Dans la fenêtre suiv­ante, rem­plis­sez les champs suivants :

1 Entrez le titre de la tâche

Lorsque vous créez une tâche, nous recom­man­dons d’u­tilis­er les 5 principes SMART.

Astuce Nous recom­man­dons de nom­mer les pro­jets et les tâch­es selon un principe cohérent, afin que tout man­ag­er ou employé puisse rapi­de­ment com­pren­dre un nou­veau projet.

2 Sélec­tion­nez le respon­s­able

Une tâche né peut avoir qu’un seul respon­s­able. Si vous avez besoin de plusieurs per­son­nes respon­s­ables, décom­posez le tra­vail en sous-tâch­es et assignez la per­son­ne appro­priée à chacune.

3 Fix­ez des dates d’échéance

Une tâche peut avoir les options de plan­i­fi­ca­tion suiv­antes :

- Pas de date : la tâche n’a pas de date de début ou de fin définie ;
- Date lim­ite unique­ment : par exem­ple, à ren­dre avant le ven­dre­di 13 févri­er ;
- Dates de début et de fin : par exem­ple, com­mençant le 23 et se ter­mi­nant le 27 ;

Vous pou­vez égale­ment ajouter une répéti­tion de tâche : par exem­ple, ​“Rap­port men­su­el chaque ven­dre­di du nou­veau mois.”

4 Définis­sez la pri­or­ité de la tâche

Dans le sys­tème, vous pou­vez choisir une pri­or­ité de 1 à 10, où 10 est la plus haute. Il existe égale­ment une pri­or­ité zéro, affichée comme une pause.

5 Ajoutez le statut de la tâche

Les statuts aident à organ­is­er le tra­vail et à suiv­re l’a­vance­ment des tâch­es. Utilisez les statuts pour voir rapi­de­ment quelles tâch­es sont en cours, néces­si­tent une révi­sion ou sont déjà ter­minées. Cela est par­ti­c­ulière­ment utile lorsque vous tra­vaillez avec un grand nom­bre de tâches.

6 Ajoutez des éti­quettes de tâche

Les éti­quettes aident à struc­tur­er davan­tage les tâch­es et à faciliter la recher­ché des bonnes infor­ma­tions. Vous pou­vez créer vos pro­pres éti­quettes pour votre compte en fonc­tion des besoins de votre équipe. Vous pou­vez égale­ment voir com­ment nos clients utilisent les éti­quettes pour le suivi du temps dans notre blog.

7 Esti­ma­tion

Au début, vous pou­vez ignor­er ce champ. C’est un plan général pour le temps et les coûts estimés de la tâche.

8 Décrivez la tâche

Dans ce champ, vous pou­vez ajouter une descrip­tion de la tâche (wiki), toute infor­ma­tion utile pour tous les par­tic­i­pants, ain­si que les fichiers et doc­u­ments nécessaires.

9 Abon­nez les mem­bres du pro­jet à la tâche

Les mem­bres que vous abon­nez à cette tâche recevront des noti­fi­ca­tions sur cer­taines actions dans la tâche, telles que des change­ments de date ou de nou­veaux com­men­taires. Nous recom­man­dons d’abon­ner unique­ment ceux qui sont réelle­ment impliqués dans le travail.

10 Restrein­dre la vis­i­bil­ité si néces­saire

En util­isant le bloc de con­fi­den­tial­ité, vous pou­vez ren­dre une tâche vis­i­ble unique­ment à des per­son­nes spé­ci­fiques. Par exem­ple, vous pou­vez cacher une tâche à un client. Par défaut, toutes les tâch­es du pro­jet sont vis­i­bles par l’ensem­ble de l’équipe du projet.

Si vous avez besoin d’a­jouter plusieurs tâch­es à la fois, utilisez l’a­jout multiple :

Vous pou­vez copi­er les titres des tâch­es d’un tableau Excel et les coller dans ce champ, ou importer com­plète­ment des tâch­es avec des dates, descrip­tions et autres infor­ma­tions directe­ment à par­tir d’un fichi­er Excel.

Astuce Faites de la tâche de niveau supérieur quelque chose qui vous rap­proche réelle­ment de l’achève­ment de l’ensem­ble du pro­jet. Toutes les étapes plus petites et inter­mé­di­aires doivent être créées en tant que sous-tâch­es ou listes de contrôle.

Un pro­jet rem­pli de tâch­es peut ressem­bler à ceci :

1 pan­neau de page de projet

2 pan­neau de filtre

3 recher­ché

4 paramètres de con­tenu de la page. Ici, vous pou­vez choisir quelles colonnes d’in­for­ma­tion sur les tâch­es affich­er et lesquelles masquer.

Types de colonnes de tâche :

• Nom : affiche le titre de la tâche et con­tient égale­ment une sec­tion sup­plé­men­taire pour réduire ou dévelop­per la liste des sous-tâches
• Statut
• Pri­or­ité
• Activ­ité : affiche des infor­ma­tions sur le temps de la dernière action dans la tâche
• Créé le
• Auteur
• Liste de con­trôle : con­tient un indi­ca­teur de pro­gres­sion basé sur les élé­ments de la liste de con­trôle com­plétés et mon­tre le rap­port entre les élé­ments com­plets et ouverts
• Assigné à
• Éti­quettes
• Date d’échéance
• Temps : affiche le temps enreg­istré et son ratio par rap­port au temps prévu pour la tâche
• Coûts : affiche les coûts financiers enreg­istrés et leur ratio par rap­port aux coûts prévus pour la tâche
• Esti­ma­tion du temps
• Esti­ma­tion des coûts
• Date d’achève­ment
• Favoris : une colonne indi­quant si la tâche a été ajoutée aux favoris à l’aide d’une étoile
• Tâche par­ent : affiche le titre de la tâche parente
• Sous-tâch­es : affiche un indi­ca­teur de pro­grès mon­trant le ratio de sous-tâch­es ouvertes à celles complétées
• Réac­tions : affiche une liste des réac­tions emo­ji lais­sées sur la tâche

Remar­que Toutes les colonnes, sauf « Nom », peu­vent être masquées ou réduites. Vous pou­vez égale­ment chang­er leur largeur et leur posi­tion par rap­port aux autres colonnes, et épin­gler leur posi­tion. Les paramètres de colonne sont indi­vidu­els pour chaque pro­jet et chaque employé.

Le sys­tème com­prend une var­iété de fil­tres inté­grés pour soutenir votre tra­vail quo­ti­di­en. Vous pou­vez égale­ment créer des fil­tres per­son­nal­isés si néces­saire. Par exem­ple, vous pou­vez fil­tr­er les tâch­es avec une pri­or­ité élevée et l’é­ti­quette « À revoir », puis enreg­istr­er les résul­tats dans vos favoris ou comme une page de pro­jet séparée pour un accès rapide.

Comme toute liste dans Work­sec­tion, elle peut être exportée vers Excel :

Remar­que Lorsque vous êtes dans un pro­jet, vous né voyez que les tâch­es et les par­tic­i­pants de ce pro­jet. Pour voir les tâch­es au niveau du compte, utilisez le bou­ton « Liste des tâch­es » et les dif­férentes vues « Kan­ban » dans la barre latérale gauche.

Vous pou­vez égale­ment pass­er à la liste des tâch­es « Kan­ban par per­son­ne », par exemple :

Dans la vue « Kan­ban par per­son­nes », chaque per­son­ne a sa pro­pre colonne avec des tâch­es assignées. Cette page mon­tre toutes les tâch­es assignées à vos employés.

Ici, vous pou­vez égale­ment fil­tr­er les tâch­es par statut ou éti­quette, ou exam­in­er la charge de tra­vail d’un employé, par exem­ple sur une semaine, en définis­sant la valeur appro­priée dans le fil­tre « Date d’échéance ». Vous pou­vez égale­ment faire gliss­er une tâche d’une colonne de par­tic­i­pant de pro­jet à une autre.