Менеджер запитує як там проєкт. Що роблять зазвичай у такому випадку? Спочатку треба зазирнути в таск-менеджер, потім згадати, що щось обговорювали в Slack, потім перевірити, чи готовий файл, який чекає клієнт. І виходить таке собі розслідування хто, де і як робив, а в результаті ще й нічого не зрозуміло.
Важлива прозорість. Коли в будь-який момент видно що вже зроблено, що в роботі і де може виникнути затримка. Без цього команда витрачає час не на роботу, а на з’ясування статусів і пріоритетів.
Ми зробили так, щоб у Worksection 2.0 все це було видно одразу. Дашборди, історія змін, канбан, діаграма Ганта і звіти показують актуальний стан проєкту без ручного збору інформації і додаткових запитів. Кожен учасник бачить потрібні йому дані, а команда працює з актуальною картиною проєкту в режимі реального часу.
Звідки беруться ці запитання щодня?
Спочатку команда просто звикає, мовляв “ну, десь воно є, потім розберемось”. Хтось не оновив статус, хтось забув написати в чат, що закінчив і ніби нічого страшного, поки таких “дрібниць” не накопичується стільки, що вже ніхто не розуміє, що насправді відбувається з проєктом.
Дані розпорошені
Задачі в одному інструменті, обговорення – в Slack, файли – в Google Drive. Щоб зрозуміти, на якому етапі проєкт, треба зібрати все вручну. Менеджер не може швидко відповісти на просте питання, новий учасник довго розбирається, що й до чого, а прогрес здається непередбачуваним, хоча насправді він просто розкиданий.
Ручний контроль
Замість того щоб працювати, команда розповідає, що вже зроблено.Менеджер пише уточнення, проводить статус-мітинги, збирає звіти вручну. Це відволікає від роботи і створює відчуття постійного контролю.
Клієнт не бачить прогресу
Без доступу до актуальної інформації клієнт змушений постійно уточнювати статус. З’являється більше дзвінків, менше довіри і здається, що щось приховують, хоча насправді просто немає де подивитись.
Команда без цілісної картини
Коли не зрозуміло, як окремі задачі впливають на результат, губляться пріоритети. З’являється дублювання роботи, пропускаються залежності, навіть досвідчені учасники помиляються через відсутність контексту.
Як просто контролювати все у Worksection 2.0?
Збирати новини про проєкт вручну – це, мабуть, найнудніше, що можна придумати. Тому у Worksection 2.0 ми дещо змінили цю логіку і тепер система сама підтягує та візуалізує все, що відбувається на розробці.
Переглядати все і одразу просто через персоналізовані дашборди
Замість того, щоб зранку смикати команду зідзвонами та випитувати що там по задачах, можна просто відкрити головну сторінку. У Worksection 2.0 дашборд показує кожному саме те, що потрібно для його роботи: продакт-менеджер бачить загальний рух і дедлайни, розробник – свої таски на сьогодні, а керівник – загальний стан усіх проєктів.
Робочий стіл збирається з окремих блоків – віджетів. Ви можете додавати їх, прибирати, міняти місцями чи налаштовувати фільтри, щоб бачити тільки корисну інформацію.
Для роботи із завданнями є зручний блок “Задачі”. Тут зібрані всі ваші таски або справи вашої команди. Плюс у тому, що змінювати статус, міняти виконавця чи переносити терміни можна прямо з цього екрана і заходити всередину кожної задачі не потрібно.
Швидко розібратися з термінами допомагає віджет “Пріоритети”. Система сама знаходить найважливіші завдання з усіх проєктів і розділяє їх за кольорами:
- критичні :
- важливі
- звичайні
Зранку одразу зрозуміло, з чого варто почати день.
Стежити за навантаженням допомагає графік активності команди. На ньому видно, хто і коли працював над завданнями протягом тижня. Так наочно видно, якщо хтось завалений роботою, а у когось є час допомогти колегам.
Глобальну картину по компанії показує віджет “Проєкти”. Тут видно всі активні чи призупинені напрями з індикаторами прогресу. Можна швидко оцінити, скільки відсотків роботи вже зроблено по кожному.
А якщо вам важливо стежити за кожною зміною, для цього є віджет “Події”. Він показує останні дії на проєкті в хронологічному порядку. Ви одразу побачите, якщо хтось залишив коментар, змінив статус завдання чи закинув новий файл, і зможете спокійно перейти до потрібного завдання.
Усі ці дані оновлюються автоматично, тому вам більше не доведеться збирати статуси вручну. А ще ми подбали, щоб більшість швидких дій можна робити прямо з головного екрана.
Є історія змін – немає більше жодних “Хто поміняв дедлайн?”
У роботі над проєктом є одна істина – постійно щось змінюється. Терміни посунули, новий виконавець, перекинули задачу на інший етап і тому подібне. Та проблема виникає через те, що за тиждень уже ніхто не пам’ятає, чому взагалі прийняли таке рішення. Контекст просто губиться.
У Worksection 2.0 вам не доведеться згадувати все з пам’яті. Система сама автоматично фіксує все від моменту, коли задачу створили, до будь-яких змін статусів, пріоритетів, відповідальних чи доданих файлів. Сюди ж зберігаються коментарі та навіть записи витраченого часу.
Для цього в блоці кожної задачі є вкладка “Активність”. Там усе розписано в чіткому хронологічному порядку – що змінилося, коли і хто це зробив.
Це сильно спрощує життя всій команді. Наприклад, якщо до проєкту підключається нова людина, їй не потрібно бігати і розпитувати про все. Достатньо просто переглянути історію, щоб зрозуміти весь контекст роботи. А головне – у команді зникають зайві суперечки, адже кожне рішення зафіксоване і його можна легко перевірити.
Як канбан і діаграма Ганта допоможуть бачити поточні завдання та плани?
Коли завдань стає забагато, то всім переважно не до свята. У звичайному списку складно швидко зорієнтуватися, що реально рухається, а що просто зависло на місці.
Канбан-дошка показує всю роботу в реальному часі. Завдання рознесені за колонками “Заплановано”, “В роботі” чи “На затвердженні”. Команда одразу бачить актуальний стан справ. Якщо плани змінилися, статус або виконавця можна оновити прямо на дошці, просто перетягнувши картку. Це допомагає вчасно помічати, де накопичується забагато роботи і хто з команди перевантажений.
Якщо Канбан показує, що відбувається зараз, то діаграма Ганта допомагає зрозуміти, що буде далі.
Завдання в проєкті зазвичай пов’язані між собою і йдуть одне за одним. Якщо переноситься один дедлайн, автоматично зсуваються й інші, але в загальному списку це важко помітити. На таймлайні діаграми Ганта всі ці зв’язки видно одразу.
Ви бачите тривалість кожного завдання і те, як рух проєкту збігається з початковим планом. Якщо якийсь етап затягується, система підсвітить ризики, тож ви зможете посунути терміни чи перерозподілити сили ще до того, як почнуться проблеми з дедлайнами. У результаті кожен розуміє принцип роботи, а менеджер бачить загальну картину і діє на випередження.
Рахуємо реальний час тайм-трекінг і звіти
Пояснювати клієнту або керівництву, на що пішов тиждень роботи, значно простіше, коли є точні цифри, а не приблизні оцінки. Але згадувати та виписувати години постфактум – це окрема розмова.
І щоб цієї окремої розмови та інших казусів не було, ми у Worksection 2.0 зробили так, що час фіксується прямо під час роботи над завданням. Виконавець просто запускає вбудований таймер або додає відпрацьовані години вручну, додаючи короткий коментар. Інформація одразу зберігається всередині картки. У результаті ви чітко бачите, скільки годин реально з’їла конкретна задача і хто саме над нею працював.
Коли доходить до фіналу проєкту, зазвичай починається збір даних по всіх усюдах, щоб скласти бодай якийсь звіт. У Worksection 2.0 нічого зводити руками не треба, адже система сама автоматично збирає всі зафіксовані години у зрозумілі графіки.
Ви можете за кілька хвилин сформувати звіт, щоб подивитися загальну кількість годин по проєкту, порівняти запланований час із фактом або оцінити завантаженість кожного учасника команди. Такий звіт легко вивантажити й показати клієнту, а отже зняти всі зайві питання про те, куди пішов бюджет.
Показуємо клієнту те, що потрібно через роль “Гість”
Ділитися з клієнтом ходом роботи, звісно, правильно, але показувати йому абсолютно всі чернетки, фінансові деталі чи внутрішні переписки з різними обговореннями точно не варто.
Але ж без відчуття контролю клієнт буде переживати і не завжди довірятиме. І це правильно, тому ми знайшли баланс, а саме дали контроль, але не дали заважати команді працювати.
У Worksection 2.0 це налаштовується через роль “Гість”. Ви самі вирішуєте, яку частину проєкту відкрити. Клієнт зможе заходити в систему, бачити погоджені завдання, актуальні статуси, дедлайни та фінальні файли. Він може залишати коментарі прямо в контексті задач, але всі внутрішні процеси: технічні задачі, фінанси, записи тайм-трекера та суто командні чати залишаються для нього невидимими.
До того ж, це ще й економить купу часу. Клієнту більше не потрібно щодня випитувати про проєкт, бо він у будь-який момент може зайти й сам побачити прогрес. А команда спокійно робить свою справу, веде внутрішні діалоги, не відволікаючись на нескінченні статус-апдейти.
Наводимо лад у завданнях через табличний вигляд
Звичайний список задач буде корисним для покращення роботи команди, але якщо задач ставатиме сотні? Список стає довгим, нічого незрозуміло і все губиться. Не будемо ж “потопати” у цьому безпорядку.
Тому ми зробили табличний вигляд. Він збирає всі задачі у зрозумілу сітку, що допомагає швидко зорієнтуватися, коли треба швидко пробігтися очима по всьому масиву задач. Ви самі налаштовуєте колонки, групуєте завдання за дедлайнами, виконавцями чи статусами.
Якщо потрібно оновити дати чи перекинути кілька задач на іншого колегу, не треба відкривати кожну картку окремо. Усі зміни можна вносити прямо в комірки таблиці, як у звичному Excel. Це сильно економить час, коли потрібно швидко навести лад у великому обсязі роботи.
Можна працювати ще краще
Найгірше, коли половина дня йде не на роботу, а на з’ясування в стилі “хто це робить” і “де воно взагалі є”. Це банально виснажує і команду, і менеджерів.
Worksection 2.0 якраз і потрібен для того, щоб прибрати все зайве. Коли статуси, історія змін та дедлайни відкриті й зрозумілі, зникає потреба щогодини смикати одне одного в месенджерах або збирати черговий зідзвон на тридцять хвилин, щоб просто дізнатися статус задачі.
І виходить проста історія, де менше безладу, менше дублювання, і набагато більше спокою для того, щоб просто робити свою роботу.
Переходьте у Worksection 2.0 і спробуйте, як це працювати без зайвого головного болю.