Desarrollar software, proporcionar servicios a los consumidores finales, o operar en el sector B2B – las empresas de cualquier industria alcanzan una etapa de crecimiento donde la cantidad de tareas excede lo que se puede gestionar de manera realista. Este es un signo de progreso empresarial. Para abordar este desafío, examinaremos el CPM, el Método del Camino Crítico, de las metodologías clásicas. Es un algoritmo de acciones y etapas diseñado para resolver problemas organizativos para directores que gestionan muchas tareas.
Por ejemplo, Michael es el gerente de un servicio de catering en la capital. Ama su trabajo y conoce todos los entresijos. Sin embargo, no ha tomado vacaciones en dos años. Recientemente, su empresa ganó una licitación para 500,000 comidas para los atletas del equipo olímpico. Necesita supervisar el cronograma de entregas de comidas, coordinar el suministro de batidos de proteínas, y programar turnos del personal de servicio. Además, hay otras tareas: organizar la limpieza de oficinas, realizar entrevistas, ordenar recipientes desechables para alimentos. Debido a tal carga de trabajo, se han perdido pedidos importantes de clientes privados varias veces.
D¿Te suena familiar? ¿Qué deberían hacer Michael y otros gerentes con historias similares?
Pueden comenzar simple: aplicando el Método del Camino Crítico.
¿Qué es el CPM?
Se crean soluciones brillantes para abordar problemas específicos. En 1957, cuando la empresa estadounidense DuPont enfrentó problemas con la reconstrucción y el lanzamiento de plantas químicas, el término “CPM” no existía. Los gerentes de la empresa tenían una tarea simple: tranzitar a un nuevo estándar de producción de la manera más indolora posible.
Lo resolvieron con los recursos humanos, financieros y de tiempo disponibles, sentando así las bases para el Método del Camino Crítico (CPM).
Con el tiempo, el CPM evolucionó de un conjunto de principios teóricos secos a un método práctico bien desarrollado. Vale la pena aplicarlo para que gerentes y directores controlen plazos, analicen y gestionen proyectos.
¿Qué es el Método del Camino Crítico en la Gestión de Tiempo de Proyectos?
El Método del Camino Crítico en la gestión de tiempo de proyectos (CPM) es un sistema de gestión de procesos paso a paso para proyectos individuales y negocios enteros. Al definir todas las acciones en el camino crítico, se pueden estimar adecuadamente los costos futuros, y los plazos del proyecto pueden ser pronosticados.
¿Por qué no va de vacaciones el gerente Michael? Porque a medida que el servicio de catering crece, el número de tareas tácticas y estratégicas ha aumentado proporcionalmente. Una sola persona puede gestionar con un planificador diario y dos pueden gestionar con una pizarra y notas adhesivas. Michael necesita supervisar la interconexión entre cientos de tareas a diario para una docena de empleados. Michael implementa el Método del Camino Crítico en la empresa.
Por ejemplo, el gerente regional Dwight necesita ganar una licitación de catering para una conferencia internacional de TI en 2017. Dado que el tiempo es uno de los recursos más valiosos, descompone el tiempo restante antes de la fecha límite de la licitación (21 días) en cinco segmentos, cada uno asignado a una tarea específica. Cuanto más grande sea la tarea, más tiempo se le asigna.
Dwight descompone la preparación del proyecto en cinco tareas:
- Estudio detallado de las condiciones de la licitación – 2 días
- Identificar los recursos necesarios para cumplir con las condiciones – 1 día
- Comparar los recursos de catering con los requisitos de la licitación – 3 días
- Completar los elementos de la lista de verificación de la licitación – 13 días
- Enviar la solicitud de licitación – 2 días
Dwight calcula el tiempo necesario, informa a Michael y asigna tareas entre colegas para acortar los plazos. Como resultado, el servicio de catering gana la licitación, y Dwight recibe un sustancial bono salarial. ¡No más presentaciones de última hora ni turnos nocturnos!
¿Qué es el Camino Crítico en el Análisis de Gestión de Proyectos?
Si el Método del Camino Crítico es un sistema de gestión y planificación, el camino crítico es la cadena más larga de tareas en este sistema. Todas las tareas en este camino son críticamente importantes y no pueden ser aplazadas, retrasadas ni olvidadas sin arriesgar el proyecto.
Veamos cómo funciona esto en la realidad y cómo puede ser representado en un diagrama de Gantt en Worksection.
Michael ordenó una página de aterrizaje para el servicio de catering con un atractivo texto de ventas, animaciones, videos y una galería de fotos para aumentar las ventas. La tarea es compleja y debe hacerse “ayer.”
Afelizmente, su conocido, el programador Ryan, sabe sobre el camino de renderizado crítico – el conjunto de acciones, recursos y cálculos mínimamente necesarios para comenzar a renderizar la página.
En el requerimiento técnico, se especifican los siguientes bloques para la página de aterrizaje ideal:
- Encabezado (logo, título, subtítulo) – esencial para la claridad
- Bloque de Llamado à la Acción – crítico para las ventas
- Carrusel – mostrando nuevos platos
- Bloques de texto – para ofertas estacionales y descripciones
- Galería – puede añadirse más tarde
- Temporizador – para descuentos u ofertas futuras
- Tarifas – importante para la fijación de precios
- Mapa – se añadirá después de mudarse a una nueva oficina
- Pie de página – mostrando asociaciones y confianza
Con base en esto, Ryan construye un esquema de prioridad de lo más a lo menos importante:
- Encabezado
- Carousel
- Tarifas
- Bloque CTA
- Pie de página
- Bloques de texto
- Galería
- Mapa
- Temporizador
Calculando el Camino Crítico en la Gestión de Proyectos
En 1997, cuando Steve Jobs fue invitado a regresar a Apple, la empresa estaba luchando. La legendaria compañía iba de una oportunidad a otra, anunciando, lanzando y simultáneamente congelando docenas de nuevos productos. Cada departamento gestión de plazos de productos de manera independiente. No es de extrañar que los plazos para las modificaciones del producto se incumplieran constantemente.
Steve era un genio pero no omnipotente. Trajo personas clave, pero una persona no puede estar en todas partes à la vez.
Era hora de calcular el camino crítico. Jobs podría haber utilizado un método personalizado para mostrar gráficamente el camino crítico. Presentémoslo de esta manera:
Nombre de la Tarea | Código de la Tarea | Días | Entrada | Salida |
Derribar la junta | A | 14 | — | B |
Introducir nuevos miembros en la junta | B | 12 | A | C |
Remover a Gil Amelio como CEO | C | 2 | B | D |
Elegir a Steve Jobs como CEO | D | 1 | C | E |
Escribir un nuevo eslogan para Apple | E | 15 | D | F |
Ordenar una nueva campaña publicitaria de TBWA\Chiat\Day | F | 5 | E | G |
Diagnosticar la rentabilidad de los proyectos existentes | G | 18 | D | H, I, J |
Terminar proyectos no rentables: Newton, Cyberdog, Opendoc | H | 13 | G | K |
Negarse a renovar licencias de software | I | 6 | G | K |
Analizar el mercado de PC | J | 19 | G | K |
Definir conceptos de productos futuros | K | 4 | H, I, J | L |
Trabajar en la denominación de nuevos dispositivos | L | 4 | K | M, N |
Formar equipo para Power Macintosh G3 y Powerbook G3 | M | 3 | L | O |
Formar equipo para iMac y iBook | N | 3 | L | O |
Crear un concepto de presentación | O | 9 | M, N | P |
Elegir lugar y equipo técnico | P | 8 | O | Q |
Escribir comunicados de prensa para los principales medios | Q | 2 | P | — |
Luego se creó un esquema que se asemejaba a un mapa mental y se envió a los empleados clave.
Jobs aseguró la línea de tiempo del proyecto para la “Resurrección de Apple.” La mejor prueba fue el éxito del iMac G3 y la apertura de las primeras Apple Stores.
El camino crítico calculado se puede representar convenientemente como un diagrama.
Para construir tal diagrama, sigue esta lista de verificación:
- Identificar tareas.
- Secuenciar tareas utilizando una tabla.
- Visualizar utilizando un diagrama similar al de arriba.
- Estimar el tiempo para cada tarea.
- Actualizar el diagrama según sea necesario.
Ventajas y Desventajas del CPM
Usar el CPM sin reflexión no ayudará a alcanzar los objetivos. Como muchos métodos, es una herramienta poderosa para las metas de la empresa.Ventajas:
1 Identifica tareas clave y su impacto.
2 Optimiza la gestión del tiempo.
3 Permite una respuesta rápida a los cambios.
4 Compara resultados planificados vs. reales.
5 Muestra dependencias claras.
6 Se enfoca en tareas críticas y resultados.
Desventajas:
1 Aumenta el tiempo de creación de productos debido a las reservas de tiempo.
2 Las tareas a menudo consumen todo el tiempo asignado (Ley de Parkinson).
3 Terminar una tarea temprano no siempre significa terminar el proyecto antes.
4 Difícil de usar para tareas creativas con muchas variables.
5 Difícil de aplicar en proyectos de alto riesgo.
Principios del CPM
- Visualidad: Eficaz con diagramas, gráficos, infografías y esquemas. Herramientas como Worksection simplifican esto.
- Temporal: El tiempo define los plazos y las dependencias de tareas y proyectos.
- Predecibilidad: Ayuda a pronosticar el tiempo necesario.
- Prioridad: Determina la importancia de la tarea.
Pasos para gestionar los plazos de proyectos
- Especificar tareas.
- Determinar dependencias.
- Visualizar.
- Predecir tiempos de finalización.
- Identificar caminos críticos.
- Actualizar el esquema regularmente.