Worksection-ның ең танымал элементтерінің бірі — уақыт трекері. Бұл мақалада сіз украиналық компаниялардың уақыт трекинг бағдарламаларын еңбек шығындарын есептеу үшін қалай пайдаланатынын, жүйенің басқа мақсаттарын және компанияңызда уақыт бақылауын енгізу қаншалықты қажет екенін білесіз.
Уақыт трекинг жүйесі не үшін қажет?
Уақыт трекинг жүйесі қажет:
- Тапсырмаға қанша уақыт және ақша жұмсалатынын бағалау үшін. Мысалы, Y&R Ukraine компаниясының CEO-сы Дмитро Барсуков уақыт трекерді енгізген соң, бір тапсырма бір адамға он сағат, ал екіншісіне тек екі сағатқа созылуы мүмкін екенін түсінді.
- Компанияның баға саясатын клиент үшін ашық ету.
- Scrum спринттерінде кері шолулар кезінде жұмсалған уақыт есептерін пайдалану.
- Команданың қаншалықты жүктелгенін және әр қызметкердің жұмыс ырғағын түсіну.
- Келесі уақыт кезеңіне (спринтке) тапсырмаларды жоспарлау оларды орындау үшін қажетті уақыт негізінде.
- SMART мақсат қою жүйесімен жұмыс істеу. Уақыт трекингі тапсырма бойынша қанша уақыт пен ақша жұмсалатынын болжау үшін қолданылады (Қол жеткізуге болатын).
- HR – Қызметкерлердің Worksection-да уақытты қалай тіркеп жатқанын жиілікті схема арқылы тексереді. Іске асыру кезеңінде таймерді жұмыс басталар алдында қосуды ұмытып кеткендер үшін ескертулер қажет болды.
- Қаржы – Жобалар мен клиенттер бойынша жұмсалған уақыт есептерін талдайды. Бұл деректер қаржы бөліміне жобалардың және клиенттердің рентабелділігін анықтауға көмектеседі. HR-пен бірге, олар командалар мен жеке қызметкерлердің тиімділігін де бағалайды.
Компанияда қатал ереже бар: “Егер тапсырма Worksection-да болмаса, оны орындау қажет емес, өйткені оған жұмсалған уақыт есептелмейді”. Қызметкерлер тапсырмалар менеджерінде уақытын тіркейді. Тапсырмалардың белгілерін қолдана отырып, жобаның уақытының қайда жұмсалатынын, түзетулер енгізуге немесе жаңа тапсырмалар қосуға оңай көруге болады.
Роман.ua тиімді интернет-маркетинг агенттігінде уақыт трекері түрлі тапсырмалардың қанша уақыт алатынын түсіну үшін, мысалы, оқыту, әзірлеу, бизнес-процестерді құру және сату үшін пайдаланылады. Жұмыс жоспарлау осы тапсырмаларды орындауға қажетті уақытқа негізделеді.
Уақыт трекері еңбек шығындарын есептеу үшін қалай пайдаланылады?
Vintage студиясының құрылтайшысы Евгений Кудрявченко еңбек шығындарының қызметкер деңгейіне байланысты екендігін түсіндіреді: кіші, орта, немесе аға. “Бұл деңгейлерді анықтау үшін, қызметкерлердің типтік тапсырмаларға қанша уақыт жұмсайтынын түсіну үшін Worksection арқылы уақыт трекинг енгіздік. Егер қызметкер тапсырмаға аз уақыт жұмсаса, онда келесі деңгейге көтерілу мүмкіндігі бар. Жоғары басқарушылар үшін төлем жүйесі деңгейге емес, олардың бөлімдерінің KPI-не байланысты”.
Y&R Ukraine жарнама агенттігі классикалық сағаттық төлем схемасын таңдады. Басқарушы директор Дмитро Барсуков жарнама агенттіктеріндегі уақыт трекингінің халықаралық тәжірибеден туындайтын ұлттық стандартқа айналатынына сенімді: “Жарнама бизнесі өзінің мамандарының уақытын сатады. Сондықтан біз бастапқыда уақыт трекингіне баса назар аударатын жүйені қолдандық”.
Сол уақытта One2 видео өнімділік агенттігі уақыт трекерді жалақы есептеу үшін пайдаланбайды. Команда қызметкерлерінің айлық жалақысын бір рет айына алатынын біледі, клиенттің өнімділігіне қарамастан. One2 маркетинг бойынша кеңесшісі Vitaliy Tsymbaliuk бұл тәсіл команданың жақсы нәтиже көрсетуге ынталандыратынын мәлімдеді — мүмкіндіксіз, бірақ шынайы ниетпен.
Неліктен клиент қызметкерлердің тапсырмаларға жұмсаған уақытын білуі қажет?
Біз талдаған жағдайларда, көбінесе компаниялар клиентті CRM жүйесіне енгізбейді. VoltaOne жобасының менеджері Роман Слипченко бұл олардың жұмысының ерекшелігіне байланысты екенін түсіндіреді: “Біздің жағдайда, клиентке қажетті барлық нәрсені есеп менеджері жеткізеді.”
Біз Worksection-ды бұрын-соңды бұл жүйемен жұмыс істемегендер үшін бастапқы шегін төмендету үшін минималистік дизайнды әдейі таңдадық. Сондықтан, біз Y&R Ukraine компаниясының клиенттерді жүйеге қосқанын ұнатамыз. Бұл клиенттің жұмыс көлемін кез келген уақытта бақылап отыруына тамаша мүмкіндік. Өкінішке орай, CEO Дмитро Барсуковтың айтуынша, мұндай клиенттер көп емес, өйткені жарнама жобасының “артқы жағына” қызығатындар аз.
Роман Рибалченко, Roman.ua-ның құрылтайшысы, клиентті жүйеге енгізудің тамаша баламасы ретінде есеп беру жүйесін қолдануға сенеді: “Біз ашық жұмыс істейміз, және қызмет көрсету бізге клиентке бұл ашықтықты жеткізуге мүмкіндік береді. Есептеу жүйесімен клиент біздің жұмсаған уақытта (нақты минутына дейін) қанша уақытSpent, және оларда ешқандай сұрақ болмайды.” Roman.ua есептерді екі жағдайда пайдаланады:
- Сыртқы – Клиентке не істелгенін көрсету үшін.
- Ішкі – Жұмыс істеген уақытқа және шешілген жобаларға негізделген қызметкерлердің компенсациясын есептеу үшін.
Қызметкерлердің жұмыс уақытын қадағалау қажет пе?
Уақыт трекинг жүйесін енгізу міндетті емес.Мысалы, 1991 Азаматтық Техникалық Орталығының CEO-сы Анастасия Силенок Worksection уақыт трекерін пайдаланбайды, өйткені ол көп тапсырмалық режимде жұмыс істейді және тапсырмалар арасында жылдам ауысады. Дегенмен, орталықтың қызметкерлері ұзақ мерзімді тапсырмалар, мысалы, мақала жазу үшін уақыт трекерді пайдаланады.VoltaOne жобасының менеджері Роман Слипченко агенттіктің уақыт трекингін сирек қолданғанымен, көптеген компаниялар үшін уақыт бақылауы №1 мәселе екенін дұрыс атап өтеді. Сонымен қатар, Worksection-да клиенттермен өзара әрекеттескісі келетін фрилансерлер көбінесе тапсырмаларға жұмсалған уақытты тіркеуді қалайды.
Y&R Ukraine агенттігі компанияның күрделі құрылымына байланысты уақыт трекинг жүйесін енгізуге мәжбүр болды. Оған бөлімдер кіреді, ал бөлімдер нақты тапсырмалармен айналысатын бөлімдерді қамтиды. Онға дейінгі жобалар бір уақытта қатар жүре алады.
Алайда, One2 видео өнімділік агенттігі жұмыс уақытын бақыламайды. “Біз үшін бір адамның аптасына қанша уақыт жұмсағанын есептеу және содан кейін: ‘Сен жеткілікті тапсырма алмайсың’ деп айту — табу. Біз әр команданың фокус факторыны қараймыз: біреулері өнімдірек, басқалары аз”, — деп атап өтті One2 маркетинг бойынша консультанты Vitaliy Tsymbaliuk.