Hoy en el blog de Worksection, hablaremos sobre frameworks de proyectos adaptativos.
Para muchos proyectos modernos, los modelos de gestión de proyectos tradicionales (TPM) son inadecuados. No abordan los desafíos que surgen hoy en día al lanzar proyectos: cambios constantes, objetivos comerciales poco claros y acciones de los competidores. Establecer requisitos completos en la etapa inicial se ha vuelto poco realista, lo que requiere ajustes a lo largo de todo el ciclo.
Por lo tanto, los modelos cíclicos y recursivos son herramientas actuales para los gerentes de proyectos. La capacidad de revisar las etapas de trabajo pasadas, mejorar la iteración actual o verificar y actualizar datos constantemente es invaluable.
El objetivo del método del Marco de Proyecto Adaptativo (APF) es armonizar procesos y cambios constantes en el proyecto, el clima empresarial y los mercados. No prescribe plantillas ni una lista de soluciones preelaboradas. Los cambios en el enfoque son una respuesta no convencional a los cambios en el proyecto o en el entorno circundante.
El autor del método, Robert K. Wysocki, insiste en que el gerente de proyecto (PM) debe actuar no como un cocinero sino como un chef. No es necesario seguir recetas cuando la ausencia de un ingrediente llevará a un retraso; uno debe inventarlas de manera independiente y no depender de la disponibilidad de los componentes necesarios. Según las observaciones de Wysocki, los modelos lineales de TPM son inadecuados para el 70% de los proyectos.
Siete Factores Independientes que Afectan un Proyecto
Wysocki destaca siete factores independientes que impactan un proyecto:
- Características del entorno en el que se implementará el proyecto
- Características del propio proyecto
- Ciclo de vida del proceso empresarial
- Ciclo de vida de la gestión del proyecto
- Competencia del equipo del proyecto
- Visión del cliente
- Calidad del equipo o software
Principios del APF
- Enfoque en el Cliente: El cliente es responsable de elegir las herramientas y los enfoques para el proyecto, pero recibe apoyo del equipo del proyecto (PT).
- Dependencia del Cliente: APF implica una mayor participación del cliente de la que la mayoría de los gerentes de proyectos están acostumbrados. Deben estar preparados para actuar como consultores apoyando al cliente durante todo el proyecto. El cliente decide si continuar o terminar el proyecto.
- Demostración Rápida y Frecuente de Resultados: Los ciclos en APF son cortos, lo que permite al cliente conocer rápidamente los resultados actuales y participar más en los procesos.
- Disposición para Preguntar Constantemente y Analizar: Muchas fases del APF se basan en preguntas que el PT y el cliente deben responder.
- Los Cambios Conllevan Mejores Soluciones: La frecuencia de los cambios en un proyecto APF es un buen indicador de cómo las partes se están moviendo hacia la solución deseada. Idealmente, los cambios ocurren con frecuencia en los ciclos iniciales y disminuyen más tarde. A diferencia del TPM, el APF ve los cambios como una señal de que el proyecto es saludable.
- No Especular sobre el Futuro: Si no sabemos el futuro, ¿por qué planificar? La previsión del futuro se considera un proceso que no agrega valor.
Algoritmos del APF
Fase 1: Definición del Alcance
Esta fase inicial establece los objetivos del proyecto que tanto el PT como el cliente deben entender claramente. Los criterios de éxito se fijan como el resultado que aporta un valor empresarial obvio.La definición del alcance se realiza en cinco etapas:
- Buscar Condiciones para el Cumplimiento: Una reunión entre el PT y los representantes del cliente asegura un entendimiento mutuo y la resolución de cualquier contradicción.
- Redacción de una Declaración de Visión del Proyecto: Este documento resalta los problemas y oportunidades que impulsan el proyecto, los objetivos del proyecto, el alcance, los criterios de éxito y los riesgos.
- Definición de Parámetros del Ciclo: Establecer la duración y el número de ciclos.
- Establecimiento de una Estructura de Trabajo Jerárquica Incompleta o Cronograma del Proyecto: Objetivos conocidos sin herramientas predefinidas, complementadas durante el proyecto a medida que surgen detalles importantes.
- Priorización de Algoritmos: Determinar herramientas y enfoques prioritarios para su uso futuro.
Fase 2: Planificación del Ciclo
La planificación del ciclo solo involucra procesos con soluciones ya seleccionadas y se divide en cuatro etapas:
- Definición de Objetivos del Ciclo: Discutidos con el cliente, considerando tiempo y recursos.
- Asignación de Tareas para el Establecimiento: Paso inicial hacia la formación de un cronograma del proyecto.
- Creación de Cronogramas para Procesos Dependientes: Usando herramientas como Kanban.
- Trabajo de Subequipo: Finalizando los cronogramas para cada subequipo.
Fase 3: Construcción del Ciclo
A diferencia del TPM, el tiempo de ejecución del ciclo en el APF nunca cambia y se mantiene como se estableció en la primera fase. No se implementan cambios durante el ciclo; se adoptan nuevos enfoques entre ciclos.
Herramientas utilizadas:
- Cronogramas a Nivel Micro: Los subequipos crean planes de trabajo para subtareas.
- Paquetes de Trabajo: Describen cómo un ejecutor tiene la intención de completar subtareas.
- Repositorio de Solicitudes de Cambio: Las propuestas se revisan después de que termina el ciclo.
- Información sobre Problemas: Describe problemas, riesgos y situaciones que necesitan aclaración.
- Reuniones Diarias del PT: Actualizaciones rápidas del estado sin discusiones sobre resolución de problemas.
Fase 4: Alineación con el Cliente
Una fase única donde el PT y el cliente participan en negociaciones decisivas para analizar el proyecto:
- Evaluar procesos completados a tiempo.
- Decidir si avanzar al siguiente ciclo.
- Revisar solicitudes de cambio, herramientas y recursos no utilizados, y establecer nuevas prioridades.
- Definir objetivos para el próximo ciclo.
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Fase 5: Revisión del Proyecto
Preguntas a abordar:
- ¿Encontró el equipo una solución aceptable?
- ¿Funcionaron los algoritmos para el proyecto?
- ¿Cómo utilizó el equipo los algoritmos del APF?
Implementación del APF
Como se mencionó, el APF se originó durante dos proyectos, uno encargado por el minorista Snacks Fifth Avenue y otro por Kamikazi Software Systems.
Ejemplo: Snacks Fifth Avenue
En 2008, Snacks Fifth Avenue se acercaba a su 50 aniversario con ventas y flujo de clientes en declive. La directora Patty Forz quería atraer nuevos clientes con quioscos que brindaran información sobre restaurantes y cines locales, inspirada por configuraciones similares en centros comerciales cercanos.
Declaración de Visión del Proyecto para Snacks Fifth Avenue:
- Nombre del Proyecto: “Diseño de Quiosco”
- Número del Proyecto: 08 – 01
- Gerente del Proyecto: T. Coffee
- Problemas/Oportunidades: Disminución de visitas à la tienda y ventas, necesidad de un cambio.
- Objetivo: Restaurar los niveles de ventas, aumentar el tráfico peatonal y crear algo atractivo para los clientes.
- Alcance: Desarrollar un concepto de quiosco con múltiples servicios, atraer clientes a productos específicos, crear paquetes de productos para eventos y más.
- Criterios de Éxito: Restaurar los niveles de ventas dentro de dos trimestres, ofrecer al menos cuatro servicios cada uno generando al menos el 5% de las ventas, e implementar un servicio deseado por el cliente que genere el 5% de las ventas para el segundo trimestre.
- Riesgos: Los clientes pueden no gustar de la idea del quiosco.
Proceso y Resultado
Durante seis meses, se crearon y probaron varios prototipos. Las preguntas abordadas incluyeron la operación del quiosco a través de llaves o pantallas táctiles, impresión de recibos, emisión de productos, colocación de pedidos y servicios de soporte. Un grupo focal proporcionó retroalimentación sobre los prototipos.El diseño final se lanzó en las tiendas, mejorando ventas e interés de los clientes, cumpliendo con los objetivos del proyecto.
Veredicto
- El APF requiere una nueva mentalidad, lista para los cambios.
- El método se actualiza continuamente.
- Basado en el concepto de “justo a tiempo”.
- Las herramientas, plantillas y procesos de TPM se adaptan a nuevos formatos.
- El APF se centra en el cliente, asegurando comunicación y confianza totales.
- Identifica todos los procesos que no agregan valor.