¿Quieres reducir costos, trabajar de manera estable, mejorar la calidad y eficiencia del trabajo del equipo, y además aumentar el nivel de satisfacción de clientes y socios? Entonces seguramente te das cuenta de la importancia de la gestión de proyectos y del papel del gerente de proyectos en la empresa.
Si aún estás pensando en si vale la pena implementar este formato de gestión en tu negocio, esta información te ayudará a entender los problemas con más detalle.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Las empresas que invierten tiempo y dinero en integrar las mejores prácticas de gestión de proyectos en sus procesos, terminan viendo resultados medibles. Estas empresas son realmente exitosas. Esta opinión es confirmada por una serie de estudios.
Por ejemplo, en 2021, PMI y PwC realizaron una encuesta con 4,069 encuestados. Mostró que el 80% de los proyectos que son reconocidos como realmente efectivos tienen un gerente de proyectos certificado.
Además, el uso de la metodología de gestión de proyectos aumenta la probabilidad de éxito. Según PwC, aproximadamente el 77% de los encuestados con proyectos exitosos reportan procesos de gestión documentados. Al mismo tiempo, las empresas que no utilizan gestión de proyectos indican que sus proyectos son menos exitosos.
La misma investigación de PwC demuestra que en organizaciones que son maduras en la construcción de procesos de gestión, más de el 90% de los gerentes de proyectos están certificados. Por otro lado, solo el 61% de tales empleados están en empresas que aún están en proceso de formación.
Las organizaciones que no prestan mucha atención à la gestión de proyectos desperdician aproximadamente el 12% de sus recursos.
Así, las empresas que pretenden ganar posiciones de liderazgo en su mercado definitivamente necesitan gestión de proyectos. Para finalmente asegurarte de todos los beneficios, pensemos en las ventajas que proporciona el uso de la gestión de proyectos y por qué la gestión es importante.
Ventajas del crecimiento empresarial de la gestión de proyectos
A continuación se presentan los beneficios de la implementación de la gestión de proyectos.
Gestión de múltiples proyectos
La práctica muestra que el 85% de los gerentes de proyectos se acostumbraron a trabajar con varios proyectos al mismo tiempo, solo el 15% de ellos gestionan un solo proyecto. Después de todo, en el competitivo mercado actual, las empresas a menudo pueden seguir siendo rentables solo de esta manera.
Algunos de los gerentes pueden tener cinco proyectos en curso, mientras que otros gestionan con éxito diez. Por supuesto, mucho depende de la complejidad de las tareas y el tamaño del equipo. Pero en cualquier caso, el gerente de proyectos necesita mantener el foco en muchas tareas.
Así que para evitar el agotamiento y cometer un mínimo de errores, vale la pena usar no solo metodologías de gestión, sino también un gestor de tareas. Esto te permitirá mantener toda la información clave en un solo lugar y analizar rápidamente el estado actual de cada uno de los proyectos.
Escribimos más sobre la gestión eficaz de múltiples proyectos aquí.
Crecimiento financiero rápido
Las estadísticas demuestran que las empresas con metodologías de gestión ágiles aumentan sus ingresos un 37% más rápido que aquellas que rechazan tal enfoque. Además, las organizaciones ágiles son aproximadamente un 30% más rentables que sus competidores inflexibles.
Para utilizar este beneficio de la gestión de proyectos es necesario
- elegir una metodología, que finalmente se adapte a tu negocio;
- tener herramientas de gestión financiera (cualquier servicio especializado o un módulo en un gestor de tareas).
Mejor calidad de productos y servicios
El objetivo de cada proyecto es hacer un producto. Así, el 44% de las empresas que trabajan utilizando la gestión de proyectos confirman que la calidad de su producto es superior a aquellas que no utilizan este formato de gestión.
Esto es posible en gran medida gracias a los sistemas de seguimiento de progreso y errores. Después de la finalización del proyecto, los datos de estos servicios se recopilan, sistematizan y analizan. Como resultado, puedes darte cuenta de errores comunes y evitarlos en el futuro. También puedes ver las mejores prácticas de inmediato. Por lo tanto, se convierten en la base del trabajo en los futuros proyectos de la empresa.
Ahorro de tiempo
Se sabe que el sistema de gestión de proyectos ofrece a los gerentes la oportunidad de trabajar en menos tiempo.
En promedio, no es mucho, solo diez minutos al día. Pero durante el año son aproximadamente 153 horas o 19 días laborables. No está mal, ¿verdad?
Este tiempo se ahorra porque las metodologías de gestión de proyectos tradicionalmente prescriben el uso de servicios: gestores de tareas, rastreadores de tiempo, etc. Estas herramientas ofrecen automatización de muchas acciones rutinarias y obtienes la información que necesitas más rápido.
El grado de previsibilidad está aumentando
Una de las cosas básicas en el proceso de gestión de proyectos es la planificación. Cuando todos los componentes del trabajo están cuidadosamente elaborados, es posible entender en la etapa inicial si el proyecto será exitoso.
También es posible predecir riesgos probables con antelación y decidir cómo gestionarlos. Por lo tanto, la probabilidad de un evento impredecible es muy pequeña.
Para que todo funcione como debe, necesitas trabajar sistemáticamente de acuerdo con los principios de la metodología elegida y realizar claramente todas las acciones previstas para el ciclo de vida del proyecto. Es decir: si en un proyecto todo se hace según las reglas desde la fase de iniciación hasta la fase de finalización, en el siguiente tendrás menos elementos impredecibles.
Reducción del estrés y agotamiento de los empleados
Cuando los empleados tienen que mantener constantemente en mente muchas cosas, resolver tareas sin apoyarse en experiencias previas, y además tener problemas con la comunicación, se garantiza un estrés constante y, con el tiempo, agotamiento.
Si sigues los principios de la gestión de proyectos y utilizas las herramientas adecuadas, puedes reducir estos fenómenos negativos. Después de todo, las tareas se recopilarán en el gestor de tareas, la documentación con la experiencia previa del equipo se puede encontrar fácilmente en la base de conocimientos corporativa, y las principales comunicaciones se pueden llevar a cabo en el mensajero integrado con el gestor de tareas.
Optimización del uso de recursos
Sin duda, has enfrentado el hecho de que el tiempo de trabajo es menor que las tareas que necesitan ser resueltas. Desafortunadamente, casi todos tienen esta experiencia. Pero los equipos que trabajan con gerentes de proyectos y rastreadores de tareas generalmente enfrentan esto con menos frecuencia. ¿Por qué?
Porque todas las tareas están fijadas, tienen niveles de prioridad, y también hay normas de tiempo para completar ciertas tareas.En consecuencia, el gerente de proyectos, por ejemplo, ve que alguien tiene una lista de tareas sobrecargada, y todas las tareas tienen una alta prioridad, mientras que alguien más en el mismo periodo tiene solo tareas que no son difíciles ni muy urgentes. Así que puede redistribuir tareas, haciendo la carga de trabajo más adecuada.
Reducción del riesgo de quiebra
Las estadísticas afirman que los proyectos con una inversión de más de $1,000,000 fallan 50% más a menudo que aquellos con un presupuesto de hasta $350,000. Está claro que tal error épico puede terminar en un colapso financiero completo.
Por lo tanto, la gestión de proyectos es importante para quienes trabajan con proyectos costosos. Después de todo, como indicamos anteriormente, las empresas en las que la gestión de proyectos es llevada a cabo por profesionales son generalmente más exitosas.
Mejor comunicación en el equipo
Arriba mencionamos la importancia de las comunicaciones, porque a veces se convierte en un verdadero desafío en la gestión de proyectos. De hecho, este problema solo se puede resolver siguiendo los principios de la metodología elegida.
Para mejorar la comunicación en el equipo, puedes utilizar rastreadores de tareas con un chat incorporado y/o integración con mensajeros populares. De esta manera, evitas el problema de los mensajes perdidos y las tareas no vistas.
Aumento de la efectividad de los líderes
Un verdadero líder debe estar siempre al tanto de los asuntos de la empresa en su conjunto, así como de ciertos proyectos. Cuando todos los equipos trabajan dentro de los estándares aprobados, es más fácil para el gerente obtener una visión general de lo que está sucediendo. Todos los equipos tienen el mismo estándar de documentación, regulaciones para establecer tareas, KPI, etc.
Los gestores de tareas, que tienen gráficos de Gantt, tableros de control, etc., también simplifican el trabajo del gerente. Es decir, herramientas que permiten ver literalmente los principales indicadores de cada proyecto en una sola pantalla.
Aumento de la transparencia de procesos y roles en los equipos
A menudo, los miembros del equipo no entienden las responsabilidades de los demás, incluso dentro de su propia división, y mucho menos de otros departamentos y gerentes. Al mismo tiempo, aproximadamente el 38% de las organizaciones creen que esta incertidumbre es uno de los principales obstáculos para el éxito del proyecto.
La gestión de proyectos de alta calidad se basa en la máxima transparencia, cuando todos pueden ver, por ejemplo, en el gestor de tareas, qué tareas son responsabilidad de su colega o gerente directo. Cuando el trabajo está estructurado de esta manera, es mucho más fácil para las personas pedir ayuda, delegar tareas y tener éxito juntas.
Más atención a tareas estratégicas
La gestión de proyectos supone que muchas tareas rutinarias son automatizadas y los procesos están estandarizados. Es decir, tanto empleados como gerentes pueden tener más tiempo para las tareas estratégicas.
Este enfoque resulta en crecimiento y expansión de la empresa.
Buena comprensión de objetivos y progreso
Como se mencionó anteriormente, es importante para los líderes evaluar rápidamente el estado de la empresa. Pero no es menos importante para otros empleados. Tener objetivos claramente definidos es realmente motivador. Además, cuando todos ven cuánto ya han hecho, por ejemplo, en un plan mensual o semanal, se vuelve más fácil avanzar.
Por lo tanto, al gestionar proyectos, vale la pena tener una visualización de los objetivos y la cantidad de trabajo que el equipo ya ha completado. Aquí, una vez más, gráficos, escalas, gráficos de rendimiento, etc., son de gran ayuda.
Toma de decisiones considerada
Cuando las decisiones se toman de manera intuitiva, generalmente conducen a consecuencias impredecibles. Por lo tanto, se presta mucha atención à la recopilación y estructuración de información en la gestión de proyectos. En base a esto, puedes tomar decisiones equilibradas, razonadas y efectivas.
Informes simples
Tener un estándar único para trabajar con información para toda la empresa, facilita mucho recopilarla y convertirla en un informe. Además, hay herramientas que descargan automáticamente ciertos datos en formato de gráficos y tablas. Es decir, ni siquiera necesitas perder tiempo convirtiendo números en gráficos.
Esto es especialmente útil cuando el equipo trabaja en un formato de pago por hora. Entonces, es suficiente que cada especialista registre el tiempo dedicado a resolver tareas cada día. Al final del mes, puedes descargar un informe listo, donde el tiempo para los proyectos ya estará calculado.
Gestión eficaz de volúmenes de trabajo
Ocurre que la empresa tiene un cliente potencial que quiere solicitar ciertos servicios. Pero la dirección no tiene claro si el personal existente será suficiente o si se deben contratar nuevos empleados.
Esto ocurre en empresas sin gestión de proyectos. Si existe, entonces la cantidad de trabajo y la distribución de la carga entre los empleados es fácil de estimar.
En consecuencia, también es fácil entender cómo lidiar con una carga de trabajo adicional. Por ejemplo, si tienes cinco empleados, cada uno trabajando 40 horas à la semana y totalmente cargados, no deberías aceptar un pedido de 20 horas adicionales y esperar cumplirlo con las fuerzas disponibles.
Pero, repito, puedes entender esto si registras el tiempo y la carga de trabajo de los empleados.
Adaptación rápida de nuevos empleados
Con un sistema de gestión de proyectos bien establecido, puedes entrenar más rápido a los nuevos miembros del equipo, porque gran parte de los procesos está descrita.
Además, ya se ha acumulado la experiencia de trabajar con ciertas solicitudes, por lo que una nueva persona no tendrá que inventar por su cuenta lo que alguien ya sabe. Es suficiente preguntar a los colegas y estudiar la información recibida.
Mayor satisfacción de todos los participantes
Está claro que los clientes están felices cuando su pedido se cumple a tiempo (o antes de lo previsto), sin sobrecostos y defectos serios. De igual manera, el equipo está satisfecho con que todo vaya según lo planeado, sin interrupciones y sin trabajos hasta el agotamiento.
Esto es lo que todas las metodologías de gestión de proyectos buscan y, como muestra la práctica, su uso permite lograr una satisfacción general.
Aumento de la atractividad de la empresa para socios y clientes
En general, la gente quiere trabajar con aquellos que son estables, eficientes y predecibles. Las empresas con gestión de proyectos implementada son así. Por lo tanto, siempre tendrán ventajas sobre sus competidores y atraerán a socios con los mismos valores.
Escalabilidad sencilla
Las empresas que trabajan con los principios de gestión de proyectos desde el principio escalan más rápido y de manera más eficiente, porque la dirección ya conoce las mejores prácticas que ayudan a lograr resultados. Por lo tanto, cuando aparecen nuevos equipos, departamentos y áreas de actividad en la empresa, su trabajo se organiza automáticamente de la mejor manera.
¿Cómo determinar el valor de la gestión de proyectos para la empresa?
Ahora sabes por qué la gestión de proyectos es importante para las empresas y qué ventajas específicas ofrece. Pero puede haber dificultades con la cuestión de medir el valor. Después de todo, una gestión de proyectos realmente de alta calidad funciona de manera tan orgánica que parece que todos los procesos suceden por sí mismos.
Por lo tanto, el verdadero valor de la gestión de proyectos a menudo se nota cuando hay una oportunidad de comparar. Es decir, ver qué sucede cuando no hay gestión de proyectos, a saber:
- las entregas no se realizan a tiempo;
- el horario de trabajo se viola;
- los presupuestos se exceden.