Cuando se trata de los méritos de las metodologías de gestión de proyectos, las personas que trabajan en este ámbito a menudo están en desacuerdo. Algunos creen que para el éxito del producto final, la comunicación constante entre el cliente y el ejecutor es suficiente, y la metodología es algo secundario. También se puede escuchar la opinión contraria: sin una metodología, el caos consumirá incluso las ideas más geniales.
La verdad, como siempre, está en algún lugar en el medio y es que el equipo necesita encontrar una metodología, adaptarla y sacar el máximo provecho de su uso. Por cierto, el 39% de las empresas encuestadas por Hubstaff en 2021, dijeron que han implementado prácticas de gestión de proyectos híbridas. Por lo tanto, hablaremos sobre las ventajas y la importancia de la metodología de gestión de proyectos como tal.
El éxito de usar la metodología en el proyecto depende en gran medida de la disciplina en el equipo y de una firme intención de seguir las reglas.
Otro punto importante es que antes de elegir una metodología, es necesario entender cuidadosamente cuál es el objetivo final del proyecto. La comunicación flexible y activa entre los clientes y los ejecutores es muy importante aquí. Si la comunicación da como resultado requisitos claros para el proyecto, puedes proceder à la metodología.
¿Qué es una Metodología de Gestión de Proyectos y Por Qué es Importante?
La metodología de gestión de proyectos es un sistema que permite reducir riesgos, optimizar esfuerzos, evitar duplicaciones y llevar el entendimiento mutuo a un nuevo nivel dentro del equipo. Los componentes principales de la metodología son los principios, métodos y reglas de trabajo en el proyecto.
Respondiendo à la pregunta, qué es una metodología de proyectos, podemos decir que es una estructura que ayuda a gestionar el proyecto de la mejor manera y asegurar la máxima productividad de las personas involucradas. Si hablamos de la metodología dentro de la empresa, proporciona las normas, plantillas y directrices para las acciones rutinarias requeridas en la mayoría de los proyectos.
Además, la metodología adaptada al estilo de trabajo de la empresa eventualmente se convierte en una especie de base para todos los proyectos futuros y simplifica todas las etapas de su ciclo de vida.
La metodología ayuda a ahorrar recursos. Por ejemplo, pasarás más rápido por la iniciación y la planificación, reducirás el tiempo para capacitar a los empleados, etc.
Gracias à la metodología, tu negocio podrá:
- evitar errores cometidos en los últimos proyectos;
- crecer constantemente;
- tener un entendimiento común de los procesos, responsabilidades, roles etc;
- eliminar la influencia del factor humano;
- estar listo para resolver tareas y problemas complejos.
En resumen, la importancia de la metodología de gestión de proyectos radica en que ayuda a evitar la mayoría de las sorpresas desagradables que se pueden encontrar en el camino hacia el éxito. Por lo tanto, podemos decir con seguridad que la importancia de la metodología de gestión de proyectos es grande, y hay muchos más pros válidos que contras. A continuación, se presentan algunas ventajas específicas.
15 Beneficios de la Metodología de Gestión de Proyectos y Cómo Influyen en la Eficiencia del Trabajo
Cada empresa notará sus propias ventajas al usar la metodología, pero hablaremos sobre las más comunes.
- Crear una cultura de gestión de proyectos exitosos. Es la metodología la que puede ser la base para ello. Es decir, las mejores prácticas que producen resultados estarán claramente descritas en la empresa. En su lugar, quedará claro qué acciones deben evitarse.
- Definición clara de roles. A menudo sucede que no todas las personas involucradas en el proyecto entienden los roles y responsabilidades. Esto se aplica especialmente a los altos directivos, cuya área de responsabilidad puede seguir siendo casi un secreto para sus subordinados. La metodología hace que todo esto sea transparente.
- Base para tener en cuenta la experiencia de los colegas. Cuando una empresa no tiene ninguna metodología, o tiene varias, es difícil compartir la experiencia de tal manera que pueda ser sistematizada y utilizada en el futuro. Con una metodología, puedes optimizar este proceso y beneficiarte de él.
- El aumento del nivel general de calidad. De vez en cuando ocurren situaciones en las que el éxito del proyecto se debe a una buena coincidencia, la alta calificación de uno de los empleados, un gran entusiasmo, etc. Cuando estos son casos aislados, no hay motivo para alarmarse. Pero si tales factores poco predecibles se tienen en cuenta en toda la empresa, algo está mal en el negocio, necesita una metodología predecible.
- No reinventar la rueda. Cuando los equipos no comparten la experiencia como se mencionó anteriormente, a menudo sucede que tienes que buscar respuestas a preguntas que alguien ya ha encontrado. Es en la metodología donde deberían describirse las “ruedas” básicas.
- Previsibilidad de los resultados. Cuando el equipo tiene normas, es posible definir claramente los términos y plazos. Pueden anunciarse a los clientes o a otras partes interesadas. Si sigues estrictamente la metodología, puedes finalizar el trabajo incluso antes de lo planeado, lo que impresionará agradablemente a los participantes.
- Toma de decisiones efectivas. Cuando todas las partes entienden los roles y áreas de responsabilidad, objetivos y tareas, formas de progresar, entonces las decisiones se toman sin falta de información. Por lo tanto, son más equilibradas y correctas. Además, la metodología generalmente establece quién toma las decisiones, así que si ocurre un error, queda claro quién es el responsable. Por lo tanto, no se podrá delegar.
- Aumento de la motivación del equipo, seguido de un aumento de la productividad. Cuando el proyecto tiene un mínimo de sorpresas desagradables, los objetivos son claros, así como las formas de alcanzarlos, las personas trabajan con mayor placer. El trabajo que genera emociones positivas se vuelve automáticamente más eficiente que el trabajo que genera negatividad.
- Crecimiento rápido del nivel de calificación de los gerentes de proyecto. Cuando los equipos trabajan dentro de una metodología, es mucho más fácil para los gerentes interactuar con ellos y crecer profesionalmente. Después de todo, no tienes que gastar mucho tiempo buscando trucos que simplifiquen la coordinación. Una metodología de gestión de proyectos les da una comprensión holística del proyecto. Esto permite un entendimiento más profundo de los procesos.
- Uso comprensible y controlado de recursos. La metodología permite desde el principio definir el alcance del trabajo a realizar y los recursos necesarios para ello. Si algo sale mal, se hará evidente muy rápidamente.
- Gestión de riesgos adecuada. Por lo general, la metodología describe algoritmos de predicción de riesgos y acciones para gestionarlos. Además, la metodología tiene requisitos claros para las comunicaciones, lo que significa que todas las partes interesadas conocerán los riesgos a tiempo.
- El cliente entiende lo que recibirá como resultado. Cuando no hay metodología, no hay garantía de que los requisitos se hayan registrado correctamente. Por lo tanto, a menudo el cliente no tiene confianza en que recibirá exactamente lo que esperaba. Cuando trabajas dentro de la metodología, el cliente y el ejecutor acuerdan que entienden la tarea de la misma manera.
- Los problemas en el proyecto se pueden notar antes. Cuando tienes métricas de control, los proyectos con defectos se hacen visibles de inmediato. Así que hay tiempo para corregir lo que salió mal.
- Las posibles áreas de inversión se hacen evidentes. Por ejemplo, puede que no tengas suficientes herramientas para un trabajo remoto efectivo. Los fondos invertidos en ellas traerán resultados tangibles.
- El negocio pasará de modelos de gestión autoritarios a democráticos. Como mencionamos anteriormente, los roles y responsabilidades están generalmente claramente definidos en las metodologías. Por lo tanto, los empleados entienden qué se espera de ellos y se sienten responsables por ello. Y también saben lo que sus colegas deben hacer. Debido a esto, el nivel de incertidumbre en el equipo disminuye, así como el número de conflictos.
Formas de Usar la Metodología
Hay muchas metodologías de gestión de proyectos, y aún más opciones híbridas. Por lo tanto, antes de elegir una de ellas, responde a las siguientes preguntas:
- ¿Ha utilizado el equipo alguna metodología en el pasado? Si es así, ¿qué tan exitosa?
- ¿Cuál es la estructura del equipo? ¿Hay trabajadores remotos, subcontratados?
- ¿Qué tan fijos o flexibles son los requisitos de tus clientes?
- ¿Qué es más importante: obtener un resultado rápido o de calidad?
- ¿Es posible aumentar el presupuesto si es necesario?
- ¿Qué tan estrictos deberían ser los requisitos? ¿Hay oportunidades para experimentos?
- ¿Cuántos interesados hay en el proyecto? ¿Qué tan abiertos están a comunicarse?
También deberías considerar el tipo al que pertenece el futuro gerente de proyecto:
“Ejecutores” trabajan bien dentro de la estrategia empresarial actual, buscando empleados que ayuden a resolver problemas y avanzar en una dirección determinada. No buscan nuevas oportunidades de desarrollo que contradigan lo que ha sucedido en la empresa hasta ahora.
“Expertos” pueden buscar nuevas opciones para el desarrollo empresarial, basándose en la experiencia previa de la empresa, investigaciones confiables, etc. Consultan a colegas autorizados.
“Jugadores” están listos para buscar oportunidades donde los analistas no las ven, así como donde no hay experiencia probada con números confiables. A veces sus propuestas fallan en términos de rentabilidad, pero lo contrario también sucede.
“Profetas” tienen una visión amplia, a menudo ven oportunidades de crecimiento donde otros no. Están listos para cambiar radicalmente la orientación del trabajo. A menudo, sus palabras deben tomarse al pie de la letra, porque no hay cifras o estudios que las confirmen.
También es muy importante entender las características de los enfoques populares de gestión de proyectos.
Waterfall
El enfoque más tradicional, con tareas realizadas secuencialmente. Es decir, para iniciar una nueva etapa, necesitas terminar la anterior. Las etapas anteriores no se analizan, por lo que errores globales pueden ser notados en la etapa final del trabajo, cuando es posible corregirlos solo invirtiendo mucho dinero y tiempo.
Esta metodología debe elegirse cuando todos están seguros de los requisitos, casi nada cambiará, hay oportunidad de elaborar un plan de trabajo detallado, y la documentación necesita ser detallada.
Agile
La principal diferencia entre esta metodología y la anterior es que el equipo puede cambiar algo en el proyecto en etapas intermedias.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban y Scrumban son variaciones de Agile.
Esta metodología debe elegirse cuando los clientes están listos para un diálogo, pero no están seguros de qué quieren obtener como resultado. Esta metodología es adecuada para quienes quieren resultados rápidos, no ideales. Aquí no se proporciona documentación detallada ni plazos claros.
eXtreme Programming, XP
Es otra metodología ágil con características como simplicidad, comunicación, retroalimentación constante, respeto y valentía.
Esta metodología debe elegirse cuando tu equipo trabaja junto, no hay trabajo remoto, y la colaboración es una de tus prioridades.
Método de la Ruta Crítica
En esta metodología, se presta atención principal a encontrar las tareas clave que resultan en la finalización rápida y de calidad del proyecto. Necesitas calcular el tiempo más largo requerido para completar las tareas clave. Será considerado un camino crítico.
Esta metodología debe elegirse cuando el proyecto es complejo, a gran escala, con muchas dependencias, pero hay un plan claro y la tendencia del equipo a trabajar según algoritmos.
Así que, explicamos qué es la metodología de proyectos y consideramos las ventajas de usar la metodología de gestión de proyectos. Lo principal es entender que hay muchas metodologías, y los híbridos también valen la pena considerar. Por lo tanto, determina tus objetivos principales, elige una metodología basada en ellos y adáptala a ti mismo, construye un plan de acción y avanza hacia el éxito.