Коли робочий день починається з квесту ”знайди задачу в Telegram, відкопай файл на Google Drive, звір статус в Excel і згадай, про що домовлялися в пошті” – це дає трохи безпорядку в роботі.
Щоб просто розібратися, що взагалі відбувається по проєкту, вам потрібна ще одна окрема робота. Через це ви не знаєте, хто над чим зараз сидить, і не розумієте, що справді горить, а що може почекати.Менеджер витрачає половину ранкових сил не на потрібні завдання, а на спроби зліпити докупи картину з десяти різних програм. І однаково якась важлива деталь обов’язково загубиться по дорозі.
Ми впевнені, що проблема не в людях. Просто коли інструменти живуть собі окремим життям, команда змушена щодня склеювати цей пазл вручну. Зазвичай вікна множаться, завдання зберігаються де завгодно, аж до стікерів на моніторі, і кожен тримає в голові власну версію того, як ідуть справи.
Пріоритети розмиваються, усе стає терміновим на вчора, і виникає класична ситуация, коли одну задачу роблять двоє людей одночасно, або її не робить взагалі ніхто.
У Worksection 2.0 ми вирішили підійти до цього радикально і просто об’єднали задачі, файли та комунікацію в одному просторі. Відтак, вся команда бачить однакову картину в реальному часі. І більше нікому не потрібно перепитувати колег впродовж робочого дня.
Одне місце замість п’яти
Раніше день починався з забігу по вкладах, починаючи з пошти, перевірки месенджера, таблиці, знову месенджера, бо та щось маякнуло. Але чіткого розуміння, що зараз в роботі так і не з’явилось.
У Worksection 2.0 ми зробили все простіше. Щоб ви просто відкривали одну вкладку і миттєво бачили все. Хто чим займається, які завдання в процесі, а що вже закрили й успішно здали. Ніякого ручного збору даних – файли, обговорення та статуси намертво прив’язані до своїх задач і живуть поруч із ними.
На практиці це повністю змінює ритм компанії. Ви в будь-який момент бачите, над чим саме зараз працює конкретний співробітник, і вам не доводиться влаштовувати розкопки в чатах, щоб знайти потрібний макет чи фінальне рішення. Статуси завдань стають зрозумілими без додаткових запитань у стилі “привіт, а ти вже робиш те ТЗ?”, а вся команда нарешті працює з єдиною актуальною інформацією та не дублює роботу один одного просто через те, що хтось щось не помітив.
Дашборд, який налаштовується під вас
Зазвичай таск-менеджери грішать тим, що намагаються показати все і всім одночасно, перетворюючи екран на пульт керування невідомо чим. Ми пішли іншим шляхом і зробили головну сторінку Worksection 2.0 гнучкою. Вона автоматично підлаштовується під те, чим ви займаєтеся в компанії, і не вантажить вас інформацією, яка вас взагалі не стосується.
Це працює дуже просто. Коли систему відкриває виконавець, він бачить суто свої завдання на сьогодні і не відволікається на загальні графіки. Менеджер проєкту тримає на екрані поточний прогрес і можливі ризики, а керівник тримає перед очима загальний стан усіх запусків, бюджети та завантаженість людей.
У результаті кожен заходить у програму й одразу розуміє свій наступний крок, не витрачаючи час на фільтрацію чужих тасків.
Блоки влаштовані як віджети. Ви можете на свій смак додавати, переставляти місцями або ховати з екрана завдання, пріоритети, активність команди, фінансові показники та звіти. На робочому столі залишається тільки те, що дійсно допомагає вам.
Замість мільйона запитань “ну що там?”
Раніше, щоб дізнатися, на якому етапі проєкт, доводилося влаштовувати цілі збори або безкінечно писати в чати з питанням про те, як ідуть справи. Тепер для цього достатньо просто відкрити головну сторінку. Ми додали віджети, які закривають більшість щоденних запитів керівника та допомагають слідкувати за всім.
Віджет проєктів
Коли потрібно швидко зорієнтуватися в процесах, цей блок рятує від необхідності довго блукати по меню та шукати потрібну папку. Ви отримуєте зручний список усього, що зараз у роботі, де можна відфільтрувати запуски, в яких ви є керівником, або відібрати найважливіші за допомогою зірочки. Система одразу показує статус кожного проєкту та останню активність. Ба більше, можна створити задачу, змінити статус або перейменувати прямо у віджеті.
Віджет пріоритетів
Цей блок сам аналізує терміни, візуалізує наближення дедлайнів та заздалегідь підсвічує ризики прострочення. Ви більше не витрачаєте час на перегляд десятків сторінок, бо все, що потребує вашої реакції прямо зараз, уже зібрано на одному екрані.
Віджет людей
Розподіляти нові завдання через рандом – це прямий шлях до вигорання команди, тому ми вивели реальну зайнятість людей для вас. Ви бачите, скільки завдань уже висить на кожному співробітнику, можете зазирнути в їхні плани на день і призначити нову задачу саме тому, у кого є вільний час і ресурси. Це допомагає ділити роботу усвідомлено, а не просто скидати таски на тих, хто першим попався під руку.
Стрічка подій і графік активності
Для тих, хто любить бачити загальну динаміку тут і зараз. Тут показано кожну дію в системі: нові коментарі колег, оновлення статусів чи завершені завдання по всіх проєктах одночасно. Ви можете відреагувати на будь-які зміни або підхопити важливе обговорення, не відволікаючи команду від роботи черговим питанням у месенджері.
Огляд кожного проєкту
Якщо загального дашборду замало, ви завжди можете відкрити “Огляд” конкретного проєкту та розібрати його до деталей. Тут потрібного та крутого буде чимало, щоб побачити все.
Таймлайн проєкту
Цей блок допоможе порівняти планові та фактичні терміни, прогнозувати дату завершення й заздалегідь підсвічувати відставання. Система миттєво сигналізує про стан справ за допомогою зрозумілих статусів:
- Все за планом
- Ризик затримки
- Перевищено термін
Ви бачите не лише поточний стан, а й тренди. Передбачаєте затримки ще до того, як клієнт сам запитає про терміни.
Фінансові показники
Гроші та час проєкту видно одразу. Система підраховує витрачені години, множить їх на погодинні ставки співробітників і показує прогрес бюджету у відсотках. Ви завжди бачите чітке порівняння плану та факту, тому більше не буде неприємних сюрпризів під час фінальних розрахунків у кінці місяця.
Аналітика по людях
Цей віджет показує внесок кожного: скільки завдань людина закрила, скільки ще в процесі та як це виглядає порівняно з минулим тижнем. Одразу видно, хто тягне проєкт, а кому потрібна допомога. Також тут легко помітити нічийні таски й призначити виконавця прямо з цього вікна.
Графік активності проєкту
Візуалізація роботи за останні 7 днів показує дії команди день за днем. Система автоматично виводить топ‑3 найактивніших учасників тижня та підсвічує періоди найбільшої продуктивності чи застою. Це допомагає зрозуміти справжній ритм команди на основі чистих даних, а не суб’єктивних відчуттів.
Таблиця задач для швидкої роботи
Будемо чесними, коли завдань стає занадто багато, картки та дошки починають просто перевантажувати екран. У такі моменти хочеться повернутися до звичайних таблиць, де все зібрано компактно, рядочок до рядочка.
Але навіщо собі ускладнювати життя. Табличний вигляд у Worksection 2.0 дає саме це відчуття зрозумілості та швидкості. Усі ваші завдання зібрані перед очима на одному екрані.
Вам більше не потрібно продиратися всередину кожної задачі, щоб щось виправити. Перекинути таск на іншого колегу, оновити дедлайн чи змінити пріоритет можна прямо в потрібній клітинці. А за допомогою фільтрування можна відкинути зайве.
Масове управління проєктами
Коли клієнт раптово змінює концепцію або у команди зміщуються пріоритети, менеджер зазвичай опиняється перед катастрофою… Терміново переписати дедлайни, змінити статуси та перепризначити людей у кількох десятках завдань підряд. Можна легко звернути не туди на половину дня, якщо все це вручну робити.
Тому Worksection 2.0 має інструмент масових змін, щоб закривати такі проблеми за кілька хвилин. Ви просто виділяєте потрібну пачку задач і оновлюєте для них усе, що необхідно.
Якщо завдання треба розкидати по інших проєктах, вони просто перетягуються в потрібну папку. А для процесів, які повторюються з місяця в місяць, можна копіювати готові набори задач замість того, щоб щоразу з нуля прописувати одні й ті самі кроки.
Розподіл роботи в команді
Якщо ви думали, що призначити задачу – це просто написати ім’я в полі “виконавець”, то ні, так краще не робити. Важливо розуміти, чи людина реально може її взяти прямо зараз.
Ми у Worksection зробили цей процес якісним. Змінити відповідального можна прямо з головного дашборду або з таблиці задач. При цьому перед призначенням ви бачите зайнятість колеги. Він автоматично отримує сповіщення про нове призначення.
Зберігається історія змін відповідальних. А делегувати можна з коментарем і контекстом, щоб людина одразу розуміла, що від неї очікується.
Зв’язки між задачами
Завдання у великих проєктах майже завжди залежать одне від одного. Якщо гальмує один етап, автоматично зупиняється вся подальша робота: розробник чекає на макети дизайнера, а клієнт – на фінальний результат…
У Worksection 2.0 ці залежності добре видно на діаграмі Ганта. Система підтримує різні типи зв’язків між тасками:
- Фініш-Старт – наступне завдання починається лише після завершення попереднього.
- Старт-Старт – завдання мають стартувати одночасно.
- Блокує / Заблокований – одне завдання зупиняє роботу над іншим.
- Пов’язаний – простий зв’язок між задачами.
Якщо терміни базового завдання змінюються, система перераховує графік для решти пов’язаних задач із збереженням логіки проєкту. Це допомагає вчасно помітити критичні точки та скерувати зусилля команди туди, де це необхідно для загального прогресу.
Інформація за секунди в пошуку та фільтрах
Коли в системі накопичуються сотні завдань, ручний пошук конкретного таска забирає занадто багато часу. А гортати списки і згадувати назви папок не круто.
У Worksection цей процес автоматизовано за допомогою фільтрів. Ви можете відсіяти завдання за статусом, виконавцем, термінами або конкретним проєктом, щоб отримати чистий список без інформаційного шуму.
Пошукова система працює не лише з назвами завдань, а й шукає всередині коментарів, навіть якщо ви не пам’ятаєте точного формулювання фрази. Крім того, набори фільтрів, якими ви користуєтеся щодня, можна зберегти в системі, щоб повертатися до них у будь-який момент.
Збережені вигляди
Коли кожен учасник команди налаштовує інтерфейс під себе, то буває розсинхрон. Менеджер дивиться на завантаження людей, розробник – на пріоритети, а тестувальник – на статуси перевірки. Через це складно швидко оцінити загальний стан справ на зустрічах.
Збережені вигляди у Worksection 2.0 допомагають усім працювати разом і з повним розумінням ситуації. Ви можете один раз налаштувати комбінацію фільтрів, наприклад, для відображення прострочених завдань у роботі на цей тиждень і зберегти її як окрему вкладку.
Цим виглядом можна поділитися з колегами. Команді більше не доводиться вручну збирати потрібні параметри перед кожним зідзвоном. Усі відкривають одне й те саме вікно, бачать однакові дані та швидше ухвалюють рішення щодо подальших кроків.
Розуміння з чого почати у Плані дня
Коли співробітник задіяний у кількох проєктах одночасно, завдання часто накопичуються в різних папках. Через це складно визначити черговість роботи на день та оцінити реальний обсяг завдань.
Функція “План дня” зводить таски в один екран і розкладає їх за часом безпосередньо в календарі. Порядок виконання та пріоритети коригуються перетягуванням мишкою чи тачпада. Це дозволяє команді заздалегідь оцінити, чи реалістично виконати весь обсяг роботи за робочу зміну.
Для керівника цей інструмент корисний тим, що дозволяє відкрити план дня будь-якого колеги. Перед тим як поставити нову задачу, ви бачите поточний розклад людини на сьогодні.
Крім того, систему можна інтегрувати з Google Calendar або Outlook через iCalendar, щоб робочий графік завжди залишався актуальним на всіх пристроях.
Чати – там, де задачі
Якісь деталі обговорили в Telegram, клієнт там же погодив зміни, менеджер відповів плюсом в особистих повідомленнях і роботу наче прийняли. А сама задача продовжує висіти десь інакше без жодного оновлення. Минає тиждень, хтось відкриває таск, робить усе за початковим описом, і на виході команда отримує зовсім не те, про що домовлялися.
У Worksection 2.0 такого не буде, бо всі чати тут прив’язані безпосередньо до проєктів і конкретних завдань. Можна обговорювати деталі прямо в картці задачі і тоді вся історія змін та контекст завжди залишаються перед очима тих, хто виконує роботу.
В інтерфейсі можна створювати особисті, групові або проєктні чати, а система підсвічує нові репліки, щоб команда не пропустила важливі апдейти. Якщо до обговорення потрібно залучити зовнішнього клієнта, працює інтеграція з електронною поштою.
Бути в курсі всього через email-дайджест і звіти
Одна з найбільших втрат часу для керівника – це статусні зустрічі. Збираєтесь, щоб просто дізнатись, що відбувається.
Ми думаємо, що це зайве, тому Worksection 2.0 надсилає структуровані підсумки на пошту автоматично: щоденний email-дайджест з підсумками по проєктах і задачах, звіти за людьми, проєктами, задачами та витратами часу. Звіти експортуються у PDF та CSV. Фільтруються за періодом, проєктом або виконавцем.
Команда фокусується на роботі, а не на підготовці звітів. А ви отримуєте потрібну інформацію.
Нагадування про дедлайни
Зазвичай про терміни згадують уже в день здачі завдання, або коли дата в календарі просто пройшла непоміченою серед десятка інших тасків. Щоб цього не траплялося, менеджерам доводиться постійно переглядати списки вручну і регулярно запитувати команду, на якому етапі робота.
А щоб не робити це вручну – є Worksection 2.0 і його автоматизована система, яка сама стежить за термінами виконання і надсилає сповіщення, якщо дата дедлайну наближається.
Повідомлення приходять заздалегідь, тому у виконавця є час спокійно завершити роботу або попередити про перенесення. Налаштувати ці сигнали можна під себе:
- отримувати пуші всередині системи
- листи на пошту
- сповіщення в чат
Зручні шаблони
Створюєте новий проєкт і знову те саме – створити структуру задач, розписати відповідальних, виставити терміни. Щоразу заново.
Навіщо робити це десятки разів, якщо можна один? Так само подумали і ми, тому Worksection 2.0 має шаблони для типових проєктів – запуск продукту, онбординг клієнта, маркетингова кампанія.
Або ви створюєте свій шаблон з повною структурою задач, відповідальних і термінів. При запуску автоматично налаштовуються залежності між задачами, а також підтримуються Scrum, Kanban і Waterfall.
Бачити те, що потрібно через гнучкі доступи
Зі зростанням компанії та залученням нових людей управління доступами стає питанням безпеки. Штатним розробникам потрібні технічні деталі, менеджерам – фінансова аналітика, а фрілансерам чи клієнтам – лише загальний прогрес за конкретними завданнями. Надавати всім однакові права в такій ситуації незручно і ризиковано.
У Worksection 2.0 є гнучка система ролей і прав:
- адмін акаунта
- адмін команди
- користувач
- гість
Адміністратори проєктів можуть приймати рішення самостійно, в межах своїх повноважень. Видимість фінансових даних і доступ до конфіденційних проєктів налаштовуються окремо. Є журнал змін, щоб завжди було зрозуміло, хто що зробив.
Як запустити роботу команди?
- Аудит поточної ситуації. Складіть список платформ, месенджерів чи блокнотів, де ви зараз фіксуєте роботу. Знайдіть три головні проблеми в організації процесів, які потрібно вирішити найперше.
- Базова структура проєктів. Створіть у системі перші папки чи проєкти за типами робіт або ключовими клієнтами. Налаштуйте зрозумілі для команди статуси.
- Налаштування дашборду. Додайте на головну сторінку потрібні віджети та приберіть зайві. Робочий простір має показувати загальну картину та актуальні пріоритети одразу на екрані.
- Створення перших завдань. Перенесіть поточні задачі до створених проєктів. Використовуйте табличний вигляд, щоб швидко розставити дедлайни, призначити відповідальних та відсортувати роботу за пріоритетністю.
- Комунікація в контексті завдань. Домовтеся з командою обговорювати робочі деталі в чатах проєктів, а не в особистих повідомленнях у Telegram. Залишайте коментарі прямо в картках завдань і використовуйте теги через @, щоб людина одразу бачила звернення.
- Розподіл ролей. Запросіть команду в систему та налаштуйте рівні доступу. Призначте адміністраторів проєктів, які зможуть самостійно керувати своїми напрямами, звільнивши ваш час.
Проста логіка єдиного простору
Постійні факапи з дедлайнами та завдання, що випадають з поля зору – це майже завжди історія про незручний інструмент, а не про безвідповідальність людей. Важко показувати крутий результат, якщо половину дня доводиться витрачати на те, щоб знайти потрібне посилання з робочих чатів, перепитати колегу в іншому месенджері та звірити фінальний варіант у п’ятій за рахунком вкладці браузера. Втомлюються і люди і бюджет компанії.
Набагато простіше працювати, якщо вся інформація зібрана в єдиному вікні Worksection 2.0. Задачі, файли, коментарі та аналітика зафіксовані в одному просторі, тому кожен виконавець одразу бачить свій шматок роботи. Керівник отримує повну картину проєкту, а команда може спокійно перейти до роботи, замість довгих пошуків інформації.
Час спробувати швидкий підхід до роботи та керувати часом легше у Worksection 2.0!
Часті питання (FAQ)
Чи можна перенести існуючі задачі з Excel?
Так. Worksection підтримує імпорт задач з CSV-файлів. Експортуєте дані з Excel, готуєте CSV з потрібними полями і імпортуєте у Worksection.
Як швидко команда звикне?
За нашим досвідом – 1 – 2 тижні. Перші три дні – знайомство з інтерфейсом. Перший тиждень – активне використання основних функцій. Другий тиждень – повне переключення і налаштування під команду.
Чи підійде для великої команди?
Так, Worksection 2.0 створений з урахуванням масштабування: розширена структура з відділами і командами, гнучкі ролі і права доступу, фільтри та збережені вигляди для роботи з великою кількістю задач.
А якщо хтось із команди не хоче переходити?
Опір змінам – це нормально. Покажіть конкретну вигоду для щоденної роботи кожного. Почніть з одного проєкту і масштабуйте поступово. Залучіть тих, хто швидко освоїться, щоб вони допомагали іншим. Підтримка через email та чат доступна з тарифу Basic, персональний менеджер – з Business.
Є мобільний додаток?
Так, Worksection 2.0 є на iOS та Android.