Für Unternehmen, die auf Stundenbasis arbeiten, ist ein Zeit-Tracker ein wichtiges Werkzeug für die Projekt- und Aufgabenumsetzung. Zum Beispiel hat unser Kunde, die Performance-Marketing-Agentur ROMAN.UA, ihre durchschnittliche Servicegebühr erheblich erhöht, indem sie den Zeit-Tracker von Worksection verwendet haben.
Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Aufgaben
Beginnen wir mit den Nachteilen, oder besser gesagt, einem Nachteil: die Anpassung des Teams an den Zeit-Tracker. Es ist nicht für alle Teams einfach, einen Timer zur Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit zu verwenden, aus mehreren Gründen:
- Zunächst könnte das Team den Zeit-Tracker als Zeichen des Misstrauens seitens des Managements oder der Kunden betrachten (was nicht der Fall ist).
- Die Mitarbeiter könnten vergessen, den Timer für Aufgaben zu starten. Mit der Zeit wird die Nutzung des Timers jedoch automatisch, und falls der Timer nicht gestartet wurde, kann die tatsächliche Zeit und Kosten immer nach Abschluss der Aufgabe eingegeben werden.
Wie Zeiterfassung für Aufgaben nützlich ist
Bietet ein klares Verständnis der Ausgaben: Wenn mehrere Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeiten, erfasst jeder seine Zeit mit dem Timer, und diese Sitzungen werden summiert. Der Zeit-Tracker dokumentiert die auf die Umsetzung der Aufgabe verwendete Zeit.
- Stundenabrechnung: Wenn ein Mitarbeiter einen festen Stundenlohn hat, kann er diesen auch im Tracker-Fenster erfassen. Dies ist ein großer Vorteil für alle Teammitglieder.
- Unterstützt die Argumentation für höhere Bezahlung: Teammitglieder können für eine höhere Bezahlung argumentieren, wenn die tatsächlich auf eine Aufgabe verwendete Zeit die geschätzte Zeit übersteigt.
- Erstellt detaillierte Berichte: Basierend auf den Daten des Zeit-Trackers kann der Unternehmensbuchhalter am Ende eines Zeitraums Berichte erstellen, die die aufgewendete Zeit und Zahlungen, falls vorhanden, für jeden Mitarbeiter anzeigen.
- Stellt transparente Prozesse für Kunden sicher: Kunden, die nach Stunden bezahlen, möchten verstehen, wie die Zeit verwendet wurde. Wenn die tatsächlichen Kosten von den geschätzten abweichen, kann der Bericht die Preisgestaltung rechtfertigen.
Wie man Mitarbeiter motiviert, die Zeiterfassung zu übernehmen
Eine wichtige Motivation ist, erfolgreiche Beispiele für die Zeiterfassung zu zeigen, sei es persönlich oder von anderen Unternehmen, wie in unserer Fallstudie über Postmen beschrieben.Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Anpassung an den Zeit-Tracker
Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der dem Team bei der Anpassung hilft. Diese Person sollte mit der Verwendung des Timers gut vertraut und hochmotiviert sein, ihn zu verwenden, was andere Teammitglieder motivieren wird.
Diese verantwortliche Person wird auch bei Fragen helfen und sicherstellen, dass die Teammitglieder systematisch den Timer starten und stoppen, wenn sie an Aufgaben arbeiten.
Auswahl eines Zeit-Tracking-Dienstes
Viele Aufgabenmanager bieten Zeiterfassung als Hauptfunktion an. Bei der Auswahl eines Dienstes sollte der Fokus auf seiner Einfachheit und Zugänglichkeit liegen.
Der Zeit-Tracker sollte für IT-Spezialisten und Buchhalter gleichermaßen einfach zu bedienen sein. Wenn der Tracker für das gesamte Team intuitiv ist, unabhängig von deren Erfahrung mit Aufgabenmanagern und Zeiterfassung, ist das ein wichtiges Indiz für Einfachheit.
Beispiel für den Timer von Worksection
In Worksection können Sie den Timer starten, ohne die Aufgabe selbst zu öffnen, indem Sie einfach mit der Maus über sie in der Aufgabenliste fahren und auf “Timer starten” klicken.
Sie können den Timer auch innerhalb der Aufgabe starten, indem Sie auf “Timer starten” klicken oder über “Meine Aufgaben”, indem Sie die erforderliche Aufgabe auswählen und auf “Timer starten” klicken.
Mehrere Zugangspunkte zum Timer erleichtern eine schnelle Anpassung. Sie können den Timer mit einer der oben genannten Methoden oder durch Klicken auf “Stoppen und Speichern” (das Pause-Symbol in der oberen rechten Ecke der Hauptkonto-Seite) anhalten.
Timer-Kommentarfenster
Nicht alle Projektmanagementsysteme haben dies, aber der Zeit-Tracker von Worksection erlaubt es jedem Mitarbeiter, Kommentare zum Timer hinzuzufügen.
Wenn der Buchhalter, Kunde oder Unternehmensleiter den Timerbericht einsehen, wird er die Beschreibung der erfassten Zeit sehen.
Zum Beispiel wenn mehr Zeit für eine Aufgabe aufgewendet wurde als geplant, kann der Mitarbeiter den Grund im Kommentarfeld schreiben. Diese Option macht den Bericht für das Unternehmen informativer und für den von der Stunde bezahlenden Kunden klarer.
Nützliche Funktionen in Worksection
Neben den oben genannten Methoden können Sie den Timer mit einem Doppelklick oder unter Verwendung der Alt-S-Kombination starten.
Wie man die Zeiterfassung für Ihr Team testet
Sie können alle Funktionen des Aufgabenmanagers, einschließlich der Timer-Option, kostenlos in einem Worksection-Konto für 14 Tage testen. Registrieren Sie Ihr Konto in zwei Klicks, schlagen Sie dem Team vor, die Zeiterfassung zu testen, erklären Sie den Zweck der neuen Option und teilen Sie diesen Artikel-Link.