La fal ta de com pren sión de los pla zos del proyec to, retra sos con stantes, difi cul tad para coor di nar pro ce sos con los con tratis tas. El pre supuesto está cre cien do y el resul ta do se pospone con stan te mente. Esta es la real i dad de muchos proyec tos donde no hay una her ramien ta para coor di nar y plan i ficar procesos.
El grá fi co de Gantt te per mite visu alizar todas las tar eas en una línea de tiem po común. Esto le da al ger ente la capaci dad de ver cómo están conec tadas las eta pas, enten der la car ga de tra ba jo del equipo y tomar deci siones ráp i das según las circunstancias.
¿Qué es un grá fi co de Gantt?
Imag i na que estás dis eñan do una casa. Todos los pro ce sos de con struc ción tienen su propia secuen cia. Primero, nece si tas preparar el sitio, luego vert er los cimien tos, con stru ir las pare des, insta lar el techo y realizar las comu ni ca ciones. Si hay un retra so en algún lugar, todo el crono gra ma se desplaza.
El grá fi co de Gantt es una her ramien ta que for ma la lóg i ca de tales flu jos de tra ba jo visual mente. Cada eta pa está mar ca da con un seg men to en la línea de tiem po, que están inter conec ta dos por dependencias.
Com po nentes clave de un grá fi co de Gantt
- Fechas límite y duración. Cada tarea tiene un ini cio y un final definidos. Puedes ver la duración de cada tarea, cómo se inter sectan entre sí y cuán do debe finalizar el proyecto.
- Depen den cias entre tar eas. En un grá fi co de Gantt, puedes estable cer una secuen cia lóg i ca de pasos y vin cu lar los.
Por ejem p lo, solo puedes comen zar la tarea “Vert er los cimien tos” después de que se com plete la tarea “Preparación del sitio”. - Respon s able. Cada tarea se asigna a un eje cu tor especí fi co. Esto per mite al ger ente ver en tiem po real quién está tra ba jan do en qué y elim i nar ráp i da mente posi bles prob le mas durante la ejecución.
Grá fi co de Gantt de Worksection
Grá fi co de Gantt en Work sec tion es una de las for mas integradas de mostrar tar eas. Esto sig nifi ca que la her ramien ta está lista para usar sin con fig u ra ciones o inte gra ciones adi cionales. Para comen zar a usar la, solo nece si tas llenar el proyec to con tar eas y cam biar al modo de visu al ización apropiado.
Grá fi co de Gantt en Worksection
El grá fi co de Gantt de Work sec tion tam bién es inter ac ti vo. Mueve los seg men tos de tarea, establece depen den cias entre ellos y ajus ta la duración total del proyec to, todo en un solo lugar.
Car ac terís ti cas del grá fi co de Gantt en Worksection
- Edi tar tar eas direc ta mente des de la línea de tiem po en tiem po real;
- Estable cer depen den cias entre tareas;
- Estable cer fil tros para mostrar solo la infor ma ción que necesitas;
- Expor tar un grá fi co para informes o presentaciones;
- Cam biar entre ver un solo proyec to o toda la activi dad de la cuenta.
Tam bién puedes con tro lar la car ga de tra ba jo a través de la “Por per sona” vista. El sis tema mues tra automáti ca mente cuán tas tar eas están asig nadas a cada miem bro del equipo. Esto ayu da a evi tar la sobre car ga de indi vid u os y dis tribuir las tar eas de man era uniforme.
El impacto de un grá fi co de Gantt en un proyecto
Los equipos enfrentan desafíos típi cos de gestión que se pueden evi tar imple men tan do un grá fi co de Gantt. Entre ellos:
Fal ta de una visión gen er al del proyecto
Prob le ma
Los par tic i pantes del proyec to solo cono cen sus tar eas. El ger ente no ve qué está retrasa do y el equipo no entiende cómo todo está conectado.Solu ción
El grá fi co de Gantt mues tra todas las tar eas en una sola línea de tiem po. Puedes ver las fechas límite, las per sonas a car go y las eta pas. Esto sin croniza al equipo y les per mite iden ti ficar ráp i da mente las áreas problemáticas.
Un retra so en una eta pa afec ta todo el proyecto
Prob le ma
Una tarea retrasa da afec ta a todas las sigu ientes. Como resul ta do, los equipos pueden verse oblig a dos a estar inac tivos y las empre sas pueden perder dinero.Solu ción
Las depen den cias entre tar eas en el dia gra ma mues tran cómo un retra so afec ta a otras eta pas. Ves el plan por eta pas y con tro las la eje cu ción real.
Inca paci dad para pre de cir con pre cisión la duración del proyecto
Prob le ma
Sin una estruc tura clara, no puedes esti mar cuán to tiem po tomará un proyec to y cuán do se com ple tará. Esto difi cul ta plan i ficar tu car ga de tra ba jo y lan zar nuevos proyectos.Solu ción
Una línea de tiem po del grá fi co de Gantt te ayu da a estable cer fechas límite para cada eta pa. Ves un plan claro y puedes ras trear qué tan bien está el equipo en el cumplim ien to del mismo.
Car ga de tra ba jo desigual del equipo durante el proyecto
Prob le ma
Algunos miem bros del equipo están sobre car ga dos, mien tras que otros tienen reser vas de tiem po que no se uti lizan. Esto lle va al ago tamien to y a pér di das en el presupuesto.
Solu ción
La fun ción del grá fi co de Gantt en la sec ción Por Per sonas del Espa cio de Tra ba jo mues tra cuán tas tar eas tiene cada miem bro del equipo. Esto te per mite equi li brar la car ga de tra ba jo y man ten er la pro duc tivi dad del equipo.
Ven ta jas y desven ta jas del grá fi co de Gantt
Un grá fi co de Gantt es una for ma con ve niente de ver el pro gre so de un proyec to. La her ramien ta ayu da a plan i ficar mejor las tar eas, dis tribuir la car ga de tra ba jo y con tro lar las fechas límite. Pero antes de una imple mentación com ple ta, vale la pena con sid er ar tan to las ven ta jas como las limitaciones.
Ven ta jas del grá fi co de Gantt
- Un panora ma com ple to del proyec to
El grá fi co mues tra todas las tar eas en una línea de tiem po, des de el ini cio has ta el final. Esto es útil para equipos que tra ba jan en proyec tos con múlti ples eta pas y pro ce sos paralelos. - Vis i bil i dad de las depen den cias entre tar eas
Puedes ver qué tar eas están rela cionadas entre sí. Si algo se retrasa, puedes iden ti ficar ráp i da mente los blo queadores y cam biar el plan. - Plan i fi cación de la car ga de tra ba jo
En Work sec tion, puedes ver el grá fi co por per sona. Esto te per mite ver cuán to tra ba ja cada uno y dis tribuir las tar eas uni forme mente entre el equipo. - Un plan claro para todo el equipo
Todos pueden ver las tar eas, las fechas límite y quién es respon s able. Esto ayu da a evi tar el ago tamien to del equipo y uti lizar el tiem po de los emplea d os de man era más eficiente.
Desven ta jas del grá fi co de Gantt
- Difi cul tad para con fig u rar
Si usas la her ramien ta sin autom a ti zación, ten drás que crear el grá fi co manualmente. - Puede no ser útil para proyec tos sen cil los
Si estás ges tio nan do un pequeño proyec to con algu nas tar eas sin depen den cias com ple jas, es mejor orga ni zar las tar eas en una lista o en un tablero kanban.
Com para ción del grá fi co de Gantt de Work sec tion con competidores
Aparte de Work sec tion, hay muchos anál o gos de sis temas de gestión de proyec tos con grá fi cos de Gantt. Hemos com para do tres solu ciones pop u lares — Work sec tion, Trel lo y GanttPRO, para mostrar las car ac terís ti cas de cada plataforma.
Así que, Trel lo pro por ciona acce so al grá fi co solo a través de plu g ins de ter ceros, lo que crea com ple ji dades adi cionales y limi ta la fun cional i dad. GanttPRO es un sis tema espe cial iza do, pero ten drás que pagar mucho más para usar lo. En prome dio, una suscrip ción a GanttPRO cues ta el doble que Worksection.
Work sec tion ofrece un grá fi co de Gantt incor po ra do sin necesi dad de per son al ización o plu g ins adi cionales. Obtienes ple na fun cional i dad: enlaces entre tar eas, actu al iza ciones en tiem po real, fil tros, vis tas de la car ga de tra ba jo del equipo.
¿Para quién es el grá fi co de Gantt de Worksection?
El grá fi co de Gantt es ade cua do para proyec tos donde las tar eas están en un cier to orden y depen den unas de otras. La her ramien ta mues tra todo el plan de tra ba jo, lo que te per mite con tro lar la secuen cia y dis tribuir la car ga de trabajo.
El grá fi co de Gantt es bueno para:
El grá fi co de Gantt es ade cua do para tipos de nego cio donde las tar eas son mutu a mente depen di entes y hay necesi dad de sin cronizar pro ce sos constantemente:
- Con struc ción—plan i fi cación de tra ba jos, eta pas, contratistas.
- Arqui tec tura y dis eño—coor di nación de solu ciones téc ni cas, crono gra ma de etapas.
- Pro duc ción—con trol de pro ce sos des de el desar rol lo del dis eño has ta la entrega.
El grá fi co de Gantt no es bueno para:
El grá fi co de Gantt no es ade cua do para proyec tos con tar eas repet i ti vas, donde la base de la gestión es con tro lar el esta do de las tar eas. Para tal requer im ien to, la mejor elec ción es tra ba jar con un tablero kan ban. La her ramien ta per mite mover ráp i da mente las tar eas entre esta dos y man ten er el enfoque en el pro gre so actual.
Work sec tion es más que un grá fi co de Gantt
Work sec tion es un ser vi cio de gestión de proyec tos que ayu da a orga ni zar el tra ba jo en equipo y mon i tore ar el pro gre so del proyec to en todas las eta pas. No solo obtienes un grá fi co de Gantt, sino un con jun to com ple to de her ramien tas para un tra ba jo diario efectivo.
Gestión del tiem po y los recursos
Work sec tion te per mite ras trear el tiem po ded i ca do a cada tarea y com para r lo con la can ti dad plan i fi ca da. Puedes ver cuán to tiem po gas ta cada miem bro del equipo, qué tar eas con sumen más recur sos y si el equipo está en la direc ción cor rec ta. Este enfoque es espe cial mente útil para empre sas de ser vi cios y equipos que tra ba jan en base horaria.
Difer entes for matos para mostrar tareas
Work sec tion admite var ios for matos de visu al ización de tar eas: grá fi co de Gantt, Kan ban y lista. Esto per mite adap tar la inter faz a los pro ce sos habit uales de cada equipo de man era individual.
Admin istrador de tar eas con ve niente y estruc tura de tareas
Work sec tion te per mite crear tar eas con subtar eas, agre gar descrip ciones, lis tas de ver i fi cación, archivos, fechas límite, eje cu tores y eti que tas. Esto ayu da a estruc turar con ve nien te mente inclu so proyec tos com ple jos, evi tar pér di das y ver el pro gre so gen er al en cada etapa.
Comu ni cación den tro de las tareas
Los comen tar ios en las tar eas de Work sec tion alma ce nan toda la infor ma ción impor tante en un solo lugar. Puedes men cionar a cole gas, adjun tar archivos y ten er dis cu siones direc ta mente en la tarea. De esta man era, las dis cu siones de tra ba jo no se real izan en men sajeros o chats de ter ceros, donde a menudo se pierde información.
Con fig u ración de acce so para tra ba jar con con tratis tas y clientes
Work sec tion facili ta el tra ba jo con con tratis tas, free lancers o clientes. Puedes otor gar acce so lim i ta do solo a aque l las tar eas que son rel e vantes para ellos sin el ries go de rev e lar infor ma ción innece saria. Esto es espe cial mente útil para agen cias, empre sas de ser vi cios y equipos que involu cran free lancers en sus procesos.