Uno de los elementos más populares de Worksection es el rastreador de tiempo. En este artículo, aprenderás cómo las empresas ucranianas utilizan el software de seguimiento de tiempo para calcular el costo del trabajo, los otros propósitos de este sistema y si es necesario implementar el control del tiempo en tu empresa.
¿Por qué se necesita un sistema de seguimiento de tiempo?
Se necesita un sistema de seguimiento de tiempo para:
- Estimar cuánto tiempo y dinero gastarás en una tarea. Por ejemplo, Dmytro Barsukov, CEO de Y&R Ucrania, se dio cuenta después de implementar un rastreador de tiempo que la misma tarea podría llevarle a una persona diez horas y a otra solo dos.
- Hacer que la precios de la empresa sea más transparente para el cliente.
- Utilizar informes de tiempo dedicado durante las retrospectivas en los sprints de Scrum.
- Comprender cuánto está sobrecargado el equipo y el ritmo de trabajo de cada empleado.
- Planificar tareas para el próximo período de tiempo (sprint) basado en el tiempo requerido para completarlas.
- Trabajar con el sistema de establecimiento de objetivos SMART. El seguimiento del tiempo se utiliza para predecir cuánto tiempo y dinero se gastará en una tarea (Alcanzable).
- RRHH – Verifica cómo los empleados registran su tiempo en Worksection utilizando un diagrama de frecuencia. Durante la etapa de implementación, se necesitaban recordatorios para aquellos que olvidaron iniciar el temporizador al comienzo de su trabajo.
- Finanzas – Analiza informes de tiempo dedicado por proyectos y clientes. Estos datos ayudan al departamento de finanzas a determinar la rentabilidad de los proyectos y clientes. Junto con recursos humanos, también evalúan la eficiencia de los equipos y empleados individuales.
La empresa tiene una regla estricta: “Si una tarea no está en Worksection, no necesita hacerse, porque el tiempo dedicado a ella no será registrado”. Los empleados registran su tiempo en el gestor de tareas. Usando etiquetas de tareas, es fácil ver a dónde va el tiempo del proyecto, hacer ajustes o agregar nuevas tareas.
En la agencia de marketing digital eficiente Roman.ua, se utiliza el rastreador de tiempo para comprender cuánto tiempo tardan diferentes tareas, como capacitación, desarrollo, creación de procesos de negocio, y ventas. La planificación del trabajo se basa en el tiempo necesario para completar estas tareas.
¿Cómo se utiliza el rastreador de tiempo para calcular el costo del trabajo?
Eugene Kudriavchenko, cofundador del estudio Vintage, explica que el costo del trabajo depende del nivel del empleado: junior, medio o senior.“Para determinar estos niveles, introdujimos el seguimiento de tiempo a través de Worksection para entender cuánto tiempo gastan los empleados en tareas típicas. Si un empleado gasta menos tiempo en una tarea, tiene el potencial de ascender al siguiente nivel. El sistema de pago para los altos directivos no depende del nivel, sino de los KPI de sus departamentos”.
La agencia de publicidad Y&R Ucrania eligió un esquema de pago por hora clásico. El director general Dmytro Barsukov cree que el seguimiento de tiempo en las agencias de publicidad se convertirá en un estándar nacional derivado de las prácticas internacionales: “El negocio publicitario vende el tiempo de sus especialistas. Por eso, inicialmente utilizamos un sistema que enfatiza el seguimiento del tiempo”.
Mientras tanto, la agencia de rendimiento de video One2 no utiliza el rastreador de tiempo para calcular salarios. El equipo sabe que los empleados recibirán sus cheques de pago una vez al mes, independientemente del rendimiento del cliente. El consultor de marketing de One2, Vitaliy Tsymbaliuk, afirma que este enfoque hace que el equipo se esfuerce por trabajar mejor, no por obligación, sino porque realmente quieren.
¿Por qué debería un cliente saber cuánto tiempo gastaron los empleados en las tareas?
En los casos que analizamos, la mayoría de las empresas no incluyen al cliente en el sistema CRM. El gerente de proyecto de VoltaOne, Roman Slipchenko, explica que esto se debe à la naturaleza de su trabajo: “En nuestro caso, el gerente de cuentas comunica todo lo que necesita el cliente.”
Elegimos deliberadamente un diseño minimalista para Worksection para bajar el umbral de entrada para aquellos que nunca han trabajado con este sistema, y que pueden no trabajar con él regularmente. Por lo tanto, nos gusta el caso de Y&R Ucrania, que agregó varios clientes al sistema. Esta es una situación ideal, ya que el cliente puede monitorear el volumen de trabajo en cualquier momento. Desafortunadamente, según el CEO Dmytro Barsukov, hay pocos de tales clientes porque pocos están interesados en el “detrás de escena” de un proyecto publicitario.
Roman Rybalchenko, fundador de Roman.ua, cree que una buena alternativa a llevar al cliente al sistema es utilizar un sistema de informes: “Trabajamos de forma transparente, y el servicio nos permite comunicar esta transparencia al cliente. Con el sistema de informes, el cliente ve cuánto tiempo (literalmente hasta el minuto) pasamos, y no tiene preguntas.” Roman.ua utiliza informes en dos casos:
- Externo – Para mostrar al cliente lo que se ha hecho.
- Interno – Para calcular la compensación de los empleados según el tiempo trabajado y los proyectos manejados.
¿Es necesario rastrear las horas de trabajo de los empleados?
Implementar un sistema de seguimiento de tiempo es opcional.Por ejemplo, Anastasiia Sylenok, CEO del Centro de Tecnología Cívica 1991, no utiliza el rastreador de tiempo de Worksection porque trabaja en un modo multitarea y cambia rápidamente entre tareas. Sin embargo, los empleados del centro utilizan el rastreador de tiempo para tareas a largo plazo, como escribir un artículo.El gerente de proyecto de VoltaOne, Roman Slipchenko, señala acertadamente que, aunque la agencia apenas utiliza el seguimiento de tiempo, para muchas empresas, el control del tiempo es el tema #1. Además, los freelancers que desean interactuar con los clientes en Worksection a menudo quieren registrar el tiempo dedicado a las tareas.
La agencia Y&R Ucrania tuvo que introducir un sistema de seguimiento de tiempo debido à la estructura compleja de la empresa. Se compone de departamentos, y los departamentos incluyen unidades que manejan tareas específicas. Hasta una docena de proyectos pueden estar en progreso simultáneamente.
Sin embargo, la agencia de rendimiento de video One2 no rastrea las horas de trabajo. “Para nosotros, es tabú calcular cuántas horas trabajó una persona durante la semana y luego decir: ‘No estás asumiendo suficientes tareas.’ Consideramos el factor de enfoque de cada equipo: algunos son más productivos, otros menos,” dice el consultor de marketing de One2, Vitaliy Tsymbaliuk.