1 июня 2021   •   Алина Кривенец   •   7 min read

Отчеты и сбор данных по проектам

В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому и фактическому бюджетам и т.д.


Виды отчетов

Отчеты в Excel — самый распространенный. Цифры сводятся вручную или по формулам, а результат может получиться приблизительным. Если отчет нужно подготовить за прошедшие периоды — поднимаются архивы, перебираются письма на электронной почте, в переписках.


Отчет в Excel — это долго, трудозатратно, с высокой вероятностью сделать ошибку.

Таск-менеджер — это точность данных и экономия времени, которое уходило раньше в Excel на ручной сбор информации и сведение цифр.

Отчет в таск-менеджере — выбор параметров, временного периода и быстрая выгрузка итогов.


По каким параметрам формировать отчет в таск-менеджере

Простой вариант — это отчет за выбранный вами период по отдельным проектам, людям, задачам.

Например, вы можете выбрать период «неделя» и вариант отчета «по проектам».



Также можно получить отчет «по людям». Выбрав соответствующий вариант отчета, можно увидеть, сколько задач команда выполнила за определенный период и сколько задач выполнил каждый отдельный участник команды. Просроченные задачи также отобразятся в отчёте.



Отчет «по людям» — вариант для компаний, где есть почасовая оплата труда. Каждый из сотрудников может запускать таймер в задаче или вручную вносить количество затраченного времени при закрытии задачи вручную.

Если сотрудники фиксируют затраченное на работу время и часовую ставку, то в конце месяца бухгалтер получает готовый отчет, который можно отправить клиенту.



Преимущества отчета в таск-менеджере:

  1. за любой период можно получить данные по количеству затраченных денег и времени на проект или задачу;
  2. понятны результаты отдельных участников: сколько задач в работе, сколько завершено успешно и сколько горящих;
  3. стоимость работы подсчитывается автоматически, если указать часовую ставку для сотрудника.

Отчеты «детальный» и «по людям», какие данные можно собрать


«Детальный» отчет отображает максимально раскрытые данные по каждой задаче. При выгрузке отчета можно получить таблицу со следующей информацией:

  1. название задачи и подзадачи, проекта;
  2. время с таймера;
  3. фактические расходы;
  4. дата закрытия задачи или подзадачи;
  5. дедлайн, который был установлен для задачи или подзадачи при создании;
  6. имя Исполнителя;
  7. приоритет задачи: от 1 до 10;
  8. должность Исполнителя;
  9. ставка Исполнителя.

Время и Деньги — две основные метрики в отчете, отслеживание которых позволяет повысить эффективность работы, держать на контроле расходы и вовремя их корректировать при необходимости.



Отчет «по людям»
Этот тип отчета позволяет выгружать данные о проделанной работе сотрудников в разрезе команд или отделов. Отчет покажет, сколько было закрыто задач (в срок и невовремя), затрачено времени и денег конкретным сотрудником. Также можно назначить норму рабочих часов и ставку деньги\час, чтобы система автоматически посчитала сумму оплаты за выбранный период.

Такой отчет можно сформировать по: отдельным командам, всем командам проекта, отдельным участникам команд, которые работают над проектом.

В отчете «по людям» отображается:

  1. имя исполнителя или название команды (зависит от выбора при формировании отчета в системе);
  2. время с таймера;
  3. плановый расход времени по проекту, который указывается при его создании или редактировании;
  4. фактические финансовые расходы;
  5. плановый бюджет;
  6. общее количество задач;
  7. количество задач, выполненных с задержкой;
  8. плановое количество задач;
  9. количество горящих задач в проекте.


Фильтры для отчетов

Кроме выбора срока для формирования отчета, можно использовать дополнительные фильтры в отчетах.

Пример отчета по проекту:

1 С отображением плановых затрат по задачам (для активации перейдите в меню вида отчета — включите тумблер «плановые затраты»)

2 Выбран фильтр по исполнителю.

3 Выбор статусов и меток. Если вы хотите получить отчет по задачам проекта со статусом, например, «Готово», выберите этот параметр в выпадающем списке.

Дополнительные фильтры. В разделе «Ещё» находятся дополнительные фильтры для формирования отчёта по проекту: показывать в отчете только план, только факт, только открытые задачи, закрытые, задачи с включенным таймером, с внесенными вручную фактическими затратами времени/денег и другие параметры. Детальнее ознакомиться с дополнительными фильтрами для формирования отчета по проекту, вы можете при бесплатном тестировании таск-менеджера.


Как отчеты в таск-менеджере повышают эффективность работы команды

Отчет «По людям» позволяет видеть результаты каждого отдельного участника: количество выполненных, горящих или завершенных с задержкой задач.

Участники команд, которые работают над разными задачами, могут фиксировать затраченное время с помощью таймера или вносить вручную фактические затраты. Это делает оплату труда в конце отчетного периода прозрачной и позволяет, в рамках задач проекта, аргументировать пересмотр бюджета.

Отчеты помогут выставлять точный чек клиенту, в зависимости от того, сколько было затрачено ресурсов.
Чтобы протестировать формирование отчетов с помощью таск-менеджера, добавьте первый проект и задачи по нему.

esc
Поделиться в
или
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read
Если проектный менеджмент – это методология, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – это методы, благодаря которым достигаются цели по проектам и задачам. Если говорить проще: управление проектами является...
13 мая 2021   •   12 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через