Las tareas dispersas en chats y tableros dificultan el control de la ejecución del proyecto. La dirección tiene que gastar la mayor parte de su tiempo sincronizando al equipo para averiguar el estado actual de las tareas. Como resultado, la agenda del equipo está sobrecargada de tareas diarias, y cada vez queda menos tiempo para trabajar de manera enfocada en las tareas.
Kanban resuelve este problema. Todas las tareas se recogen en un solo lugar, y su estado actual y los asignados son visibles. El gerente ve el panorama general, y el equipo entiende sus tareas prioritarias.
¿Qué es Kanban?
Kanban es una forma sencilla de organizar tareas por estado. Las tareas se muestran como tarjetas que se mueven entre columnas según el flujo de trabajo.
Por ejemplo, un equipo de marketing trabaja con docenas de tareas todos los días: programar publicaciones, aprobar envíos, preparar visuales, hacer ediciones. Algunas tareas están en progreso, otras están esperando aprobación o confirmación del cliente.
Kanban te ayuda a evaluar visualmente en qué etapa se encuentra cada tarea, quién es responsable de ella y dónde ocurrió el retraso. Esto te permite ver la carga de trabajo actual del equipo y hacer un seguimiento del trabajo diario sin microgestión.
Componentes clave de Kanban:
- Columnas de estado. Cada columna en el tablero de Kanban corresponde a una etapa específica de la finalización de las tareas. Por ejemplo, “Planificado,” “En progreso,” “Hecho.”
- Tarjetas de tarea. Las tareas en Kanban se representan como tarjetas que contienen información básica sobre la tarea.
- Prioridades y partes responsables. Las tarjetas de tarea tienen una prioridad definida y una persona responsable por el resultado.
Kanban Worksection
Kanban Worksection se puede adaptar fácilmente a cualquier tipo de proyecto, estilo de trabajo en equipo o proceso personal. Lista de funcionalidades que proporciona la herramienta en Worksection:
Kanban de Proyecto
Muestra todas las tareas dentro de un proyecto específico por estado: lo que está actualmente en progreso, lo que está siendo revisado y lo que ya se ha completado. Este formato es conveniente para evaluar rápidamente el estado de un proyecto.
Kanban de Proyecto
Funciona bajo el mismo principio, pero a nivel de todos los proyectos en tu cuenta de Worksection. Esto es útil si creas un proyecto separado para cada cliente. De esta forma, puedes ver en qué etapa se encuentran los proyectos de los clientes y planificar tu carga de trabajo en consecuencia.
¡Importante! La función de Kanban de proyecto está disponible en planes Premium y superiores.
Kanban por personas
Muestra el número de tareas para cada empleado por separado. Te ayuda a evaluar la carga de trabajo y a entender quién está cumpliendo con los plazos y quién necesita ayuda.
Kanban por días
Vista personal de tareas para cada empleado. Muestra todas las tareas según su fecha límite. Ayuda a los miembros del equipo a planificar su trabajo y centrarse en sus prioridades.
Estados y etiquetas personalizados
En Worksection, puedes crear tus propios estados y etiquetas que se ajusten a tu proceso.Por ejemplo, “Esperando al cliente,” “Listo para publicación,” o “Comentarios finales.”
Automatización
En Worksection, puedes automatizar tu trabajo con tareas en el tablero Kanban para ahorrar tiempo.
- Asignar a una persona responsable del estado. Esto es útil para tareas donde un especialista o equipo separado es responsable de cada etapa.
- Establecer una fecha límite para un estado específico. Por ejemplo, cuando una tarea pasa al estado de “Aprobación,” se le asignan automáticamente 3 días para completarla.
- Cambio automático de estado después de la finalización de la etapa. Por ejemplo, cuando una tarea se completa en la etapa de “Escritura de código,” automáticamente recibirá el estado de “Pruebas.”
Filtros
Los filtros te permiten encontrar rápidamente las tareas que necesitas por etiquetas, asignados o fechas límite. Esto es especialmente útil para equipos con un gran volumen de tareas.
El impacto de Kanban en un proyecto
Kanban ayuda a resolver problemas organizacionales en los negocios, incluyendo:Complejidad del control del proceso
Problema
Los gerentes tienen que verificar constantemente el estado de las tareas en chats o aumentar el número de reuniones para coordinar al equipo. Esto reduce la eficiencia del proceso, distrae la atención y ralentiza la ejecución del proyecto.Solución
Kanban Worksection visualiza todas las tareas por estado. Esto le da a los gerentes una visión general del proyecto, minimizando la necesidad de que el equipo gaste tiempo en coordinaciones constantes.Caos en la organización de tareas
Problema
Las tareas se pierden después de discusiones en mensajeros o durante reuniones. No hay una persona designada responsable del resultado, lo que complica la rendición de cuentas.Solución
Kanban te permite registrar todas las tareas en el sistema: con personas responsables, fechas límite y archivos. Toda la información se almacena en un solo lugar y es accesible para todos los participantes.Optimización de la carga de trabajo del equipo
Problema
El gerente no puede ver quién en el equipo está sobrecargado y quién todavía tiene tiempo libre. Como resultado, los recursos se utilizan ineficientemente y existe el riesgo de agotamiento del equipo.Solución
El Kanban basado en personas de Worksection agrupa las tareas no por estado, sino por asignado. Esto permite evaluar rápidamente la carga de trabajo de cada persona y equilibrar la carga.Pros y contras de Kanban
Kanban es muy adecuado para el seguimiento de tareas diarias. Es fácil de usar gracias a su interfaz sencilla y naturaleza visual. Sin embargo, la herramienta también tiene sus limitaciones, que son importantes de considerar antes de la implementación.
Pros de Kanban
- Facilidad de uso
Kanban es una herramienta intuitiva. Esto facilita su uso incluso para especialistas no técnicos. - Comodidad para el trabajo diario
La herramienta es efectiva para trabajar con procesos repetitivos. Kanban permite seguir el estado de las tareas en tiempo real. - Visualización de retrasos en el proceso
Kanban permite responder rápidamente a retrasos y sobrecargas. Si una tarea se queda estancada en una etapa determinada, es inmediatamente visible. - Flexibilidad y personalización
Puedes cambiar los nombres de las etapas, agregar etiquetas y prioridades, y ver las tareas en un formato que te resulte conveniente.
Contras de Kanban
- Menos efectivo con un gran número de tareas
Si hay demasiadas tareas, el tablero pierde su claridad. Sin una estructura y filtros, la navegación se vuelve difícil. - No adecuado para la planificación a largo plazo
La herramienta no muestra cuánto tiempo llevará un proyecto o cómo se conectan las etapas en el tiempo.
Kanban Worksection VS Trello
También hemos preparado una comparación de Worksection y Trello Kanban. Esto te ayudará a elegir la plataforma que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo.
Entonces, Trello es conveniente para equipos pequeños que realizan tareas simples sin estructuras de proyecto complejas. La falta de descomposición de tareas, el sistema de rendición de cuentas limitado y la complejidad de la gestión de recursos reducen la efectividad de la herramienta para flujos de trabajo complejos.
Worksection es adecuado para equipos que necesitan más que un kanban, sino un sistema de gestión de proyectos completo. Con Worksection, obtienes una representación visual de las tareas, detalles por asignados y días, seguimiento del tiempo y la capacidad de escalar proyectos y mantener el control.
¿Para quién es adecuado Kanban Worksection?
Kanban en Worksection es una herramienta universal para organizar tareas actuales. Tiene una amplia gama de aplicaciones, lo que lo hace adecuado para equipos de diferentes tamaños y perfiles.
Kanban es bueno para:
Kanban en Worksection es ideal para equipos que quieren ver el panorama completo de la ejecución de tareas. La herramienta es especialmente efectiva para agencias y empresas de servicios con procesos repetitivos.
Kanban también ayuda a los gerentes que necesitan ver el progreso del proyecto en tiempo real. Kanban Worksection reduce la necesidad de reuniones y aclaraciones constantes. Los estados se actualizan en tiempo real, y los gerentes siempre están al tanto del progreso del trabajo.
Kanban no es bueno para:
Al mismo tiempo, Kanban es menos conveniente para equipos que trabajan en proyectos a largo plazo con etapas interdependientes. Si es importante ver la secuencia de tareas a lo largo del tiempo y planificar recursos con varios meses de anticipación, es mejor utilizar un gráfico de Gantt.
En Worksection, puedes alternar entre mostrar tareas en un tablero Kanban y un gráfico de Gantt. Esto te permite elegir el formato que mejor se adapte a las especificidades de tu proyecto o tipo de tarea actual.
Worksection — más que solo Kanban
Worksection combina el formato del tablero Kanban con un sistema de gestión de proyectos completo. Por eso, el servicio es perfecto para la gestión de tareas, el trabajo en equipo, la comunicación con los clientes y la gestión de contratistas.
Soporte para trabajo por horas
Worksection tiene todo lo que necesitan los equipos de servicio: un temporizador, entrada manual de tiempo, informes de tareas y proyectos. Puedes ver quién ha trabajado cuánto y si coincide con el plan. Esto te permite controlar la carga de trabajo y el presupuesto.
Comunicación dentro de las tareas
Comentarios, menciones de colegas, archivos adjuntos — todo queda dentro de la tarea. Nada se pierde en chats o correos electrónicos. Worksection guarda el historial de la discusión para la comodidad de todos los participantes en el proceso.
Administrador de tareas conveniente
Las tareas se pueden desglosar en subtareas, con descripciones, listas de verificación, archivos, fechas límite, asignados y etiquetas agregadas. Esta estructura te ayuda a trabajar en grandes proyectos, evitar perder tareas importantes y ver el progreso general de cada etapa.
Configuraciones de acceso
Puedes invitar a contratistas externos a trabajar y mostrarles solo las tareas que les conciernen. Esto es conveniente para agencias de servicios para involucrar a clientes y empresas que trabajan con freelancers en un proyecto.
Soporte rápido
El equipo de Worksection está disponible en cada etapa: desde el inicio del trabajo hasta la configuración completa. Siempre puedes hacer una pregunta y obtener una respuesta de especialistas que conocen el producto y entienden las especificidades de tus procesos.