Jednym z najpopularniejszych elementów Worksection jest tracker czasu. W tym artykule dowiesz się, jak ukraińskie firmy wykorzystują oprogramowanie do śledzenia czasu, aby obliczyć koszty pracy, inne cele tego systemu oraz czy konieczne jest wdrażanie kontroli czasu w Twojej firmie.
Po co potrzebny jest system śledzenia czasu?
System śledzenia czasu jest potrzebny do:
- Oszenia, ile czasu i pieniędzy wydasz na zadanie. Na przykład Dmytro Barsukov, dyrektor generalny Y&R Ukraina, zrozumiał po wdrożeniu trackera czasu, że to samo zadanie może zająć jednej osobie dziesięć godzin, a innej tylko dwie.
- Uczytelnienia wyceny firmy dla klienta.
- Wykorzystania raportów o czasie spędzonym podczas retrospektyw w sprintach Scrum.
- Zrozumienia, jak bardzo obciążony jest zespół i tempo pracy każdego pracownika.
- Planowania zadań na następny okres (sprint) na podstawie czasu potrzebnego do ich realizacji.
- Pracy z systemem ustalania celów SMART. Śledzenie czasu jest wykorzystywane do przewidywania, ile czasu i pieniędzy zostanie wydane na zadanie (Osiągalne).
- HR – Sprawdza, jak pracownicy rejestrują czas w Worksection za pomocą diagramu częstotliwości. W etapie wdrożenia potrzebne były przypomnienia dla tych, którzy zapomnieli włączyć stoper na początku pracy.
- Finanse – Analizuje raporty o czasie spędzonym według projektów i klientów. Te dane pomagają działowi finansowemu określić rentowność projektów i klientów. Wraz z HR oceniają również efektywność zespołów i poszczególnych pracowników.
Firma ma surową zasadę: “Jeśli zadanie nie jest w Worksection, nie musi być wykonane, ponieważ czas spędzony na nim nie będzie zarejestrowany”. Pracownicy rejestrują swój czas w menedżerze zadań. Dzięki etykietom zadań łatwo zobaczyć, gdzie idzie czas projektu, dokonać dostosowań lub dodać nowe zadania.
W agencji marketingu internetowego Roman.ua tracker czasu jest używany do zrozumienia, jak długo trwają różne zadania, takie jak szkolenie, rozwój, budowanie procesów biznesowych, oraz sprzedaż. Planowanie pracy opiera się na czasie potrzebnym do realizacji tych zadań.
Jak tracker czasu jest używany do obliczania kosztów pracy?
Eugene Kudriavchenko, współzałożyciel studia Vintage, wyjaśnia, że koszt pracy zależy od poziomu pracownika: junior, middle lub senior. “Aby określić te poziomy, wprowadziliśmy śledzenie czasu za pomocą Worksection, aby zrozumieć, ile czasu pracownicy spędzają na typowych zadaniach. Jeśli pracownik spędza mniej czasu na zadaniu, ma potencjał na przejście na wyższy poziom. System wynagrodzeń dla kadry kierowniczej zależy nie od poziomu, lecz od KPI ich działów”.
Agencja reklamowa Y&R Ukraina wybrała klasyczny schemat płatności godzinowej. Dyrektor zarządzający Dmytro Barsukov uważa, że śledzenie czasu w agencjach reklamowych stanie się standardem krajowym wyprowadzonym z praktyk międzynarodowych: “Biznes reklamowy sprzedaje czas swoich specjalistów. Dlatego początkowo używaliśmy systemu, który podkreśla śledzenie czasu”.
Tymczasem agencja wykonawcza wideo One2 nie korzysta z trackera czasu do obliczania wynagrodzeń. Zespół wie, że pracownicy otrzymają swoje wypłaty raz w miesiącu, niezależnie od wydajności klienta. Konsultant marketingowy One2 Vitaliy Tsymbaliuk twierdzi, że takie podejście sprawia, że zespół dąży do lepszej pracy — nie z przymusu, ale dlatego, że naprawdę tego chce.
Dlaczego klient powinien wiedzieć, ile czasu pracownicy spędzili na zadaniach?
W analizowanych przez nas przypadkach większość firm nie włącza klienta do systemu CRM. Menedżer projektu VoltaOne Roman Slipchenko wyjaśnia, że to wynika z natury ich pracy: “W naszym przypadku menedżer konta przekazuje wszystko, co klient potrzebuje.”
Celowo wybraliśmy minimalistyczny projekt dla Worksection, aby obniżyć próg wejścia dla tych, którzy nigdy wcześniej nie pracowali z tym systemem — i mogą nie pracować z nim regularnie. Dlatego podoba nam się przypadek Y&R Ukraina, która dodała kilku klientów do systemu. To idealna sytuacja, ponieważ klient może w każdej chwili monitorować ilość pracy. Niestety, według dyrektora generalnego Dmytra Barsukova, takich klientów jest niewielu, ponieważ niewielu interesuje się „kulisami” projektu reklamowego.
Roman Rybalchenko, założyciel Roman.ua, uważa, że dobrą alternatywą wprowadzenia klienta do systemu jest system raportowania: “Pracujemy przejrzyście, a usługa pozwala nam przekazać tę przejrzystość klientowi. Dzięki systemowi raportowania klient widzi, ile czasu (dosłownie co do minuty) spędziliśmy, i nie ma żadnych pytań.” Roman.ua używa raportów w dwóch przypadkach:
- Zewnętrzne – Aby pokazać klientowi, co zostało zrobione.
- Wewnętrzne – Aby obliczyć wynagrodzenia pracowników na podstawie przepracowanego czasu i realizowanych projektów.
Czy konieczne jest śledzenie godzin pracy pracowników?
Wdrożenie systemu śledzenia czasu jest opcjonalne. Na przykład Anastasiia Sylenok, dyrektor generalny Centrum Technologii Obywatelskiej 1991, nie używa trackera czasu Worksection, ponieważ pracuje w trybie wielozadaniowym i szybko przełącza się między zadaniami. Jednak pracownicy centrum korzystają z trackera czasu dla długoterminowych zadań, takich jak pisanie artykułu.Menedżer projektu VoltaOne Roman Slipchenko słusznie zauważa, że mimo że agencja ledwo korzysta ze śledzenia czasu, dla wielu firm kontrola czasu to temat nr 1. Ponadto, freelancerzy, którzy chcą współpracować z klientami w Worksection, często chcą rejestrować czas spędzony na zadaniach.
Agencja Y&R Ukraina musiała wprowadzić system śledzenia czasu z powodu złożonej struktury firmy. Składa się z działów, a działy obejmują jednostki zajmujące się konkretnymi zadaniami. Jednocześnie może być w trakcie realizacji nawet dwanaście projektów.
Jednak agencja wykonawcza wideo One2 nie śledzi godzin pracy. “Dla nas to tabu obliczać, ile godzin osoba pracowała w ciągu tygodnia, a następnie stwierdzać: ‘Nie podejmujesz wystarczająco dużo zadań.’ Uważamy na wskaźnik koncentracji każdego zespołu: niektórzy są bardziej produktywni, inni mniej,” mówi konsultant marketingowy One2 Vitaliy Tsymbaliuk.