31 травня 2021   •   Алина Кривенец   •   4 min read

Отчеты и сбор данных по проектам

В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому и фактическому бюджетам и т.д.


Виды отчетов 

Отчеты в Excel – самый распространенный. Цифры сводятся вручную или по формулам, а результат может получиться приблизительным. Если отчет нужно подготовить за прошедшие периоды – поднимаются архивы, перебираются письма на электронной почте, в переписках.


Отчет в Excel – это долго, трудозатратно, с высокой вероятностью сделать ошибку.

Таск-менеджер – это точность данных и экономия времени, которое уходило раньше в Excel на ручной сбор информации и сведение цифр.

Отчет в таск-менеджере – выбор параметров, временного периода и быстрая выгрузка итогов.


По каким параметрам формировать отчет в таск-менеджере

Простой вариант – это отчет за выбранный вами период по отдельным проектам, людям, задачам. 

Например, вы можете выбрать период "неделя” и вариант отчета “по проектам”



Также можно получить отчет “по людям”. Выбрав соответствующий вариант отчета, можно увидеть, сколько задач команда выполнила за определенный период и сколько задач выполнил каждый отдельный участник команды. Просроченные задачи также отобразятся в отчёте.



Отчет “по людям” – вариант для компаний, где есть почасовая оплата труда. Каждый из сотрудников может запускать таймер в задаче или вручную вносить количество затраченного времени при закрытии задачи вручную. 

Если сотрудники фиксируют затраченное на работу время и часовую ставку, то в конце месяца бухгалтер получает готовый отчет, который можно отправить клиенту.



Преимущества отчета в таск-менеджере:

  1. за любой период можно получить данные по количеству затраченных денег и времени на проект или задачу;
  2. понятны результаты отдельных  участников: сколько задач в работе, сколько завершено успешно и сколько горящих;
  3. стоимость работы подсчитывается автоматически, если указать  часовую ставку для сотрудника.
 

Отчеты "детальный" и "по людям", какие данные можно собрать


"Детальный" отчет отображает максимально раскрытые данные по каждой задаче. При выгрузке отчета можно получить таблицу со следующей информацией:

  1. название задачи и подзадачи, проекта;
  2. время с таймера;
  3. фактические расходы;
  4. дата закрытия задачи или подзадачи;
  5. дедлайн, который был установлен для задачи или подзадачи при создании;
  6. имя Исполнителя;
  7. приоритет задачи: от 1 до 10;
  8. должность Исполнителя;
  9. ставка Исполнителя.

Время и Деньги – две основные метрики в отчете, отслеживание которых позволяет повысить эффективность работы, держать на контроле расходы и вовремя их корректировать при необходимости.



Отчет “по людям”
Этот тип отчета позволяет выгружать данные о проделанной работе сотрудников в разрезе команд или отделов. Отчет покажет, сколько было закрыто задач (в срок и невовремя), затрачено времени и денег конкретным сотрудником. Также можно назначить норму рабочих часов и ставку деньги\час, чтобы система автоматически посчитала сумму оплаты за выбранный период. 

Такой отчет можно сформировать по: отдельным командам, всем командам проекта, отдельным участникам команд, которые работают над проектом.

В отчете “по людям” отображается:

  1. имя исполнителя или название команды (зависит от выбора при формировании отчета в системе);
  2. время с таймера;
  3. плановый расход времени по проекту, который указывается при его создании или редактировании;
  4. фактические финансовые расходы;
  5. плановый бюджет;
  6. общее количество задач;
  7. количество задач, выполненных с задержкой;
  8. плановое количество задач;
  9. количество горящих задач в проекте.


Фильтры для отчетов

Кроме выбора срока для формирования отчета, можно использовать дополнительные фильтры в отчетах. 

Пример отчета по проекту:

1 С отображением плановых затрат по задачам (для активации перейдите в меню вида отчета – включите тумблер “плановые затраты”)

2 Выбран фильтр по исполнителю.

3 Выбор статусов и меток. Если вы хотите получить отчет по задачам проекта со статусом, например, “Готово”, выберите этот параметр в выпадающем списке.

Дополнительные фильтры. В разделе “Ещё” находятся дополнительные фильтры для формирования отчёта по проекту: показывать в отчете только план, только факт, только открытые задачи, закрытые, задачи с включенным таймером, с внесенными вручную фактическими затратами времени/денег и другие параметры. Детальнее ознакомиться с дополнительными фильтрами для формирования отчета по проекту, вы можете при бесплатном тестировании таск-менеджера.


Как отчеты в таск-менеджере повышают эффективность работы команды

Отчет “По людям” позволяет видеть результаты каждого отдельного участника: количество выполненных, горящих или завершенных с задержкой задач.

Участники команд, которые работают над разными задачами, могут фиксировать затраченное время с помощью таймера или вносить вручную фактические затраты. Это делает оплату труда в конце отчетного периода прозрачной и позволяет, в рамках задач проекта, аргументировать пересмотр бюджета.

Отчеты помогут выставлять точный чек клиенту, в зависимости от того, сколько было затрачено ресурсов. 
Чтобы протестировать формирование отчетов с помощью таск-менеджера, добавьте первый проект и задачи по нему.

esc
Поділитись у
или
Новинки
Наша команда підготувала чергову інтеграцію, яка спростить управління проектами, контроль задач та реакцію на події за ними за допомогою улюблених месенджерів. У Worksection вже реалізовані інтеграції...
25 липня 2022   •   2 min read
Школа PM
Багатозадачність – тренд сьогодення для багатьох фахівців, зокрема для project-менеджерів. Для них робота над кількома проектами одночасно – звична рутина. Щоб зробити одночасне керування кількома проектами...
20 липня 2022   •   21 min read
Школа PM
Продуктивність - це важливий економічний показник, який відображає співвідношення витрат до отриманої користі. Продуктивність залежить від багатьох факторів, які можуть її підвищити або знизити. Сьогодні...
11 липня 2022   •   19 min read

Більш ніж 1000 компаній використовують Worksection . Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1000 компаній

Відмінно!