Uno degli elementi più popolari di Worksection è il tracker del tempo. In questo articolo, imparerai come le aziende ucraine utilizzano il software di tracciamento del tempo per calcolare il costo del lavoro, gli altri scopi di questo sistema e se è necessario implementare il controllo del tempo nella tua azienda.
Perché è necessario un sistema di tracciamento del tempo?
Un sistema di tracciamento del tempo è necessario per:
- Stimare quanto tempo e denaro spenderai per un compito. Ad esempio, Dmytro Barsukov, CEO di Y&R Ucraina, si è reso conto dopo aver implementato un tracker del tempo che lo stesso compito poteva richiedere a una persona dieci ore e a un’altra solo due.
- Rendere i prezzi dell’azienda più trasparenti per il cliente.
- Utilizzare i report sul tempo speso durante le retrospettive nei sprint di Scrum.
- Capire quanto è carico il team e il ritmo di lavoro di ciascun dipendente.
- Pianificare i compiti per il prossimo periodo di tempo (sprint) in base al tempo necessario per completarli.
- Lavorare con il sistema di definizione degli obiettivi SMART. Il tracciamento del tempo è utilizzato per prevedere quanto tempo e denaro verranno spesi per un compito (Realizzabile).
- HR – Controlla come i dipendenti registrano il tempo in Worksection utilizzando un diagramma di frequenza. Durante la fase di implementazione, erano necessari promemoria per coloro che si scordavano di avviare il timer all’inizio del loro lavoro.
- Finanza – Analizza i report sul tempo speso per progetti e clienti. Questi dati aiutano il dipartimento finanziario a determinare la redditività dei progetti e dei clienti. Insieme all’HR, valutano anche l’efficienza dei team e dei singoli dipendenti.
L’azienda ha una regola ferrea: “Se un compito non è in Worksection, non deve essere fatto, perché il tempo speso per esso non verrà registrato”. I dipendenti registrano il loro tempo nel gestore dei compiti. Utilizzando le etichette dei compiti, è facile vedere dove va il tempo del progetto, apportare modifiche o aggiungere nuovi compiti.
Presso l’agenzia di marketing online Roman.ua, il tracker del tempo viene utilizzato per capire quanto tempo richiedono diversi compiti, come la formazione, lo sviluppo, la costruzione di processi aziendali, e le vendite. La pianificazione del lavoro si basa sul tempo necessario per completare questi compiti.
Come viene utilizzato il tracker del tempo per calcolare il costo del lavoro?
Eugene Kudriavchenko, co-fondatore dello studio Vintage, spiega che il costo del lavoro dipende dal livello del dipendente: junior, medio o senior. “Per determinare questi livelli, abbiamo introdotto il tracciamento del tempo tramite Worksection per capire quanto tempo i dipendenti trascorrono su compiti tipici. Se un dipendente trascorre meno tempo su un compito, ha il potenziale per passare al livello successivo. Il sistema di pagamento per i top manager non dipende dal livello, ma dai KPI dei loro dipartimenti”.
L’agenzia pubblicitaria Y&R Ucraina ha scelto uno schema di pagamento orario classico. Il Direttore Generale Dmytro Barsukov crede che il tracciamento del tempo nelle agenzie pubblicitarie diventerà uno standard nazionale derivato dalla pratica internazionale: “Il business pubblicitario vende il tempo dei suoi specialisti. Ecco perché inizialmente abbiamo utilizzato un sistema che enfatizza il tracciamento del tempo”.
Nel frattempo, l’agenzia di prestazioni video One2 non utilizza il tracker del tempo per calcolare gli stipendi. Il team sa che i dipendenti riceveranno il loro stipendio una volta al mese, indipendentemente dalle prestazioni del cliente. Il consulente di marketing di One2, Vitaliy Tsymbaliuk, afferma che questo approccio spinge il team a lavorare meglio, non per obbligo, ma perché vogliono realmente farlo.
Perché un cliente dovrebbe sapere quanto tempo i dipendenti hanno trascorso sui compiti?
Nei casi che abbiamo analizzato, la maggior parte delle aziende non coinvolge il cliente nel sistema CRM. Il project manager di VoltaOne, Roman Slipchenko, spiega che questo è dovuto alla natura del loro lavoro: “Nel nostro caso, il responsabile dell’account comunica tutto ciò di cui il cliente ha bisogno.”
Abbiamo scelto deliberatamente un design minimalista per Worksection per abbassare la soglia di ingresso per coloro che non hanno mai lavorato con questo sistema e potrebbero non farlo regolarmente. Pertanto, ci piace il caso di Y&R Ucraina, che ha aggiunto diversi clienti al sistema. Questa è una situazione ideale, poiché il cliente può monitorare il volume di lavoro in qualsiasi momento. Sfortunatamente, secondo il CEO Dmytro Barsukov, ci sono pochi clienti di questo tipo perché pochi sono interessati al “dietro le quinte” di un progetto pubblicitario.
Roman Rybalchenko, fondatore di Roman.ua, crede che una buona alternativa per coinvolgere il cliente nel sistema sia utilizzare un sistema di reportistica: “Lavoriamo in modo trasparente, e il servizio ci consente di comunicare questa trasparenza al cliente. Con il sistema di reportistica, il cliente vede quanto tempo (letteralmente fino al minuto) abbiamo speso, e non ha domande.” Roman.ua utilizza report in due casi:
- Esterni – Per mostrare al cliente cosa è stato fatto.
- Interni – Per calcolare la compensazione dei dipendenti in base al tempo lavorato e ai progetti gestiti.
È necessario tracciare le ore lavorative dei dipendenti?
Implementare un sistema di tracciamento del tempo è facoltativo.Ad esempio, Anastasiia Sylenok, CEO del 1991 Civic Tech Center, non utilizza il tracker del tempo di Worksection perché lavora in modalità multitasking e passa rapidamente da un compito all’altro. Tuttavia, i dipendenti del centro utilizzano il tracker del tempo per compiti a lungo termine, come scrivere un articolo.Il project manager di VoltaOne, Roman Slipchenko, fa notare giustamente che mentre l’agenzia utilizza poco il tracciamento del tempo, per molte aziende, il controllo del tempo è la questione numero 1. Inoltre, i freelance che desiderano interagire con i clienti in Worksection spesso vogliono registrare il tempo speso sui compiti.
L’agenzia Y&R Ucraina ha dovuto introdurre un sistema di tracciamento del tempo a causa della complessa struttura dell’azienda. Essa consiste di dipartimenti, e i dipartimenti includono unità che gestiscono compiti specifici. Fino a una dozzina di progetti possono essere in corso simultaneamente.
Tuttavia, l’agenzia di prestazioni video One2 non traccia le ore lavorative. “Per noi, è tabù calcolare quante ore una persona ha lavorato durante la settimana e poi dire: ‘Non stai prendendo abbastanza compiti.’ Consideriamo il fattore di concentrazione di ciascun team: alcuni sono più produttivi, altri meno,” afferma il consulente di marketing di One2, Vitaliy Tsymbaliuk.