Для компаній, які працюють на “погодинці”, тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера Worksection їм вдалося значно підняти середній чек своїх послуг.
Плюси і мінуси тайм-трекера для задач
Почнемо з мінусів. Вірніше, з одного мінуса – адаптація команди до тайм-трекеру. Використання таймера для фіксації витраченого на задачу часу не всім командам дається легко і тут кілька причин:
- Тайм-трекер на початкових етапах сприймається командою як недовіра з боку керівництва або клієнта (а це не так).
- Співробітники забувають запускати таймер для задач. Але і це не проблема, оскільки використання таймера доходить до автоматизму з практикою, а якщо таймер не був запущений, завжди можна вказати фактичні витрати часу і грошей для задачі після її завершення.
Тепер давайте про хороше:
Чим корисний тайм-трекінг для задач
Дає чітке розуміння витрат за задачею. Якщо над задачею працює кілька співробітників, кожен з них фіксує свої витрати за допомогою таймера, також по закінченню сесії підсумовуються. Тобто, тайм-трекер (таймер) фіксує витрати часу для реалізації тієї чи іншої задачі.
Якщо у співробітника є фіксована погодинна ставка, він також може її вказати у вікно трекера. І це головна перевага для всіх учасників команди.
Окрім цього:
- Тайм-трекер дозволяє учаснику команди аргументувати більшу оплату праці, якщо фактичні витрати часу для задачі вийшли більше передбачуваних.
- Це головний аргумент для команди в тому випадку, якщо перехід до трекінгу часу проходить важко.
- Дозволяє формувати звітність. На основі даних тайм-трекера, бухгалтер компанії може по завершенню певного періоду завантажити звіт, в якому буде вказано витрачений час і оплата, якщо є погодинка, для кожного окремого співробітника.
- Прозорість робочого процесу для клієнта. Клієнт, який сплачує за годину роботи, хоче розуміти, на що і скільки було витрачено часу. Часто передбачувані витрати відрізняються від фактичних, а якщо це відображається в звіті — ваша компанія може аргументувати ціноутворення.
Як мотивувати співробітників перейти до трекінгу часу
Одна з ключових мотивацій – це приклад успішного використання трекінгу часу. Це може бути ваш особистий приклад або приклад інших компаній. Один із прикладів докладно описаний в нашому кейсі Postmen.
Призначте відповідального за адаптацію до тайм-трекеру
Виберіть одного зі співробітників, який буде допомагати команді з адаптацією. Він повинен відмінно розбиратися в використанні таймера. Його високий рівень особистої мотивації у використанні таймера буде служити мотивацією для інших учасників команди.
Крім того, якщо тайм-трекінг для команди на ранніх етапах використання незрозумілий і виникає багато питань – відповідальний допомагатиме з вирішенням цих питань. Також така людина буде контролювати, щоб учасники команди запускали таймер систематично і не забували його вмикати, коли приступають до роботи над задачею і вимикати, коли робота завершена.
Важливо таймер для однієї задачі можна запускати і відключати кілька разів. Кожна з сесій буде відображатися окремо у задачі.
Як вибрати сервіс тайм-трекінгу
Багато таск-менеджерів пропонують облік робочого часу для задач – як одну з ключових функцій. Вибираючи сервіс з функцією тайм-трекінгу, зверніть увагу на простоту і доступність його використання.
Важливо тайм-трекер повинен бути однаково простий у використанні як для IT-фахівця, так і для бухгалтера.
Ключовий показник простоти тайм-трекера – якщо він однаково зрозумілий у використанні для всієї команди, незалежно від досвіду використання таск-менеджерів з трекінгом часу в минулому.
Зручно, якщо таймер доступний в сервісі в декількох місцях. Так ймовірність забути запустити таймер зводиться до мінімуму.
Розглянемо на прикладі Worksection опцію Таймер
Таймер для задачі можна запустити, не відкриваючи саму задачу, а просто навівши курсор на неї в загальному списку задач і натиснувши кнопку “Запустити таймер”:
![](/images/upload/timer_play_UKR_DEF.@x1.gif)
Таймер можна запустити в самій задачі, також натиснувши “Запустити таймер”:
![](/images/upload/in_task_timer_UKR_DEF.@x1.gif)
Таймер можна запустити через “Мої завдання”, вибравши зі списку потрібну і натиснувши “Запустити таймер”:
![](/images/upload/my_menu_task_UKR_DEF.@x1.gif)
Кілька точок доступу до таймера дозволяють швидко адаптуватися до нової функції. Зупинити таймер також можна будь-яким з перерахованих вище способів або ж натиснувши “Зупинити і Зберегти” – іконку у вигляді паузи, в правому верхньому кутку з Головної сторінки робочого акаунту.
![](/images/upload/04._Tay_mer_UKR.@x1.png)
Вікно коментаря в таймері
Є далеко не у всіх системах управління проектами, але використовуючи тайм-трекер в Worksection, кожен із співробітників може додати коментар до таймеру.
![](/images/upload/def_ua.@x1_1.gif)
Переглядаючи звіт за таймером, бухгалтер, клієнт або керівник компанії будуть бачити опис до затреканного часу.
Наприклад якщо для задачі було витрачено більше запланованого часу, співробітник може написати причину у вікно коментаря.
Облік робочого часу в команді – це аргументована оплата праці, детальний звіт і розуміння робочих процесів для клієнта.
Корисно в Worksection:
Крім перерахованих вище способів запуску, таймер також можна запустити подвійним кліком або за допомогою комбінації Alt‑S.
Як протестувати тайм-трекінг для команди
В акаунті Worksection можна протестувати весь функціонал таск-менеджера, в тому числі і опцію Таймер, безкоштовно протягом 14 днів.
Зробіть це прямо зараз, зареєструвавши акаунт в два кліка. Запропонуйте команді протестувати тайм-трекінг, поясніть доцільність нової опції і просто скиньте посилання на цю статтю.