Come le aziende ucraine tracciano le ore lavorative in Worksection

Uno degli ele­men­ti più popo­lari di Work­sec­tion è il track­er del tem­po. In questo arti­co­lo, impar­erai come le aziende ucraine uti­liz­zano il soft­ware di trac­cia­men­to del tem­po per cal­co­lare il cos­to del lavoro, gli altri scopi di questo sis­tema e se è nec­es­sario imple­mentare il con­trol­lo del tem­po nel­la tua azienda.

Per­ché è nec­es­sario un sis­tema di trac­cia­men­to del tempo?

Un sis­tema di trac­cia­men­to del tem­po è nec­es­sario per:
  • Sti­mare quan­to tem­po e denaro spenderai per un com­pi­to. Ad esem­pio, Dmytro Bar­sukov, CEO di Y&R Ucraina, si è reso con­to dopo aver imple­men­ta­to un track­er del tem­po che lo stes­so com­pi­to pote­va richiedere a una per­sona dieci ore e a un’al­tra solo due.
  • Ren­dere i prezzi dell’azienda più traspar­en­ti per il cliente.
  • Uti­liz­zare i report sul tem­po spe­so durante le ret­ro­spet­tive nei sprint di Scrum.
  • Capire quan­to è cari­co il team e il rit­mo di lavoro di cias­cun dipendente.
  • Piani­fi­care i com­pi­ti per il prossi­mo peri­o­do di tem­po (sprint) in base al tem­po nec­es­sario per completarli.
  • Lavo­rare con il sis­tema di definizione degli obi­et­tivi SMART. Il trac­cia­men­to del tem­po è uti­liz­za­to per prevedere quan­to tem­po e denaro ver­ran­no spe­si per un com­pi­to (Real­iz­z­abile).
Pres­so lo stu­dio web Vin­tage, i report sul tem­po spe­so sono uti­liz­za­ti per anal­isi cicliche durante le ret­ro­spet­tive. I dipar­ti­men­ti HR e finan­za uti­liz­zano atti­va­mente il soft­ware di trac­cia­men­to del tempo:
  • HR Con­trol­la come i dipen­den­ti reg­is­tra­no il tem­po in Work­sec­tion uti­liz­zan­do un dia­gram­ma di fre­quen­za. Durante la fase di imple­men­tazione, era­no nec­es­sari promemo­ria per col­oro che si scor­da­vano di avviare il timer all’inizio del loro lavoro.
  • Finan­za – Anal­iz­za i report sul tem­po spe­so per prog­et­ti e cli­en­ti. Questi dati aiu­tano il dipar­ti­men­to finanziario a deter­minare la red­di­tiv­ità dei prog­et­ti e dei cli­en­ti. Insieme all’HR, val­u­tano anche l’ef­fi­cien­za dei team e dei sin­goli dipendenti.
L’azien­da ha una rego­la fer­rea: Se un com­pi­to non è in Work­sec­tion, non deve essere fat­to, per­ché il tem­po spe­so per esso non ver­rà reg­is­tra­to”. I dipen­den­ti reg­is­tra­no il loro tem­po nel gestore dei com­pi­ti. Uti­liz­zan­do le etichette dei com­pi­ti, è facile vedere dove va il tem­po del prog­et­to, apportare mod­i­fiche o aggiun­gere nuovi compiti.


Pres­so l’a­gen­zia di mar­ket­ing online Roman.ua, il track­er del tem­po viene uti­liz­za­to per capire quan­to tem­po richiedono diver­si com­pi­ti, come la for­mazione, lo svilup­po, la costruzione di pro­ces­si azien­dali, e le ven­dite. La piani­fi­cazione del lavoro si basa sul tem­po nec­es­sario per com­pletare questi compiti.

Come viene uti­liz­za­to il track­er del tem­po per cal­co­lare il cos­to del lavoro?

Eugene Kudri­avchenko, co-fonda­tore del­lo stu­dio Vin­tage, spie­ga che il cos­to del lavoro dipende dal liv­el­lo del dipen­dente: junior, medio o senior. Per deter­minare questi liv­el­li, abbi­amo introdot­to il trac­cia­men­to del tem­po tramite Work­sec­tion per capire quan­to tem­po i dipen­den­ti trascor­rono su com­pi­ti tipi­ci. Se un dipen­dente trascorre meno tem­po su un com­pi­to, ha il poten­ziale per pas­sare al liv­el­lo suc­ces­si­vo. Il sis­tema di paga­men­to per i top man­ag­er non dipende dal liv­el­lo, ma dai KPI dei loro dipartimenti”.

L’a­gen­zia pub­blic­i­taria Y&R Ucraina ha scel­to uno schema di paga­men­to orario clas­si­co. Il Diret­tore Gen­erale Dmytro Bar­sukov crede che il trac­cia­men­to del tem­po nelle agen­zie pub­blic­i­tarie diven­terà uno stan­dard nazionale deriva­to dal­la prat­i­ca inter­nazionale: Il busi­ness pub­blic­i­tario vende il tem­po dei suoi spe­cial­isti. Ecco per­ché inizial­mente abbi­amo uti­liz­za­to un sis­tema che enfa­tiz­za il trac­cia­men­to del tempo”.



Nel frat­tem­po, l’a­gen­zia di prestazioni video One2 non uti­liz­za il track­er del tem­po per cal­co­lare gli stipen­di. Il team sa che i dipen­den­ti ricev­er­an­no il loro stipen­dio una vol­ta al mese, indipen­den­te­mente dalle prestazioni del cliente. Il con­sulente di mar­ket­ing di One2, Vitaliy Tsym­bal­iuk, affer­ma che questo approc­cio spinge il team a lavo­rare meglio, non per obbli­go, ma per­ché vogliono real­mente farlo.

Per­ché un cliente dovrebbe sapere quan­to tem­po i dipen­den­ti han­no trascor­so sui compiti?

Nei casi che abbi­amo anal­iz­za­to, la mag­gior parte delle aziende non coin­volge il cliente nel sis­tema CRM. Il project man­ag­er di VoltaOne, Roman Slipchenko, spie­ga che questo è dovu­to alla natu­ra del loro lavoro: Nel nos­tro caso, il respon­s­abile del­l’ac­count comu­ni­ca tut­to ciò di cui il cliente ha bisogno.”

Abbi­amo scel­to delib­er­ata­mente un design min­i­mal­ista per Work­sec­tion per abbas­sare la soglia di ingres­so per col­oro che non han­no mai lavo­ra­to con questo sis­tema e potreb­bero non far­lo rego­lar­mente. Per­tan­to, ci piace il caso di Y&R Ucraina, che ha aggiun­to diver­si cli­en­ti al sis­tema. Ques­ta è una situ­azione ide­ale, poiché il cliente può mon­i­torare il vol­ume di lavoro in qual­si­asi momen­to. Sfor­tu­nata­mente, sec­on­do il CEO Dmytro Bar­sukov, ci sono pochi cli­en­ti di questo tipo per­ché pochi sono inter­es­sati al dietro le quinte” di un prog­et­to pubblicitario.

Roman Rybalchenko, fonda­tore di Roman.ua, crede che una buona alter­na­ti­va per coin­vol­gere il cliente nel sis­tema sia uti­liz­zare un sis­tema di repor­tis­ti­ca: Lavo­riamo in modo traspar­ente, e il servizio ci con­sente di comu­ni­care ques­ta trasparen­za al cliente. Con il sis­tema di repor­tis­ti­ca, il cliente vede quan­to tem­po (let­teral­mente fino al min­u­to) abbi­amo spe­so, e non ha domande.” Roman.ua uti­liz­za report in due casi:
  • Esterni – Per mostrare al cliente cosa è sta­to fatto.
  • Interni – Per cal­co­lare la com­pen­sazione dei dipen­den­ti in base al tem­po lavo­ra­to e ai prog­et­ti gestiti.

È nec­es­sario trac­cia­re le ore lavo­ra­tive dei dipendenti?

Imple­mentare un sis­tema di trac­cia­men­to del tem­po è facolta­ti­vo.Ad esem­pio, Anas­tasi­ia Sylenok, CEO del 1991 Civic Tech Cen­ter, non uti­liz­za il track­er del tem­po di Work­sec­tion per­ché lavo­ra in modal­ità mul­ti­task­ing e pas­sa rap­i­da­mente da un com­pi­to all’al­tro. Tut­tavia, i dipen­den­ti del cen­tro uti­liz­zano il track­er del tem­po per com­pi­ti a lun­go ter­mine, come scri­vere un articolo.

Il project man­ag­er di VoltaOne, Roman Slipchenko, fa notare gius­ta­mente che men­tre l’a­gen­zia uti­liz­za poco il trac­cia­men­to del tem­po, per molte aziende, il con­trol­lo del tem­po è la ques­tione numero 1. Inoltre, i free­lance che desider­a­no inter­a­gire con i cli­en­ti in Work­sec­tion spes­so vogliono reg­is­trare il tem­po spe­so sui compiti.


L’a­gen­zia Y&R Ucraina ha dovu­to intro­durre un sis­tema di trac­cia­men­to del tem­po a causa del­la com­p­lessa strut­tura del­l’azien­da. Essa con­siste di dipar­ti­men­ti, e i dipar­ti­men­ti includono unità che gestis­cono com­pi­ti speci­fi­ci. Fino a una dozzi­na di prog­et­ti pos­sono essere in cor­so simultaneamente.

Tut­tavia, l’a­gen­zia di prestazioni video One2 non trac­cia le ore lavo­ra­tive. Per noi, è tabù cal­co­lare quante ore una per­sona ha lavo­ra­to durante la set­ti­mana e poi dire: Non stai pren­den­do abbas­tan­za com­pi­ti.’ Con­sid­e­ri­amo il fat­tore di con­cen­trazione di cias­cun team: alcu­ni sono più pro­dut­tivi, altri meno,” affer­ma il con­sulente di mar­ket­ing di One2, Vitaliy Tsymbaliuk.

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