29 августа 2014   •   Валерий Галянт   •   7 min read

Создание и редактирование
документов. Подключение
Google Drive

Здравствуйте друзья, представляем вам долгожданное обновление! Теперь вы можете создавать и редактировать документы прямо в вашем аккаунте, а также выкладывать файлы непосредственно с вашего Google Drive и вести WIKI проекта.

Включаем интеграцию с Google

Прежде всего убедитесь в том, что интеграция с Google разрешена на уровне всего аккаунта. Просматривать и редактировать документы, а также подключать персональные Google Drive возможно только с активированной интеграцией.

Включение/отключение этой возможности находится в разделе
Аккаунт>Настройки системы>Интеграция с Google.


Включили и поехали...


Создание документов, таблиц и презентаций прямо в аккаунте

Эта опция присутствует везде, где есть возможность прикреплять файлы. Для создания документов, таблиц или презентаций прямо в аккаунте просто нажмите и определите тип создаваемого документа.



После того как вы определите тип — новый документ открывается в новом окне. Вы можете указать название документа при его написании или же в Worksection при сохранении задачи или комментария. После того как создание документа завершено, просто закройте страницу (сохранение документа происходит автоматически) и опубликуйте комментарий или задачу. Если вы случайно закрыли страницу с документом, всегда можно вернуться к нему нажав на иконку .



Обратите внимание! В черновиках Worksection документы, как и файлы хранятся всего сутки.


Совместное редактирование документов в Worksection

Вам необходимо организовать обсуждение договоров, технических заданий и смет с клиентом и командой? Теперь это возможно.

При создании документа, презентации или таблицы, а также при загрузке таких документов, вы можете разрешить/запретить их редактирование с помощью специального переключателя.



Обратите внимание! По умолчанию опция редактирования отключена. Это означает что после добавления документа в Worksection он будет доступен только для просмотра.

Тем не менее разрешить или запретить редактирование документа можно в любой момент. Для этого, в режиме просмотра просто включите возможность редактирования. Сделать это может автор документа, руководитель проекта и администраторы аккаунта.

Редактирование будет доступно всем сотрудникам, имеющим доступ к данному файлу (задаче или подзадаче с файлом). Кроме этого, все они смогут редактировать документ одновременно и видеть историю изменений.

Если вы зарегистрированы в Google вы можете просматривать историю изменений в ваших документах. Для этого откройте документ в полноэкранном режиме (нажмите в списке файлов на иконку документа с зажатым ctrl/⌘ или на иконку в режиме просмотра документа). А затем в меню File выберите пункт See revision history (или нажмите ⌘+Alt+Shift+G)

Важно! При отключении совместного редактирования в ваш Worksection аккаунт попадает финальная версия документа и вся история изменений теряется.


Wiki проекта

У вас есть необходимость вести Wiki и обсуждать проект без привязки к конкретным задачам? Сделать это теперь очень просто! Перейдите в редактирование проекта и раскрыв опцию «Добавить описание проекта и файлы» создайте там пустой документ с разрешением на редактирование. Назовите его, например, «Wiki обсуждение» и обновите проект.


После этого, открытый для работы документ появится на главной странице проекта. Все участники проекта увидят этот файл и смогут его редактировать. При этом будет доступна полная история всех изменений. То что нужно ;-)


Загрузка файлов с личного Google Drive

Чтобы подключать файлы со своего Google Drive в Worksection необходимо активировать доступ к вашему Google Drive в профиле.



После этого при создании задачи или комментария появится знак Google Drive, который запустит выбор файлов с вашего хранилища.



Физически файлы остаются в вашем Google Drive под вашим полным контролем, а пользователи видят самую последнюю и актуальную версию. Если вы подключаете документы, таблицы или презентации со своего Google Drive, только вы можете разрешить/запретить их редактирование.

Внимание! Если вы удалите файл или измените уровень доступа к файлу на своем Google Drive — это автоматически сделает его недоступным в Worksection.


Другие изменения при работе с файлами

  • Появилась возможность редактирования имен вложенных файлов и документов у задач, подзадач и комментариев, а также на странице «Файлы» в массовых операциях (только в табличном виде)
  • При выборе «ранее загруженных» файлов появилась возможность выбрать и прикрепить сразу несколько файлов зараз
  • Расширения файлов теперь скрываются, но поиск по ним по-прежнему возможен
  • Клик по названию откроет файл на просмотр, а если же просмотр он недоступен — будет предложена загрузка файла

Новые роли в системе прав пользователей

Мы по-прежнему получаем от вас много предложений по улучшению функциональности, за что очень благодарны. По вашим просьбам мы немного расширили систему прав и ролей...

  • В роль «гость» добавлена опциональная возможность создавать задачи. Включается/отключается при назначении роли. Позволяет привлекать гостей-клиентов для постановки задач и вместе с тем ограничить их доступ к остальным задачам. Такой гость видит только задачи где он ответственный и те, которые он сам поставил.
  • Добавлена роль «руководителя отдела», которая разрешает управление сотрудниками только своего отдела и добавление их в проекты. Эта возможность будет полезна крупным компаниям с большим штатом сотрудников.

А также немного усовершенствовали массовое копирования задач

В массовое копирование задач добавлена возможность копировать их вместе с комментариями и файлами. Теперь в шаблонных задачах вы можете разместить инструкции исполнителю в виде комментариев или вложенных документов.


Удачной работы!
Команда Worksection
ответить
Алексей 31 августа 2014
Спасибо за обновления!
Еще очень ждем вкладку "Файлы" на главной странице, то есть файлы ВСЕГО аккаунта. Очень полезная была бы фича, на мой взгляд…
+27
ответить
name 4 сентября 2014
ответить
Валерий 4 сентября 2014
Вы находитесь на странице редактирования пользователя (себя). Эти опции есть, если вы заходите через Профиль (в верхнем меню)
ответить
Наталья 8 августа 2015
Прикольно

Опубликовать

19 ноября 2018   •   3 min read
3 октября 2018   •   1 min read
22 мая 2018   •   3 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейси PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 47...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти