W następ­nym oknie wypełnij następu­jące pola:

1 Wprowadź tytuł zada­nia

Tworząc zadanie, zale­camy stosowanie 5 zasad SMART.

Tip Zale­camy nadawanie pro­jek­tom i zadan­iom nazw zgod­nie z jed­ną spójną zasadą, aby każdy menedżer lub pra­cown­ik mógł szy­bko zrozu­mieć nowy projekt.

2 Wybierz osobę odpowiedzial­ną

Zadanie może mieć tylko jed­ną osobę odpowiedzial­ną. Jeśli potrze­bu­jesz kilku odpowiedzial­nych osób, podziel pracę na zada­nia podrzędne i przyp­isz odpowied­nią osobę do każdego z nich.

3 Ustal daty real­iza­cji

Zadanie może mieć następu­jące opc­je har­mono­gra­mu:

- Brak daty: zadanie nie ma określonej daty rozpoczę­cia lub zakończenia;
- Tylko ter­min: na przykład, do piątku, 13 lutego;
- Daty rozpoczę­cia i zakończenia: na przykład, zaczy­na­jąc 23-go i kończąc 27-go;

Możesz również dodać pow­tarzanie zada­nia: na przykład ​„Miesięczny raport w każdy piątek nowego miesiąca.”

4 Ustal pri­o­ry­tet zada­nia

W sys­temie możesz wybrać pri­o­ry­tet od 1 do 10, gdzie 10 to najwyższy. Ist­nieje także zerowy pri­o­ry­tet, wyświ­et­lany jako pauza.

5 Dodaj sta­tus zadania

Sta­tusy poma­ga­ją w orga­ni­za­cji pra­cy i śledze­niu postępów w zada­ni­ach. Uży­waj sta­tusów, aby szy­bko zobaczyć, które zada­nia są w toku, wyma­ga­ją przeglą­du lub zostały już zakońc­zone. Jest to szczegól­nie przy­datne przy pra­cy z dużą liczbą zadań.

6 Dodaj etyki­ety do zadań

Etyki­ety poma­ga­ją w dal­szej struk­turze zadań i ułatwia­ją znalezie­nie odpowied­nich infor­ma­cji. Możesz tworzyć własne etyki­ety dla swo­jego kon­ta w opar­ciu o potrze­by swo­jego zespołu. Możesz również zobaczyć, jak nasi klien­ci uży­wa­ją etyki­et do śledzenia cza­su w naszym blogu.

7 Osza­cuj

Na początku możesz pom­inąć to pole. To ogól­ny plan przewidy­wanego cza­su i kosztów zadania.

8 Opisz zadanie

W tym polu możesz dodać opis zada­nia (wiki), wszelkie przy­datne infor­ma­c­je dla wszys­t­kich uczest­ników, a także niezbędne pli­ki i dokumenty.

9 Zapisz członków pro­jek­tu do zada­nia

Członkowie, których zapiszesz do tego zada­nia, otrzy­ma­ją powiadomienia o określonych dzi­ała­ni­ach w zada­niu, takich jak zmi­any daty czy nowe komen­tarze. Zale­camy zapisy­wanie tylko tych, którzy naprawdę są zaan­gażowani w pracę.

10 Ogranicz widoczność, jeśli to konieczne

Korzys­ta­jąc z bloku pry­wat­noś­ci, możesz spraw­ić, że zadanie będzie widoczne tylko dla określonych osób. Na przykład, możesz ukryć zadanie przed klien­tem. Domyśl­nie wszys­tkie zada­nia pro­jek­tu są widoczne dla całego zespołu projektowego.

Jeśli potrze­bu­jesz dodać kil­ka zadań jed­nocześnie, użyj funkcji wielododawania:

Możesz sko­pi­ować tytuły zadań z tabeli Excel i wkleić je w to pole lub w pełni zaim­por­tować zada­nia z data­mi, opisa­mi i inny­mi infor­ma­c­ja­mi bezpośred­nio z pliku Excel.

Tip Uczyń zadanie na najwyższym poziomie czymś, co na pewno przy­bliży cię do ukończenia całego pro­jek­tu. Wszys­tkie mniejsze i pośred­nie kro­ki powin­ny być twor­zone jako zada­nia podrzędne lub listy kontrolne.

Pro­jekt wypełniony zada­ni­a­mi może wyglą­dać tak:

1 pan­el strony projektu

2 pan­el filtrów

3 wyszuki­wanie

4 ustaw­ienia treś­ci strony. Tutaj możesz wybrać, które kolum­ny infor­ma­cji o zada­ni­ach wyświ­et­lać, a które ukryć.

Rodza­je kol­umn zadań:

• Nazwa: wyświ­et­la tytuł zada­nia i zaw­iera dodatkową sekcję do zwi­ja­nia lub rozwi­ja­nia listy zadań podrzędnych
• Sta­tus
• Pri­o­ry­tet
• Akty­wność: wyświ­et­la infor­ma­c­je o cza­sie ostat­niej akcji w zadaniu
• Utwor­zono
• Autor
• Lista kon­trol­na: zaw­iera wskaźnik postępu opar­ty na ukońc­zonych ele­men­tach listy kon­trol­nej i pokazu­je sto­sunek ukońc­zonych do otwartych elementów
• Oso­ba przypisana
• Etyki­ety
• Ter­min
• Czas: wyświ­et­la zare­je­strowany czas i jego sto­sunek do planowanego cza­su dla zadania
• Kosz­ty: wyświ­et­la zare­je­strowane kosz­ty finan­sowe i ich sto­sunek do planowanych kosztów dla zadania
• Sza­cow­any czas
• Sza­cow­any koszt
• Data zakończenia
• Oznac­zone: kolum­na pokazu­ją­ca, czy zadanie zostało dodane do ulu­bionych za pomocą gwiazdki
• Zadanie nadrzędne: wyświ­et­la tytuł zada­nia nadrzędnego
• Zada­nia podrzędne: wyświ­et­la wskaźnik postępu pokazu­ją­cy sto­sunek otwartych do ukońc­zonych zadań podrzędnych
• Reakc­je: wyświ­et­la listę reakcji emo­ji pozostaw­ionych przy zadaniu

Uwa­ga Wszys­tkie kolum­ny oprócz ​„Nazwa” mogą być ukryte lub zwinięte. Możesz także zmienić ich sze­rokość i pozy­cję w sto­sunku do innych kol­umn oraz przyp­iąć ich pozy­cję. Ustaw­ienia kol­umn są indy­wid­u­alne dla każdego pro­jek­tu i każdego pracownika.

Sys­tem zaw­iera różnorodne wbu­dowane fil­try, aby wspier­ać Two­ją codzi­en­ną pracę. Możesz również tworzyć fil­try nie­s­tandar­d­owe, jeśli zajdzie taka potrze­ba. Na przykład, możesz fil­trować zada­nia o wysokim pri­o­ry­te­cie i etykiecie ​„Do przeglą­du”, a następ­nie zapisać wyni­ki do zakładek lub jako osob­ną stronę pro­jek­tu dla szy­bkiego dostępu.

Jak każ­da lista w Work­sec­tion, może być eksportowana do Excela:

Uwa­ga Kiedy jesteś w pro­jek­cie, widzisz tylko zada­nia i uczest­ników tego pro­jek­tu. Aby przeglą­dać zada­nia na poziomie kon­ta, użyj przy­cisku ​„Lista zadań” oraz różnych widoków ​„Kan­ban” w lewym pasku bocznym.

Możesz również przełączyć się na listę zadań ​„Kan­ban według osób”, na przykład:

W widoku ​„Kan­ban według osób” każ­da oso­ba ma swo­ją włas­ną kolum­nę z przyp­isany­mi zada­ni­a­mi. Ta strona pokazu­je wszys­tkie zada­nia przyp­isane Twoim pracownikom.

Tutaj możesz także fil­trować zada­nia według sta­tusu lub etyki­ety, lub przeglą­dać obciąże­nie pra­cown­i­ka, na przykład na przestrzeni tygod­nia, ustaw­ia­jąc odpowied­nią wartość w fil­trze ​„Ter­min”. Możesz również prze­ciągnąć zadanie z jed­nej kolum­ny uczest­ni­ka pro­jek­tu do drugiej.