Навіщо потрібна система контролю робочого часу?
Система обліку робочого часу потрібна для того, щоб:
- припустити, скільки часу і грошей ви витратите на виконання завдання. Наприклад, СЕО Y&R Ukraine Дмитро Барсуков після впровадження тайм-трекера зрозумів, що одне й те саме завдання хтось виконає за десять годин, а хтось — за дві;
- зробити ціноутворення компанії зрозумілим для клієнта;
- використовувати звіти про витрачений час на ретроспективах у Scrum-спринті;
- зрозуміти, наскільки сильно завантажена команда і який темп роботи в окремого співробітника;
- запланувати завдання на наступний відрізок часу (спринт), виходячи з часу, який потрібен на їх виконання;
- працювати з системою постановки цілей і завдань SMART. Облік часу використовується при прогнозуванні того, скільки часу і грошей піде на виконання завдання (Achievable).
У веб-студії «Вінтаж» звіти за витраченим часом використовують для циклічного аналізу на ретроспективах. З програмою обліку робочого часу активно працюють відділи HR і фінансів:
- HR — перевіряють за частотною діаграмою, як співробітники вносять час у Worksection. На етапі впровадження доводилося нагадувати тим, хто забував вмикати таймер на початку роботи;
- відділ фінансів — аналізує звіти витраченого часу за проєктами і клієнтами. З цих даних відділ фінансів визначає маржинальність проєктів і клієнтів. Разом з HR відділ фінансів також визначає, наскільки ефективні команди та окремі співробітники.
У компанії діє суворе правило: «Якщо завдання не стоїть у Worksection — його можна не робити. Тому що ніде не буде зафіксовано витрачений на роботу час». Час співробітники вносять у завдання в таск-менеджері. За «мітками» завдань можна зрозуміти, на що саме витрачається час за проєктом, скоригувати завдання або внести нові.
Як відстежити витрачений на завдання час за допомогою тайм-трекера Worksection.
В агентстві ефективного інтернет-маркетингу Roman.ua тайм-трекер використовується для того, щоб розуміти, скільки часу займають різні завдання: навчання, розвиток, складання бізнес-процесів, продажі. Роботу планують, виходячи з часу, який потрібен на виконання завдань.
Як тайм-трекер використовують для розрахунку вартості роботи?
Co-founder студії «Вінтаж» Євген Кудрявченко розповідає, що вартість роботи залежить від рівня співробітника: junior, middle і senior: «Для визначення рівнів впровадили облік часу через Worksection, щоб зрозуміти, скільки часу співробітники витрачають на вирішення типових завдань. Якщо співробітник витрачає менше часу на вирішення завдання, у нього є перспектива потрапити на наступний рівень. Система оплати праці топ-менеджерів залежить не від рівня, а від KPI роботи відділів».Рекламне агентство Y&R Ukraine обрало класичну схему погодинної оплати. Керуючий директор Дмитро Барсуков вірить, що облік часу в рекламних агентствах з міжнародного стандарту стане національним: «Специфіка рекламного бізнесу така, що ми, по суті, продаємо час наших фахівців. Тому спочатку використовуємо систему з упором на тайм-трекінг».
Як визначити зарплату співробітників з погодинною ставкою.
А ось в агентстві video-performance One2 не використовують тайм-трекер під час підрахунку зарплати. Команда знає, що раз на місяць співробітники отримають гроші, незалежно від показників клієнта. Консультант з маркетингу One2 Віталій Цимбалюк стверджує, що саме тому команда намагається працювати краще — не з примусу, а тому що дійсно так хоче.
Навіщо замовнику знати, скільки часу співробітники витратили на завдання?
З проаналізованих нами кейсів більшість компаній не заводять клієнта в CRM-систему. Менеджер проєктів VoltaOne Роман Сліпченко пояснює це специфікою роботи: «У нашому випадку акаунт-менеджер доносить клієнту все, що потрібно».
Ми свідомо обрали мінімалістичний дизайн для Worksection, щоб знизити поріг входження для тих, хто ніколи не працював у цій системі — і, можливо, не працюватиме постійно. Тому нам подобається кейс агентства Y&R Ukraine, яке завело кілька клієнтів у систему. Це — ідеальна ситуація, оскільки клієнт може в будь-який момент відстежити обсяг робіт. На жаль, за словами СЕО Дмитра Барсукова таких клієнтів небагато, тому що мало хто зацікавлений у «кухні» рекламного проєкту.
Засновник Roman.ua Романа Рибальченка вважає, що є хороша альтернатива заведенню замовника в систему — система звітів: «Ми працюємо прозоро, і сервіс дає нам змогу транслювати цю прозорість клієнту. Завдяки системі звітів замовник бачить, скільки часу (буквально до хвилини) ми витратили, і жодних запитань у нього не виникає». Звіти в Roman.ua використовують у двох випадках:
- зовнішній — показати клієнту, що зробили;
- внутрішній — розрахувати винагороду співробітника залежно від того, скільки він пропрацював і над якими проєктами
Обов’язково контролювати робочий час співробітників?
Впроваджувати систему контролю робочого часу необов’язково. Наприклад, СЕО 1991 Civic Tech Center Анастасія Силенок не використовує тайм-трекер Worksection, тому що працює в режимі багатозадачності та швидко перемикається між завданнями. Тайм-трекер використовують співробітники центру в довгострокових завданнях: наприклад, під час написання статті.
Менеджер проєктів у Volta One Роман Сліпченко справедливо зауважує, що хоч в агентстві практично не використовує тайм-трекінг, для багатьох компаній контроль часу — питання №1. Плюс є фрілансери, які в Worksection хочуть взаємодіяти із замовниками і відзначати витрати часу.
В агентстві Y&R Ukraine довелося вводити систему обліку часу через складну структуру компанії. Вона складається з департаментів, департаменти — з відділів з вирішення конкретних завдань. Одночасно в роботі може бути десяток проєктів.
А ось у video-performance агентстві One2 робочий час не рахують. «Для нас це табу — вираховувати, скільки людина відпрацювала годин протягом тижня, і потім казати: «Щось ти мало завдань береш». Усе тому що враховуємо фокус-фактор кожної команди: хтось продуктивніший, хтось — менш», — вважає консультант з маркетингу One2 Віталій Цимбалюк.