14 ноября 2014   •   Валерий Галянт   •   13 min read

Отчёты (часть первая)

Здравствуйте, друзья. Мы завершили работу по очень большому обновлению, касающемуся учёта времени и денег в ваших аккаунтах.

Новый раздел — Отчёты

Раздел «Время и финансы» теперь называется просто Отчёты. Хоть название и стало короче, функциональность существенно выросла, и пользоваться разделом стало значительно легче и удобней. Рассмотрим основные вкладки страницы «Отчёты».

Отчёт > По задачам

На этой странице вы можете получить новый сводный отчёт по закрытым задачам и затратам, внесённым в определённый временной диапазон. Пользователь может внести или подкорректировать свои затраты, изменить дату. Кроме этого, Администратор аккаунта может сделать это за своих сотрудников (если это разрешено опцией в настройках).



1 Выбирайте интересующий вас период в новом умном календарике. Вам доступны как предустановленные периоды, так и произвольный интервал От и До. Кроме этого, доступно простое листание периодов с заданным вами шагом.

2 Добавлены сортировки, фильтр по меткам и исполнителям, а расширенный фильтр поможет вам более тонко выбрать интересующие задачи.

3 Добавлена возможность включить и выключить отображение детализации вносимых затрат. Но даже если общая детализация свёрнута, вы можете развернуть её для каждой конкретной задачи с помощью «птички».

4 Вы можете добавлять затраты в отчёт «на лету», система подскажет вам, если внесённые затраты не попадают в выбранный временной интервал.

5 Сумма временных и финансовых затрат всегда видна в нижней части экрана. Кроме этого, она моментально пересчитывается при любых правках или фильтрациях.


Детализация затрат по задаче

Сумма затрат по каждой конкретной задаче сгруппирована и обозначена соответствующим значком1. Наведите курсор на сумму, и вы увидите из чего она состоит, какая часть этой суммы была внесена в саму задачу2, и какая часть внесена в подзадачах3.




Внесение новых затрат в отчёт «на лету»

В новых отчётах по задачам появилась возможность внести недостающие затраты на лету. Для этого нажмите на голубой плюс в строке нужной задачи или подзадачи и в появившемся окне введите все необходимые данные.



1 При желании, время можно сразу пересчитать в деньги по определённой ставке

2 Описание вашей работы или статьи расходов

3 Дата и автор

Пользователи из вашей компании могут вносить затраты только от своего имени, однако, если вы Администратор — вы можете сделать это за любого сотрудника (при условии, что эта возможность разрешена в Настройки системы > Учёт времени)

Обратите внимание! В Настройки системы > Учёт финансов, можно запретить Пользователям вносить финансовые затраты. Тогда ваши сотрудники будут фиксировать только потраченное время, которое может быть автоматически или в ручном режиме пересчитано в деньги по определённой ставке.


Массовые операции



На этой странице есть ещё одно очень удобное улучшение — возможность оперировать отмеченными заданиями или затратами1 через массовые операции2:
  • вы можете назначить метки на выбранные задачи
  • пересчитать время в деньги по заданной ставке
  • экспортировать или отправить на email отмеченные элементы отчёта
  • отправить выбранные строки в счёт
Сумма затрат по выбранным задачам всегда видна на панели массовых операций3.

Обратите внимание: вы можете выбирать не только задачи целиком, но и исключать из них определённые строки4.

Напоминаем о том, что выбрать несколько задач подряд можно отметив первую и последнюю с клавишей SHIFT.


Экспорт и печать отчёта

Изменения коснулись также системы экспорта в Excel. Теперь колонки затрат и суммы по задачам и подзадачам разнесены, теперь ими намного легче оперировать. Также добавлены данные о метках задачи и короткое описание.

С помощью функции «Отправить на email» вы можете сразу отправить Excel файл отчета руководителю или клиенту. Страница отчётов оптимизирована для печати из браузера. Если этого недостаточно, используйте экспорт и распечатайте полученный Excel файл.


Пользователи вашей компании (компании владеющей аккаунтом) получили доступ к разделу и могут самостоятельно сформировать отчёт по своим работам, а затем экспортировать его или отправить на почтовый ящик начальника. Сотрудники из компаний-клиентов доступа к разделу Отчётов не имеют.

Обратите внимание: операции со всем отчётом целиком осуществляются через выпадающее меню справа на панели фильтров1. Действия только с определёнными строками, отмеченными чекбоксами, производятся через нижнее меню2.


Отчёт > По людям

Добавлен новый раздел — «по людям». Красивый график покажет вам вклад каждого сотрудника в работу за определённый период.



1 Диаграмма потраченного времени

2 Внесённых денег

3 Выполненных задач и подзадач

Ниже расположена таблица с полной детализацией данных, отображаемых на диаграммах по каждому члену команды. Нажмите на имя сотрудника чтобы перейти к детальному отчёту по его задачам.

В нижней части экрана видна общая сумма затраченных часов и денег в валюте аккаунта4.

Здесь также доступен экспорт и отправка на почту через выпадающее меню ( ••• ).

Совет! В отчёте «По людям и проектам» (на уровне всего аккаунта) доступны диаграммы не только по людям, но и по проектам. Вы можете проанализировать, над каким из ваших проектов более активно велась работа и где потрачено больше всего ресурсов.


Отчёт > По дням

Отчёт по дням был также модернизирован. Теперь, выбирая временной период, вы можете видеть не только часы, отработанные вашими сотрудниками, но и количество заданий, выполненных в определённый день, а также суммы внесённых финансовых затрат. Нажав на сумму в ячейке можно перейти к детальному отчету по сотруднику за выбранный день. Информация представлена не только числами, но и графически.


1 Активирована разбивка времени по дням (можно переключиться на Деньги или Задания)

2 Список сотрудников с общей суммой затрат за период

3 Временная линейка дней. В каждой ячейке затраты

4 Графическое отображение суммы затрат относительно соседних дней

5 Общая сумма за период

Здесь также доступен экспорт и отправка отчёта на email.

Обратите внимание! Фильтр и выбранный период на всех трёх страницах отчётов «По задачам», «По людям» и «По дням» — общий. Вы можете легко переключаться между различными видами отчётов, чтобы оценить работу вашей команды с разных сторон.


Что вынесено из новых отчётов

Старый раздел «Время и финансы > По задачам» упразднён за ненадобностью. Все данные о затратах вы можете получить непосредственно на странице «Задачи и общение» или на детальном виде любой задачи или подзадачи. Получить данные по всем задачам одновременно вы можете на странице «Отчет» выбрав период «за все время» и отфильтровав нужные задачи с помощью расширенного фильтра



Для просмотра затрат по задаче достаточно кликнуть на иконку внесения новых затрат1 или в область диаграмм2.

Старый раздел «Биллинг» был довольно сложным и неудобным в использовании, из-за чего им практически никто не пользовался. Он также был ликвидирован. Ему на смену пришёл удивительно простой и понятный раздел — «Счета». В следующем посте мы подробно разберём все его возможности.

На этом рассказ о новых отчётах можно завершить и перейдём к другим «плюшкам».


Закрытие задач и внесение затрат

Закрытие задач стало более дружелюбным. Теперь при закрытии вы видите только сумму затрат с возможностью перехода в окно с детализацией, где сможете увидеть подробную информацию и подкорректировать её (см. предыдущую картинку). Также при закрытии задания вы можете добавить неучтённые затраты за любой день с комментарием. Клик в голубой плюсик раскроет форму для ввода данных.



Напоминаем! Закрывать задачу или подзадачу может либо Автор, либо — и Автор и Ответственный, в зависимости от того какой вариант выбран в настройках проекта. Право закрытия задач есть также у Руководители проекта и Администраторов. При этом вносить затраты при закрытии может только Ответственный.


Настройка и отключаемая функциональность

Пришло время поговорить о новых возможностях настройки Времени и Финансов
(Аккаунт > Настойки системы).

Напоминаем, что Учёт времени доступен в тарифных планах Студийный и выше, а Таймер и Учёт финансов — в Оптимальном и выше. Но это совсем не означает, что используя высокий тариф вашей компании нужна подобная функциональность. Теперь у вас есть возможность отключить любой из этих элементов, тем самым упростив и очистив интерфейс вашего аккаунта.

Рассмотрим все 4 возможных варианта:



1 Отключено всё. В аккаунте нет возможности предполагать и фиксировать затраты. Раздел «Отчеты» при этом будет содержать данные о закрытых задачах с разбивкой по людям и дням.

2 Учёт Времени включён, а Финансов — отключён. Предполагать и фиксировать можно только затраченное время.

3 Учёт Финансов включён, а Времени — отключён. Предполагать и фиксировать можно только деньги в соответствующей валюте аккаунта.

4 Включено всё. Предполагать и фиксировать можно как временные, так и финансовые затраты. Также в этой комбинации появляется возможность использовать Ставки для автоматического пересчёта затраченного времени в деньги.

В каждом из этих блоков при активации появляется возможность более тонких настроек.

В блоке Учёт времени вы можете:

  • Разрешить/запретить Гостям видеть предполагаемые затраты по своим заданиям
  • Включить/отключить независимый учёт затрат по задаче и её подзадачам
  • Включить/отключить возможность замера времени таймером, а также установить параметры округления полученных значений

В блоке Учёт финансов вы можете:

  • Установить валюту аккаунта и параметры её округления
  • Разрешить/запретить Пользователям вносить свои финансовые затраты, предоставив эту прерогативу исключительно Администраторам
  • Включить/отключить использование ставок для пересчёта времени в деньги, здесь же задаётся ставка по умолчанию

Работу со Ставками мы подробно разберём во второй части.


Некоторые изменения прав и логики

Больше всего новых возможностей ждёт пользователя с правами Гостя: теперь ему доступна страница своих отчётов, а на странице Задачи — данные о своих затратах и, если разрешит администратор (опция в блоке Учёт времени), сведения о предполагаемых затратах.

Люди из Компании-клиента по-прежнему видят только свои затраты и не имеет доступа к отчётам.

Пользователи видят затраты всех сотрудников, но вносить могут только свои! Возможность внести затраты «за исполнителя» при закрытии задач убрана. Теперь править чужое время может только Владелец или Администратор аккаунта с правами «Время».


Полагаем вы уже порядком утомились, пожалуй, на сегодня всё. В следующей статье мы расскажем об использовании Ставок и новом разделе Счета.

Удачной работы!
Команда Worksection
ответить
Ирина 17 ноября 2014
Очень жду второй части. Про ставки напишите подробнее, пожалуйста.
ответить
Ирина 19 ноября 2014
Валерий, спасибо за ответ.
Я на самом деле писала вам в саппорт просьбу ввести функционал расчета оплат, многие мои просьбы выполнены. Было еще поделание сделать два варианта стоимости - себестоимость (например, человеко-час для компании) и стоимость, которую видит клиент, которому мы высылаем отчет по работам (столько-то часов, столько-то рублей). Есть ли у вас в планах еще и такая возможность?

И по проектным ставкам - пожалуйста, подумайте :) Очень нужно.
ответить
Наталья 8 августа 2015
Очень интересно! :)

esc
Поделиться в
или
Продолжаем наш рассказ про последнее обновление. Эта часть будет очень полезна крупным компаниям, так как она касается новых возможностей администраторов команд. Также, мы расскажем...
9 июня 2020   •   10 min read
Вторая часть посткарантинного обновления, которая расскажет про изменения, которые помогут еще проще работать с вашими проектами!
3 июня 2020   •   7 min read
Рассказываем о нововведениях, которые помогут настроить простую CRM-систему прямо в Worksection — о контактах и о том, как их теперь можно использовать.
27 мая 2020   •   6 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Приглашение отправлено на email pulaluk@shpileh.de
Для завершения регистрации перейдите по ссылке из письма!

Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через