L’un des éléments les plus populaires de Worksection est le suivi du temps. Dans cet article, vous apprendrez comment les entreprises ukrainiennes utilisent des logiciels de suivi du temps pour calculer le coût du travail, les autres finalités de ce système, et s’il est nécessaire de mettre en œuvre le contrôle du temps dans votre entreprise.
Pourquoi un système de suivi du temps est-il nécessaire?
Un système de suivi du temps est nécessaire pour :
- Estimer combien de temps et d’argent vous allez dépenser pour une tâche. Par exemple, Dmytro Barsukov, PDG de Y&R Ukraine, a réalisé après avoir mis en place un suiveur de temps que la même tâche pouvait prendre dix heures à une personne et seulement deux à une autre.
- Rendre la tarification de l’entreprise plus transparente pour le client.
- Utiliser des rapports de temps passé lors des rétrospectives dans les sprints Scrum.
- Comprendre à quel point l’équipe est surchargée et le rythme de travail de chaque employé.
- Planifier les tâches pour la prochaine période (sprint) en fonction du temps nécessaire pour les terminer.
- Travailler avec le système de définition d’objectifs SMART. Le suivi du temps est utilisé pour prédire combien de temps et d’argent seront dépensés pour une tâche (Réaliste).
- RH – Vérifie comment les employés enregistrent leur temps dans Worksection à l’aide d’un diagramme de fréquence. Pendant la phase de mise en œuvre, des rappels étaient nécessaires pour ceux qui oubliaient de démarrer le minuteur au début de leur travail.
- Finance – Analyse les rapports de temps passé par projets et clients. Ces données aident le département des finances à déterminer la rentabilité des projets et des clients. Avec les RH, ils évaluent également l’efficacité des équipes et des employés individuels.
L’entreprise a une règle stricte : “Si une tâche n’est pas dans Worksection, elle né doit pas être effectuée, car le temps passé né sera pas enregistré”. Les employés enregistrent leur temps dans le gestionnaire de tâches. En utilisant des étiquettes de tâches, il est facile de voir où va le temps du projet, de faire des ajustements ou d’ajouter de nouvelles tâches.
Dans l’agence de marketing internet efficace Roman.ua, le suivi du temps est utilisé pour comprendre combien de temps prennent différentes tâches, telles que la formation, le développement, la construction des processus d’affaires, et les ventes. La planification du travail est basée sur le temps nécessaire pour accomplir ces tâches.
Comment le suivi du temps est-il utilisé pour calculer le coût du travail?
Eugène Kudriavchenko, co-fondateur du studio Vintage, explique que le coût du travail dépend du niveau de l’employé : junior, intermédiaire ou senior. “Pour déterminer ces niveaux, nous avons introduit le suivi du temps via Worksection pour comprendre combien de temps les employés passent sur des tâches typiques. Si un employé passé moins de temps sur une tâche, il a le potentiel de passer au niveau supérieur. Le système de rémunération pour les cadres supérieurs dépend non pas du niveau, mais des KPI de leurs départements”.
L’agence de publicité Y&R Ukraine a choisi un système de paiement horaire classique. Le directeur Général Dmytro Barsukov croit que le suivi du temps dans les agences de publicité deviendra une norme nationale dérivée des pratiques internationales : “Le secteur publicitaire vend le temps de ses spécialistes. C’est pourquoi nous avons initialement utilisé un système qui met l’accent sur le suivi du temps”.
Entre-temps, l’agence de performance vidéo One2 n’utilise pas le suivi du temps pour calculer les salaires. L’équipe sait que les employés recevront leur chèque de paie une fois par mois, indépendamment de la performance du client. Le consultant marketing de One2, Vitaliy Tsymbaliuk, affirme que cette approche pousse l’équipe à s’efforcer de mieux travailler — non pas par contrainte, mais parce qu’ils le souhaitent réellement.
Pourquoi un client devrait-il savoir combien de temps les employés ont passé sur des tâches?
Dans les cas que nous avons analysés, la plupart des entreprises n’intègrent pas le client dans le système CRM. Le responsable de projet chez VoltaOne, Roman Slipchenko, explique que cela est dû à la nature de leur travail : “Dans notre cas, le chargé de compte communiqué tout ce dont le client a besoin.”
Nous avons délibérément choisi un design minimaliste pour Worksection afin de réduire le seuil d’entrée pour ceux qui n’ont jamais travaillé avec ce système — et peuvent né pas y travailler régulièrement. C’est pourquoi nous apprécions le cas de Y&R Ukraine, qui a ajouté plusieurs clients au système. C’est une situation idéale, car le client peut surveiller le volume de travail à tout moment. Malheureusement, d’après le PDG Dmytro Barsukov, il y a peu de tels clients car peu sont intéressés par les “coulisses” d’un projet publicitaire.
Roman Rybalchenko, fondateur de Roman.ua, estime qu’une bonne alternative à l’intégration du client dans le système est d’utiliser un système de rapport : “Nous travaillons de manière transparente, et le service nous permet de communiquer cette transparence au client. Avec le système de rapport, le client voit combien de temps (littéralement à la minute près) nous avons dépensé, et il n’a aucune question.” Roman.ua utilise des rapports dans deux cas :
- Externe – Pour montrer au client ce qui a été fait.
- Interne – Pour calculer la compensation des employés en fonction du temps travaillé et des projets traités.
Est-il nécessaire de suivre les heures de travail des employés?
La mise en place d’un système de suivi du temps est optionnelle. Par exemple, Anastasiia Sylenok, PDG du 1991 Civic Tech Center, n’utilise pas le suivi du temps de Worksection car elle travaille en mode multitâche et passé rapidement d’une tâche à l’autre. Cependant, les employés du centre utilisent le suivi du temps pour des tâches à long terme, telles que la rédaction d’un article.Le responsable de projet chez VoltaOne, Roman Slipchenko, note à juste titre que bien que l’agence utilise à peine le suivi du temps, pour de nombreuses entreprises, le contrôle du temps est la question n°1. De plus, les freelancers qui souhaitent interagir avec les clients dans Worksection souhaitent souvent enregistrer le temps passé sur les tâches.
L’agence Y&R Ukraine a dû introduire un système de suivi du temps en raison de la structure complexe de l’entreprise. Elle se compose de départements, et les départements incluent des unités qui gèrent des tâches spécifiques. Jusqu’à une douzaine de projets peuvent être en cours simultanément.
Cependant, l’agence de performance vidéo One2 né suit pas les heures de travail. “Pour nous, c’est un tabou de calculer combien d’heures une personne a travaillé durant la semaine et ensuite dire : ‘Vous né prenez pas assez de tâches.’ Nous considérons le facteur de concentration de chaque équipe : certaines sont plus productives, d’autres moins,” déclare Vitaliy Tsymbaliuk, consultant marketing de One2.