Навичка розриватися на частини між кількома проектами довго вихвалялася: вміння працювати в режимі мультизадачності стало кліше в описах вакансій і предметом гордості менеджерів.
Навіщо роботодавцю людина, яка виконує одне завдання, якщо можна найняти отакого Юлія Цезаря, що працює за трьох? Виявляється, навіть Гай Юлій Цезар лише міг швидко переключатися між кількома завданнями, а 98% людей фізично не здатні на багатозадачність.
Багатозадачність не властива людському мозку і сьогодні все частіше говорять про її негативний вплив на продуктивність.
Давайте розберемося, чи можлива одночасна робота над кількома завданнями і як вона впливає на результати праці.
Що таке багатозадачність
У словнику Merriam-Webster багатозадачність пояснюється як виконання кількох завдань одночасно. Кембриджський словник тлумачить термін як здатність людини виконувати більше одного діла одночасно.
Багатозадачність — це синонім мультизадачності.
Розрізняють три види багатозадачності:
- Виконання двох справ одночасно. Наприклад, розмова по телефону під час керування автомобілем.
- Переключення з одного завдання на інше, не завершивши роботу над попереднім. Поширений приклад, коли ви зосереджено працюєте над завданням і раптом з’являється нове, термінове, на яке потрібно негайно переключитися. Це тип багатозадачності, який найбільше демотивує, оскільки його важко контролювати.
- Виконання двох і більше завдань у швидкій послідовності. Тобто, ви завершили одне завдання і різко переключилися на наступне. Хоча це не справжня багатозадачність, проте нашому мозкові потрібно час, щоб швидко переключатися та ефективно працювати.
Чи може людський мозок працювати в багатозадачному режимі
Канадські психологи провели цикл експериментів, у ході яких учасники розв’язували два типи логічних задач одночасно. Вони з’ясували, що насправді мозок не може вирішувати дві задачі паралельно, він просто швидко переключається з однієї на іншу, вирішуючи їх послідовно. При цьому, постійно тренуючись, можна скоротити швидкість переключення, але досягти справді одночасного розв’язання задач учені не змогли.
За процес розв’язання задач відповідає
префронтальна кора головного мозку,
яка знаходиться в лобовій зоні.
Учені з інституту INSERM в Парижі досліджували її поведінку під час розв’язання однієї і більше задач. Коли людина розв’язує одне завдання, праве і ліве півкулі префронтальної кори працюють разом. Але коли потрібно розв’язати одразу дві задачі, півкулі розділяються і беруть собі по задачі. Але найцікавіше починається, коли додається третя задача — мозок постійно забуває одну з задач, адже півкуль всього два.
Префронтальна кора
А в Університеті Юти досліджували поєднання водіння з іншими завданнями і довели, що лише 2% людей здатні ефективно виконувати більше одного завдання за раз. Причому ця здатність визначається відмінностями в будові головного мозку і закладена генетично. Інші учасники виконували обидва завдання з меншою ефективністю.
Наприклад, водій, який паралельно з керуванням автомобілем щось слухає, веде машину на 37% менш уважно, згідно з дослідженням учених Carnegie Mellon University, Пітсбург, Пенсильванія.Водночас, ми легко можемо, наприклад, їсти та читати, тому що такі завдання не вимагають від префронтальної кори великих зусиль.
Кілька цікавих фактів про багатозадачність:
- З віком навичка швидко переключатися між завданнями погіршується.
- При виконанні трьох завдань одночасно мозок допускає в три рази більше помилок, ніж при виконанні двох завдань.
- Найпоширеніший тип багатозадачності — медійна, коли люди споживають інформацію одразу з кількох джерел.
Як багатозадачність впливає на продуктивність
Експеримент канадських учених, описаний вище, довів, що людина швидше вирішить спочатку одне завдання, а потім інше, ніж буде вирішувати їх дві одночасно.
Річ у тім, що мозку потрібно час, щоб переміститися від одного завдання до іншого і назад. Плюс час, щоб вникнути і згадати, на чому він зупинився. Отже, вплив багатозадачності на продуктивність негативний — враховуйте це під час управління проектами в команді.
Шкода багатозадачності
Отже, багатозадачність не тільки не допомагає нам бути ефективними, але й конкретно шкодить.
1. Багатозадачність руйнує мозок
Коли ви працюєте в режимі, що вважається багатозадачністю, мозок не вирішує кілька задач одночасно, а розривається між ними. Постійне переключення з одного об’єкта на інший підвищує рівень стресу. Виникає когнітивне перевантаження, розум втрачає гостроту, час реакції уповільнюється. Дослідження учених з Університету Сассекса довело, що багатозадачність завдає фізичної шкоди мозку — у медійних “багатозадачників” зменшується густина префронтальної кори мозку, що відповідає за емпатію, когнітивний і емоційний контроль.
2. Багатозадачність знижує продуктивність
Перепригуючи від однієї справи до іншої, ми втрачаємо фокус і витрачаємо час на включення в роботу над черговим завданням. Іноді цей час займає десятки секунд, а іноді шкода від багатозадачності обертається втратою 40% продуктивності.
3. Багатозадачність робить нас дурнішими
Дослідження Стенфордського університету доказало, що одночасне виконання кількох когнітивних задач знижує рівень IQ і діє приблизно так, як викурена марихуана або безсонна ніч. Жонглюючи кількома справами одночасно, людина в буквальному сенсі дурніє і перестає розуміти, що важливо, а що ні.
4. Якість роботи падає
Коли ви метаєтеся між кількома завданнями, то ймовірність допущення помилок зростає. Ставлення до результатів роботи стає менш критичним, терміни виконання збільшуються за рахунок втрати продуктивності, а якість результату падає.
Користь багатозадачності
Іноді багатозадачність виправдана і корисна.
1. Робота під час очікування
Користь багатозадачності — у вмінні ефективно використовувати вільний час: перевіряти електронну пошту в чергах, вивчати іноземну мову в заторах, слухати подкасти під час пробіжок.
2. Різноманітні задачі не дають заскучати
Коли ми ведемо кілька проектів, різноманітна робота тримає у тонусі і не дає заскучати.
3. Багатозадачність виправдана специфікою роботи
Специфика роботи над проектом може вимагати одночасного виконання розтягнутіх у часі задач. Наприклад, налаштування рекламних кампаній або SEO-оптимізації сайту.
4. Гордість за себе
Людина, що виконує одразу кілька задач, відчуває гордість за себе. Звісно, за умови, що вона справляється з ними.
Що найбільше відволікає від роботи?
Перше, що спадає на думку — соцмережі, месенджери і електронна пошта. А ось проведене в США опитування більш ніж тисячі офісних працівників дало такі результати:
- Відвідування кухні, кавомашини або курилки
- WC
- Спілкування з колегами
- Переписка в месенджерах з особистих питань
- Веб-серфінг, оплата рахунків, покупки в інтернеті
- Соціальні мережі
- ТВ
Крім цих умовно зовнішніх факторів, від роботи частіше за все відволікає нова робота: термінове доручення керівництва, новий клієнт, форс-мажор, відпустка колеги тощо. Особливо складно працювати, коли пріоритети вищого керівництва розмиті і метання від однієї задачі до іншої заохочується на верхньому рівні.
Як почати зменшувати багатозадачність у своїй роботі
Якщо ви відчуваєте, що рівень стресу зашкалює, а зосередитися на одній задачі не виходить — пора щось змінювати.
Ось з чого можна почати запобігання багатозадачності на роботі:
Одна вкладка браузера
Якщо ви працюєте на комп’ютері, привчайте себе до однієї вкладки, де відкрите те завдання, над яким ви зараз зосереджені.
Плануйте завтрашній день
Списки справ допомагають структуризувати робочий день і не витрачати час на роздуми, з чого б почати. Головне — об’єктивно оцінювати свої сили і правильно розставляти пріоритети.
Змінюйте обстановку
Виконуйте різні завдання в різних місцях. Цей метод підходить людині, не прив’язаній до офісного столу. Зміна локацій дозволить перевести дух і налаштуватися на нову задачу.
Якщо ви керівник і незадоволені, що під час нарад усі заглядають в екрани смартфонів, почніть зміни з себе:
Подавайте приклад
Уделяйте співрозмовникам повну увагу, відкладіть інші справи і зосередьтеся на спілкуванні. На початку зборів демонстративно вимкніть комп’ютер, відключіть звук на телефоні і покладіть його екраном вниз.
Змініть порядок проведення нарад
Разом з працівниками виробіть правила проведення нарад: закриті ноутбуки, ніяких телефонів, кожен активно бере участь і висловлює свою думку.
Заохочуйте культуру “бути тут і зараз”
Елементи йоги або медитації допоможуть налаштувати учасників наради: відірватися від сторонніх думок і переключити увагу на те, що відбувається тут і зараз. Три глибоких вдихи із закритими очима перед обговоренням допоможуть налаштуватися на потрібний лад.
Як організувати ефективну роботу
Як ми вже з’ясували, багатозадачність — це шлях у нікуди. Які ж є альтернативи, щоб встигнути багато і добре? Ось кілька порад, щоб підвищити ефективність роботи.
Обмежуйте список справ
Ми впадаємо в ступор, коли потрібно розпочати великий проект або перепрацювати кілька десятків справ з to-do списку. Так не можна — величезний обсяг роботи демотивує, і в кінці дня ви відчуваєте себе невдахою. Включайте до списку 3 – 5 важливих задач, а якщо впораєтеся з ними раніше, ніхто не забороняє докинути пару справ у список.
Синхронізуйте список справ і робочий графік
Перегляньте свої плани на день і оцініть, скільки реально часу у вас є на виконання справ зі списку, з урахуванням перерв і переміщень.
Вчасно зупиняйтеся
Ми прокрастинуємо, коли не знаємо, за що схопитися на початку робочого дня. Щоб знати, що робити, припиняйте роботу над завданням, коли точно знаєте наступний крок. Так ви швидше включитеся в роботу на наступний день.
Будьте організовані
Високоефективні люди організують свою роботу так, щоб швидко знаходити потрібну інформацію і не витрачати час на пошук ідей і нагадувань. Зверніть увагу на систему GTD (Getting Things Done) Девіда Аллена, яка розставляє все по поличках і звільняє мозок для свідомої і ефективної роботи.
Тримайте в узді шкідливі звички
Коли ви постійно відволікаєтеся, продуктивність і IQ падають. Не дозволяйте собі відволікатися — ховайте телефон, ставте месенджери в режим “не турбувати”, надягайте навушники, щоб колеги не відволікали розмовами.
Розставляйте пріоритети
Бути ефективним на роботі означає вміти казати “ні”. Подумайте, що дійсно важливо і які завдання ведуть вас до мети. Не беріть на себе завдання-порожняки.
Використовуйте методику цілепокладання, основану на даних — Цілі та ключові результати, OKRs (Objectives and Key Results) як спосіб зосередити зусилля на досягненні чітко визначених вимірюваних цілей.
Найважливіші завдання — в першу чергу
Мотивація і креативність вранці на піку, тому використовуйте розумову енергію по максимуму на початку дня. Відкладіть на кілька годин рутинні завдання.
Плануйте завтрашній день сьогодні
Складіть ввечері поточного дня список справ на завтра. Не для того, щоб думати про справи вночі, а щоб вранці не витрачати час і сили на планування, а відразу включатися в роботу. Заплануйте таку задачу, яка містить посильний виклик. Саме такі задачі — складні, але виконувані — вводять в стан потоку і змушують працювати на піку ефективності.
Використовуйте час очікування, щоб подолати адміністративні завдання
Очікування в черзі, на зупинці транспорту, в ліфті, в банку потрібно ефективно використовувати. Візьміть з собою книгу, яку давно планували прочитати, перевірте пошту, відповідайте в месенджерах. Як варіант — провітріть голову і спостерігайте за світом навколо.
Не турбувати
Звільніть час, коли ніхто не буде вас відволікати. Позначте цей період у своєму календарі, закрийте пошту і месенджери або взагалі відключіться від інтернету для надійності. Сфокусуйтеся на важливій задачі на годину або дві.
Використовуйте правильні установки
Не накручуйте себе, повторюючи “Мені так багато потрібно встигнути сьогодні” або “Я нічого не встигаю”. Натомість кажіть собі: “Сьогодні мені потрібно зосередитися на цих двох завданнях”. Зміна точки зору творить дива з рівнем мотивації та енергійності.
Спілкуйтеся та з’ясовуйте
Всім нам доводиться спілкуватися під час роботи. Щоб підвищити свою ефективність, потрібно ефективно взаємодіяти з іншими. Найкращий спосіб уникнути зайвих переробок і втраченої часу — усунути непорозуміння та неправильне тлумачення. А для цього потрібно ставити питання і добувати інформацію. Зробіть правильно з першого разу і ви зекономите купу часу та сил, не повертаючись до задач і не переробляючи їх.
Знаходьте способи робити те, що подобається
Коли вам подобається те, що ви робите, коли робота ставить перед вами виклики і ви справляєтеся — стаєте більш залученими та ефективними. Подумайте, які сторони роботи приносять найбільше задоволення, за які здібності вас хвалять і з якими проектами звертаються колеги. Будьте креативними при розв’язанні рутинних завдань — встановлюйте рекорди швидкості, вчіть щось нове кожного дня, пробуйте нові способи розв’язання задач.
Вердикт
Багатозадачність — чудовий навик, який недосяжний для 98 людей з 100.
Насправді це постійне переключення мозку між кількома задачами. Іноді воно виправдане, але частіше знижує продуктивність і підвищує рівень стресу та незадоволеності.
Неконтрольований потік інформації з месенджерів, чатів і соцмереж ускладнює справу: багато з нас розучилися фокусуватися та розставляти пріоритети.Тому беремо курс запобігання багатозадачності, вчимося фокусуватися і працювати в стані потоку — глибокому зануренні в єдину задачу.