Новий розділ — Звіти
Розділ “Час і фінанси” тепер називається просто Звіти. Хоча назва стала коротшою, функціональність суттєво зросла, і користуватися розділом стало значно легше і зручніше. Розглянемо основні вкладки сторінки “Звіти”.
Звіт > По задачам
На цій сторінці ви можете отримати новий зведений звіт по закритим задачам та витратам, внесеним у певний часовий проміжок. Користувач може внести або підкоригувати свої витрати, змінити дату. Крім цього, Адміністратор акаунта може зробити це за своїх співробітників (якщо це дозволено опцією в налаштуваннях).
1 Обирайте цікавий вам період у новому розумному календарі. Вам доступні як попередньо встановлені періоди, так і довільний інтервал Від і До. Крім цього, доступне просте листання періодів з заданим вами кроком.
2 Додані сортування, фільтр по мітках та виконавцям, а розширений фільтр допоможе вам більш тонко вибрати цікаві задачі.
3 Додана можливість включити та вимкнути відображення деталізації вносимих витрат. Але навіть якщо загальна деталізація згорнута, ви можете розгорнути її для кожної конкретної задачі з допомогою «пташки».
4 Ви можете додавати витрати до звіту «на лету», система підкаже вам, якщо внесені витрати не потрапляють у вибраний часовий інтервал.
5 Сума тимчасових та фінансових витрат завжди видна в нижній частині екрана. Крім цього, вона миттєво перераховується при будь-яких правках або фільтраціях.
Деталізація витрат по задачі
Сума витрат по кожній конкретній задачі згрупована та позначена відповідним значком1. Наведіть курсор на суму, і ви побачите, з чого вона складається, яка частина цієї суми була внесена в саму задачу2, і яка частина внесена в підзадачах3.
Внесення нових витрат у звіт “на лету”
У нових звітах по задачам з’явилася можливість внести відсутні витрати на лету. Для цього натисніть на блакитний плюс у рядку потрібної задачі або підзадачі і в у вікні, що з’явиться, введіть усі необхідні дані.
1 При бажанні, час можна одразу перерахувати в гроші за певною ставкою
2 Опис вашої роботи або статті витрат
3 Дата та автор
Користувачі з вашої компанії можуть вносити витрати тільки від свого імені, однак, якщо ви Адміністратор — ви можете робити це за будь-кого співробітника (за умови, що ця можливість дозволена в Налаштування системи > Облік часу)
Зверніть увагу! У Налаштування системи > Облік фінансів можна заборонити Користувачам вносити фінансові витрати. Тоді ваші співробітники будуть фіксувати тільки витрачений час, яке може бути автоматично або вручну перераховано в гроші за певною ставкою.
Масові операції
На цій сторінці є ще одне дуже зручне покращення — можливість оперувати відміченими завданнями або витратами1 через масові операції2:
- ви можете призначити мітки на вибрані задачі
- перерахувати час у гроші за заданою ставкою
- експортувати або відправити на email відмічені елементи звіту
- надіслати вибрані рядки у рахунок
Сума витрат по вибраним задачам завжди видна на панелі масових операцій3.
Зверніть увагу: ви можете вибирати не тільки задачі цілком, але й виключати з них певні рядки4.
Зверніть увагу: ви можете вибирати не тільки задачі цілком, але й виключати з них певні рядки4.
Нагадуємо, що вибрати кілька задач підряд можна помітивши першу і останню з клавішами SHIFT.
Експорт і друк звіту
Зміни торкнулися також системи експорту в Excel. Тепер колонки витрат та суми по задачам і підзадачам рознесені, тепер ними набагато легше оперувати. Також додані дані про мітки задач і короткий опис.
З допомогою функції «Надіслати на email» ви можете одразу надіслати Excel файл звіту керівнику або клієнту. Сторінка звітів оптимізована для друку з браузера. Якщо цього недостатньо, використовуйте експорт і роздрукуйте отриманий Excel файл.
З допомогою функції «Надіслати на email» ви можете одразу надіслати Excel файл звіту керівнику або клієнту. Сторінка звітів оптимізована для друку з браузера. Якщо цього недостатньо, використовуйте експорт і роздрукуйте отриманий Excel файл.
Користувачі вашої компанії (компанії, що володіє акаунтом) отримали доступ до розділу і можуть самостійно сформувати звіт по своїм роботам, а потім експортувати його або надіслати на поштову скриньку начальника. Співробітники з компаній-клієнтів доступу до розділу Звітів не мають.
Зверніть увагу: операції зі всім звітом цілком здійснюються через випадаюче меню праворуч на панелі фільтрів1. Дії тільки з певними рядками, відміченими чекбоксами, виконуються через нижнє меню2.
Звіт > По людям
Додано новий розділ — «по людям». Гарна графіка покаже вам вклад кожного співробітника в роботу за певний період.
1 Діаграма витраченого часу
2 Внесених грошей
3 Виконаних задач та підзадач
Нижче розташована таблиця з повною деталізацією даних, що відображаються на діаграмах по кожному члену команди. Натисніть на ім’я співробітника, щоб перейти до детального звіту по його задачам.
У нижній частині екрана видна загальна сума витрачених годин та грошей в валюті акаунта4.
У нижній частині екрана видна загальна сума витрачених годин та грошей в валюті акаунта4.
Тут також доступний експорт і відправка на пошту через випадаюче меню ( ••• ).
Порада! У звіті «По людям і проектам» (на рівні всього акаунта) доступні діаграми не тільки по людям, але й по проектах. Ви можете проаналізувати, над яким з ваших проектів більш активно велася робота і де витрачено більше всього ресурсів.
Звіт > По дням
Звіт по дням також був модернізований. Тепер, обираючи часовий період, ви можете бачити не тільки години, відпрацьовані вашими співробітниками, але й кількість завдань, виконаних у певний день, а також суми внесених фінансових витрат. Натиснувши на суму в клітинці, можна перейти до детального звіту по співробітнику за вибраний день. Інформація представлена не тільки числам, але й графічно.
1 Активована розбивка часу по дням (можна переключитися на Гроші або Завдання)
2 Список співробітників з загальною сумою витрат за період
3 Часова лінійка днів. У кожній клітинці витрати
4 Графічне відображення суми витрат відносно сусідніх днів
5 Загальна сума за період
Тут також доступний експорт і відправка звіту на email.
Тут також доступний експорт і відправка звіту на email.
Зверніть увагу! Фільтр і обраний період на всіх трьох сторінках звітів «По задачам», «По людям» і «По дням» — спільний. Ви можете легко перемикатися між різними видами звітів, щоб оцінити роботу вашої команди з різних сторін.
Що винесено з нових звітів
Старий розділ «Час і фінанси > По задачам» скасований за непотрібністю. Усі дані про витрати ви можете отримати безпосередньо на сторінці «Задачі та спілкування» або на детальному виді будь-якої задачі або підзадачі. Отримати дані по всім задачам одночасно ви можете на сторінці «Звіт», вибравши період “за весь час” та відфільтрувавши потрібні задачі за допомогою розширеного фільтра
Для перегляду витрат по задачі достатньо клікнути на іконку внесення нових витрат1 або в область діаграм2.
Старий розділ «Білінг» був досить складним і незручним у використанні, через що ним практично ніхто не користувався. Він також був ліквідований. Йому на зміну прийшов дивно простий і зрозумілий розділ — «Рахунки». У наступному пості ми детально розберемо всі його можливості.
На цьому розповідь про нові звіти можна завершити і перейдемо до інших «плюшок».
Закриття задач і внесення витрат
Закриття задач стало більш дружелюбним. Тепер при закритті ви бачите тільки суму витрат з можливістю переходу в вікно з деталізацією, де зможете побачити детальну інформацію та підкоригувати її (див. попереднє зображення). Також при закритті завдання ви можете додати не обліковувані витрати за будь-який день з коментарем. Клік у блакитний плюсик розкриє форму для введення даних.
Нагадуємо! Закривати задачу або підзадачу може або Автор, або — і Автор, і Відповідальний, в залежності від того, який варіант обрано в налаштуваннях проекту. Право закриття задач має також Керівник проекту та Адміністратори. При цьому вносити витрати при закритті може тільки Відповідальний.
Налаштування та відключувана функціональність
Прийшов час поговорити про нові можливості налаштування Часу та Фінансів
(Акаунт > Налаштування системи).
(Акаунт > Налаштування системи).
Нагадуємо, що Облік часу доступний у тарифних планах Студійний і вище, а Таймер та Облік фінансів — в Оптимальному і вище. Але це зовсім не означає, що використовуючи високий тариф вашій компанії потрібна подібна функціональність. Тепер у вас є можливість відключити будь-який з цих елементів, тим самим спростивши та очистивши інтерфейс вашого акаунта.
Розглянемо всі 4 можливі варіанти:
1 Вимкнено все. В акаунті немає можливості передбачати та фіксувати витрати. Розділ “Звіти” при цьому буде містити дані про закриті задачі з розбивкою по людям і дням.
2 Облік Часу увімкнено, а Фінансів — вимкнено. Передбачати та фіксувати можна тільки витрачений час.
3 Облік Фінансів увімкнено, а Часу — вимкнено. Передбачати та фіксувати можна тільки гроші у відповідній валюті акаунта.
4 Увімкнено все. Передбачати та фіксувати можна як тимчасові, так і фінансові витрати. Також у цій комбінації з’являється можливість використовувати Ставки для автоматичного перерахунку витраченого часу в гроші.
В кожному з цих блоків при активації з’являється можливість більш тонких налаштувань.
В блоку Облік часу ви можете:
- Дозволити/заборонити Гостям бачити передбачувані витрати по своїм завданням
- Увімкнути/вимкнути незалежний облік витрат по задачі та її підзадачам
- Увімкнути/вимкнути можливість вимірювання часу таймером, а також встановити параметри округлення отриманих значень
В блоку Облік фінансів ви можете:
- Встановити валюту акаунта та параметри її округлення
- Дозволити/заборонити Користувачам вносити свої фінансові витрати, надавши цю прерогативу виключно Адміністраторам
- Увімкнути/вимкнути використання ставок для перерахунку часу в гроші, тут же задається ставка за замовчуванням
Роботу з Ставками ми детально розберемо у другій частині.
Деякі зміни прав та логіки
Найбільше нових можливостей чекає користувача з правами Гостя: тепер йому доступна сторінка своїх звітів, а на сторінці Завдання — дані про свої витрати і, якщо дозволить адміністратор (опція в блоці Облік часу), відомості про передбачувані витрати.
Люди з Компанії-клієнта по-прежньому бачать тільки свої витрати і не мають доступу до звітів.
Користувачі бачать витрати всіх співробітників, але вносити можуть тільки свої! Можливість внести витрати «за виконавця» при закритті задач прибрана. Тепер редагувати чуже час може тільки Власник або Адміністратор акаунта з правами «Час».
Сподіваємось, ви вже порядком втомилися, мабуть, на сьогодні все. У наступній статті ми розповімо про використання Ставок та новий розділ Рахунки.
Успішної роботи!
Команда Worksection