Инструмент 5С в Lean.
Как и зачем?

5S — это инструмент Lean, который используют для постоянного улучшения рабочих условий. В процесс вовлекается как руководство, так и исполнители низших уровней.

5S — практика, которая должна быть ежедневной, а не разовой. Она требует концентрации и терпения, иначе первоначальные успехи будут напрасными.

5S зародился после Второй Мировой войны из двух японский концепций: TPM (Всеобщий уход за оборудованием) и TPS (Производственная система Toyota).

Название является сокращением от пяти японских слов: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu и Shitsuke. Если адаптировать к русскому языку, то можно тоже получить 5С: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование.

Выполняя последовательно эти 5 шагов, мы добиваемся следующих целей:

  • увеличиваем производительность труда
  • улучшаем качество продукции за счет снижения дефектов
  • уменьшаем вероятность несчастных случаев
  • стандартизируем рабочие места
  • создаем комфортное рабочее окружение

В ходе внедрения 5S используется циклический подход Деминга:

Планируй, делай, проверяй, воплощай в жизнь.

Планируй, делай, проверяй, воплощай в жизнь.

5 шагов

1. Seiri — Сортировка

Сперва нужно избавиться от ненужных вещей в рабочей зоне и сгруппировать нужные. На бракованные, посторонние и неиспользуемые предметы наносится красная метка, и они удаляются.

Цель первого этапа — оставить только то, что действительно необходимо.

Иначе вы будете долго искать такие вещи из-за большого количества ненужных. Либо обилие предметов будет захламлять помещение, усложняя перемещение по нему.

Действия во время сортировки:

  1. Осмотритесь с коллегами, чтобы найти бесполезные или ненужные вещи. Если есть сомнения о полезности, то задавайтесь вопросами: в каком количестве нужны такие предметы, как часто они используются, должны ли они храниться здесь.
  2. Определитесь, куда и как удалять такие вещи из рабочей зоны.
  3. Сфотографируйте рабочую зону до изменений.
  4. Нанесите красную метку на ненужные предметы.
  5. Выберите место, в котором будут лежать предметы с красной меткой.
  6. Если вы так и не решили, нужны или не нужны отдельные вещи, нанесите на них другую метку и обособьте от бесполезных.
  7. Подумайте, как часто используются оставшиеся в рабочей зоне предметы.
  8. Если ежедневно или каждый час, то они должны лежать в пределах досягаемости руки.
  9. Если раз в неделю или в месяц, то такие предметы можно оставить подальше в рабочей зоне.
  10. Выносите вещи, которые задействуются не так часто, как в пунктах выше.
  11. Каждый отдел обязан иметь место хранения ненужных предметов — карантин. Он обеспечивает визуальный контроль: предметы имеют четкие метки, расположены так, чтобы можно было поймать каждый в зрительный фокус.
  12. Поручите одному из сотрудников следить за карантином.
  13. Ненужные предметы могут храниться не более 3-4 месяцев. Уточните у работников, которые ранее использовали такие предметы или аналогичные, точно ли они не понадобятся им в дальнейшем.
  14. Ненужные вещи передаются на общий склад компании. Там их оценивает ответственное лицо.
  15. Предметы можно передать другим отделам, если там нуждаются в них. Также их можно продать. Иначе — просто выбросить.
  16. Сделайте фотографии рабочей зоны после изменений.

2. Seiton — Соблюдение порядка

На данном этапе нужно найти место для каждого предмета в рабочей зоне. Все должно находиться как можно удобнее и ближе в случае необходимости. Инструмент можно легко увидеть, взять, использовать и вернуть на место. В результате получается эргономичное рабочее место: минимум движений со стороны исполнителя, безопасность труда, непринужденная обстановка.

Действия во время соблюдения порядка:

  1. Убедитесь, что все ненужные предметы удалены из рабочей зоны.
  2. Держа в голове рабочий поток, подумайте, как расположить инструменты.
  3. Сфотографируйте рабочую зону до изменений.
  4. Узнайте мнение сотрудников, куда бы они расположили рабочие предметы. Они должны подумать, что им требуется для выполнения задач и в каком количестве.
  5. Как упоминалось в алгоритме первого шага, сортировки, часто используемые инструменты должны находиться под рукой. Используемые раз в месяц — находятся в рабочей зоне, редко используемые нужно вынести.
  6. Составьте план и расположите предметы в соответствии с ним. Они должны быть доступны в течение 30-60 секунд при минимальных действиях со стороны сотрудников.
  7. Убедитесь, что всем работникам сообщили о перестановках.
  8. Составьте подробный и четкий список предметов с их новым местонахождением. Поместите его на видное место.
  9. Сделайте метки на каждом шкафе или полке, что в них хранится.
  10. Отметьте разными линиями проходы, места хранения оборудования, источники опасности. Также обозначьте направления в рабочей зоне, размеры для инструментов в шкафе.
  11. Нанесите метки на все необходимые предметы.
  12. Сделайте фотографии после изменений.

3. Seizo — Содержание в чистоте

Рабочая зона должна ежедневно поддерживаться в чистоте. Цель не в том, чтобы помещение радовало красотой, хотя и это оказывает позитивное влияние на настроения сотрудников. 3-й этап помогает моментально выявить дефекты и проблемы в рабочем процессе.

К примеру, утечку масла тяжело разглядеть на и так грязной рабочей поверхности. Когда же она чистая, то любое пятно сразу бросается в глаза, и проблема решается на начальном этапе.

Действия во время содержания в чистоте:

  1. Сфотографируйте рабочую зону перед изменениями.
  2. Найдите способы избежать загрязнений, используя технику 5 Почему для определения причины.
  3. Определите и сделайте метку на предметах, которые вызывают загрязнения.
  4. Записывайте информацию о зонах, которые нужно привести в порядок. Для этого можно использовать таблицу:

    Вопросы

    Где находится проблемная зона?

    В чем именно заключается проблема?

    Какой сотрудник должен решить проблему?

    Как решить проблему?

    Когда можно приступить к решению проблемы?

    Ответы




  5. Разработайте план и распределите обязанности.
  6. Сделайте уборку ежедневным процессом, результаты которого проверяются.
  7. Проводите уборку перед началом работы и ее завершением.
  8. Для каждой уборки нужно уделять от 10 до 15 минут.
  9. Сделайте фотографии после изменений.

5С в офисе — до и после:

5С в офисе — до и после
Рабочее место до и после внедрения 5С

4. Seiketsu — Стандартизация

На 4-м этапе составляются инструкции, как поддерживать рабочую зону в чистоте, а предметы — в готовности к эффективному использованию. Если ранее сотрудникам поступали приказы и поручения, то стандартизация дает им шаблоны действий в стандартных ситуациях.

Действия во время стандартизации:

  1. Сфотографируйте рабочую зону перед изменениями.
  2. Убедитесь, что правильно внедрили 3 предыдущих этапа.
  3. Отобразите обязанности сотрудников в 5S и список задач на доске.
  4. Создайте процедуры и формы для регулярной оценки предыдущих 3 этапов.
  5. Создайте инструкции для задач, которые выполнялись ранее: что и как помечать красной меткой, как и куда относить ненужные предметы, как разграничивать зоны и подписывать инструменты, когда и каким образом проводить уборку, и т.д.
  6. Поощряйте сотрудников при удачном опыте внедрения 5S, а не критикуйте или наказывайте за ошибки.
  7. Сделайте фотографии после изменений.

5. Shitsuke — Совершенствование

На последнем этапе проходят обучение и тренировки. Цель совершенствования — сделать 5S настоящей культурой в организации и не вернуться к прежнему состоянию.

Действия во время совершенствования:

  1. Убедитесь, что сотрудники относятся к рабочей зоне с тем же вниманием, как и к своему дому.
  2. Раз в неделю проверяйте, как выполняются первые 3 этапа. Результаты проверок отображайте на доске. Оценивать можно по 10-балльной шкале.
  3. Следите, чтобы сотрудники воспринимали 5S как обязательную часть рабочего процесса, а не ждали команды или поручения.
  4. Руководство должно активно участвовать в инициировании и внедрении программы. Успешное внедрение стоит отпраздновать с коллективом.
  5. Применяйте технику кайзен, чтобы совершенствовать 5S.

Практическое применение 5S

Samsonite South Asia Pvt. Ltd — это расположенное в Индии представительство американской компании Samsonite, которая является одним из крупнейших производителей чемоданов в мире. Здесь производится до 40% всей продукции Samsonite.

Перед внедрением 5S индийское отделение компании испытывало такие проблемы:

  • Неэффективное использование склада для хранения сырья и готовой продукции
  • Трата времени на поиск материалов и инструментов из-за того, что не определено помещение для постоянного использования в качестве склада
  • Снижение вследствие этого производительности
  • Наличие ненужных предметов в рабочей зоне
  • Для инвентаризации таких предметов требуется дополнительные затраты времени и средств
  • Для хранения ненужных предметов нет специально отведенного места
  • Неравномерное участие руководства и работников в организации рабочей зоны из-за отсутствия стандартов.

Методология внедрения 5S для Samsonite South Asia Pvt. Ltd:

  1. Обучение персонала с помощью презентаций и уроков. Ряд сотрудников индийского отделения посетили главный офис компании, где уже успешно внедрили 5S.
  2. Упрощение организационной структуры, схематическое объединение отделов в несколько зон.
  3. Проведение в выделенных зонах этапа Seizu — Сортировки — под управлением назначенных сотрудников.
  4. Проверка результатов сортировки и составление замечаний.
  5. Награждение трех лучших зон и проведение презентации для всех работников о результатах первого этапа.
  6. Применение следующих 4 этапов по такому же принципу.

Seiri — Сортировка на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Определяются ненужные предметы, которые помещаются в зону с красной меткой. Детали указываются в карте для красной метки.
Карта для красной метки
Карта для красной метки

Материалы, указанные в такой карте, отправляются в карантин или расставляются так, чтобы не занимали полезную площадь или не мешали проходу.

Офис отдела по литью до и после
Офис отдела по литью до и после
Кладовая для инструментов до и после
Кладовая для инструментов до и после

Seiton — Соблюдение порядка на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Предметы расставляются по принципу «место для всего и все на своем месте». Определяются зоны для инструментов, материалов и оборудования.

Зоны для размещения корзины для мусора, листов и образцов для станка и щит для хранения инструментов

Зоны для размещения корзины для мусора, листов и образцов для станка
и щ
ит для хранения инструментов
Шкаф для крепежных деталей и обозначение прохода
Шкаф для крепежных деталей и обозначение прохода

Seizo — Содержание в чистоте на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Проходит уборка рабочих зон, складов, офисов, проходов. Обеспечивается их дальнейшая опрятность.

Проход в цехе до и после

Проход в цехе до и после
Перевозчик палет до и после
Перевозчик палет до и после

Seiketsu — Стандартизация на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

  • Были стандартизированы процедуры, которые выполнялись на предыдущих этапах. Работникам раздали инструкции на английском и родном для них языке.
  • Был составлен журнал, в который вносились предметы с красной меткой.
  • Сами работники, если замечали ненужный предметы, выделяли их красной меткой. Поначалу учет меток велся каждые 8 дней, затем каждые 15 дней, и в итоге один раз в месяц.
  • Стали проводиться собрания сотрудников, на которых они обсуждали внедрение 5S.

Shitsuke — Совершенствование на Samsonite South Asia Pvt. Ltd

На предприятии используются внутренние проверки, часть из которых происходит без предупреждений.

Итоги внедрения 5S

  1. Производительность улучшилась благодаря системному подходу и грамотному расположению предметов
  2. Меньше времени тратится на поиск инструментов и сырья
  3. Огромные затраты, необходимые на инвентаризацию ненужных вещей, значительно уменьшились
  4. Появилось больше места для складирования мусора, сырья и готовой продукции. Проходы для работников стали намного удобнее
  5. У руководства и сотрудников возникла мотивация из-за равного участия во внедрении 5S

Вердикт

При полном внедрении, практика 5S поднимает настроения в коллективе и производит позитивное впечатление на заказчиков. Когда сотрудники получают удовольствие от того, где они работают, то в ходе постоянного улучшения уменьшается процент брака, ускоряется рабочий процесс и укрепляется качество продукции.

5S — это не просто система для организации рабочего места. Это культура для повышения производительности, улучшения безопасности и снижения затрат.

Чтобы 5S привел к успешным результатам, ее принципы должен понять и постоянно практиковать каждый сотрудник.

Иллюстрации примеров цеха принадлежат esatjournals.net.

Опубликовать

Бизнес-кейсы
О компании: Digital агентство120 сотрудников13 лет на рынкеБолее 6 лет с WorksectionКлиенты: Toshiba, PepsiCo, Freshline, Prostor, Morosha и другие ArtJoker на рынке с 2006 года. Мы занимаемся разработкой...
10 апреля 2019   •   6 min read
Бизнес-кейсы
Большинство task-менеджеров заточены под IT-компании и плохо приспособлены для реалий работы digital-агентства. Мы нашли наш инструмент, это — Worksection!
8 апреля 2019   •   8 min read
Бизнес-кейсы
Каждый руководитель должен контролировать работу команды, знать, что и когда происходит, кто и чем занимается, понимать, сколько на это требуется времени.
9 января 2019   •   5 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейсы PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 47...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти