Питання і відповіді - що таке Регламент із постановки та закриття задач у Worksection? Допомога користувачам інформаційної системи управління бізнес процесами

Як ми ставимо задачі в Worksection (це лише приклад того, як можна скласти регламент роботи з сервісом для команди)

1. Обов'язково призначати керівника проекту.

2. Ставити задачу в акаунті з:

- чіткою детальною назвою, назва повинна починатися з "Дії" - так, щоб ваша бабуся прочитала і все зрозуміла

- зазначенням відповідального

- обов'язковим зазначенням строку виконання (виняток для задач з неповними даними)

- використанням статусу та міток для того, щоб відслідковувати прогрес по задачі

- докладним описом задачі (використання чек-листів)

- підписанням на задачу ТІЛЬКИ тих людей, хто бере участь у задачі, не "спамимо" решту учасників проекту

Приклад "Як не можна робити" (буду карати кийками) :

Назва: Вода
Відповідальний: Без відповідального
Термін: без терміну

Статус: без статусу і міток

Опис: ---

Підписники: Уся команда

Відмінно поставлено завдання:

Назва: Замовити в офіс 4 бутля води

Відповідальний: Світлана Коваль

Термін: до 21.06.2018

Статус: Зробити, теги: Застрягли!

Опис: замовлення води за таким номером: +380981112233 (Анна) – оператор, якій телефонувала для замовлення води

Номер фірми: +380444141414

Кількість бутлей: 4

Віддати порожніх бутлей: 4

Вартість за місяць: 500 грн

Оплата за безготівковим розрахунком

Підписники: Анна Кузіна (відповідальний), Подубило Віктор (бухгалтерія)

Примітка Усні задачі – не виконуються. Немає задачі в Worksection - задачі немає.
Якщо проекти однотипні – у проектах називаємо задачі та ведемо структуру однаково.

Використовуйте шаблони проектів.

3. При роботі над задачею:

- фіксувати, що взяли в роботу зміною статусу: "взято в роботу" або на аналогічний

- фіксувати час роботи над задачею (таймером або вручну)

- прописувати в коментарях всі етапи виконання роботи (у тому числі зміна статусів і міток відповідальним)

- підключити до задачі клієнта або ж фіксувати абсолютно всі домовленості з клієнтом, дублюванням в коментарі

- прикріплювати файли (як робочі версії, так і фінальні)

- якщо змінюється термін – прописувати причину

4. Закрити задачу:

- виставити статус виконання (наприклад, "Виконано")

- передати на перевірку (виставити статус "На перевірку", через @mention відзначити автора задачі у коментарі із зазначенням тексту «Завдання виконано. Прошу перевірити»)

- записати результат виконання задачі за допомогою коментаря

- закрити саму задачу (якщо є такі права)