Manchmal nähert sich die Frist für die Aufgabe, und die Arbeit hat noch nicht begonnen. Nicht selten gibt es eine Variante, bei der jede Aufgabe bedeutend erscheint und man nicht entscheiden kann, mit welcher Aufgabe man beginnen soll. Solche Situationen deuten darauf hin, dass das Unternehmen Probleme mit der Priorisierung von Aufgaben hat. Nach dem Lesen dieses Artikels werden Sie lernen, wie Sie die Arbeit priorisieren, um Fristen nicht zu verpassen.
Was bedeutet es, Aufgaben zu priorisieren?
Aufgabenpriorisierung ist der Prozess, jeder Aufgabe aus dem gemeinsamen Arbeitspool einen anderen Status zuzuweisen, der von der Komplexität der Arbeit und deren Dringlichkeit abhängt. Dazu müssen die Teammitglieder Priorisierungsfähigkeiten besitzen.
Das Ergebnis der Priorisierung sieht folgendermaßen aus:
- wichtige und dringende Aufgaben, deren Umsetzung sofort begonnen werden sollte, stehen an erster Stelle;
- weniger kritische, aber ebenfalls wichtige Angelegenheiten stehen darunter.
Was ist eine Frist und wie wirkt sie sich auf die Produktivität aus?
Eine Frist ist ein Stichtag für den Abschluss einer Aufgabe. Die Frist wird je nach Arbeitsmenge, Komplexität und Dringlichkeit festgelegt. Es gibt eine harte Frist, bei der das Ergebnis einer nicht innerhalb der festgelegten Frist abgeschlossenen Aufgabe für niemanden mehr von Wert ist. Und es gibt eine weiche Frist, bei der die Angelegenheit weiterhin besteht, jedoch weniger wichtig wird. Eine klar definierte Frist hat einen positiven Einfluss auf die Motivation.
Falsch festgelegte Fristen können dem Team einen schädlichen Streich spielen. Die Arbeit zu unterschätzen und übermäßig optimistische Fristen zu setzen, kann dazu führen, dass das Team nicht rechtzeitig Aufgaben abschließen kann und entsprechend die Lieferung von Projekten verspätet ist.
Das Überschätzen der Schwierigkeit der Aufgabe wird auch zu korrekten Fristen führen. In diesem Fall wird das Parkinsonsche Prinzip Anwendung finden: jede Arbeit wird so lange dauern, wie ihr dafür Zeit eingeräumt wird. Mit anderen Worten, wenn die tatsächliche Dauer der Arbeit nicht mehr als zwei Wochen beträgt und das Team vier Wochen dafür eingeplant hat, dann ist es wahrscheinlich, dass die Arbeit diese Zeitspanne dennoch in Anspruch nehmen wird.
Die termingerechte Durchführung von Projekten garantiert dem Unternehmen einen guten Ruf und Kundenzufriedenheit, daher ist dies fast nur mit angemessenen Fristen möglich.
9 Tipps, die Ihnen helfen, Aufgaben zu priorisieren
Es gibt eine große Anzahl von Methoden, die helfen, Aufgaben so effizient wie möglich zu priorisieren. Wählen Sie eine spezifische Technik, die zum Stil der Teamarbeit und den spezifischen Aufgaben passt. Außerdem weiß das Team, in welcher Reihenfolge gearbeitet werden soll, um alle möglichen Fristen nicht zu gefährden. Wie also priorisieren Sie Aufgaben und Projekte?
Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben
Sie können die Prioritäten der Arbeit nur festlegen, wenn Sie alle Aufgaben, die Sie im Rahmen des Projekts abschließen sollten, im Blick haben.
Es ist sogar besser, wenn jede Aufgabe im Detail beschrieben ist; dies zeigt, wer dafür verantwortlich ist und deren Umsetzung überwacht. Es ist auch ratsam, die Beziehung zwischen den Aufgaben festzuhalten, wenn eine besteht.
Zum Beispiel ist es oft erst möglich, mit dem Schreiben von Texten für eine Website zu beginnen, sobald eine Liste von Schlüsselwörtern vorhanden ist. Und wenn die Texte geschrieben sind, die Website aber immer noch nicht existiert, dann ist an SEO-Promotions nicht zu denken.
Definieren Sie die Ziele des Unternehmens
Bevor Sie Prioritäten setzen, nehmen Sie sich die Zeit, um die strategischen Ziele des Unternehmens für mindestens ein Jahr zu definieren. Sobald diese festgelegt und fixiert sind, können Sie mit der Prioritätensetzung beginnen.
Der Manager muss jede Aufgabe durch den “Filter” ihrer Auswirkungen auf die langfristige Perspektive leiten und ihr eine Prioritätsstufe zuweisen. Denken Sie daran, dass hohe Arbeitslast und Beschäftigung des Teams nicht dasselbe wie Produktivität und Erfolg sind.
Wählen Sie eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, die zum Team passt.
In vielen Fällen werden die spezifischen Methoden von den Besonderheiten des Projekts und der Methodologie des Teams abhängen. Aber eines der wichtigsten Punkte hier ist, dass es allen Mitarbeitern (oder zumindest den meisten von ihnen) entspricht.
Eine Diskussion hilft, in der jeder seine Meinung äußern sollte. Wenn der Großteil des Teams schweigt und nichts sagt, bedeutet das nicht, dass ihnen alles gefällt. Wahrscheinlich gibt es Probleme, die jemand sofort hätte ansprechen müssen.
Die unilateral von der Geschäftsführung gewählte Methode wird die Aufgabenverteilung beschleunigen. Aber die Qualität solcher Aufgabenpriorisierung und anderer Teamarbeiten ist fraglich.
Wir werden unten über verschiedene Priorisierungsmethoden und ‑techniken sprechen.
Heben Sie dringende Aufgaben hervor
Wir haben oben geschrieben, dass es für einige Aufgaben harte Fristen gibt, nach deren Ablauf das Ergebnis nichts mehr wert ist. Daher müssen diese Aufgaben mit höchster Priorität ausgeführt werden. Gleichzeitig ist es wesentlich, dem Team zu vermitteln, warum dies so ist.
Die Erklärung wird helfen, Missverständnisse zu vermeiden, die zu finanziellen Verlusten und einer Verschlechterung des Unternehmensimages auf dem Markt führen werden.
Befreien Sie sich von konkurrierenden Prioritäten
Wenn ein Team gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet, kann ein Mitarbeiter mehrere Aufgaben mit der höchsten Priorität und einer Frist für dasselbe Datum erhalten. Eine solche Situation ist schwierig, aber der Manager kann sie lösen. Dafür benötigt man Folgendes:
- Kommunizieren Sie mit Projektmanagern und Kollegen und besprechen Sie den Fortschritt der Aufgaben. Wenn konkurrierende Prioritäten auftauchen, kann man konkretisieren, wann der Ausführer ein Ergebnis benötigt. Einige Kunden benötigen den Bericht am Morgen, andere am Abend. Das Puzzle wird sich zusammensetzen.
Aber die Arbeit an beiden Aufgaben muss am Morgen eines Tages enden. Dann müssen Sie nach einer Möglichkeit suchen, bei der jemand dem Schlüssel-Mitarbeiter bei der Aufgabe hilft und Routinearbeiten erledigt.
Je besser die Kommunikation etabliert ist, desto weniger wahrscheinlich werden konkurrierende Prioritäten auftreten, und desto einfacher wird es sein, Probleme mit ihnen zu lösen.
- Haben Sie einen Zeitrahmen für die Aufgabe. Es kann sein, dass der Manager nicht den tatsächlichen Arbeitsaufwand des Teams kennt. Wenn Sie ihm zeigen, wer wie viele Aufgaben hat und erklären, dass nicht genug Zeit für eine weitere bleibt, dann kann die Frist wahrscheinlich verschoben werden, oder jemand kann jemand anderen für die Aufgabe verantwortlich machen.
Es ist auch vorteilhaft, wenn Sie bereits Daten darüber haben, wie viel Zeit es zur Erledigung typischer Aufgaben benötigt. Dann werden Situationen mit konkurrierenden Prioritäten seltener auftreten, da die anfängliche Planung genauer sein wird.
Verwenden Sie den Kalender zur Planung von Aufgaben.
Es wird definitiv weniger unangenehme Überraschungen geben, wenn es spezifische To-Do-Listen für einen bestimmten Tag gibt. Auf diese Weise können Sie Ihre Anstrengungen planen, und wenn etwas nach Plan verlaufen sollte, können Sie sofort verstehen, wie Sie den Zeitplan für die nächsten Tage anpassen können.
Dies ist wichtig für die Teamarbeit, da Sie erkennen, dass es Änderungen gegeben hat. Sie können im Kalender sehen, mit welchen Ihrer Kollegen Sie verwandte Aufgaben haben und sie darüber informieren, sodass die Person auch ihre Pläne anpasst.
Seien Sie realistisch hinsichtlich Ihrer Erwartungen
Setzen Sie Prioritäten und gewissenhaftes Arbeiten sind keine Garantien dafür, dass alles wie geplant verläuft, daher sollten Sie vorsichtig sein. Es ist besser zu verstehen, dass es immer Platz für höhere Gewalt gibt. Doch gleichzeitig gibt es mit angemessener Planung, realistischen Fristen und korrekt gesetzten Prioritäten Zeit zum Manövrieren und zur Korrektur der Situation.
Reflektieren Sie regelmäßig über Ihre Bemühungen
Wenn die Liste der Aufgaben umfangreich ist, und die meisten davon umfassend und langfristig sind, können Sie traurig darüber werden, dass die Arbeit nicht stillsteht und die Liste der Aufgaben nicht kleiner wird. Um dies zu vermeiden, erinnern Sie sich immer daran, dass Sie strategische Aufgaben erfüllen. Und um es moralisch einfacher zu machen, versuchen Sie:
- Große Aufgaben in mehrere kleinere zu unterteilen. Markieren Sie jede erledigte. So sehen Sie Fortschritte.
- Finden Sie Aufgaben in der Liste, die Sie schnell erledigen können. Versuchen Sie, mindestens einen solchen Punkt jeden Tag zu setzen und abzuschließen. Das motiviert auch und zeigt, dass Sie vorankommen.
Verwenden Sie Software zur effektiven Priorisierung von Projekten
Es gibt eine große Anzahl von Werkzeugen, die helfen, Projekte und Aufgaben zu priorisieren, die Arbeit zu planen und Fristen erfolgreich einzuhalten. Eines dieser Werkzeuge ist Worksection. Es ist ein ukrainischer Cloud-Aufgabenmanager, dessen robuste Funktionalität es den Benutzern ermöglicht, den Status des Projekts als Ganzes und die einzelnen Aufgaben darin zu überwachen, Fristen zu verfolgen, Informationen auszutauschen und vieles mehr.
Zu den wesentlichen Vorteilen von Worksection gehören:
- Projekt-Dashboard;
- angenehme und einfache Benutzeroberfläche;
- Zeiterfassung;
- Kalender;
- Gantt-Diagramm und Kanban-Board;
- schneller und qualitativ hochwertiger technischer Support;
- zuverlässiger Schutz der Projektdaten.
Früher haben wir über andere Produkte geschrieben, die insbesondere bei der Priorisierung von Aufgaben und Projekten helfen werden.
Methoden zur Priorisierung von Aufgaben
Zusätzlich zu allgemeinen Ratschlägen sollten Sie über besondere Techniken Bescheid wissen, die dem Team helfen, mit Aufgaben zu arbeiten.
Gruppierung
Sie können Ihre Arbeit priorisieren, indem Sie Aufgaben gruppieren, wenn Sie bereits eine vollständige Liste dieser erstellt haben. Sie müssen die Aufgaben nach Kategorie/Idee gruppieren. Beispiel:
- nach Funktionalität (Aufgaben, die notwendig sind, um eine Option zu implementieren, fallen in eine Kategorie);
- nach Projektphasen (welche Aufgaben müssen für MVP, Vorabversion, etc. abgeschlossen werden).
Die Priorisierung der Arbeit durch Gruppierung ermöglicht es Ihnen, das Projektbild und die Beziehungen zwischen einzelnen Phasen und Aufgaben besser zu sehen.
Chunking
Dieser Ansatz bedeutet, dass alle Aufgaben in Gruppen auf der Grundlage eines gemeinsamen Merkmals unterteilt werden sollten und dann die Aufgaben aus einer Gruppe nacheinander ausgeführt werden. Wenn diese abgeschlossen sind, können Sie zur nächsten Gruppe übergehen.
Dieses Verfahren beruht auf der Tatsache, dass es für das Gehirn schwierig ist, zwischen völlig unterschiedlichen Aufgaben zu wechseln. Wenn Sie sich beispielsweise darauf eingestellt haben, Texte zu schreiben, können Sie an einem Tag einen Artikel, einen Post in sozialen Netzwerken und eine Präsentation erstellen. Am nächsten Tag können Sie ein paar Stunden damit verbringen, Referenzen für den Designer zu finden, dann ein paar Besprechungen abhalten und den Rest des Tages damit verbringen, E‑Mails zu beantworten.
Bubble-Sort-Technik
Die Bubble-Sort-Technik hilft Ihnen zu verstehen, wie wichtig diese Aufgabe im Vergleich zu anderen auf dieser Liste ist.
Die Priorisierung mithilfe dieser Technik beginnt mit der Anordnung aller Arbeitsaufgaben in einer horizontalen Linie. Anschließend werden die ersten beiden Aufgaben verglichen, um festzustellen, welche wichtiger ist. Schließlich wird die wichtigere nach links verschoben.
Dann wird der Vergleichsprozess mit der zweiten und dritten Aufgabe, der dritten und vierten usw. fortgesetzt. Letztendlich erhält das Team mehrere Punkte, bei denen die Aufgaben von links nach rechts nach Wichtigkeit angeordnet sind.
“Iss einen Frosch”
Die Hauptidee dieser Technik ist, dass Sie jede Arbeit mit den unangenehmsten und schwierigsten Aufgaben beginnen sollten. Und erst nach deren Abschluss können Sie einfachere Tätigkeiten ausführen.
ABCDE-Methode
Die ABCDE-Technik ist ein Ansatz nicht nur zur Festlegung von Prioritäten, sondern auch zum Zeitmanagement. Zunächst wird die gesamte Liste der Aufgaben zusammengestellt. Danach werden die Aufgaben je nach den Konsequenzen gruppiert, falls Sie diese Aufgaben nicht rechtzeitig abschließen.
Gruppe A umfasst Aufgaben, die die Erfüllung des Projekts durch das Team erfordern. Wenn die Aufgaben der Gruppe A nicht erfüllt werden, hat dies schwerwiegende Folgen für das Projekt.
Gruppe B Aufgaben sind wünschenswert abzuschließen, da fehlende Erledigung dieser Punkte ebenfalls negative Konsequenzen haben wird, jedoch nicht so gravierend wie die Aufgaben der Gruppe A.
Gruppe C Aufgaben wären wünschenswert, da sie dem Endprodukt ein besseres Aussehen verleihen. Aber gleichzeitig hat ihre Nichterfüllung keine kritisch schwerwiegenden Folgen.
Gruppe D umfasst Aufgaben, die optional, nicht dringend und für das Projekt nicht von großem Interesse sind. Schließlich können Sie diese delegieren.
Gruppe E enthält Aufgaben, die Sie aus der aktuellen Iteration oder dem Projekt insgesamt entfernen sollten. Ihre Umsetzung hat keinen Einfluss auf das Endprodukt, erfordert jedoch Zeit und Ressourcen.
Eisenhower-Entscheidungs-Matrix
Im Prinzip ähnelt die Eisenhower-Entscheidungs-Matrix der ABCDE-Technik. Der Grad der Wichtigkeit wird auf der Y‑Achse angezeigt, und der Grad der Dringlichkeit wird auf der X‑Achse angezeigt. Vier Gruppen von Problemen werden zwischen diesen Koordinatenachsen platziert:
Gruppe 1 — wichtige und dringende Aufgaben
Gruppe 2 — weniger wichtige, aber dringende Aufgaben
Gruppe 3 — wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
Gruppe 4 — unwichtige und nicht dringende Aufgaben.
So sollte mit den ersten beiden Gruppen begonnen werden, anschließend den Aufgaben der Gruppe 3 nachgegangen werden. Die Aufgaben der Gruppe 4 sind optional, sodass sie in der verfügbaren Zeit erledigt werden können oder nicht.
Die Hundred-Dollar-Methode
Jedes Teammitglied erhält in dieser Bewertungs- und Priorisierungsmethode eine Liste von Aufgaben. Er hat 100 imaginäre Dollar (oder 100 Punkte) und entscheidet unabhängig, wie viel er bereit ist, für diese oder jene Aufgabe „zu bezahlen“ (Punkte zu geben). Die Logik ist, dass eine schwierige Aufgabe entsprechend „kostet“. Folglich haben Aufgaben mit mehr Punkten eine höhere Priorität, sodass diese zuerst bearbeitet werden sollten.
Die Priorisierung von Aufgaben spart die Zeit und Energie jedes Teammitglieds und bringt das Projekt näher an einen erfolgreichen Abschluss, ohne Fristen zu versäumen. Wir hoffen, dass die obigen Tipps und Techniken Ihnen helfen werden, die Prioritäten korrekt zu setzen und zu einer kollektiven und produktiven Arbeit beizutragen.