Eines der beliebtesten Elemente von Worksection ist der Zeittracker. In diesem Artikel erfahren Sie, wie ukrainische Unternehmen Zeitverfolgungssoftware verwenden, um die Kosten für die Arbeit zu berechnen, die anderen Zwecke dieses Systems und ob es notwendig ist, eine Zeitkontrolle in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Warum ist ein Zeitverfolgungssystem notwendig?
Ein Zeitverfolgungssystem ist notwendig, um:
- Abzuschätzen, wie viel Zeit und Geld Sie für eine Aufgabe aufwenden werden. Zum Beispiel stellte Dmytro Barsukov, CEO von Y&R Ukraine, nach der Implementierung eines Zeittrackers fest, dass die gleiche Aufgabe einer Person zehn Stunden und einer anderen nur zwei Stunden kosten könnte.
- Die Preisgestaltung des Unternehmens für den Kunden transparenter zu gestalten.
- Berichte über den Zeitaufwand während Retrospektiven in Scrum-Sprints zu verwenden.
- Zu verstehen, wie stark das Team ausgelastet ist und wie schnell jeder Mitarbeiter arbeitet.
- Aufgaben für den nächsten Zeitraum (Sprint) basierend auf der benötigten Zeit zu planen.
- Mit dem SMART-Zielsetzungssystem zu arbeiten. Zeitverfolgung wird verwendet, um vorherzusagen, wie viel Zeit und Geld für eine Aufgabe aufgewendet wird (Erreichbar).
- HR – Überprüft, wie Mitarbeiter ihre Zeit in Worksection mit einem Häufigkeitsdiagramm protokollieren. Während der Implementierungsphase waren Erinnerungen für diejenigen erforderlich, die vergessen hatten, den Timer zu Beginn ihrer Arbeit zu starten.
- Finanzen – Analysiert Berichte über den Zeitaufwand nach Projekten und Kunden. Diese Daten helfen der Finanzabteilung, die Rentabilität von Projekten und Kunden zu bestimmen. Gemeinsam mit HR werden auch die Effizienz der Teams und einzelner Mitarbeiter bewertet.
Das Unternehmen hat eine strikte Regel: “Wenn eine Aufgabe nicht in Worksection ist, muss sie nicht erledigt werden, da die aufgewendete Zeit nicht aufgezeichnet wird.” Mitarbeiter protokollieren ihre Zeit im Aufgabenmanager. Mit Hilfe von Aufgabenetiketten ist es einfach zu erkennen, wo die Projektzeit hingeht, Anpassungen vorzunehmen oder neue Aufgaben hinzuzufügen.
In der effektiven Internet-Marketingagentur Roman.ua wird der Zeittracker verwendet, um zu verstehen, wie lange verschiedene Aufgaben dauern, wie z. B. Schulungen, Entwicklungen, den Aufbau von Geschäftsprozessen und Vertrieb. Die Arbeitsplanung basiert auf der erforderlichen Zeit für die Erledigung dieser Aufgaben.
Wie wird der Zeittracker verwendet, um die Kosten für die Arbeit zu berechnen?
Eugene Kudriavchenko, Mitbegründer des Vintage-Studios, erklärt, dass die Kosten für die Arbeit vom Niveau des Mitarbeiters abhängen: Junior, Middle oder Senior.“Um diese Ebenen zu bestimmen, haben wir die Zeitverfolgung über Worksection eingeführt, um zu verstehen, wie viel Zeit Mitarbeiter für typische Aufgaben aufwenden. Wenn ein Mitarbeiter weniger Zeit für eine Aufgabe braucht, hat er das Potenzial, zur nächsten Stufe aufzusteigen. Das Zahlungssystem für Führungskräfte hängt nicht vom Niveau ab, sondern von den KPIs ihrer Abteilungen.”
Die Werbeagentur Y&R Ukraine wählte ein klassisches Stundenvergütungssystem. Geschäftsführer Dmytro Barsukov ist der Meinung, dass die Zeitverfolgung in Werbeagenturen ein nationaler Standard werden wird, der sich aus der internationalen Praxis ableitet: “Das Werbegeschäft verkauft die Zeit seiner Spezialisten. Deshalb haben wir zunächst ein System verwendet, das die Zeitverfolgung betont.”
In der Zwischenzeit verwendet die Video-Performance-Agentur One2 den Zeittracker nicht zur Berechnung von Gehältern. Das Team weiß, dass die Mitarbeiter einmal im Monat bezahlt werden, unabhängig von der Leistung des Kunden. Der Marketingberater von One2, Vitaliy Tsymbaliuk, behauptet, dass dieser Ansatz das Team dazu bringt, besser zu arbeiten – nicht aus Zwang, sondern weil sie es wirklich wollen.
Warum sollte ein Kunde wissen, wie viel Zeit Mitarbeiter für Aufgaben aufgewendet haben?
In den Fällen, die wir analysiert haben, beziehen die meisten Unternehmen den Kunden nicht in das CRM-System ein. Der Projektmanager von VoltaOne, Roman Slipchenko, erklärt, dass dies mit der Natur ihrer Arbeit zu tun hat: “In unserem Fall kommuniziert der Account-Manager alles, was der Kunde benötigt.”
Wir haben absichtlich ein minimalistisches Design für Worksection gewählt, um die Zugangsschwelle für diejenigen zu senken, die noch nie mit diesem System gearbeitet haben – und möglicherweise nicht regelmäßig damit arbeiten. Daher gefällt uns der Fall von Y&R Ukraine, das mehrere Kunden in das System aufgenommen hat. Dies ist eine ideale Situation, da der Kunde jederzeit den Arbeitsaufwand überwachen kann. Leider gibt es laut CEO Dmytro Barsukov nur wenige solcher Kunden, da nur wenige am “Hinter den Kulissen” eines Werbeprojekts interessiert sind.
Roman Rybalchenko, Gründer von Roman.ua, glaubt, dass eine gute Alternative, den Kunden ins System zu bringen, die Verwendung eines Berichtssystems ist: “Wir arbeiten transparent und der Service ermöglicht es uns, diese Transparenz dem Kunden zu kommunizieren. Mit dem Berichtssystem sieht der Kunde, wie viel Zeit (buchstäblich auf die Minute genau) wir verbracht haben, und hat keine Fragen.” Roman.ua verwendet Berichte in zwei Fällen:
- Extern – Um dem Kunden zu zeigen, was getan wurde.
- Intern – Um die Vergütung der Mitarbeiter basierend auf der geleisteten Zeit und den bearbeiteten Projekten zu berechnen.
Ist es notwendig, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen?
Die Einführung eines Zeitverfolgungssystems ist optional.Zum Beispiel verwendet Anastasiia Sylenok, CEO des 1991 Civic Tech Center, den Zeittracker von Worksection nicht, da sie im Multitasking-Modus arbeitet und schnell zwischen Aufgaben wechselt. Die Mitarbeiter des Zentrums verwenden jedoch den Zeittracker für langfristige Aufgaben, wie das Schreiben eines Artikels.Der Projektmanager von VoltaOne, Roman Slipchenko, merkt zu Recht an, dass die Agentur zwar kaum Zeitverfolgung nutzt, für viele Unternehmen aber Zeitkontrolle Thema Nr. 1 ist. Außerdem möchten Freiberufler, die in Worksection mit Kunden interagieren möchten, oft die aufgewendete Zeit für Aufgaben protokollieren.
Die Agentur Y&R Ukraine musste aufgrund der komplexen Struktur des Unternehmens ein Zeitverfolgungssystem einführen. Es besteht aus Abteilungen, und die Abteilungen umfassen Einheiten, die spezifische Aufgaben bearbeiten. Bis zu einem Dutzend Projekte können gleichzeitig in Bearbeitung sein.
Die Video-Performance-Agentur One2 verfolgt jedoch keine Arbeitsstunden. “Für uns ist es tabu, zu berechnen, wie viele Stunden eine Person in der Woche gearbeitet hat, und dann zu sagen: ‘Du nimmst nicht genug Aufgaben an.’ Wir berücksichtigen den Fokusfaktor jedes Teams: einige sind produktiver, andere weniger.”, sagt der Marketingberater von One2, Vitaliy Tsymbaliuk.