Nowe typy powtórzeń i ram
czasowych zadań

Cześć, przy­ja­ciele! Kon­tynu­u­je­my wprowadzanie Was w nasze nowinki.

Tworze­nie nowych zadań i subskrypcji

Zak­tu­al­i­zowal­iśmy inter­fe­js strony do tworzenia i edy­towa­nia pro­jek­tów i zadań. Stał się on mniej chao­ty­czny, jaśniejszy i bardziej kom­pak­towy. Pon­ad­to przyp­isano mu własne skró­ty klaw­is­zowe. Ter­az możesz nacis­nąć alt+N na dowol­nej stron­ie kon­ta i prze­jść do tworzenia nowego zada­nia, lub możesz kliknąć ctrl alt+N i prze­jść do tworzenia nowego projektu.

Tworze­nie jed­nego zadania

1 — Przełącz się do try­bu dodawa­nia grupy

2 — nowe Wygod­ny wybór priorytetów

3 — nowe Opc­ja tworzenia zadań Bez oso­by odpowiedzial­nej oraz zadań, które może pod­jąć Każdy pra­cown­ik (z zespołu projektu)

4 — nowe Blok do usta­la­nia ram cza­sowych dwóch różnych typów: Ram cza­sowy — jeśli liczy się tylko ter­min zadań lub bardziej znana opc­ja Start-Zakończe­nie, gdy jest początek i koniec.

5 — nowe Blok sub­skry­ben­tów połąc­zony z ograniczeni­a­mi widocznoś­ci

Blok sub­skry­ben­tów połąc­zony z ograniczeni­a­mi widoczności

Według naszej skrom­nej opinii, wyszedł całkiem kom­pak­towo, infor­ma­cyjnie i funkcjon­al­nie. Co więcej, jest także piękny ;-)

1 — Od razu pokazu­je, ile osób zobaczy zadanie (3) i ile z nich jest sub­skry­ben­ta­mi (1). Pon­ad­to ist­nieją gotowe zestawy, które mogą znaczą­co zaoszczędz­ić czas, jeśli pracu­jesz z dużą liczbą pra­cown­ików. Po pros­tu kliknij Sub­skry­ben­ci lub Widoczni dla

2 — Jeśli przy­pom­ni­ałeś sobie, że zadanie wyma­ga jeszcze jed­nej oso­by, możesz dodać jeszcze jed­nego uczest­ni­ka do zespołu tutaj (zostanie dodany po zapisa­niu zadania)

3 — Gru­pa sub­skry­ben­tów, którzy otrzy­ma­ją powiadomienia o zada­niu
(możesz wyp­isać osobę, klika­jąc po pros­tu na avatar; kółko prze­niesie się do grupy4)

4 — Gru­pa sub­skry­ben­tów, którzy zobaczą zadanie, ale nie są nim sub­skry­bowani
(oso­ba może być sub­skry­bowana, jeśli kliknie na jej avatar; kółko prze­niesie się do grupy 3)

5 — Gru­pa uczest­ników pro­jek­tu, którzy nie zobaczą zada­nia
(w tym przy­pad­ku to Gość, który nie zobaczy zada­nia, jeśli nie otrzy­mał osob­ne­go zaproszenia jed­nym kliknięciem)

6 — Klika­jąc przy­cisk pokaż imiona, zobaczysz to samo, ale w rozwinię­tym widoku z imion­a­mi, nazwiska­mi, fir­ma­mi i działami…

Ter­az są ikony, które poma­ga­ją dowiedzieć się, kto jest autorem zada­nia oraz kto jest odpowiedzial­ny za to, wraz z tym, kto jest Menedżerem Pro­jek­tu , a kto jest zapros­zonym Goś­ciem do tego zadania.

Ktokol­wiek sub­skry­bent, może być łat­wo ziden­ty­fikowany dzię­ki charak­terysty­cznej ikonie

Przy­pom­i­namy, że subskrybowanie/wypisywanie całej firmy lub dzi­ału moż­na zro­bić jed­nym kliknięciem.

Pod­sumu­jmy: ter­az możesz zarządzać gru­pa­mi ludzi z gotowych zestawów lub po pros­tu klika­jąc awatary, aby subskrybować/wypisać uczest­ników na pod­staw­ie indy­wid­u­al­nej. Jeśli uważasz, że jest to niewygodne, lub jeśli licz­ba Twoich pra­cown­ików jest tak duża, że wszyscy się nie zmieszczą, albo jeśli po pros­tu chcesz widzieć nie tylko awatary, ale także imiona z dodatkowy­mi infor­ma­c­ja­mi, to kliknij Pokaż imiona.

Grupowe dodawanie zadań i podzadań

1 — Dzię­ki tym strza­łkom możesz ter­az zmienić poziom ele­men­tu na liś­cie zadań. Inny­mi słowy, możesz dodawać zarówno zada­nia, jak i ich podzada­nia, a nawet pod-podzada­nia jednocześnie.

2 — Wspól­na pan­el do sub­skry­bowa­nia osób odpowiedzial­nych i tworzenia ograniczeń widocznoś­ci grupy.

Ustaw­ie­nie ram czasowych

Uproś­cil­iśmy ustaw­ie­nie ram cza­sowych. Ter­az ist­nieje możli­wość określe­nia dokład­nego cza­su zakończenia zada­nia. Możesz także określić nie tylko konkretne daty, ale także liczbę dni potrzeb­nych do ukończenia zada­nia. Opc­ja dos­tosowywa­nia powtórzeń jest także dostęp­na i nie musisz dos­tosowywać tych ustaw­ień w różnych oknach.

Dwa typy: Ramy cza­sowe i Start-Zakończenie

Wcześniej wszys­tkie zada­nia z rama­mi cza­sowy­mi musi­ały mieć obow­iązkowo zarówno Start, jak i Zakończe­nie. Nawet gdy nie określiłeś daty rozpoczę­cia, wskazu­jąc jedynie datę zakończenia — data rozpoczę­cia była automaty­cznie uznawana za datę utworzenia zada­nia. Stwarza­ło to pewne niewygody w kalen­darzu i wykre­sie Gant­ta. Dla zadań, które nie mają daty rozpoczę­cia, ale mają ter­min, w którym powin­ny być ukońc­zone, ist­nieje ter­az szczegól­ny typ daty — Ramy cza­sowe1. Poprzed­nia wer­s­ja w popraw­ionej formie przeniosła się do sąsied­niej zakład­ki Start-Zakończe­nie2.

Przykład: jeśli potrze­bu­jesz, aby zadanie zostało ukońc­zone we wtorek, 22 mar­ca i może być rozpoczęte dzisi­aj lub w dowol­nym innym cza­sie, użyj Ram cza­sowych 1 (jed­na data). Jeśli prace nad zadaniem powin­ny się rozpocząć w środę, 24 lutego i zakończyć w 20 dni roboczych we wtorek, 22 mar­ca, wtedy użyj Start-Zakończe­nie2 (dwie daty).

Uwa­ga

• Zadanie z Rama­mi cza­sowy­mi zaj­mu­je tylko jed­no miejsce, pod­czas gdy zadanie z zakre­sem Start-Zakończe­nie widoczne jest zarówno w dni­ach Rozpoczę­cia, jak i Zakończenia.
• Na wykre­sie Gant­ta zadanie z Rama­mi cza­sowy­mi wyglą­da jak zadanie jednod­niowe z ogonem1, pod­czas gdy zadanie typu Start-Zakończe­nie wyglą­da jak linia z początku i koń­ca2.

Zak­tu­al­i­zowane okno doty­czące ustaw­ienia ram czasowych

W więk­szoś­ci przy­pad­ków ustaw­ie­nie ram cza­sowych lub Start-Zakończe­nie odby­wa się w tym samym oknie. Jeśli to konieczne, możesz również dopre­cy­zować czas zakończenia lub ustaw­ić powtórzenia.

1 — Możesz przełączać się między zakład­ka­mi Ramy czasowe/Start-Zakończe­nie w dowol­nym momencie

2 — nowe Miejsce na wprowadze­nie licz­by dni.
Na przykład, wiesz, że zadanie musi być ukońc­zone w ciągu 15 dni: wystar­czy wpisać liczbę, a sys­tem ustawi odpowied­nią datę. Oczy­wiś­cie możesz wskazać potrzeb­ną datę, klika­jąc kalen­darz: w tym przy­pad­ku sys­tem jedynie pod­powie, ile dni pozostało do wskazanej daty.

3 — nowe Opc­ja wskaza­nia konkret­nego cza­su na zakończe­nie zada­nia (co 15 minut)

4 — nowe Zak­tu­al­i­zowane ustaw­ie­nie powtórzeń również zna­j­du­je się tutaj

5 — Przełącznik dwu pozy­cyjny Powiadom / Nie powiadami­aj sub­skry­ben­tów o zmienionych ramach czasowych

Uwa­ga: for­mat wprowadza­nia dnia może być w kalen­darzu i w dni­ach roboczych. To wszys­tko zależy od tego, czy w Ustaw­ienia sys­te­mu ⌘ alt+A w bloku Czas pra­cy zez­wolono lub zabro­niono na usta­lanie zadań w week­endy. Jeśli nie akty­wu­jesz tego1 i nie uniemożli­wisz ustaw­ienia zadań w week­endy2, oblicze­nie cza­su trwa­nia będzie w dni­ach kalendarzowych.

Pora­da

Jak wiesz, ist­nieje jeszcze jed­na opc­ja ustaw­ienia zadań z określonym cza­sem zakończenia. Dla tych zadań możesz włączyć dodatkowe powiadomienia o dacie zakończenia w swoim Pro­filu ⌘ alt+M w bloku Powiadomienia.

Na przykład, zadanie musi być ukońc­zone o 14:00, a jeśli akty­wu­jesz opcję „Powiadom dodatkowo o ter­minie 1 godz­i­na przed”, wtedy Twój dzwonek zadz­woni dwa razy: z wyprzedze­niem o 13:00 i dokład­nie na czas o 14:00. Jeśli ta opc­ja jest wyłąc­zona, dzwonek zadz­woni tylko o 14:00. Takie „dzwonie­nie” nie jest wysyłane na Twój email, ale może być otrzy­mane jako powiadomienia push na Twoim smartfonie.

Ustaw­ie­nie powtórzeń

Należy zauważyć, że gdy data zakończenia Two­jego zada­nia to tylko Ram cza­sowy, ustaw­iasz powtórze­nie ter­minu zada­nia; jeśli to Zakres Start-Zakończe­nie, wtedy ustaw­iasz powtórze­nie jego rozpoczę­cia.

W ten sposób, jeśli zadanie pow­tarza się tygod­niowo z Ram cza­sowych na piątek, to pow­tarza się w piąt­ki. Jeśli zadanie doty­czy zakre­su Start-Zakończe­nie od środy do piątku, to pow­tarza się w piątki.

Okres powtórzeń

Po naciśnię­ciu przy­cisku Powtórz, w nowym oknie modalu ustaw­ienia ram cza­sowych pojaw­ia się menu z opc­ja­mi powtórzeń. Wszys­tkie one są już znane, z wyjątkiem jed­nej nowoś­ci – powtórzeń po N dni­ach po zakończe­niu (nazwa mówi sama za siebie).

Wybier­a­jąc kierunek, prze­jdziesz do szczegółowych ustaw­ień reg­u­larnoś­ci zada­nia i typu powtórzenia.

1 — Możesz anu­lować powtórze­nie dowol­nego zada­nia, odz­nacza­jąc tę opcję

2 — nowe Ist­nieją dwa możli­we sce­nar­iusze, które mogą wys­tąpić po zamknię­ciu pow­tarzanego zada­nia. Przyjrzymy się im ter­az bliżej.

1. sce­nar­iusz: Utwórz nowe zadanie

Znany plan dzi­ała­nia z pewny­mi mody­fikac­ja­mi. Ustaw­iony domyślnie.

Wcześniej pow­tarzane zadanie było twor­zone nieza­leżnie od tego, czy poprzed­nie zostało zamknięte, czy nie. W rezulta­cie zadanie, które nie zostało zapamię­tane, mogło się niekon­trolowanie mnożyć, powodu­jąc pewne niedo­god­noś­ci. Ter­az ten typ zada­nia będzie oznac­zony tą ikoną wskazu­jącą, że zadanie powin­no było być pow­tarzane, ale nie może tego zro­bić, ponieważ jego poprzed­nik nie został jeszcze zamknię­ty. Zwykłe zadanie, którego har­mono­gram powtórek jest na właś­ci­wej drodze, oznac­zone jest tak . W prze­ci­wnym razie ten typ pow­tarza­nia jest już Ci znany.

Poniżej zna­j­du­je się algo­rytm powtórzeń:

Po stra­cie pow­tarzanego zada­nia twor­zona jest nowa zadanie z nowy­mi rama­mi cza­sowy­mi (lub zakre­sem) zgod­nie z har­mono­gramem powtórzeń. Ten algo­rytm jest domyślny.

Każdy rodzaj mody­fika­to­ra moż­na dodać do nazwy tego zada­nia. Dzieje się to automaty­cznie na pod­staw­ie okre­su powtórzeń; jed­nak możesz zmienić lub całkowicie usunąć dodany indeks. Należy jed­nak pamię­tać, że w takim przy­pad­ku kopia zamkniętego zada­nia będzie miała dokład­nie tę samą nazwę co poprzed­nie, co może powodować pewne zamieszanie w raportach.

Jeśli nie jesteś zad­owolony z domyśl­nej nazwy szablonu, naciśnij przy­cisk Edy­tuj nazwę szablonu. W polu, które się pojawi, możesz ręcznie zmienić szablon lub dodać jeden z gotowych mody­fika­torów (klika­jąc plus po prawej stron­ie formularza).

Gotowe zestawy mody­fika­torów wyglą­da­ją mniej więcej tak:

Możesz dodać do nazwy:

• Liczbę kar­dy­nal­ną %n (1, 2, …), %nnn (001, 002, …) lub nawet – %nnn+100 (101, 102, …)
• Dokład­ną datę momen­tu powtórzenia w dwóch for­mat­ach do wyboru %dMY lub %dmy
• Miesiąc i rok momen­tu powtórzenia %MY / lub ostat­ni miesiąc %MY‑1
• Kwartal i rok momen­tu powtórzenia %QY / lub ostat­ni kwartał %QY‑1
• Rok w momen­cie powtórzenia %Y / lub ostat­ni rok %Y‑1

Możesz łączyć te mody­fika­to­ry w dowol­ny sposób, a także uży­wać prze­sunię­cia całej licz­by do plusa lub minusa dowol­nego para­metru.

Śmi­ało ekspery­men­tuj, ponieważ dzię­ki tej nowej funkcji możesz ter­az widzieć nie tylko daty ostat­nich trzech powtórzeń2, ale także pre­cyzję dzi­ała­nia mody­fika­to­ra na przykładzie następu­ją­cych trzech nazw1.

Powyższy przykład pokazu­je, że %M doda­je bieżą­cy miesiąc do nazwy zada­nia pod­czas powtórzeń, %n+33 doda­je liczbę kar­dy­nal­ną zaczy­na­jąc od 34 (1+33). Zauważ także, że jed­na z dat jest na czer­wono. Dzieje się tak, ponieważ 8 maja przy­pa­da na week­end, co w naszym przy­pad­ku uniemożli­wia usta­lanie zadań (zobacz ograniczenia dni roboczych). Tak więc, to zadanie zostanie ustaw­ione wcześniej na 6 (dzień roboczy, piątek).

2. sce­nar­iusz: Zmi­ana daty

Użyj tego rodza­ju powtórzeń dla zadań okre­sowych, które nie wyma­ga­ją rapor­towa­nia i pozwala­ją na niedokończe­nie. To nie będzie kopia zamkniętego zada­nia, ale jed­no i to samo otwarte zadanie. Tuż po zamknię­ciu otwiera się na nowo z następu­jącą datą powtórzenia zgod­nie z harmonogramem.

Aby to zro­bić, prze­suń suwak do pozy­cji zmi­ana daty

Uwa­ga! Zamykanie tego typu zada­nia nie jest konieczne. Ten prob­lem nigdy nie będzie „palą­cy” i naty­ch­mi­ast prze­sunie ramy cza­sowe na następ­ny dzień zgod­nie z har­mono­gramem lub okre­sem powtórzeń po osiąg­nię­ciu ter­minu. Ten rodzaj powtórzenia jest wygod­ny do uży­wa­nia jako przy­pom­nienia o tych lub innych reg­u­larnych zdarzeniach.

Przykład uży­cia:
Co piątek o 17:00 zespół prowadzi spotkanie i omaw­ia plany na następ­ny tydzień. Wszyscy uczest­ni­cy spotka­nia muszą o tym wiedzieć i zaplanować swój czas: o 17:00 dzwonek zadz­woni dla wszys­t­kich sub­skry­ben­tów. Dodatkowo, to zadanie już traci swo­ją ważność o 17:20. Nie miało­by sen­su zamykanie tego zada­nia ani ogłaszanie go jako “palącego”. Tak więc, nasz nowy typ powtórzenia jest ide­al­ny do tego — Prze­sunię­cie Daty. Spotkanie się zakończyło, cele ogłos­zone, a zadanie same przeszło na następ­ną datę do powtórzenia: 17:00, następ­ny piątek.