Мої задачі
Список всіх ваших задач доступний в верхньому правому меню, розділ Мої завдання:
Задачі та комунікація
Створення задач
Задачі можуть бути розподілені на три рівні (задача, підзадача рівень 1, підзадача рівень 2), а також мати чек-бокси ☑️ для незначних подій. У всіх задачах є вбудований чат для обміну повідомленнями, файлами та посиланнями між учасниками команди.
Співробітника з роллю Користувач потрібно спочатку запросити в проект, щоб він зміг створювати собі та іншим задачі. Створювати задачі за межами проектів неможливо.
Щоб додати нову задачу, натисніть кнопку “+” і виберіть розділ “Нова задача”:
У новому вікні заповніть наступні поля:
- Напишіть назву задачі
При створенні задачі рекомендуємо використовувати 5 принципів SMARTПорада: рекомендуємо називати проекти та задачі за єдиним принципом, щоб будь-який керівник чи співробітник міг швидко розібратися в новому проекті. - Виставте пріоритет важливості задачі
У сервісі можна вибрати пріоритет від 1 до 10 (найвищий рівень пріоритету). Крім цього, є нульовий пріоритет, який виглядає як пауза. - Виберіть відповідального
Відповідальним в задачі може бути тільки один учасник. Якщо ж потрібно, щоб було кілька відповідальних — розбийте задачі на підзадачі та призначте потрібних виконавців на кожну з них. - Додайте статус і мітку задачі
Мітки та статуси потрібні для того, щоб спростити роботу з великою кількістю задач. Ви можете створити власні мітки для свого облікового запису. Або подивитися, як наші клієнти використовують мітки для обліку часу, в нашому блозі. - Вкажіть терміниЗадача може мати такі терміни:Без терміну: у задачі немає визначених термінів початку і закінчення;Дату закінчення задачі (дедлайн): наприклад, до п’ятниці, 13 лютого;Дату початку і закінчення задачі: наприклад, починатися 23-го і закінчитися 27-го;Також можна додати повторення задачі: наприклад, «Щомісячний звіт щоп’ятниці нового місяця».
- План
На початку поки можна пропустити. Це загальний план по часовим та фінансовим витратам на цю задачу. - Опишіть задачу
В цьому полі можна додати опис (wiki) задачі, любу корисну інформацію по ній для всіх учасників та додати необхідні файли та документи. - Підпишіть учасників проекту на задачу
Ті учасники, яких ви підпишете на цю задачу, будуть отримувати повідомлення при певних діях в задачі, наприклад, при зміні терміну або додаванні нового коментаря. Рекомендуємо підписувати лише тих, хто дійсно працює над задачею. - При необхідності, обмежте видимість
За допомогою блоку приватності ви можете зробити задачу «видимою» тільки для визначених людей, таким чином можна «приховати задачу від клієнта». За замовчуванням вся команда проекту бачить всі задачі проекту.
Якщо вам потрібно додати кілька задач одночасно, використовуйте мультидодавання:
Можна скопіювати назви задач з таблиці Excel і вставити у це поле, або ж імпортувати задачі повністю з термінами, описом і іншою інформацією напряму з Excel файлу!
Порада: робіть задачею верхнього рівня те, що гарантовано наблизить вас до виконання всього проекту. А всі більш дрібні та проміжні кроки робить підзадачами або ж чек-листами.
Списки задач
Наповнений задачами проект буде виглядати так:
- назва задачі
- пріоритет
- відповідальний
- її термін
- прогрес з виконання завдання (і співвідношення фактичних та планових витрат)
- панель фільтрів
- пошук
В системі вбудовані різноманітні фільтри, які допомагають в роботі. За потреби можна створювати власні. Наприклад, ви можете відфільтрувати всі задачі з високим пріоритетом і з міткою «на перевірку». Потім зберегти собі отриманий список в «закладки» для швидкого доступу.
Як і будь-який список у Worksection, його можна експортувати в Excel:
Примітка: коли ви знаходитесь «в проекті», ви бачите лише задачі і учасників цього проекту. Якщо ж повернутися назад, «в масштаб акаунта», то ви побачите усі задачі всіх проектів в одному списку і всіх співробітників.
Ви також можете переключитися в список задач «По Людям», наприклад:
Тут відображається картка людини і ті задачі, які йому призначені (в яких він відповідальний). На цій сторінці можна бачити всі задачі ваших співробітників.
Тут ви також можете відфільтрувати задачі по статусу/мітці або ж переглянути навантаження співробітника, наприклад, за тиждень, виставивши відповідний параметр у фільтрі «Терміни». Також можете перетягнути задачу з одного учасника проекту на іншого.
Чат та комунікація в задачах
Швидкий обмін інформацією і повідомленнями дозволяє пришвидшити роботу, оперативно доносити інформацію команді та зберегти її в одному місці.
У Worksection в кожній задачі вбудований окремий чат, який дозволяє:
- обмінюватися повідомленнями;
- додавати необхідні файли і посилання;
- безпосередньо звертатися до колег;
- проставляти реакції на повідомлення.
Після того, як ви напишете коментар, повідомлення про нього отримає: автор задачі, відповідальний і всі підписники задачі.
У комунікації над задачею часто зустрічаються ситуації, коли достатньо коротко сказати: «Мені подобається», «Готово — перевіряй», «Ага, подивився» або просто — «Ага». Це легко зробити, використовуючи різні реакції (emoji).
