отслеживания работы команды.
Первый эксперимент
Я внедрил приложение для контроля задач в компании. Это список, в котором завершенные пункты отмечаются. А также таблицы, в которых мы хранили данные о задачах, сроках и нагрузке сотрудников.
Чек-листы — отличное решение для разбивки задач на пункты и следования четкому списку. Мы записывали ежедневные задачи в чек-листы, что было очень удобно и понятно.
Второй эксперимент
Я посетил обучение, где мне предложили индивидуально разработанную программу для нашего архитектурного бюро. Мы не согласились на это предложение, так как знали, что такая разработка может занять слишком много времени и потребовать слишком много ресурсов для подготовки и внедрения. А это создавало дополнительные риски, так как решение может просто не подойти команде.
Далее мне посоветовали внедрить отслеживание времени и рекомендовали украинскую разработку для этой цели. Таким образом, мы пришли к Worksection — простому решению для управления проектами, которое имеет встроенный таймер.
Быстрая адаптация — ключ к успеху
Мы были готовы внедрить трекер задач. Компания давно использовала различные приложения, где можно было создавать чек-листы и назначать задачи друг другу. Когда мы начали внедрять Worksection, команда спокойно приняла нововведение.
Теперь мы можем использовать один сервис вместо таблиц, приложений для чек-листов и чатов для переписки.
Мы все еще используем таблицы и чаты, но для простых целей — чаты для переписки, чтобы быстро сказать или спросить что-то, а таблицы для отчетов.
Не все сотрудники знают английский, и большинство решений на рынке управления проектами работает на английском. Это становится тупиком для самых простых задач. Worksection работает на русском и украинском языках, а также переведено на английский, немецкий, польский, испанский и даже китайский.
Мы можем привлекать клиентов со всего мира к проектам и работать через Worksection.
Как Worksection помог в ранних этапах
Специфика нашей работы включает постоянный контакт с клиентом и работу с большим количеством задач. Так как восприятие дизайна человеком является субъективным, необходимо держать клиентов в курсе того, что мы делаем и что уже сделано, а также быстро реагировать на отзывы. В Worksection клиента можно добавить в проект, что позволяет ему видеть прогресс задач и участвовать в обсуждениях. Клиент может получить доступ и видеть, как всё продвигается. Далее мы установили следующее:
- Организованные задачи.
Мы всегда поддерживали весь рабочий процесс в порядке, даже при устной постановке задач и через чек-листы. Но мы только помнили о существовании задач. В списке задач Worksection всё необходимое видно сразу:
Теперь мы используем все преимущества системы при установке задач. Мы всегда вводим срок, приоритет, ответственного, а при необходимости — временные и финансовые затраты.
- Учитывались все процессы в компании.
Важно понимать, на что ваша команда способна. Если в компании нет системы измерения производительности, можно реализовать самый простой подход:
Производительность труда = время, деленное на количество выполненных задач.
Другими словами, нужно понимать, сколько времени займет конкретная задача у вашего сотрудника или команды.
Для расчета среднего времени в Worksection есть таймер:
На данный момент мы только внедряем функцию таймера. Каждый сотрудник, начиная задачу, запускает таймер. Мы надеемся, что в будущем использование таймера станет обязательным. Что удобно, так это то, что затраты могут быть введены постфактум. Это особенно удобно в экстренных ситуациях:
Почему отслеживание времени необходимо
Вся хронология действий и выполненной работы помогает понять, где произошли задержки, а отслеживание времени помогает определить, на каких этапах команда столкнулась с трудностями.
Теперь мы всегда знаем, где выделить больше времени и подробнее обсудить детали с клиентом, а где команда может работать автономно.
Таймер помогает рассчитать производительность команды и увидеть факт доработки, чтобы установить дополнительную оплату для клиента в случае непредвиденных правок.
Гибкий доступ для каждого человека
Worksection стал местом, где мы управляем не только проектами клиентов, но и административными делами компании и храним важные документы. Нам нужно было скрыть внутренние задачи от клиентов и ограничить доступ к административным документам для рядовых сотрудников.
Мы также подключаем людей на удаленной основе, поэтому важно, чтобы они видели только те задачи, в которых они участвуют.
