В компанії, де ведеться кілька проектів одночасно, важливо збирати дані за різними параметрами: за кількістю витраченого на проект часу, за кількістю успішно завершених завдань, за плановими та фактичними бюджетами тощо.
Види звітів
Звіти в Excel – найпоширеніші. Цифри підраховуються вручну або за формулами, а результат може бути приблизним. Якщо звіт потрібно підготувати за минулі періоди – піднімаються архіви, перебираються листи на електронній пошті, в переписках.
Таск-менеджер – це точність даних і економія часу, який витрачався раніше в Excel на ручний збір інформації та підрахунок цифр.
Звіт в таск-менеджері – вибір параметрів, тимчасового періоду та швидка вивантаження підсумків.
За якими параметрами формувати звіт в таск-менеджері
Простий варіант – це звіт за обраний вами період за окремими проектами, людьми, завданнями.
Наприклад, ви можете обрати період “тиждень” та варіант звіту “за проектами”.
Також можна отримати звіт “за людьми”. Вибравши відповідний варіант звіту, можна побачити, скільки завдань команда виконала за певний період і скільки завдань виконав кожен окремий учасник команди. Протерміновані завдання також відображаться в звіті.
Звіт “за людьми” – варіант для компаній, де є погодинна оплата праці. Кожен з працівників може запускати таймер у завданні або вручну вносити кількість витраченого часу при закритті завдання вручну.
Якщо працівники фіксують витрачений на роботу час і погодинну ставку, то в кінці місяця бухгалтер отримує готовий звіт, який можна надіслати клієнту.
Переваги звіту в таск-менеджері:
- за будь-який період можна отримати дані за кількістю витрачених грошей і часу на проект чи завдання;
- зрозумілі результати окремих учасників: скільки завдань в роботі, скільки успішно завершено і скільки термінових;
- вартість роботи обчислюється автоматично, якщо вказати погодинну ставку для співробітника.
Звіти “детальний” та “за людьми”, які дані можна зібрати
“Детальний” звіт відображає максимально розкриті дані по кожному завданню. При вивантаженні звіту можна отримати таблицю з наступною інформацією:
- назва завдання та підзадачі, проекту;
- час з таймера;
- фактичні витрати;
- дата закриття завдання або підзадачі;
- дедлайн, який був встановлений для завдання або підзадачі при створенні;
- ім’я Виконавця;
- пріоритет завдання: від 1 до 10;
- посада Виконавця;
- ставка Виконавця.
Час і Гроші – дві основні метрики в звіті, відстежування яких дозволяє підвищити ефективність роботи, тримати під контролем витрати та вчасно їх коригувати при необхідності.
Звіт “за людьми”
Цей тип звіту дозволяє вивантажувати дані про виконану роботу працівників у розрізі команд або відділів. Звіт покаже, скільки було закрито завдань (вчасно та не вчасно), витрачено часу і грошей конкретним працівником. Також можна призначити норму робочих годин і ставку гроші/година, щоб система автоматично порахувала суму оплати за обраний період.
Такий звіт можна сформувати за: окремими командами, всіма командами проекту, окремими учасниками команд, які працюють над проектом.
У звіті “за людьми” відображається:
- ім’я виконавця або назва команди (залежить від вибору при формуванні звіту в системі);
- час з таймера;
- плановий витрата часу по проекту, який вказується при його створенні або редагуванні;
- фактичні фінансові витрати;
- плановий бюджет;
- загальна кількість завдань;
- кількість завдань, виконаних із затримкою;
- планове кількість завдань;
- кількість термінових завдань у проекті.
Фільтри для звітів
Окрім вибору терміну для формування звіту, можна використовувати додаткові фільтри у звітах.
Приклад звіту за проектом:
1 З відображенням планових витрат по завданням (для активації перейдіть до меню виду звіту – увімкніть тумблер “планові витрати”)
2 Вибрано фільтр по виконавцю.
3 Вибір статусів і міток. Якщо ви хочете отримати звіт по завданням проекту зі статусом, наприклад, “Готово”, виберіть цей параметр у випадаючому списку.
Додаткові фільтри. У розділі “Інше” знаходяться додаткові фільтри для формування звіту по проекту: показувати в звіті тільки план, тільки факт, тільки відкриті завдання, закриті, завдання з увімкненим таймером, з внесеними вручну фактичними витратами часу/грошей та інші параметри. Детальніше ознайомитися з додатковими фільтрами для формування звіту по проекту ви можете при безкоштовному тестуванні таск-менеджера.
Як звіти в таск-менеджері підвищують ефективність роботи команди
Звіт “За людьми” дозволяє бачити результати кожного окремого учасника: кількість виконаних, термінових або завершених із затримкою завдань.
Учасники команд, які працюють над різними завданнями, можуть фіксувати витрачений час за допомогою таймера або вносити вручну фактичні витрати. Це робить оплату праці в кінці звітного періоду прозорою та дозволяє, у рамках завдань проекту, аргументувати перегляд бюджету.
Щоб протестувати формування звітів за допомогою таск-менеджера, додайте перший проект і завдання за ним.