Mykyta Lovikov, generální ředitel a zakladatel webového studia Letsmake.site, se s námi podělil o svou zkušenost s používáním Worksection. Kromě toho Mykyta hovořil o zajímavých poznatcích o úspěchu a neúspěchu projektů, stejně jako o tom, jak může prioritizace nahradit termíny pro úkoly.
Řekněte nám něco o vaší společnosti
Jsme webové studio Letsmake.site, vyvíjíme webové stránky na klíč. Naši klienti jsou malí a středně velcí podnikatelé, kteří chtějí efektivně prezentovat svou činnost online, zvýšit počet klientů nebo rozšířit své podnikání vstupem na nové trhy a přitahováním vyhledávacího provozu.
Pojďme hovořit o funkcích vašich projektů
Výsledkem našich projektů je obvykle vytvoření nového webu nebo aktualizace funkcionality stávajících. V závislosti na formátu a rozsahu to trvá od 2 do 12 týdnů. Vývoj plně funkčního webu na klíč trvá v průměru 6 – 8 týdnů.
Obvykle se na každém projektu podílí 3 – 4 lidé, ale u velkých projektů zapojujeme další úzké specialisty na neklíčové práce. Kromě toho, jako majitel studia, se osobně podílím na klíčových fázích každého projektu.
Snímek obrazovky z webové stránky Letsmake.site
Proč si myslíte, že dochází k neúspěšným projektům?
Neúspěšné projekty vznikají, když během práce na projektu dojde k selhání. Navíc, většina problémů ve vývojových projektech, podle mé zkušenosti, vzniká kvůli selháním ve práci a komunikaci řídícího personálu.
Pokud mluvíme o úspěchu projektů, znamená to pro mě pozitivní zpětnou vazbu od klienta, spokojenost týmu s výsledkem práce a dodržení plánovaných ukazatelů zisku. A ukazatel tohoto úspěchu je provoz, prodej a růst podnikání mých klientů, což zaručuje můj profesní růst. A tím i můj zisk. Proto mám zájem, aby weby, které vytváříme, byly efektivní, a né jen hezké.
Jak jste poznali, že je čas implementovat systém řízení projektů?
Už dlouho používám Worksection, zhruba od roku 2015. Nejdříve jsem ho zkoušel pro osobní úkoly, pak jsem ho navrhl a implementoval ve firmě, kde jsem tehdy pracoval jako marketér. Tomu předcházelo období chaosu, zápisníků, Google Sheets a Trello. Počet projektů rostl, přepínání mezi tabulkami se stávalo stále obtížnějším.
Proto vznikla potřeba organizovat kontrolu všech projektů na jednom místě. Tak jsem nalezl Worksection. A když jsem začal své vlastní podnikání, neměl jsem žádné pochybnosti o tom, který manažer úkolů potřebuji pro organizaci procesů.
Projektový dashboard ve Worksection
Jak vám Worksection pomáhá v práci?
Worksection mi pomohl vybudovat jasný podnikový proces.
Taktéž všechny aktualizace, výsledky diskuzí a dohod by měly být zaznamenány v komentářích k danému úkolu, kterého se týkají. Existuje seznam fází, kterými každý úkol projde (ČEKÁNÍ, DĚLÁ SE, KONTROLA, HOTOVO). A za každou fázi je zodpovědná osoba.
Worksection zvýrazňuje opožděné úkoly červeně. A když jsem systematicky měl celé rozhraní služby svítící červeně z těchto úkolů týden po týdnu, pomyslel jsem si:
Mohu kontrolovat budoucnost? — Né.
Jsem schopen předpovědět kreativní proces jiných lidí? — Né.
Všechno, co mohu udělat jako manažer, je určit, co je v tuto chvíli důležité udělat a sdělit to konečnému vykonavateli.
Tehdy jsem začal používat prioritizaci úkolů místo termínů.
Rozhraní Worksection přestalo blikající červeně, napětí v práci týmu zmizelo a počet úspěšných úkolů a projektů začal rychle růst.
Jaký je klíč k úspěšnému projektu?
Kvalitní plánování a práce s riziky, stejně jako dobře organizovaná projektová komunikace mezi všemi účastníky.
Pro mě je hlavním kritériem úspěšného projektu celková spokojenost všech stran: zadavatele, týmu a mě jako majitele studia. A to zahrnuje dodržení termínů/kvality/nákladů projektu pro klienta, a zájem projektu pro profesní růst týmu, a plánované ukazatele ziskovosti pro mě.
Protože když někdo zůstane nespokojený, nelze projekt nazvat úspěšným.
Pro které společnosti si myslíte, že by Worksection bylo vhodné?
Ze své vlastní zkušenosti vím, že Worksection určitě vyhovuje jakékoli malé a střední společnosti s 20 – 30 lidmi. I když bude užitečné i pro jiné odvětví a velké společnosti, protože systém nabízí flexibilní možnosti pro jakoukoli organizaci procesů: od prodeje a marketingu po nábor a zaškolení zaměstnanců.
Rozhodně mohu doporučit Worksection jako systém pro řízení úkolů a procesů v podnikání, protože má všechno, co potřebujete pro organizaci práce firmy. Je užitečný a neobtěžující, a to je velmi důležité :)