17 мая 2021   •   Алина Кривенец   •   7 min read

Зачем фиксировать время Преимущества тайм-трекинга

Для компаний, работающих на «почасовке», тайм-трекер — ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент — агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection им удалось значительно поднять средний чек своих услуг.


Плюсы и минусы тайм-трекера для задач

Начнем с минусов. Вернее, с одного минуса — адаптация команды к тайм-трекеру. Использование таймера для фиксации затраченного на задачу времени не всем командам дается легко и здесь несколько причин:

  • Тайм-трекер на начальных этапах воспринимается командой как недоверие со стороны руководства или клиентов (а это не так).
  • Сотрудники забывают запускать таймер для задачи. Но и это не проблема, так как использование таймера доходит до автоматизма с практикой, а если таймер не был запущен, всегда можно указать фактические затраты времени и денег для задачи после ее завершения.

Теперь давайте о хорошем:


Чем полезен тайм-трекинг для задач

Дает четкое понимание затрат по задаче. Если над задачей работает несколько сотрудников, каждый из них фиксирует свои расходы с помощью таймера, также по окончанию сессии суммируются. То есть, тайм-трекер (таймер) фиксирует расход времени для реализации той или иной задачи.

Если у сотрудника есть фиксированная почасовая ставка, он также может ее указать в окно трекера. И это главное преимущество для всех участников команды.

Кроме этого:


  • Тайм-трекер позволяет участнику команды аргументировать большую оплату труда, если фактические затраты времени по задаче вышли больше предполагаемых.
  • Это главный аргумент для команды в том случае, если переход к трекингу времени проходит тяжело.
  • Позволяет формировать отчетность. На основе данных тайм-трекера, бухгалтер компании может по завершению определенного периода выгружать отчет, в котором будет указано затраченное время и оплата, если есть почасовка, для каждого отдельного сотрудника.
  • Прозрачность рабочего процесса для клиента. Клиент, который оплачивает почасовку, хочет понимать, на что и сколько было потрачено времени. Часто предполагаемые затраты отличаются от фактических, а если это отображается в отчете — ваша компания может аргументировать ценообразование услуг.

Как мотивировать сотрудников перейти к трекингу времени

Одна из ключевых мотиваций — это пример успешного использования трекинга времени. Это может быть ваш личный пример или пример других компаний. Один из примеров подробно описан в нашем кейсе от Postmen.


Назначьте ответственного за адаптацию к тайм-трекеру.

Выберите одного из сотрудников, который будет помогать команде с адаптацией. Он должен отлично разбираться в использовании таймера. Его высокий уровень личной мотивации в использовании таймера будет служить мотивацией для остальных участников команды.

Кроме того, если тайм-трекинг для команды на ранних этапах использования непонятен и возникает много вопросов — ответственный будет помогать с решением этих вопросов. Также такой человек будет контролировать, чтобы участники команды запускали таймер систематически и не забывали его включить, когда приступают к работе над задачей и включить, когда работа завершена.

Важно таймер для одной задачи можно запускать и отключать несколько раз. Каждая из сессий будет отображаться отдельно в задаче.


Как выбрать сервис тайм-трекинга

Многие таск-менеджеры предлагают учет рабочего времени по задачам — как одну из ключевых функций. Выбирая сервис с функцией тайм-трекинга, обратите внимание на простоту и доступность его использования.

Важно тайм-трекер должен быть одинаково прост в использовании как для IT-специалиста, так и для бухгалтера.

Ключевой показатель простоты тайм-трекера — если он одинаково понятен в использовании для всей команды, независимо от опыта использования таск-менеджеров с трекингом времени в прошлом.

Удобно, если таймер доступен в сервисе в нескольких местах. Так вероятность забыть запустить таймер сводится к минимуму.


Рассмотрим на примере Worksection опцию Таймер

Таймер для задачи можно запустить, не открывая саму задачу, а просто наведя курсор на нее в общем списке задач и нажав кнопку «Запустить таймер».



Таймер можно запустить в самой задаче, также нажав «Запустить таймер».





Таймер можно запустить через «Мои задачи», выбрав из списка нужную и нажав «Запустить таймер».


Несколько точек доступа к таймеру позволяют быстро адаптироваться к новой функции. Остановить таймер также можно любым из вышеперечисленных способов или же нажав «Остановить и Сохранить» — иконку в виде паузы, в правом верхнем углу с Главной страницы рабочего аккаунта.




Окно комментария в тайм-трекере

Есть далеко не во всех системах управления проектами, но используя тайм-трекер в Worksection, каждый из сотрудников сможет добавить описание о продленной работы при использовании таймера.

Просматривая отчет по таймеру, бухгалтер, клиент или руководитель компании будут видеть описание к затреканному времени.

Например если по задаче было затраченно больше запланированного времени, сотрудник может написать причину в окно комментария.

Наличие этой опции делает отчет более информативным для компании, а также понятным для клиента, который оплачивает «почасовку».

Учет рабочего времени в команде — это аргументированная оплата труда, детальный отчет и понимание рабочих процессов для клиента.


Полезно в Worksection:

Кроме вышеперечисленных способов запуска, таймер также можно запустить двойным кликом или с помощью комбинации Alt-S.

Как протестировать тайм-трекинг для команды
В аккаунте Worksection можно протестировать весь функционал таск-менеджера, в том числе и опцию Таймер, бесплатно в течение 14 дней.

Сделайте это прямо сейчас, зарегистрировав аккаунта в два клика. Предложите команде протестировать тайм-трекинг, объясните целесообразность новой опции и просто сбросьте ссылку на эту статью.

esc
Поделиться в
или
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Если проектный менеджмент – это методология, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – это методы, благодаря которым достигаются цели по проектам и задачам. Если говорить проще: управление проектами является...
13 мая 2021   •   12 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через