WIP-лімітування — унікальне явище, яке можна описати одним реченням: «Зроби більше в майбутньому, зробивши менше прямо зараз».
Обмеження спонукає завершити задачу, перш ніж перейти до іншої. Саме ця якість робить work-in-progress обмеження таким привабливим в Agile та Kanban методологіях. При цьому використовують його як у бізнес-сфері, так і для досягнення особистих цілей.
Що таке WIP?
WIP (абревіатура від Work In Progress) — робота, яка представлена (W.I.P. — Work In Progress), але не завершена, і очікує продажу (наприклад, у випадку з продуктовим бізнесом).
Так можуть позначатися малюнки, моделі, ескізи, концепт-арти; найвідоміший приклад Work-in-progress — презентаційна модель NeXT Computer, представлена в 1988 році Стівом Джобсом. Зовні готовий виріб, воно являло собою по суті коробку із запрограмованими діями, і саме тому пройшов рік між презентацією та випуском у продаж перших зборок.
Зменшення WIP — це одна з ключових цілей виробничого менеджменту.
Адже незавершені вироби вимагають місця для зберігання, несуть ризик закінчення терміну придатності або актуальності продукту, не дають можливості інвестувати далі вкладений у виробництво капітал.
Роль WIP-лімітів у виробничому процесі
Одна з п’яти ключових практик канбана, на думку Девіда Андерсона, автора книги «Канбан: Альтернативний шлях в Agile» — обмеження числа незавершених завдань. Вибір WIP-лімітів стає важливим і повинен розроблятися не в односторонньому порядку, а з залученням усіх учасників проєкту. WIP-ліміт враховується при створенні нових завдань або переході на інші етапи в планувальнику завдань.
Розрізняють три основні концепції побудови WIP-лімітів:
- «барабан-буфер-канат» — визначається обмеження і приймається рішення про його ефективне використання. Вся система підпорядковується єдиному обмеженню
- система CONWIP — скорочено від Constant Work-in-progress («постійне незавершене виробництво»). Правило просте: нове завдання надходить у виробництво тільки тоді, коли систему покидає чергове готове виробПолісую.
- канбан — обмеження відбувається на кожному етапі виробництва (плануванні, виробництві, тестуванні тощо).
WIP-канбан
Завдяки WIP-лімітам можна під час самого робочого процесу виявити організаційні проблеми, дисфункції, шукати рішення і тут же застосовувати їх на практиці. Культура постійного самовдосконалення, як одна з основ канбана, неможлива без введення обмежень.
Візьмемо для прикладу популярний медичний центр. Дзвінки для запису йдуть протягом усього дня, але адміністратори, які не хочуть затримуватись на роботі, припиняють запис клієнтів після 16:00. Невдоволені всі: лікарі, змушені приділяти менше часу пацієнтам, клієнти, які чекають своєї черги, адміністратори, про роботу яких негативно відзиваються лікарі і пацієнти.
Що можна зробити? За основу беремо WIP-ліміт у 6 осіб. Це означає, що як тільки в приймальні збирається 6 пацієнтів, відбувається наступне:
- лікарі погоджуються працювати не так інтенсивно, отримуючи менше грошей через перенесення запису клієнтів на інші дні;
- адміністратори погоджуються пропонувати очікуючим перенести візит із вибором оптимального часу для візиту.
Через черг немає, пацієнти задоволені, медичний центр отримує позитивні відгуки в мережі.
Що станеться, якщо ми раптом відмовимось від WIP-лімітів:
- будемо забувати — про важливі деталі, дедлайни, помилки, невиконані завдання;
- почнемо залишати завдання незавершеними;
- станемо використовувати метод «достатньо добре» — Маршалл Голдсміт у книзі «Триггери. Формуй звички — загартовуй характер» зазначає, що це непогано, коли ви обираєте страву в ресторані, але не тоді, коли йдеться про масштабний проєкт.
WIP-ліміти в повсякденному житті
У 1927 році радянський психолог Блюма Зейгарнік описала цікавий феномен: коли ми завершуємо завдання, то відчуваємо наближення до мети і рухаємось далі. У протилежному випадку ми думаємо про незавершені дії, підсвідомо або свідомо потребуючи їх виконання. «Ефект Зейгарнік» став одним з краеугольних каменів гештальт-психології.
Сучасні дослідження механізмів роботи пам’яті просунулися ще далі. Ось що буде, якщо виконувати одночасно кілька завдань:
- відсутність узгодженості — спроби працювати, переписуватися з друзями та думати над вирішенням фінансових проблем одночасно схожі на хаотичне переключення між десятком блокбастеров. Самі по собі вони цікаві, але в такому режимі не принесуть задоволення;
- втрата концентрації;
- перегруженість інформацією.
Одна з найвідоміших технік WIP-лімітування як у особистому житті, так і в окремих видах робіт — Pomodoro, придумана Франческо Цирилло в кінці 80-их. Метод назвали на честь кухонного таймера у вигляді помідора (а не тому що помідор можна розрізати на кілька частин, як і час роботи над завданням).
Завдання розбивається на 30-хвилинні періоди-«помідори», що складаються з двох частин:роботи (25 хвилин) і перерви (5 хвилин).
Після кожних 4 «томатів» — великий перерви.
Схематично це виглядає так:
- обираєте завдання;
- заводите таймер на 25 хвилин;
- після дзвінка про завершення періоду ставите хрестик навпроти робочої задачі;
- перерва в 5 хвилин;
- продовження завдання або початок нового.
Цикл повторюється до повного завершення всіх завдань. Найголовніше при цьому не відволікатися під час робочих періодів, а якщо не вдалося втриматися — почати рахувати «помідори» заново. Також за порадою автора техніки більше 16 «помідорів» на день краще не використовувати.
Ми стикаємось з work-in-progress обмеженнями частіше, ніж думаємо. Наприклад, бігун на довгі дистанції хоче поліпшити свої показники. Він починає швидко бігти, але сповільнюється в кінці дистанції. Спочатку взявши більш повільний темп бігу (в цьому випадку алюр буде формою WIP-ліміту) у нього буде стабільна швидкість і запас енергії, достатній, щоб пробігти всю дистанцію швидше, без зупинок. Для цього потрібно буде вчинити парадоксальне: сповільнити біг на початку гонки!
Обмеження роботи одним проєктом означає
WIP-ліміт в 1.
Уникнення призначення двох зустрічей
в один і той же час — аналогічно.
Особистий або корпоративний бюджет — WIP-ліміт грошей. Чим менше грошей витрачаєте на безделушки, тим більше зможете витратити на здорову та смачну їжу. Регулювання витрат допоможе накопичити гроші, а виплата кредиту в банку звільнить від необхідності доплачувати відсотки.
Як висчитать WIP-ліміт?
Розглянемо розрахунок на прикладі компанії Corbis. У 2006 році було прийнято рішення, що аналітики, розробники та тестувальники мають працювати над однією задачею одночасно. При цьому нові проєкти часто були такими великими, що одна людина паралельно працювала над двома-трьома завданнями. Сами ж завдання могли відкладатися або блокуватися, а значить WIP-ліміт потрібно було задати з таким розрахунком, щоб над 1 завданням працювало 2 – 3 людини з можливістю перекриття завдань.
Вихідні дані: 10 осіб, по два людини на завдання.WIP-ліміт = 10:2+S, де S — «амортизаційна» кількість людей для нівелювання ефекту від блокування завдання. Таким чином, work-in-progress-ліміт складе 5+3 = 8.
Це число і є те середнє число елементів на двох людей, які працюють над єдиним проєктом.
Але зводити обмеження до механічного розрахунку буде неправильно. Замість боротьби з мультитаскінгом і організації безперервності робочого процесу жорсткі WIP-ліміти можуть призвести до простою, стресів, зниження загальної ефективності роботи. Чим менш досвідчена організація і менший її початковий рівень продуктивності, тим більш вільні обмеження слід вводити.
Ця проблема піднімається в ефекті J‑кривої. При зміні WIP-лімітів на графіку продуктивності в канбан з’являється фігура, схожа на букву J, і чим більш жорсткі обмеження, тим сильніше ефект. До речі, це може призвести до думки про негативний характер канбана, і проєктний менеджер прийме помилкове рішення.
При цьому WIP-ліміти не є чимось стабільним, вони повинні зазнавати змін з урахуванням росту потужностей, зміни формату завдань, збільшення кваліфікації проєктної команди тощо.
Хороший, поганий, правильний WIP-ліміт
Занадто маленький ліміт WIP:
- бездіяльність проєктної команди;
- сповільнення потоку і, відповідно, зменшення кількості завершених завдань за одиницю часу.
Занадто високий ліміт WIP:
- завдання простоюють, незважаючи на те, що є ресурси для їх виконання;
- незважаючи на високе навантаження завданнями, виконавці не простоюють;
- сповільнення потоку.
Оптимальний ліміт WIP:
- завдання, як і їх виконавці, рідко простоюють;
- швидкий потік.
ТОП-літератури про WIP-ліміти
- «Канбан: альтернативний шлях в Agile» Девід Андерсон — розповідь від першої особи про створення та особливості впровадження канбан в компанії. Окреме місце займає питання Work-in-progress і обмежень.
- «Чому обмежувати WIP: ми тоне у роботі» Джим Бенсон — автор пропагує ідеї “персонального канбана”, і йому, як отримавшому в 2013 році престижну нагороду Shingo Research, хочеться вірити. Книга заснована на блозі Бенсона і містить багато прикладів з його особистого життя.
- «Відкрийте WIP: Кращі практики для узгодження робочих віддань» Луіс Бішамп — в книзі WIP-ліміти розглядаються з точки зору упорядкування складу товарів. Спеціалізована література від сертифікованого APICS-коуча в сфері виробничого та товарного менеджменту.
- «Персональний канбан: Картографування роботи | Орієнтування в житті» Джим Бенсон — друга книга спеціаліста в Personal Kanban. У ній детально розбираються дві складові: візуалізація та WIP-ліміти, застосовувати які радять як на виробництві, так і в повсякденному житті.
Вердикт
WIP-ліміт один з багатьох інструментів, що використовуються для фокусу команди на виконанні важливих завдань і забезпечення швидкого виробничого потоку.
Він визначає, яка кількість завдань може одночасно перебувати на конкретній стадії — виробництва або повсякденного життя.
При досягненні ліміту нові завдання не можуть перейти у цю стадію, а значить, одразу можна виявити «вузьке місце» та проблемні місця в процесі.