Ставки
Компанії, які використовують у своїй роботі погодинну оплату, тепер можуть значно спростити та автоматизувати процес обліку витраченого часу та зароблених грошей. Використання ставок допоможе все це зробити.
Увімкнення та установка ставки за замовчуванням
Для початку, давайте впевнимося в тому, що Ставки активовані у вашому акаунті. Для цього заглянемо в налаштування (Акаунт > Налаштування системи).
Щоб з’явилася можливість використовувати Ставки, потрібно увімкнути Облік часу1 і Облік фінансів2. Потім вкажіть валюту вашої компанії, і виберіть параметри округлення отриманих значень3. Тепер можна активувати Використання ставок, а також прописати розмір ставки за замовчуванням4.
Якщо у вас немає загальної ставки — залиште поле порожнім. У цьому випадку система буде перераховувати за ставками тільки витрати тих користувачів, у яких вказана персональна ставка в профілі.
Не забувайте про важливу опцію5.
Якщо вона увімкнена, співробітники вашої компанії бачать всі фінансові витрати за своїми проектами та завданнями, до яких у них є доступ. Крім цього, вони можуть вносити витрати від свого імені не тільки в годинах, але й в валюті акаунта.
Якщо вимкнена — користувачі не можуть вносити фінансові витрати і взагалі не бачать грошей.
Разом з тим вони можуть фіксувати свої витрати в годинах. А за умови використання ставок, цей час автоматично перераховується в гроші. Доступ до фінансової частини витрат і звітів залишається тільки у Власника акаунта та Адміністраторів акаунта з правами Час і Фінанси.
Разом з тим вони можуть фіксувати свої витрати в годинах. А за умови використання ставок, цей час автоматично перераховується в гроші. Доступ до фінансової частини витрат і звітів залишається тільки у Власника акаунта та Адміністраторів акаунта з правами Час і Фінанси.
Після того, як ви все налаштували, не забудьте натиснути на зелену кнопку Збереження параметрів.
Вибираємо оптимальну схему роботи зі ставками
Давайте розглянемо три варіанти, відповівши на наступне питання:
— Як часто ваша компанія використовує ставки?
Ніколи1
Ставки у компанії не використовуються взагалі. Просто вимикаємо ставки.
Іноді2
Ставки будуть корисні тільки деяким співробітникам, але більша частина людей працюватиме без ставок. Для цього Ставки ми активуємо, але поле Ставки за замовчуванням залишаємо порожнім. Як наслідок, автоматичний перерахунок часу в гроші буде працювати тільки для тих співробітників, у яких прописана персональна ставка в профілі.
Завжди3
По ставках працює вся команда, при цьому є певна загальна або мінімальна ставка. Але бувають співробітники, у яких ставка вища або нижча базової. Для цього ми не тільки активуємо ставки, але й вказуємо ставку за замовчуванням, яка буде вважатися базовою для всіх співробітників компанії. Якщо персональна ставка співробітника відрізняється від базової, вона повинна бути окремо вказана в профілі.
Установка персональних ставок
Після активації ставок, у Профілі кожного користувача з’являється поле для запису його персональної ставки. Заповнювати його є необхідність тільки в разі, коли персональна ставка людини відрізняється від ставки за замовчуванням у Налаштуваннях акаунта.
Увага! Заповнювати це поле можуть тільки Адміністратори з правами управління Людьми. Користувач не бачить цього поля і не може встановити ставку самостійно. Він також не бачить ставки інших учасників.
Масово встановити Ставки можна на сторінці Команда, або загальній сторінці Люди. Відмітьте картки учасників, яким ви збираєтеся змінити ставку. У нижньому меню натисніть на кнопку Ставка. Після цього введіть загальне значення і застосуйте.
Персональні ставки позначені спеціальним значком 
і видні на картках співробітників.
і видні на картках співробітників.Ну що ж, Ставки ми включили і призначили, подивимося, як це вплинуло на роботу.
Робота зі ставками при внесенні витрат
Якщо в акаунті встановлена Ставка за замовчуванням, або ж у вас є персональна ставка, то при внесенні витрат ви побачите наступне:
Вносяться години будуть відразу перераховуватися в гроші. При цьому зберігатимуться обидва ці числа. Від автоматичного перерахунку можна відмовитися, знявши відповідний чекбокс і вільно заповнивши всі поля. Крім цього, якщо у вас достатньо прав, ви може змінити ставку «на ходу», просто клікнувши в її значення.
Увага! Якщо в налаштуваннях акаунта Користувачам не дозволено вносити фінансові витрати, то аналогічне вікно для них виглядатиме наступним чином:
Співробітник може внести тільки час. Його ставку та результати перерахунку бачитимуть тільки Адміністратори з правами Час і Фінанси.
Масовий перерахунок витрат
На сторінці Звіт > По Задачам тепер доступний масовий перерахунок витрат за ставкою. Відмітьте завдання, які необхідно перерахувати. Зверніть увагу, що з цього списку можна виключити певні рядки. Для цього розкрийте деталі витрат і зніміть чекбокс з рядка, яка не повинна буде брати участь у перерахунку (на прикладі це Дизайн).
Коли все відмічено як потрібно, у нижньому меню обирайте пункт Ставка. Вводьте значення і застосовуйте. Усі значення грошей будуть наново перераховані з часу за новою ставкою.
Підведемо підсумки
Якщо ваша компанія вирішила активувати використання ставок, то перш за все варто визначитися з тим, який рівень доступу до ставок і фінансів у вас прийнятий. Якщо все відкрито і ми дозволяємо Користувачам бачити свою ставку, вносити гроші та бачити вносимі витрати інших співробітників — активуємо цю можливість у налаштуванні Обліку фінансів1. Якщо ж вся фінансова інформація, включаючи погодинні ставки, повинні бути приховані від співробітників — вимикаємо опцію2.
Якщо обрано варіант2, то доступ до витрат, фінансів і ставок залишиться тільки у Адміністраторів акаунта з правами Час і фінанси та Власника акаунта.
Вони завжди можуть як масово перерахувати витрати за новими ставками, так і змінити розмір будь-яких фінансових витрат вручну, скасувавши дію ставки.
На цьому, мабуть, закінчимо зі ставками і перейдемо до зовсім нового розділу!
Звіти > Рахунки
Замість старого розділу «Білінг» з’явився більш простий — «Рахунки». Він дозволить вам створювати рахунки з завдань, звітів або ж просто вручну. Кожен рахунок прив’язаний до проекту. На загальній сторінці звітів зібрані рахунки з усіх проектів, але згруповані вони за основними компаніями проектів, у яких вони знаходяться.
Слід одразу відзначити три особливості:
- Розділ доступний тільки Адмінам з правами Час і Фінанси та Власнику акаунта.
- Робота зі рахунками не має зворотного зв’язку з завданнями або звітами. Усі зміни в Рахунках залишаються тільки в Рахунках. Тож сміливо експериментуйте.
- Цей розділ не призначений для безпосереднього виставлення рахунків клієнтам за всією його формою. Ви не знайдете там реквізитів та параметрів податкових відрахувань. Підготовлену в розділі таблицю можна експортувати в XLS, надіслати у вигляді XLS файлу на email або надрукувати.
Як створювати рахунки
Простіше всього створити новий рахунок на основі завдань або звітів. Для цього відмітьте потрібні рядки і натисніть кнопку «В рахунок».
В з’явившомуся вікні вам буде запропоновано додати відмічені завдання в новий або вже існуючий рахунок. У таблиці самого рахунка немає ієрархії рядків, тому коли ви створюєте його з підзадач — потрібно вирішити їх долю. Додати кожну підзадачу окремим рядком для отримання більш детального рахунка, або ж об’єднати всі їх значення і записати однією рядком під ім’ям батьківської задачі. У будь-якому випадку об’єднати потрібні рядки ви зможете і пізніше.
Ваш розділ з уже існуючими рахунками буде виглядати приблизно так:
1 — Показати/сховати деталі рахунка
2 — Сортування рахунків і фільтри за автором і статусом
3 — Картка рахунка
Також на сторінці є швидкий пошук як за назвою самого рахунка, так і входять у нього завдань.
Розглянемо картку рахунка детальніше:
Статус рахунка можна змінити на один з попередньо встановлених прямо тут. Якщо відмітити рахунок, з’явиться меню масових операцій. Ви можете перенести їх в інший проект, продублювати або об’єднати кілька рахунків в один. Також праворуч видна загальна сума всіх вибраних рахунків. Інші дії з рахунком проводяться на сторінці його детального вигляду. Для переходу до детального вигляду рахунка — клікайте в його назву.
Робота зі рахунками
Детальний вигляд рахунка виглядає так:
1 — перейменування рахунка
2 — зміна статусу
3 — додавання в рахунок довільних рядків
4 — перейменування будь-якого рядка рахунка (без зворотного зв’язку)
5 — ручна зміна поля грошей
6 — експорт, відправка, друк
Важливо! У сумі бере участь тільки права колонка. При цьому колонки зі замочками Час і Гроші служать постійним орієнтиром. Їх значення фіксуються на момент додавання в рахунок, не змінюються і ніколи не потрапляють в експорт!
Робота з рядками рахунка
Основною функцією цієї сторінки є коригування правої колонки з остаточними цифрами, які і попадуть в фінальний експорт. Ви можете зробити це вручну. Однак, якщо ваші співробітники добросовісно і в термін вносили всі витрати — ви можете легко перерахувати їх для рахунка за іншою ставкою або застосувати коефіцієнти. Це знадобиться вам, якщо ваша компанія використовує різні погодинні ставки для оплати співробітнику та виставлення рахунка клієнту, а також у разі роботи з фіксованою маржею.
Для цього відмітьте рядки для перерахунку та виберіть у нижньому пункт Формула.
1 До застосування формули фінальною сумою рахунка було 150 USD. Наприклад, встановимо погодинну ставку в 15 USD/годину на дві верхні рядки рахунка.
2 Поле коефіцієнта ми не трогаємо, тому колонка Гроші не братиме участь у формуванні результату. Після перерахунку за формулою результат записується в праву колонку і миттєво впливає на загальну суму рахунка, роблячи її рівною 405 USD.
Аналогічним чином, за допомогою формули можна перерахувати всі фінансові витрати з коефіцієнтом 1.2 і отримати всі рядки і суму більшу на 20%.
Правила роботи з формулою
- Пусте поле Ставки або Коефіцієнта скасовує участь відповідної колонки в перерахунку. Якщо обидва поля пусті — ніякого перерахунку не відбудеться.
- Для перерахунку часу за новою ставкою — заповнюйте тільки поле ставки, залишаючи порожнім коефіцієнт.
- Для перерахунку грошей за коефіцієнтом — заповнюйте тільки його, залишаючи порожнім час.
- Одночасне заповнення двох полів у формулі помножить час на нову ставку, а потім додасть до цього гроші помножені на коефіцієнт.
- Нуль, вписаний у будь-яке з полів формули, призведе до нульового результату на виході по всій колонці.
Інші можливості роботи з рядками
Окрім формули, за допомогою нижнього меню обрані рядки рахунка можна Об’єднати в одну (просумувавши всі значення), перемістити вгору або вниз, видалити.
Нагадуємо, що після відправки завдань у рахунок вони фактично стають статичними рядками без будь-якої зворотного зв’язку. Об’єднуйте подібне, видаляйте зайве, сміливо поступайте з ними як вам завгодно.
Практичні поради
За допомогою цього розділу ви можете не тільки легко генерувати рахунки для клієнтів, але і паралельно враховувати витрати та формувати зарплати співробітників. А з використанням ставок це може перетворитися в справу кількох хвилин.
Припустимо, ваші співробітники регулярно і старанно вносять тимчасові витрати до завдань, над якими вони працюють, тому що від цього залежить їх оклад. Також припустимо, ваша компанія займається підтримкою клієнта на довгостроковій основі. Завдання при цьому залишаються відкритими багато місяців. Вашій компанії кожного місяця потрібно зробити дві речі:
- Виставити рахунок Клієнту
- Виплатити винагороди співробітникам
Простіше простого. Заходимо в звіт по задачам, вибираємо період — минулий місяць. Виділяємо все, що є, відправляємо в рахунок. У детальному вигляді рахунка застосовуємо перерахунок по формулі зі ставкою 20.
Повертаємося в звіт по задачам, до періоду минулого місяця додаємо фільтрацію по співробітнику. Виділяємо все, що є, і відправляємо в рахунок, назвати який можна «Зарплата Сергія за Жовтень». Відмічаємо всі рядки і перераховуємо за ставкою 15.
Отже, за кілька хвилин, тільки на основі облікового часу ми сформували рахунок для клієнта за однією ставкою, і зарплату співробітнику за ставкою трохи меншою.
Аналогічні операції можна робити і з полем гроші. Наприклад, співробітники вашої компанії працюють за ставками і бачать не тільки час, але й зароблені гроші. Тоді все, що потрібно зробити керівникам для формування рахунка клієнту — застосувати певний множник.
TIPS & TRICKS Ми не забороняємо мати рахунки зі знаком мінус. Якщо доходи записувати як зазвичай, а рахунки витрат зі знаком мінус, то відмітивши їх всі за місяць — у правій нижній частині екрану можна буде побачити прибуток ;-)
+ Інші новинки
Передбачувані витрати проти фактичних.
Тепер на сторінці Завдання знизу ви можете бачити суму всіх передбачуваних витрат по завданням і порівняти їх з фактичною сумою. Ця ж інформація потрапляє в експорт.
1 — дані по витраченому часу
2 — фінансові показники
На сторінці Завдання по людям ви можете побачити суму передбачуваних витрат по всім завданням співробітникам. Це дозволить більш точно спланувати роботу команди.
Для більш точного обліку часу і грошей активуйте «Незалежний облік витрат по задачі та її підзадачам» — опція в налаштуваннях грошей. В іншому випадку фактичні витрати підзадач будуть включатися в витрати батьківської задачі і вся сума порівнюється з передбачуваними витратами по задачі.
Увага! Якщо бажаєте отримати суму витрат тільки по певним завданням — використовуйте розширений фільтр.
Нове копіювання і перенесення завдань
Ми переробили функціонал копіювання і перенесення завдань і підзадач, а також зміни їх ієрархії:
- При перенесенні в інший проект або завдання з’явилася можливість підправити строки і змінити відповідальних в самій задачі та всіх вкладених підзадачах, які ще в роботі.
- Система підкаже вам, якщо відповідальні за завдання не беруть участь в новому проекті. Ви можете легко змінити виконавців або додати їх всіх в проект однією галочкою (якщо є на це права).
- Система автоматично підпише всіх відповідальних в копійовану задачу, якщо вони були підписані раніше. В будь-якому випадку радимо включити автоматичну підписку відповідальних у налаштуваннях акаунта.
- Також при копіюванні/перенесенні підзадач в приховану задачу Worksection автоматично додасть дозвіл на перегляд усім відповідальним.
- Зробити задачу підзадачею, або ж навпаки, підзадачу — задачею, тепер можна прямо з випадаючого меню в детальному вигляді завдання.
А також…
Автозбереження фільтрів
Параметри фільтрів тепер зберігаються автоматично. Ви можете відфільтрувати сторінку за власним смаком і піти. Повернувшись, ви побачите налаштування фільтра неушкодженими, параметри розширеного фільтра також зберігаються. Більше ніяких «пазлів», якщо ви розумієте, про що це…
Округлення
Тепер ви можете включити округлення часу, отриманого з таймера, і округлення грошей, які обчислюються за ставкою або формулою.
Експорт
В експортах з’явилися непечатні колонки з описом завдань і тегами. Вони дозволять вам краще працювати з звітами, а якщо вони не потрібні — просто видаліть їх.
Друзі, на цьому поки все. Як завжди, з нетерпінням чекаємо ваших захоплених коментарів і конструктивних пропозицій.
Успішної роботи!
Команда Worksection