Не поспішайте запускати проєкт, коли маєте лише загальне уявлення, що вас чекає попереду і як до цього рухатися. Витратьте час на створення документа, який стане і вірним компасом, і безцінною шпаргалкою!
Статут проєкту (СП) роз’яснює,
в якому напрямку буде йти ваша компанія і навіщо,
що зміниться і які ризики при цьому виникнуть.
Цей документ не лише містить базову інформацію, але й відображає загальне бачення стейкхолдерів.
СП зазвичай створюється на самій ранній стадії проєкту, ще до формування проєктної команди (ПК). Зазвичай він складається спільно з іншими учасниками проєкту і передається на фінальне розгляд стейкхолдерам. У більшості випадків статут підписується спонсорами.
Що таке статут проєкту
Можна написати документ на кілька десятків сторінок, наповнивши його всілякими деталями, однак малоймовірно, що ви захочете потім це перечитувати. Тому краще все вмістити максимум у 3 – 5 сторінок, ідеально – 1 – 2 сторінки.
Як приклад, статут проєкту може виглядати як текстовий документ, Google-документ або презентація. Також він може виглядати як завдання з мітками “Документи” та “Стратегічна” в програмі управління проєктами Worksection:
Що прояснює СП?
- Який спеціаліст стає проєктним менеджером (ПМ) і який його коло повноважень
- Мета проєкту і його зв’язок з бізнес-показниками
- Ким затверджений проєкт і хто буде його фінансувати
- Склад проєктної команди, вимоги і очікування від проєкту, відповідальність кожного з його учасників
- Критерії успіху
Коли створюється СП?
Перед запуском проєкту. В цей же час з ним повинні ознайомитися стейкхолдери.
Хто розробляє і затверджує СП?
Розробкою СП зазвичай займаються досвідчені ПМ. Документ затверджується спонсором проєкту.
Що повинно міститися в СП?
- Огляд і обґрунтування
- Вимоги і цілі
- Імена ПМ, спонсорів, стейкхолдерів
- Склад ПК
- Інформація про залучені сторони
- Ризики, обмеження, сильні і слабкі сторони, можливості і загрози
- Очікувані показники
- Розподіл обов’язків між кожним учасником
- Усі доступні і необхідні ресурси
- Методології, які будуть використовуватися
- Стратегії комунікації
- Бюджет і терміни
- Графік
- Ключові показники ефективності (KPI) для вимірювання успішності
Розробка статуту проєкту
Крок 1. Визначте кінцеву мету.
Складіть список від 3 до 5 менших цілей, які потрібно досягти в ході проєкту. Переконайтеся, що вони конкретні, вимірювані, досяжні, актуальні і обмежені в часі – тобто відповідають критеріям SMART.
Проаналізуйте, як проєкт може вплинути на бізнес-показники організації.
Крок 2. Створіть організаційну структуру.
Визначте кінцевих користувачів, стейкхолдерів, спонсорів, проєктного менеджера, учасників проєктного комітету і проєктної команди. Тепер ви зможете створити організаційну структуру для проєкту.
В Worksection всіх їх можна включити учасниками або гостями (статус, зручний для замовників, спонсорів і стейкхолдерів) в проєкт.
Крок 3. Підготуйте план імплементації СП.
Перелічте етапи і процеси під час життєвого циклу проєкту. Відзначте ключові точки і залежності між процесами. Складіть список з необхідними ресурсами: обладнанням, ПО, матеріалами.
Крок 4. Передбачте ризики і проблемні моменти.
Якщо вони виникнуть, ви вже будете готові і будете знати, як мінімізувати їх вплив.
3 головні причини, чому без статуту ваш проєкт ризикує провалитися
- Проєктному менеджерові буде не вистачати повноважень, а проєкту – ресурсів. Готовий статут проєкту документує затвердження від стейкхолдерів. Тому ПМ не доведеться постійно добиватися додаткового фінансування або боротися за свої повноваження.
- Немає зрозумілих очікувань від проєкту. А от у статуті його цілі та завдання детально описані. Це зменшує ймовірність, що зміст проєкту почне згодом розростатися.
- Проєкт призведе вас до результатів, які йдуть врозріз з цілями організації. Адже в СП, навпаки, обґрунтовується важливість проєкту для бізнесу і як він відповідає баченню компанії.
8 питань для створення більш ефективного СП
- Було витрачено достатньо часу і сил, щоб зрозуміти необхідність запуску проєкту? Інакше ви не визначите ключові елементи і цілі при складанні СП.
- Існує чітка зв’язок з стратегічними цілями компанії? Проєкт принесе користь, якщо він має логіку в глобальній місії організації.
- Яку цінність проєкт принесе для власників і керівництва? Як він вписується в бізнес-цілі компанії?
- Чи було опис проєкту зрозуміло складено? Коли є точні показники для бюджету, термінів, якості, то буде набагато легше відобразити більш розгорнуту картину для стейкхолдерів, спонсорів проєкту і ПК.
- Цілі реалістичні і досяжні? В іншому випадку немає сенсу дарувати хибні надії стейкхолдерам і спонсорам.
- Які ризики для організації, якщо не запускати проєкт? Якщо вони мінімальні, тоді потрібно проаналізувати, чи варто реалізувати нову ідею. Або існуючі внутрішні і зовнішні ризики навпаки підштовхують швидше розпочати проєкт.
- Доступні необхідні ресурси? Якщо ні, то планування проєкту було невдалим. Навіть якщо необхідні ресурси є в компанії, потрібно передбачити небажані ситуації при аналізі ризиків.
- Як реалістично виміряти успішність проєкту? KPI потрібно перескласти, якщо не об’єктивно відображають прогрес проєкту.
Як в Worksection створити статут?
Спочатку створіть проєкт, придумайте для нього назву відповідно до цілей. За допомогою меню «Запросити в проєкт» запросіть користувачів, які допоможуть вам створити статут. Заповніть поля з інформацією про учасників проєкту: ім’я, прізвище, e‑mail, відділ.
Також ви можете запросити замовників, вибравши тип «Клієнт» при додаванні компанії.Тепер створюйте завдання, які відповідають 3 – 5 цілям вашого проєкту, згаданим у статуті. Вибирайте меню «Поставити нове завдання», додайте його докладний опис: до чого ви прагнете, які критерії успішності, чи є прив’язка до інших цілей.
Далі встановіть пріоритет завдання, призначте відповідального за виконання, вкажіть терміни і витрати.
Визначте коло підписників для кожного з завдань – когось вона стосується передусім, а когось навпаки мало цікавить. При необхідності прикріплюйте файли і встановлюйте мітки для відстеження виконання.
Щоб завершити створення завдання, натисніть «Створити завдання». Якщо потрібно розбити завдання на кілька підзавдань, ви можете одразу додати в режимі «Пакетного додавання завдань».
Коли знадобиться створити новий проєкт для іншого клієнта за цим же статутом, проєкт і завдання можна скопіювати цілком.Ви можете налаштовувати вигляд завдань в Worksection, сортувати їх за пріоритетністю, відповідальними особами, мітками тощо. Також зручно відстежувати, як просувається виконання завдань в цілому і яку частину з запланованого бюджету вже витрачено.
Підписники можуть залишати свої коментарі до завдання, прикріплювати файли і отримувати повідомлення на електронну пошту про інші коментарі.Приклад статуту проєкту
Обґрунтування
Навіщо ініційований проєкт, які можливості він відкриє для компанії?
Цілі і критерії їх виконання
- …
- …
- …
Короткий план
Які процеси будуть виконані?
Стейкхолдери
Замовник | ПІБ |
Спонсор | ПІБ |
Проєктний менеджер | ПІБ |
Учасники | ПІБ, ПІБ, ПІБ, … |
Ключові етапи
Означте важливі дати: час запуску і завершення проєкту, коли потрібен перехід на наступну стадію і здати замовнику звіт.
Бюджет
Внесіть основні витрати.
Обмеження, припущення, ризики і залежності
Обмеження | Які фактори можуть вплинути на проєкт? |
Припущення | Які ситуації виникнуть, які допоможуть вам досягти цілей? |
Ризики і залежності | Які основні ризики? До яких результатів можуть привести окремі процеси, чи повинні вони виконуватися послідовно? |
Підписи
ПІБ, | ПІБ, | ПІБ, |
Вердикт
Статут проєкту – це документ, який перераховує ключові цілі проєкту, визначає його учасників, вказує критерії успішності. Статут важливий для проєктного менеджера і команди, адже він закріплює їхні повноваження і засвідчує наявність необхідних ресурсів.
У документі розкриваються нові можливості та потенційні ризики, методологія, бюджет і терміни.
Важливо, щоб у статуті була обґрунтована цінність проєкту
для компанії в розрізі її довгострокових цілей.
Без складеного вчасно СП проєктний менеджер і учасники команди ризикують постійно боротися за коло їхнього впливу і фінансування. Також відсутність документа може призвести до розростання проєкту.