Um dos elementos mais populares do Worksection é o rastreador de tempo. Neste artigo, você aprenderá como empresas ucranianas usam software de rastreamento de tempo para calcular o custo do trabalho, outros propósitos desse sistema e se é necessário implementar controle de tempo em sua empresa.
Por que um sistema de rastreamento de tempo é necessário?
Um sistema de rastreamento de tempo é necessário para:
- Estimar quanto tempo e dinheiro você gastará em uma tarefa. Por exemplo, Dmytro Barsukov, CEO da Y&R Ukraine, percebeu após implementar um rastreador de tempo que a mesma tarefa poderia levar dez horas para uma pessoa e apenas duas para outra.
- Tornar a precificação da empresa mais transparente para o cliente.
- Usar relatórios de tempo gasto durante retrospectivas em sprints do Scrum.
- Entender quão sobrecarregada a equipe está e o ritmo de trabalho de cada funcionário.
- Planejar tarefas para o próximo período de tempo (sprint) com base no tempo necessário para concluí-las.
- Trabalhar com o sistema de definição de metas SMART. O rastreamento de tempo é usado para prever quanto tempo e dinheiro serão gastos em uma tarefa (Atingível).
- RH – Verifica como os funcionários registram o tempo no Worksection usando um diagrama de frequência. Durante a fase de implementação, foram necessárias lembretes para aqueles que esqueceram de iniciar o cronômetro no início de seu trabalho.
- Finanças – Analisa relatórios de tempo gasto por projetos e clientes. Esses dados ajudam o departamento financeiro a determinar a rentabilidade de projetos e clientes. Junto com o RH, eles também avaliam a eficiência das equipes e de funcionários individuais.
A empresa tem uma regra rígida: “Se uma tarefa não está no Worksection, não precisa ser feita, porque o tempo gasto nela não será registrado”. Os funcionários registram seu tempo no gerenciador de tarefas. Usando rótulos de tarefas, é fácil ver para onde o tempo do projeto está indo, fazer ajustes ou adicionar novas tarefas.
No eficaz agência de marketing digital Roman.ua, o rastreador de tempo é usado para entender quanto tempo diferentes tarefas levam, como treinamento, desenvolvimento, construção de processos de negócios, e vendas. O planejamento do trabalho é baseado no tempo necessário para concluir essas tarefas.
Como o rastreador de tempo é usado para calcular o custo do trabalho?
Eugene Kudriavchenko, co-fundador do estúdio Vintage, explica que o custo do trabalho depende do nível do funcionário: júnior, pleno ou sênior. “Para determinar esses níveis, introduzimos o rastreamento de tempo através do Worksection para entender quanto tempo os funcionários gastam em tarefas típicas. Se um funcionário gasta menos tempo em uma tarefa, ele tem o potencial de subir para o próximo nível. O sistema de pagamento para gerentes de topo depende não do nível, mas dos KPIs de seus departamentos”.
A agência de publicidade Y&R Ukraine optou por um esquema clássico de pagamento por hora. O diretor geral Dmytro Barsukov acredita que o rastreamento de tempo em agências de publicidade se tornará um padrão nacional derivado da prática internacional: “O negócio publicitário vende o tempo de seus especialistas. É por isso que inicialmente usamos um sistema que enfatiza o rastreamento de tempo”.
Entretanto, a agência de desempenho em vídeo One2 não usa o rastreador de tempo para calcular salários. A equipe sabe que os funcionários receberão seus salários uma vez por mês, independentemente do desempenho do cliente. O consultor de marketing da One2, Vitaliy Tsymbaliuk, afirma que essa abordagem faz a equipe se esforçar para trabalhar melhor — não por compulsão, mas porque realmente querem.
Por que um cliente deve saber quanto tempo os funcionários gastaram nas tarefas?
Nos casos que analisamos, a maioria das empresas não envolve o cliente no sistema de CRM. O gerente de projeto da VoltaOne, Roman Slipchenko, explica que isso se deve à natureza do trabalho deles: “No nosso caso, o gerente de contas comunica tudo o que o cliente precisa.”
Escolhemos deliberadamente um design minimalista para o Worksection para baixar o limiar de entrada para aqueles que nunca trabalharam com este sistema — e podem não trabalhar com ele regularmente. Portanto, gostamos do caso da Y&R Ukraine, que adicionou vários clientes ao sistema. Esta é uma situação ideal, pois o cliente pode monitorar o volume de trabalho a qualquer momento. Infelizmente, segundo o CEO Dmytro Barsukov, há poucos clientes assim, porque poucos se interessam pelo “nos bastidores” de um projeto publicitário.
Roman Rybalchenko, fundador da Roman.ua, acredita que uma boa alternativa para envolver o cliente no sistema é usar um sistema de relatórios: “Trabalhamos de forma transparente, e o serviço nos permite comunicar essa transparência ao cliente. Com o sistema de relatórios, o cliente vê quanto tempo (literalmente até o minuto) gastamos, e ele não tem dúvidas.” A Roman.ua usa relatórios em dois casos:
- Externo – Para mostrar ao cliente o que foi feito.
- Interno – Para calcular a compensação dos funcionários com base no tempo trabalhado e nos projetos atendidos.
É necessário rastrear as horas de trabalho dos funcionários?
A implementação de um sistema de rastreamento de tempo é opcional.Por exemplo, Anastasiia Sylenok, CEO do 1991 Civic Tech Center, não usa o rastreador de tempo do Worksection porque trabalha em modo multitarefa e muda rapidamente entre as tarefas. No entanto, os funcionários do centro usam o rastreador de tempo para tarefas de longo prazo, como escrever um artigo.O gerente de projeto da VoltaOne, Roman Slipchenko, observa corretamente que, embora a agência raramente use rastreamento de tempo, para muitas empresas, o controle de tempo é a questão nº 1. Além disso, freelancers que desejam interagir com clientes no Worksection frequentemente querem registrar o tempo gasto nas tarefas.
A agência Y&R Ukraine teve que introduzir um sistema de rastreamento de tempo devido à complexa estrutura da empresa. Ela consiste em departamentos, e os departamentos incluem unidades que lidam com tarefas específicas. Até uma dúzia de projetos podem estar em andamento simultaneamente.
No entanto, a agência de desempenho em vídeo One2 não rastreia horas trabalhadas. “Para nós, é tabu calcular quantas horas uma pessoa trabalhou durante a semana e depois dizer: ‘Você não está assumindo tarefas suficientes.’ Consideramos o fator de foco de cada equipe: alguns são mais produtivos, outros menos,” diz o consultor de marketing da One2, Vitaliy Tsymbaliuk.