17 травня 2021   •   Алiна Кривенець   •   7 min read

Навіщо фіксувати час Переваги тайм-трекінгу

Для компаній, які працюють на «погодинці», тайм-трекер — ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт — агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера Worksection їм вдалося значно підняти середній чек своїх послуг.


Плюси і мінуси тайм-трекера для задач

Почнемо з мінусів. Вірніше, з одного мінуса — адаптація команди до тайм-трекеру. Використання таймера для фіксації витраченого на задачу часу не всім командам дається легко і тут кілька причин:

  • Тайм-трекер на початкових етапах сприймається командою як недовіра з боку керівництва або клієнта (а це не так).
  • Співробітники забувають запускати таймер для задач. Але і це не проблема, оскільки використання таймера доходить до автоматизму з практикою, а якщо таймер не був запущений, завжди можна вказати фактичні витрати часу і грошей для задачі після її завершення.

Тепер давайте про хороше:


Чим корисний тайм-трекінг для задач

Дає чітке розуміння витрат за задачею. Якщо над задачею працює кілька співробітників, кожен з них фіксує свої витрати за допомогою таймера, також по закінченню сесії підсумовуються. Тобто, тайм-трекер (таймер) фіксує витрати часу для реалізації тієї чи іншої задачі.

Якщо у співробітника є фіксована погодинна ставка, він також може її вказати у вікно трекера. І це головна перевага для всіх учасників команди.

Окрім цього:


  • Тайм-трекер дозволяє учаснику команди аргументувати більшу оплату праці, якщо фактичні витрати часу для задачі вийшли більше передбачуваних.
  • Це головний аргумент для команди в тому випадку, якщо перехід до трекінгу часу проходить важко.
  • Дозволяє формувати звітність. На основі даних тайм-трекера, бухгалтер компанії може по завершенню певного періоду завантажити звіт, в якому буде вказано витрачений час і оплата, якщо є погодинка, для кожного окремого співробітника.
  • Прозорість робочого процесу для клієнта. Клієнт, який сплачує за годину роботи, хоче розуміти, на що і скільки було витрачено часу. Часто передбачувані витрати відрізняються від фактичних, а якщо це відображається в звіті — ваша компанія може аргументувати ціноутворення.

Як мотивувати співробітників перейти до трекінгу часу

Одна з ключових мотивацій — це приклад успішного використання трекінгу часу. Це може бути ваш особистий приклад або приклад інших компаній. Один із прикладів докладно описаний в нашому кейсі Postmen.

Призначте відповідального за адаптацію до тайм-трекеру

Виберіть одного зі співробітників, який буде допомагати команді з адаптацією. Він повинен відмінно розбиратися в використанні таймера. Його високий рівень особистої мотивації у використанні таймера буде служити мотивацією для інших учасників команди.

Крім того, якщо тайм-трекінг для команди на ранніх етапах використання незрозумілий і виникає багато питань — відповідальний допомагатиме з вирішенням цих питань. Також така людина буде контролювати, щоб учасники команди запускали таймер систематично і не забували його вмикати, коли приступають до роботи над задачею і вимикати, коли робота завершена.

Важливо таймер для однієї задачі можна запускати і відключати кілька разів. Кожна з сесій буде відображатися окремо у задачі.


Як вибрати сервіс тайм-трекінгу

Багато таск-менеджерів пропонують облік робочого часу для задач — як одну з ключових функцій. Вибираючи сервіс з функцією тайм-трекінгу, зверніть увагу на простоту і доступність його використання.

Важливо тайм-трекер повинен бути однаково простий у використанні як для IT-фахівця, так і для бухгалтера.

Ключовий показник простоти тайм-трекера — якщо він однаково зрозумілий у використанні для всієї команди, незалежно від досвіду використання таск-менеджерів з трекінгом часу в минулому.

Зручно, якщо таймер доступний в сервісі в декількох місцях. Так ймовірність забути запустити таймер зводиться до мінімуму.


Розглянемо на прикладі Worksection опцію Таймер

Таймер для задачі можна запустити, не відкриваючи саму задачу, а просто навівши курсор на неї в загальному списку задач і натиснувши кнопку «Запустити таймер»:



Таймер можна запустити в самій задачі, також натиснувши «Запустити таймер»:



Таймер можна запустити через «Мої завдання», вибравши зі списку потрібну і натиснувши «Запустити таймер»:



Кілька точок доступу до таймера дозволяють швидко адаптуватися до нової функції. Зупинити таймер також можна будь-яким з перерахованих вище способів або ж натиснувши «Зупинити і Зберегти» — іконку у вигляді паузи, в правому верхньому кутку з Головної сторінки робочого акаунту.



Вікно коментаря в таймері

Є далеко не у всіх системах управління проектами, але використовуючи тайм-трекер в Worksection, кожен із співробітників може додати коментар до таймеру.


Переглядаючи звіт за таймером, бухгалтер, клієнт або керівник компанії будуть бачити опис до затреканного часу.

Наприклад якщо для задачі було витрачено більше запланованого часу, співробітник може написати причину у вікно коментаря.

Наявність цієї опції робить звіт більш інформативним для компанії, а також зрозумілим для клієнта, який оплачує «погодинку».
Облік робочого часу в команді — це аргументована оплата праці, детальний звіт і розуміння робочих процесів для клієнта.


Корисно в Worksection:

Крім перерахованих вище способів запуску, таймер також можна запустити подвійним кліком або за допомогою комбінації Alt-S.

Як протестувати тайм-трекінг для команди

В акаунті Worksection можна протестувати весь функціонал таск-менеджера, в тому числі і опцію Таймер, безкоштовно протягом 14 днів.

Зробіть це прямо зараз, зареєструвавши акаунт в два кліка. Запропонуйте команді протестувати тайм-трекінг, поясніть доцільність нової опції і просто скиньте посилання на цю статтю.

esc
Поділитись у
или
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Якщо проектний менеджмент – це методологія, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – це методи, завдяки яким досягаються цілі за проектами і задачами. Якщо говорити простіше: управління проектами є основою...
13 травня 2021   •   12 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через