Для компаний, работающих на «почасовке», тайм-трекер — ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент — агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection им удалось значительно поднять средний чек своих услуг.
Плюсы и минусы тайм-трекера для задач
Начнем с минусов. Вернее, с одного минуса — адаптация команды к тайм-трекеру. Использование таймера для фиксации затраченного на задачу времени не всем командам дается легко и здесь несколько причин:
- Тайм-трекер на начальных этапах воспринимается командой как недоверие со стороны руководства или клиентов (а это не так).
- Сотрудники забывают запускать таймер для задачи. Но и это не проблема, так как использование таймера доходит до автоматизма с практикой, а если таймер не был запущен, всегда можно указать фактические затраты времени и денег для задачи после ее завершения.
Теперь давайте о хорошем:
Чем полезен тайм-трекинг для задач
Дает четкое понимание затрат по задаче. Если над задачей работает несколько сотрудников, каждый из них фиксирует свои расходы с помощью таймера, также по окончанию сессии суммируются. То есть, тайм-трекер (таймер) фиксирует расход времени для реализации той или иной задачи.
Если у сотрудника есть фиксированная почасовая ставка, он также может ее указать в окно трекера. И это главное преимущество для всех участников команды.
Кроме этого:
- Тайм-трекер позволяет участнику команды аргументировать большую оплату труда, если фактические затраты времени по задаче вышли больше предполагаемых.
- Это главный аргумент для команды в том случае, если переход к трекингу времени проходит тяжело.
- Позволяет формировать отчетность. На основе данных тайм-трекера, бухгалтер компании может по завершению определенного периода выгружать отчет, в котором будет указано затраченное время и оплата, если есть почасовка, для каждого отдельного сотрудника.
- Прозрачность рабочего процесса для клиента. Клиент, который оплачивает почасовку, хочет понимать, на что и сколько было потрачено времени. Часто предполагаемые затраты отличаются от фактических, а если это отображается в отчете — ваша компания может аргументировать ценообразование услуг.
Как мотивировать сотрудников перейти к трекингу времени
Одна из ключевых мотиваций — это пример успешного использования трекинга времени. Это может быть ваш личный пример или пример других компаний. Один из примеров подробно описан в нашем кейсе от Postmen.
Назначьте ответственного за адаптацию к тайм-трекеру.
Выберите одного из сотрудников, который будет помогать команде с адаптацией. Он должен отлично разбираться в использовании таймера. Его высокий уровень личной мотивации в использовании таймера будет служить мотивацией для остальных участников команды.
Кроме того, если тайм-трекинг для команды на ранних этапах использования непонятен и возникает много вопросов — ответственный будет помогать с решением этих вопросов. Также такой человек будет контролировать, чтобы участники команды запускали таймер систематически и не забывали его включить, когда приступают к работе над задачей и включить, когда работа завершена.
Важно таймер для одной задачи можно запускать и отключать несколько раз. Каждая из сессий будет отображаться отдельно в задаче.
Как выбрать сервис тайм-трекинга
Многие таск-менеджеры предлагают учет рабочего времени по задачам — как одну из ключевых функций. Выбирая сервис с функцией тайм-трекинга, обратите внимание на простоту и доступность его использования.
Важно тайм-трекер должен быть одинаково прост в использовании как для IT-специалиста, так и для бухгалтера.
Ключевой показатель простоты тайм-трекера — если он одинаково понятен в использовании для всей команды, независимо от опыта использования таск-менеджеров с трекингом времени в прошлом.
Удобно, если таймер доступен в сервисе в нескольких местах. Так вероятность забыть запустить таймер сводится к минимуму.
Рассмотрим на примере Worksection опцию Таймер
Таймер для задачи можно запустить, не открывая саму задачу, а просто наведя курсор на нее в общем списке задач и нажав кнопку «Запустить таймер».
Таймер можно запустить в самой задаче, также нажав «Запустить таймер».
Таймер можно запустить через «Мои задачи», выбрав из списка нужную и нажав «Запустить таймер».
Несколько точек доступа к таймеру позволяют быстро адаптироваться к новой функции. Остановить таймер также можно любым из вышеперечисленных способов или же нажав «Остановить и Сохранить» — иконку в виде паузы, в правом верхнем углу с Главной страницы рабочего аккаунта.
Окно комментария в тайм-трекере
Есть далеко не во всех системах управления проектами, но используя тайм-трекер в Worksection, каждый из сотрудников сможет добавить описание о продленной работы при использовании таймера.
Просматривая отчет по таймеру, бухгалтер, клиент или руководитель компании будут видеть описание к затреканному времени.
Например если по задаче было затраченно больше запланированного времени, сотрудник может написать причину в окно комментария.
Учет рабочего времени в команде — это аргументированная оплата труда, детальный отчет и понимание рабочих процессов для клиента.
Полезно в Worksection:
Кроме вышеперечисленных способов запуска, таймер также можно запустить двойным кликом или с помощью комбинации Alt-S.
Как протестировать тайм-трекинг для команды
В аккаунте Worksection можно протестировать весь функционал таск-менеджера, в том числе и опцию Таймер, бесплатно в течение 14 дней.
Сделайте это прямо сейчас, зарегистрировав аккаунта в два клика. Предложите команде протестировать тайм-трекинг, объясните целесообразность новой опции и просто сбросьте ссылку на эту статью.