¡Hola amigos!
Por favor, den la bienvenida a nuestra primera actualización en 2021 con el principal objetivo de mejorar la eficiencia de sus equipos utilizando su tiempo laboral.
Sabemos que en los equipos modernos, el gasto en salarios representa hasta el 80%. Naturalmente, desea que el valioso tiempo de sus empleados se gaste y se pague de la manera más eficiente posible. Para lograr esto, es necesario introducir un seguimiento de tiempo regular en el equipo. La tarea no es trivial, pero es necesaria, especialmente si trabaja en un modelo por horas y vende el tiempo de sus empleados a una tarifa por hora.
Usando Worksection, todo su equipo puede fácilmente cambiar a una base horaria. Y luego, al final de un mes, entenderá si sus proyectos se han recuperado, verá el tiempo real que sus empleados han trabajado y el grado en que su equipo es eficiente en general.
Entonces, ¿qué hay de nuevo:
Estableciendo días libres, vacaciones y licencias por enfermedad
Muchos clientes pidieron agregar horarios de trabajo, vacaciones y licencias por enfermedad para sus empleados. Siempre escuchamos cuidadosamente las preferencias de nuestros clientes y las abrazamos. En definitiva, ¡lo hemos hecho! ;-)
Desde la tarjeta del usuario, puede acceder à la configuración del horario laboral personal del usuario (si tiene derechos administrativos “Permitir administrador gestionar personas”).
En el Horario Laboral, puede:
- establecer las Horas laborales estándar para un empleado y ver de inmediato el número de horas que trabajan en un año, ajustadas por todos los días festivos y fines de semana, vacaciones y licencias por enfermedad.
- desactivar Informes para un empleado en particular.
- ver el número total de Días no laborales en la cuenta y cambiar a su configuración (Configuración de cuenta > Días festivos).
- designar un día laborable para un empleado en un día festivo común (por ejemplo, ver el 9 de enero, el recuadro rojo).
- designar Días de vacaciones (color azul e ícono de palmera) y ver su número total.
- cambiar al modo de licencia por enfermedad (color púrpura y termómetro).
¡Nota! Los días libres no se cuentan en el número de días de vacaciones y licencias por enfermedad.
¿Qué te da?
La vacación del ejecutivo o licencia por enfermedad se muestra al establecer plazos y en el diagrama de Gantt, lo que le permite programar el cumplimiento de tareas de manera más precisa.
Una vez que se establece un plazo para una tarea en el calendario, la licencia por enfermedad y el día de vacaciones del ejecutivo se mostrarán.
Si ha prohibido establecer plazos de tarea para días no laborales en la configuración de la cuenta, el sistema le evitará establecer una tarea para el tiempo de vacaciones ayudándole a calcular correctamente la duración de las tareas en días laborales.
La información sobre sus empleados que están de vacaciones o en licencia por enfermedad es visible para todos los participantes del proyecto. Facilitará la comunicación en el equipo y le permitirá reprogramar tareas urgentes de manera oportuna.
Lo principal es que todos esos datos facilitan el cálculo de la Eficiencia del consumo de tiempo laboral para cualquier período.
Estándar de tiempo laboral por PRO
Ahora puede establecer un estándar de horas laborales por día para cada empleado de sus equipos. El estándar predeterminado para un empleado es de 8 horas por día en días laborales, pero puede cambiarlo o desactivarlo por completo para un empleado en particular.
Para días no laborales, vacaciones o licencias por enfermedad, el estándar es cero.
Los lectores, usuarios de equipos de clientes y empleados despedidos no tienen estándar.
Puede cambiar o desactivar el horario de tiempo laboral de un empleado en varios lugares:
en el Perfil1 o en el Horario laboral2 nuevo.
Puedes conocer el estándar o tasa actual y cambiar rápidamente à la programación personal de un empleado directamente desde la tarjeta actualizada del usuario.
Puede cambiar masivamente el estándar de inmediato para varios empleados desde la sección de Personas. Marque a los usuarios afectados y corrija su estándar a través del menú de operaciones masivas.
¡Nota! El estándar está disponible solo en planes PRO (Premium y Enterprise). Si su cuenta tiene otro plan, pero está muy interesado en esta funcionalidad, contáctenos.
Novedades de Reportes
El estándar de horas laborales en el informe basado en personas
En el Informe “por personas”, hemos añadido un diagrama circular frente a cada usuario, departamento y equipo para analizar la eficiencia actual. La eficiencia actual se calcula como un porcentaje del consumo de tiempo declarado frente al número estándar de horas laborales durante el período pasado.
El diagrama no se muestra para participantes que no tienen estándar (clientes, lectores, contactos), así como para aquellos con el estándar desactivado.
¡Nota! Para ver la comparación con el Estándar en informes, debe desactivar la visualización de Estimaciones.
Entonces el informe basado en personas se verá como sigue:
- Diagramas de eficiencia cerca de cada equipo / departamento / miembro del equipo.
- Si un empleado rastrea con un temporizador o ingresa manualmente de 6.5 a 8 horas por día, su tiempo laboral se utiliza de manera eficiente: el diagrama se coloreará de púrpura de 80 – 100%. Los valores más bajos indican que un empleado no utiliza completamente el seguimiento de tiempo, o podría “trabajar lo suficiente”.
- Si el tiempo indicado excede el estándar, la eficiencia superará el 100%, con el exceso mostrado en rojo en el diagrama. Podría ser evidencia de una carga de trabajo excesiva o inexactitud en los datos, lo que requeriría un análisis adicional.
- Si un empleado no ingresa ningún consumo, el diagrama permanece gris. Podría ser conveniente desactivar el estándar para dicho empleado para excluirlo de los informes.
Si su informe abarca un período que incluye fechas futuras, el porcentaje de eficiencia se calculará en base a los días pasados.
Imaginemos que ahora es el comienzo de un mes, y solo han pasado 2 días hábiles, durante los cuales el empleado ha ingresado con éxito 8 horas de su estándar de 8 horas. En el informe de personas del mes en curso, la eficiencia de tal empleado será del 100%. Al pasar el mouse sobre el gráfico de dona púrpura, también puede ver el número de horas que el empleado ha ingresado y el número de horas que debería trabajar según su estándar durante todo el período seleccionado, siendo el mes actual en nuestro caso.
Informes basados en días
El informe basado en días le ayudará a determinar los días en que un empleado trabajó bien, cuándo no trabajó bien y cuándo indicó más horas de las posibles. Para mayor visibilidad, elegimos un fondo basado en días dependiendo de los costos reales. Si el plan se cumple, el cuadro estará completamente lleno.
En la etapa de introducir la “tarifa horaria”, recomendamos revisar este informe diariamente, para “animar” a las personas que se han olvidado de ingresar el tiempo de hoy. Dos semanas de revisiones regulares, y usted creará un nuevo hábito útil en la empresa.
Standard del equipo
El estándar del equipo consiste en la suma de los estándares de todos sus empleados. Si parte de sus empleados no informan sobre su tiempo consumido, establezca su estado como “sin informe” para que no se cuenten en el estándar agregado del equipo. Puede hacerlo en todas partes donde se edita el estándar, simplemente desactívelo, y esa persona no se incluirá más en los informes basados en el estándar.
Cambios en la lógica de los Informes
La página de Informes en Worksection solía mostrar al usuario y al administrador solo los datos de proyectos y tareas a los que tenían acceso en un momento determinado. Esto causaba algunas dificultades: un empleado no podía ver su consumo de tiempo para el período pasado si había sido excluido del proyecto, y el líder no podía ver las partes de consumo de su empleado, si no había sido invitado al proyecto. Y solo el administrador de toda la cuenta podía ver la imagen global.
Ahora los administradores de equipo ven los costos de su equipo de todos los proyectos y tareas, y los usuarios pueden ver su consumo de tiempo, incluso si se ha denegado el acceso à la tarea.
¡Nota lo siguiente! No obtendrá acceso al proyecto en sí, à la descripción de la tarea y a detalles adicionales de dichos costos. Solo verá parte del nombre de la tarea y su gasto en ella. Si necesita acceso, puede pedir al administrador que lo abra.
En el futuro, planeamos guardar y mostrar los costos incluso si la tarea o el proyecto han sido eliminados.
Las tareas con gastos de proyectos “sin acceso” lucen de la siguiente manera:
Otras correcciones en informes
- hemos añadido barras de progreso para la comparación de proyectos y personas entre sí
- hemos reconsiderado los parámetros de ordenamiento existentes y añadido una serie de nuevos
- en el modo de visualización de estimaciones (puede habilitarse seleccionando el tipo de informe) — hemos delineado los planes con marcos para que no los confunda con las cifras de gastos reales
- hemos respaldado todas las cifras de informes con claros consejos emergentes
- hemos mejorado la función de exportación
Nueva interfaz para indicar gastos
En una única ventana, solía ingresar gastos y rastrear los ya indicados. Era bastante engorroso y complejo para los nuevos usuarios. Hemos dividido estas funciones en dos ventanas separadas.
Ahora, una vez que haya hecho clic en el botón para ingresar gastos, nada lo distraerá del propósito de su visita ;-)
Desde la ventana de ingreso de gastos, puede acceder à la visualización de todos los gastos ingresados directamente a través de este botón1 o después de agregar2. Y desde la ventana de vista, puede cambiar fácilmente a agregar nuevos3.
Su comentario sobre los gastos ahora puede ocupar varias líneas.
Si se ha indicado una fecha incorrecta al ingresar gastos, puede cambiarla fácilmente en la lista de gastos.
Exportando la lista de tareas e informes
Para equipos que analizan sus datos en detalle, hemos añadido más posibilidades de exportación.
Hemos hecho posible exportar una lista de tareas en formatos MS Project, CSV, XLS con datos en bruto. Usando casillas de verificación, puede elegir los datos que se incluirán en el archivo a exportar.
¡Recuerde! Puede obtener cualquier dato de su cuenta utilizando la API de Worksection.
En la exportación de la vista detallada de los Informes, obtendrá datos en bruto (en formato CSV o XLS) — la lista de todos los gastos indicando las tareas realizadas en ellos. Todas las demás tipos de informes (Por proyectos, Por personas, Por días) le darán información resumida, y los datos estarán agrupados por el criterio relevante.
Etiquetas de contacto PRO
Para ampliar el tema de “Sistema CRM Simple”, hemos mejorado la funcionalidad de la página de Contactos. Hemos logrado la posibilidad de establecer etiquetas para sus contactos. Ahora puede no solo colocar contactos en carpetas, sino también etiquetarlos por ciertos criterios.
Tradicionalmente, existen grupos abiertos de etiquetas y aquellos ocultos a otros equipos.
Aquí puede agregar grupos y crear etiquetas de contacto que necesite:
Cuenta > Etapas y etiquetas > Para contactos
Le recordamos que el contacto de su base se inserta fácilmente en cualquier comentario o texto de tarea. Para hacerlo, elija el elemento con el símbolo “@”, de los parámetros de formato de texto, o deje un espacio en blanco, luego ingrese el símbolo “@” en el teclado: en la parte inferior de la lista emergente de participantes, habrá el botón de Contacto.
Ahora puede encontrar nuestro contacto no solo por nombre o número de teléfono, sino también por etiqueta: simplemente escriba su nombre y elija la opción adecuada.
Amigos, esto es todo por ahora, esperamos su retroalimentación.
¡Gracias por usar nuestro producto!
¡Éxitos en su trabajo!
El equipo de Worksection