Pour les entreprises qui travaillent à l’heure, un suivi du temps est un outil clé pour la mise en œuvre de projets et de tâches. Par exemple, notre client, l’agence de marketing de performance ROMAN.UA, a considérablement augmenté son tarif moyen grâce au suivi du temps de Worksection.
Avantages et Inconvénients du Suivi du Temps pour les Tâches
Commençons par les inconvénients, ou plutôt, un inconvénient : l’adaptation de l’équipe au suivi du temps. Utiliser un chronomètre pour enregistrer le temps passé sur les tâches n’est pas facile pour toutes les équipes pour plusieurs raisons :
- Au départ, l’équipe pourrait voir le suivi du temps comme un signe de méfiance de la direction ou des clients (ce qui n’est pas le cas).
- Les employés pourraient oublier de démarrer le chronomètre pour les tâches. Cependant, avec de la pratique, l’utilisation du chronomètre devient automatique, et si le chronomètre n’a pas été démarré, le temps et le coût réels peuvent toujours être saisis après la réalisation de la tâche.
Comment le Suivi du Temps est Utile pour les Tâches
Fournit une Compréhension Claire des Coûts : Si plusieurs employés travaillent sur une tâche, chacun enregistre son temps avec le chronomètre, et ces sessions sont additionnées. Le suivi du temps enregistre le temps passé sur la mise en œuvre de la tâche.
- Enregistrement du Tarif Horaire : Si un employé a un tarif horaire fixe, il peut également l’enregistrer dans la fenêtre du suivi. C’est un avantage majeur pour tous les membres de l’équipe.
- Soutient l’Argumentation pour un Meilleur Salaire : Les membres de l’équipe peuvent revendiquer un meilleur salaire si le temps réel passé sur une tâche dépasse le temps estimé.
- Forme des Rapports Détaillés : Sur la base des données du suivi du temps, le comptable de l’entreprise peut générer des rapports à la fin d’une période, montrant le temps dépensé et les paiements, le cas échéant, pour chaque employé.
- Assure des Processus Transparents pour les Clients : Les clients payant à l’heure veulent comprendre comment le temps a été dépensé. Si les coûts réels diffèrent des estimations, le rapport peut justifier la tarification.
Comment Motiver les Employés à Adopter le Suivi du Temps
Une motivation clé est de montrer des exemples réussis de suivi du temps, qu’ils soient personnels ou d’autres entreprises, comme décrit dans notre étude de cas Postmen.Désigner une Personne Responsable de l’Adaptation du Suivi du Temps
Choisissez un employé pour aider l’équipe à s’adapter. Cette personne doit bien maîtriser l’utilisation du chronomètre et être très motivée pour l’utiliser, ce qui motivera les autres membres de l’équipe.
Cette personne responsable aidera également avec toutes les questions et veillera à ce que les membres de l’équipe démarrent et arrêtent systématiquement le chronomètre lorsqu’ils travaillent sur des tâches.
Choisir un Service de Suivi du Temps
De nombreux gestionnaires de tâches proposent le suivi du temps comme fonction clé. Lors du choix d’un service, concentrez-vous sur sa simplicité et son accessibilité.
Le suivi du temps doit être tout aussi facile à utiliser pour les spécialistes IT et les comptables. Si le suivi est intuitif pour toute l’équipe, indépendamment de leur expérience avec les gestionnaires de tâches et le suivi du temps, c’est un indicateur clé de simplicité.
Exemple de Chronomètre Worksection
Dans Worksection, vous pouvez démarrer le chronomètre sans ouvrir la tâche elle-même, simplement en survolant celle-ci dans la liste des tâches et en cliquant sur “Démarrer le Chronomètre”.
Vous pouvez également démarrer le chronomètre dans la tâche en cliquant sur “Démarrer le Chronomètre” ou à travers “Mes Tâches”, en sélectionnant la tâche requise et en cliquant sur “Démarrer le Chronomètre”.
De multiples points d’accès au chronomètre facilitent une adaptation rapide. Vous pouvez arrêter le chronomètre par l’une des méthodes ci-dessus ou en cliquant sur “Arrêter et Enregistrer” (l’icône de pause dans le coin supérieur droit de la page principale de votre compte).
Fenêtre de Commentaires du Chronomètre
Tous les systèmes de gestion de projet n’ont pas cela, mais le suivi du temps de Worksection permet à chaque employé d’ajouter des commentaires au chronomètre.
En consultant le rapport du chronomètre, le comptable, le client ou le manager de l’entreprise verra la description du temps enregistré.
Par exemple si plus de temps a été consacré à une tâche que prévu, l’employé peut écrire la raison dans la fenêtre de commentaire. Cette option rend le rapport plus informatif pour l’entreprise et clair pour le client payant à l’heure.
Fonctionnalités Utiles dans Worksection
En plus des méthodes ci-dessus, vous pouvez démarrer le chronomètre avec un double-clic ou en utilisant la combinaison Alt‑S.
Comment Tester le Suivi du Temps pour Votre Équipe
Vous pouvez tester toutes les fonctionnalités du gestionnaire de tâches, y compris l’option Chronomètre, gratuitement dans un compte Worksection pendant 14 jours. Inscrivez votre compte en deux clics, suggérez à l’équipe de tester le suivi du temps, expliquez le but de la nouvelle option et partagez ce lien d’article.