En ocasiones, la fecha límite para la tarea se acerca y el trabajo aún no ha comenzado. No son infrecuentes las ocasiones en que cada tarea parece significativa y no puedes decidir con cuál comenzar. Tales situaciones indican que la empresa tiene problemas con la priorización de tareas. Después de leer este artículo, aprenderás cómo priorizar el trabajo para no perder las fechas límite.
¿Qué significa priorizar tareas?
La priorización de tareas es el proceso de otorgar a cada tarea del conjunto compartido de trabajo un estado diferente que depende de la complejidad del trabajo y su urgencia. Para esto, los miembros del equipo deben tener habilidades de priorización.
Como resultado de la priorización, la lista de tareas se ve de la siguiente manera:
- tareas importantes y urgentes, cuya implementación debe comenzar de inmediato, están al principio;
- asuntos menos críticos pero también importantes se encuentran más abajo.
¿Qué es una fecha límite y cómo afecta la productividad?
Una fecha límite es una fecha tope para completar una tarea. La fecha límite se establece dependiendo de la cantidad de trabajo, su complejidad y su urgencia. Hay una fecha límite estricta cuando el resultado de una tarea que no se completa dentro del plazo establecido no tiene valor para nadie. Y hay una fecha límite flexible cuando el asunto sigue existiendo, pero se reduce. Una fecha límite clara tiene un efecto positivo en la motivación.
Las fechas límite mal establecidas pueden jugar una mala pasada al equipo. Subestimar el trabajo y establecer fechas límites demasiado optimistas puede llevar a que el equipo no tenga tiempo para cerrar tareas, y en consecuencia, la entrega de proyectos se retrasará.
Sobrestimar la dificultad de la tarea también llevará a establecer fechas límite correctas. En este caso, se aplicará el principio de Parkinson: cualquier trabajo durará tanto como se le asigne. En otras palabras, si la duración real del trabajo no es mayor a dos semanas, y el equipo ha presupuestado cuatro, entonces es probable que el trabajo siga durando ese tiempo.
La ejecución oportuna de proyectos garantiza una buena reputación para la empresa y la satisfacción del cliente, por lo que casi solo se puede lograr con fechas límites adecuadas.
9 consejos para ayudarte a priorizar tareas
Hay una gran cantidad de métodos que ayudan a priorizar tareas de la manera más eficiente posible. Elige una técnica específica que se ajuste al estilo de trabajo en equipo y a las características de las tareas. Además, el equipo sabrá en qué secuencia trabajar para no interrumpir todas las fechas límites posibles. ¿Entonces cómo priorizar tareas y cómo priorizar proyectos?
Haz una lista de todas las tareas
Solo puedes establecer prioridades de trabajo cuando tienes todas las tareas que debes completar dentro del marco del proyecto.
Es aún mejor cuando cada tarea está descrita en detalle; indica quién es responsable de ella y supervisa su implementación. También vale la pena anotar la relación entre las tareas, si la hay.
Por ejemplo, a menudo solo es posible comenzar a escribir textos para un sitio web una vez que hay una lista de palabras clave. Y si los textos están escritos, pero el sitio aún necesita existir, entonces no hay cuestión de promoción SEO.
Define los objetivos de la empresa
Antes de establecer prioridades, tómate el tiempo de definir los objetivos estratégicos de la empresa por lo menos para un año. Luego, cuando estén formados y fijados, puedes comenzar a establecer prioridades.
El gerente debe pasar cada tarea a través del “filtro” de su impacto en la perspectiva a largo plazo y asignarle un nivel de prioridad. Recuerda que la alta carga de trabajo y la ocupación del equipo no son sinónimos de productividad y éxito.
Elige un método de priorización de tareas que se adapte al equipo.
En gran medida, los métodos específicos dependerán de las características del proyecto y de la metodología del equipo. Pero uno de los puntos más importantes aquí es que le convenga a todos los empleados (o al menos a la mayoría).
Una discusión ayudará, durante la cual todos deben expresar su opinión. Si la mayor parte del equipo guarda silencio y no dice nada, no significa que les guste todo. Lo más probable es que haya problemas que alguien debería haber mencionado de inmediato.
El método elegido unilateralmente por la dirección acelerará la asignación de tareas. Pero la calidad de tal priorización de tareas y el trabajo del equipo están en cuestión.
Hablaremos sobre diversos métodos y técnicas de priorización a continuación.
Destaca las tareas urgentes
Escribimos arriba que hay fechas límite estrictas para algunas tareas, después de las cuales el resultado no vale nada. Por lo tanto, estas tareas deben realizarse como una prioridad. Al mismo tiempo, es esencial transmitir al equipo por qué esto ocurre de esta manera.
La explicación ayudará a evitar malentendidos que conducirán a pérdidas financieras y al deterioro de la reputación de la empresa en el mercado.
Deshazte de prioridades en competencia
Cuando un equipo trabaja en varios proyectos simultáneamente, un empleado puede recibir varias tareas con la máxima prioridad y una fecha límite para la misma fecha. Tal situación es difícil, pero el gerente puede resolverla. Para esto, necesitas lo siguiente:
- Comunicarte con los gestores de proyectos y colegas, y discutir el progreso de las tareas. Cuando aparecen prioridades en competencia, es posible especificar cuándo el ejecutor necesita un resultado. Algunos clientes necesitan el informe por la mañana, y otros por la tarde. El rompecabezas se unirá.
Pero el trabajo en ambas tareas debe finalizar en la mañana de un solo día. Entonces necesitarás buscar una opción en la que alguien ayude al empleado clave con la tarea y realice acciones rutinarias.
Así, cuanto mejor se establezcan las comunicaciones, es menos probable que surjan prioridades en competencia y más fácil será resolver problemas con ellas.
- Tener una escala de tiempo para la tarea. Puede ser que el gerente no conozca la carga de trabajo real del equipo. Si le muestras quién tiene cuántas tareas y explicas que no habrá tiempo suficiente para una más, entonces probablemente la fecha límite puede ser cambiada, o se puede nombrar a alguien más responsable de la tarea.
También es ventajoso cuando ya tienes datos sobre cuánto tiempo lleva completar tareas típicas. Entonces las situaciones con prioridades en competencia ocurrirán con menos frecuencia porque la planificación inicial será más precisa.
Usa el calendario para planificar tareas.
listas de tareas específicas para un día particular. De esta manera, puedes planificar tus esfuerzos, y si algo necesita seguir el plan, puedes comprender de inmediato cómo ajustar el horario para los días siguientes.
Es esencial en el trabajo en equipo porque al darse cuenta de que ha habido cambios, puedes mirar en el calendario con quién de tus colegas tienes tareas relacionadas y notificarlos sobre ello para que la persona también ajuste sus planes.
Sé realista sobre tus expectativas
Establecer prioridades y trabajar concienzudamente no son garantías de que todo irá según lo planeado, por lo que debes ser cauteloso. Es mejor entender que siempre hay lugar para lo inesperado. Sin embargo, al mismo tiempo, con una planificación adecuada, fechas límites realistas y prioridades bien establecidas, hay tiempo para maniobrar y corregir la situación.
Reflexiona sobre tus esfuerzos regularmente
Si la lista de tareas es extensa, y la mayoría de ellas son voluminosas y a largo plazo, puedes caer en la tristeza debido a que el trabajo no se detiene y la lista de tareas no disminuye. Para evitar esto, recuérdate siempre que estás realizando tareas estratégicas. Y para facilitarte moralmente, intenta:
- Dividir grandes tareas en varias más pequeñas. Marca cada una completada. Así verás el progreso.
- Encontrar tareas en la lista que puedas completar rápidamente. Intenta establecer al menos un estudio así cada día y cerrarlo. Esto también motiva y muestra que estás avanzando.
Usa software para la priorización efectiva de proyectos
Existen una gran cantidad de herramientas que ayudan a priorizar proyectos y tareas, planificar el trabajo y cumplir con las fechas límites exitosamente. Una de estas herramientas es Worksection. Es un gestor de tareas en la nube ucraniano, cuya robusta funcionalidad permite a los usuarios monitorear el estado del proyecto en su conjunto y de tareas individuales, rastrear fechas límites, intercambiar información y mucho más.
Entre las ventajas significativas de Worksection:
- tablero del proyecto;
- interfaz agradable y sencilla;
- seguimiento de tiempo;
- calendario;
- diagrama de Gantt y tablero Kanban;
- soporte técnico rápido y de calidad;
- protección confiable de los datos del proyecto.
Anteriormente, escribimos sobre otros productos que ayudarán, en particular, en la priorización de tareas y proyectos.
Métodos de priorización de tareas
Aparte de los consejos generales, deberías conocer sobre técnicas específicas que ayudan al equipo a trabajar con tareas.
Agrupación
Puedes priorizar tu trabajo agrupando tareas si ya has compilado una lista completa de ellas. Tienes que agrupar las tareas por categoría/idea. Ejemplo:
- por funcionalidad (las tareas necesarias para implementar una opción caen en una categoría);
- por etapas del proyecto (qué tareas necesitan completarse para MVP, pre-lanzamiento, etc.).
La priorización del trabajo utilizando la agrupación permite ver mejor la imagen del proyecto y la relación entre las etapas y tareas individuales.
División
Este enfoque significa que todas las tareas deben dividirse en grupos basados en alguna característica común y luego realizar secuencialmente tareas de un grupo. Luego, cuando completen, puedes pasar a otro grupo.
Este método se basa en el hecho de que es difícil para el cerebro cambiar entre tareas completamente diferentes. Así que cuando te has ajustado, por ejemplo, a escribir textos, puedes crear un artículo, un post en redes sociales, y una presentación en un solo día. Y al día siguiente, puedes invertir un par de horas trabajando en encontrar referencias para el diseñador, luego mantener unas pocas reuniones y dedicar el resto del día a responder correos electrónicos.
Técnica de ordenación burbuja
La técnica de ordenación burbuja te ayuda a entender cuán importante es esta tarea en comparación con otras en esta lista.
La priorización en esta técnica comienza con colocar todas las tareas de trabajo en una línea horizontal. A continuación, se comparan las primeras dos tareas, determinando cuál es más importante. Finalmente, la más importante se mueve a la izquierda.
Luego el proceso de comparación continúa con la segunda y tercera tarea, la tercera y cuarta, y así sucesivamente. Finalmente, el equipo recibe varios puntos al final, donde las tareas están dispuestas de izquierda a derecha según su importancia.
"Come una rana"
La idea principal de esta técnica es que debes comenzar cualquier trabajo con las tareas más desagradables y desafiantes. Y solo después de su finalización puedes realizar las más simples.
Método ABCDE
La técnica ABCDE es un enfoque no solo para establecer prioridades sino también para la gestión del tiempo. Primero, se compila la lista completa de tareas. Después, las tareas se agrupan según las consecuencias si no completas estas tareas a tiempo.
Grupo A incluye tareas que requieren que el equipo complete el proyecto. No cumplir con las tareas del grupo A tiene graves consecuencias para el proyecto.
Grupo B las tareas son deseables de completar, ya que no completar estos ítems también tendrá consecuencias negativas, pero no tan severas como las tareas del grupo A.
Grupo C las tareas serían adecuadas porque le darán un mejor aspecto al producto final. Pero, al mismo tiempo, su no cumplimiento no tiene consecuencias críticamente serias.
Grupo D incluye tareas que pueden ser opcionales, no urgentes y no de gran interés para el proyecto. Al fin y al cabo, puedes delegarlas.
Grupo E contiene tareas que debes eliminar de la iteración actual o del proyecto en su totalidad. Su implementación no afecta al producto final, pero requiere tiempo y recursos.
Matriz de Decisión de Eisenhower
En principio, la matriz de toma de decisiones de Eisenhower es similar a la técnica ABCDE. El grado de importancia se indica en el eje Y, y el grado de urgencia se muestra en el eje X. Cuatro grupos de problemas se colocan entre estos ejes:
Grupo 1 — tareas importantes y urgentes
Grupo 2 — menos importantes pero urgentes
Grupo 3 — importantes pero no urgentes
Grupo 4 — no importantes y no urgentes.
Así, el trabajo debe comenzar con los dos primeros grupos, y luego proceder a las tareas del grupo 3. Las tareas del grupo 4 son opcionales, por lo que pueden completarse si hay tiempo o no.
El Método del Cien Dólares
A cada miembro del equipo se le da una lista de tareas en este método de evaluación y priorización. Él tiene un $100 imaginarios (o 100 puntos) y decide independientemente cuánto está dispuesto a "pagar" (dar puntos) por esta o aquella tarea. La lógica es que una tarea difícil "cuesta" lo correspondiente. Como resultado, las tareas con más puntos tienen una mayor prioridad, por lo que debes comenzar el trabajo con ellas.
Priorizar tareas ahorra el tiempo y la energía de cada miembro del equipo, acercando el proyecto a una conclusión exitosa sin perder fechas límites. Esperamos que los consejos y técnicas anteriores te ayuden a establecer prioridades correctamente, contribuyendo a un trabajo colectivo y productivo.