Skutečně úspěšný tým rozumí svým úkolům a jejich důležitosti, dokáže zachovat pozornost, efektivitu a kreativitu po dlouhou dobu a užívá si samotnou práci i konečný výsledek. Teame management má velký význam při budování takového týmu, díky kterému se zaměstnanci cítí jako cenní a pracují harmonicky.
Někdy, kvůli vysokému pracovnímu zatížení, nemá manažer dostatek prostředků k tomu, aby monitoroval stav týmu a budoval strategii řízení. V tomto článku vám sdělíme několik tajemství k optimalizaci této důležité části práce.
Řízení projektového týmu
Tým je skupina zaměstnanců, kteří jsou sjednoceni, aby vykonávali jeden nebo více úkolů a dosáhli cílů stanovených na začátku práce. Praxe ukazuje, že týmová práce v největšině případů dává nejlepší výsledky, protože i velmi vysoce kvalitní specialista se zpevňuje, když pracuje s jinými lidmi.
Řízení týmu je jednou z nejdůležitějších komplexních dovedností manažera. Tato práce se skládá z následujících procesů:
- stanovení cílů a jejich komunikace týmu;
- motivace a inspirace;
- pravidelná komunikace a zpětná vazba;
- ukázání osobního příkladu efektivního řešení problémů;
- řešení konfliktů a vytváření zdravé týmové atmosféry, dobré firemní kultury;
- rozšiřování možností pro profesní růst týmu.
Proč je důležité řízení týmu
Základem úspěšného podnikání je zapojený, zainteresovaný a motivovaný tým. Jinými slovy, “zdravý” tým.
Tým zaměstnanců se sám od sebe nestane takovým, proto by se měla věnovat pozornost budování “týmu snů”, kde si každý účastník užívá práci a příležitosti k růstu. Tato kombinace bude důležitým faktorem v udržení zaměstnanců.
Několik statistik, které potvrzují důležitost řízení týmu a budování vztahů uvnitř něj. Například týmy s vysokým zapojením zaměstnanců jsou 23% ziskovější než ostatní. Kromě toho mají následující pozitivní rozdíly:
- 10% vyšší loajalita zákazníků;
- 14% vyšší produktivita;
- 18% lepší prodeje.
13 tajemství efektivního řízení projektového týmu
Gallup uvádí, že existuje 12 klíčových potřeb, které musí být uspokojeny prostřednictvím řízení týmu. Pokud jsou všechny splněny, produktivita týmu bude vysoká.
- Zaměstnanec ví, co se od něj očekává.
- Zaměstnanec má vše potřebné pro plodnou práci: materiály, vybavení atd.
- Partneři a kolegové jsou odhodláni k kvalitní práci.
- V týmu je osoba, která podporuje růst a osobní rozvoj.
- V průběhu posledních šesti měsíců někdo probral jeho pokrok se zaměstnancem.
- Každý pracovní den má osoba možnost dělat to, co dělá nejlépe.
- Manažer nebo kolegové dbají na osobní přání zaměstnance.
- Alespoň jednou týdně dostane osoba příznivé hodnocení své práce.
- Zaměstnanec má přítele v týmu.
- Během roku měl zaměstnanec příležitost učit se a růst.
- Názor osoby je brán v úvahu týmem a managementem.
- Poslání společnosti a/nebo účel projektu přiměje zaměstnance cítit, že práce je opravdu důležitá.
Aby byly splněny všechny tyto potřeby, musíte znát tajemství efektivního řízení týmu.
Metody budování týmu
V první řadě byste měli mít strategii, která vám pomůže najímat, adaptovat a udržet nejlepší zaměstnance, kteří mohou efektivně řešit úkoly projektu.
Výběr členů týmu
Je dobré začít stanovením jasných cílů. Například potřebujete vytvořit tým, který zahrnuje marketingového manažera, vývojáře, testery, designéry a specialisty na nastavení kontextových reklam. Uvědomte si následující:
- kolik času máte na hledání specialistů;
- jaké platy můžete nabídnout;
- jaké výhody práce na vašem projektu existují;
- jaké prostředky můžete využít k hledání.
Následující tipy mohou být také užitečné:
- Pro nábor silných zaměstnanců musí být vaše zaměstnavatelská značka silná. Prozkoumejte tržní hodnotu vaší značky a upravte informace, pokud je to nutné.
- Častěji nepotřebujete tým, který se skládá výhradně z “hvězd,” to znamená specialistů na úrovni Senior. Je lepší vytvořit tým tak, aby v každém směru byl jeden lídr, ostatní zaměstnanci mohou být silní Middle a nadějní Junior.
- Upravte velikost týmu. Někdy se zdá, že čím více lidí, tím rychleji může být projekt dokončen. To však není vždy pravda, protože velké množství pracovníků vytváří ještě více interakcí, které se vymknou kontrole. Většinou je optimální počet lidí v týmu do pěti. Pokud je jasné, že projekt vyžaduje spoustu zdrojů, je lepší rozdělit zaměstnance do mikro-týmů, z nichž každý bude mít svého vedoucího. Také bude nutné zajistit pravidelnou synchronizaci práce týmů.
- Představte si, že uchazeči jsou vaši hosté nebo zákazníci. Zacházejte s nimi odpovídajícím způsobem: respektujte jejich čas, buďte pohostinní a buďte v kontaktu.
Plánování týmové práce
Jakmile máte tým, musíte plánovat svou práci společně. Je vhodné vypracovat plán na 6 – 12 měsíců, s čtvrtletní revizí a aktualizací, nebo možná častěji, s ohledem na turbulentní současnost.
Aby bylo vaše plánování úspěšné, zahrňte následující kroky:
- Nakreslete vizi cílů a úkolů pro tým jako celek a pro každého zaměstnance.
- Sepište klíčové výkonnostní ukazatele (KPI) týmu a zaměstnanců.
- Stanovte termíny: střednědobé a konečné.
- Vytvořte alternativní plán pro případ vyšší moci
Organizace týmové práce
Pro soudržný tým je nutné vybudovat jeho hierarchii. To znamená, že každý by měl rozumět, kdo je lídrem nebo podřízeným. Počet úrovní v hierarchii bude záviset na složitosti projektu a počtu zaměstnanců.
Další věci, které také stojí za to udělat:
- společně formulovat cíl projektu, který je jasný všem;
- popisovat závislost mezi skupinami zaměstnanců na cestě k dosažení cíle;
- pochopit kdo je za co odpovědný;
- zajišťovat, aby všichni zaměstnanci věděli, co se od nich očekává.
Zajištění společného informačního pole v týmu
Dnes má málokdo zájem pracovat, aniž by chápal strategický cíl. Proto musí vedoucí týmu vytvořit jednotné informační pole, ve kterém budou všichni zaměstnanci, aby každý rozuměl své roli a svému přínosu k konečnému výsledku.
Dashboard projektu v Worksection
Také musíte zajistit, aby měli všichni členové týmu přístup k těmto informacím. Pouze tak lze učinit skutečná týmová rozhodnutí. Úkoly manažera jsou:- poskytovat spolehlivé informace,
- vytvářet podmínky, aby měl každý přístup k informacím, například vybudovat znalostní báze nebo vytvořit týdenní zpravodaj s důležitými materiály a
- diskutovat informace, které jsou pro tým důležité.
Rozvoj projektového týmu podle životního cyklu
Každý tým prochází několika fázemi vývoje. Strategický úspěch takového týmu závisí na úspěšném dokončení každé jednotlivé fáze.
- Formování. První fáze vývoje, když si účastníci začínají navzájem kontaktovat a poznávat se.
- Sturmung. Období, kdy si lidé zvykají na spolupráci, učí se o silných a slabých stránkách ostatních a řeší konflikty.
- Norming/Performing. Období, kdy jsou všechny procesy a mechanismy práce vybudovány, zaměstnanci se přizpůsobili týmové práci a systematicky se snaží společně dosáhnout cíle.
- Reorganizace. V této fázi může dojít ke změně složení týmu nebo rozdělení odpovědností. K tomu obvykle dochází z důvodu změn v úkolech.
- Ukončení. Když je projekt dokončen, tým zhodnotí a rozhodne, jak úspěšná byla práce. Pokud jsou všichni spokojeni, je možné, že se tým sejde na nové projekty.
Řešení konfliktů v projektovém týmu
Konflikty a nedorozumění se vyskytují v každém týmu. Nejčastěji se manažer musí vypořádat s interpersonálními a mezi-týmovými spory.
Aby bylo možné konflikt vyřešit, je třeba nejprve pochopit, kdo jsou strany konfliktu. Není to vždy zřejmé. Proto by se manažer měl soustředit na to, aby pochopil, kdo je skutečně v konfliktu a proč, a také zjistit, kdo vystupuje jako “podporující skupina” pro každou ze stran.
Využití trojúhelníku, který vyvinul odborník na konflikty Christopher Mitchell, bude prospěšné. Domníval se, že je nutné porozumět postojům, kontextu a chování každého z účastníků. Pro získání objektivních informací je nejlepší požádat strany, aby popsali svůj názor na situaci.
Příklad: Každý účastník konfliktu odpovídá na následující otázky:
Až manažer uvidí takto vyplněné tabulky od stran, bude schopen najít skutečnou příčinu konfliktu a navrhnout řešení. Je možné, že si účastníci sami budou moci na problém podívat z jiného úhlu a najít cesty k dosažení pokoje.
Nejdůležitější je nezapomínat na konflikty a myslet si, že samy zmizí.
„Čas na video hry“
Výzkumy ukazují, že nové týmy, které si hráli video hry navzájem po dobu 45 minut, byly 20% produktivnější než ty, které místo toho dělaly tradiční týmové cvičení.
Proto se zamyslete nad tímto formátem interakce. Je lepší vybrat jednoduché hry, které lze nainstalovat jak na PC, tak na smartphone.
„Šťastná hodina“
Obecně termín “šťastná hodina” odkazuje na období, kdy supermarkety, stravovací zařízení nebo obchody mají atraktivní cenové nabídky. Ale takové hodiny nejsou o nic méně důležitou částí řízení projektového týmu.
V řízení týmu to může znamenat, že si členové týmu neformálně komunikují navzájem ve svém volném čase, čímž zvyšují úroveň důvěry vůči sobě navzájem. Zde je několik univerzálních nápadů na to, jak strávit šťastnou hodinu:
- Kvízy o kinematografii, hudbě, společnosti atd.
- Co byste raději. To je otázka typu: “Co byste si vybrali: kávu nebo čaj?”, “Co byste si vybrali: film nebo knihu?”.
- Two truths and a lie. Osoba jmenuje tři fakta o sobě, z nichž jedno je falešné.
Základní metody řízení týmu
Říká se, že tým je tak dobrý, jaký je jeho vedoucí. Takže, pokud chcete, aby tým prokázal růst, váš růst musí být na vrcholu. Vždy nezapomínejte na význam těchto komponent řízení.
Stojí za to vyvážit množství každého stylu v obecném řízení. To znamená, že né všechny úkoly lze delegovat, a některým zaměstnancům není mentoring vůbec potřeba, stačí jasně vytyčit, co by mělo být uděláno a kdy.
Správná prioritizace
Neříkejte zaměstnancům, že všechny úkoly jsou stejně důležité. Člověk nemůže udělat všechno najednou. Proto by mělo být vysvětleno, co má strategický význam pro včasné dokončení projektu nebo celého podniku.
Podle toho je lepší prioritizovat všechny úkoly. Je optimální to udělat pomocí správce úkolů. Takže každý člen týmu pochopí, co je třeba se prvně řešit a co lze odložit na později. To pomůže racionalizovat pracovní čas a předejít porušení termínů.
Delegování úkolů
Manažer nemůže a neměl by vykonávat většinu práce sám. Proto je nutné delegovat kolegům, co jsou schopni udělat.
Ano, možná budete potřebovat více času na vysvětlení podstaty a etap vykonávání některých úkolů, manuály a pokyny by měly být napsány. Ale existují také výhody delegování:
- seznam kompetencí zaměstnanců se rozšiřuje;
- manažer má více času na řešení strategických problémů.
Implementace mentoringu
Tento proces je velmi důležitý pro posílení týmu. Jak učitel, tak mentor z něj mají prospěch. Koneckonců, když sdílíme znalosti, strukturalizujeme je v našich myslích a často nacházíme nestandardní řešení problémů.
Osoba, která má mentora, rychle pokročí, protože nemusí podstupovat velké množství nesprávných nebo nerelevantních metod. Naopak, můžete se okamžitě naučit, jak udělat to či ono co nejefektivněji.
Současně se v procesu komunikace členové týmu s různými úrovněmi kvalifikace učí klást otázky, správně na ně odpovídat a vnímat jiný úhel pohledu.
Komunikace v týmu
Bez dobré komunikace je úspěšné řízení projektového týmu téměř nemožné. Hlavní je přizpůsobit ji tak, aby byla pohodlná pro všechny.
Příklad: Můžete se dohodnout, že neurgentní otázky mohou být zaslány emailem. Ale položky, které vyžadují okamžitou reakci, by se měly objevit v messengeru.
Komunikace v rámci úkolu v Worksection
Kromě toho můžete prodiskutovat, že existují hodiny, kdy člen staffu neodpovídá na zprávy kvůli schůzím nebo urgentním úkolům.
Další užitečná věc by mohla být anketa v týmu. Může být věnovaná čemukoliv: od oslav Nového roku po výběr nového správce úkolů. Pokud chcete nejpoctivější odpovědi, udělejte anketu anonymní a informujte o tom své zaměstnance.
Obecně správu projektového týmu a komunikaci nese manažer, ale pro optimalizaci těchto procesů nezapomínejte na zpětnou vazbu v týmu.
Situativní řízení projektového týmu
Je třeba jasně říci, že přísné dodržování pravidel řízení né vždy funguje. Někdy je lepší řídit se principy situativního vedení, které zohledňují rozdíly mezi situacemi a zaměstnanci.
Podstata tohoto přístupu spočívá v tom, že v závislosti na situaci můžete zvolit jeden ze čtyř stylů chování.
Direktivní Předpokládá se, že manažer jasně řekne, co by mělo být uděláno a kým, s přímými pokyny a stanovenými termíny. Tento styl je vhodný, když učíte nového zaměstnance, aby nedělal chyby.
Vzdělávací Manažer dává zaměstnanci úkol a vysvětluje obecně, co by mělo být jako výsledek. Jak práce postupuje, mentor poskytuje rady, a na konci — podrobnou zpětnou vazbu ohledně výsledku a použitých metod.
Podporující Tento styl je vhodný, když je manažer přesvědčen, že zaměstnanec má všechny potřebné dovednosti pro kvalitní výkon. Proto jeho účast je omezena na pravidelné dotazy, zda je potřeba pomoc a jaká.
Delegace Pokud víte, že má osoba vše potřebné k úspěšnému dokončení úkolu, ale není si jistá svými schopnostmi, pak je dobré říct, že to je nyní jeho oblast odpovědnosti. Manažer nekontroluje probíhající práci, ale odpovídá na otázky a kontroluje výsledek.
Tvorba efektivního týmu
Jak již bylo popsáno výše, popisujeme obvyklé principy formování týmu. Zaměřme se na další detaily.
Hodnotící kritéria pro kandidáty do projektového týmu
Samozřejmě, každý projekt má své specifika a podle toho se požadavky na zaměstnance budou výrazně lišit. Ale existují základní body pro hodnocení kandidátů:
- Tvrdé dovednosti. Tyto dovednosti jsou ve skutečnosti dovednosti, které umožňují člověku vykonávat svou práci. Pokud hovoříme například o testerovi, měl by znát principy manuálního a automatizovaného testování, systémové specifikace, sledovače chyb, programovací jazyky atd.
- Měkké dovednosti. V týmu jsou důležité následující věci:
- schopnost komunikovat bez přerušení, argumentovat svůj názor;
- dovednosti zvládat stres;
- otevřenost a chuť se učit;
- zdravá reakce na kritiku.
- Zkušenost. Né všechny role mohou být zastáveny nováčky a školeny pro konkrétní projekt. Někdy je třeba začít práci rychle a dokončit ji ve stanoveném období, takže se neobejdete bez relevantní zkušenosti.
- Motivace. Náboráři se často ptají, proč chce člověk pracovat na tomto konkrétním projektu. A výdělek není zdaleka jedinou motivací. Někteří chtějí získat nové zkušenosti, zatímco jiné oslovuje příležitost učit se nebo řešit sociální problémy.
Pravidla, která vám pomohou vytvořit efektivní tým
V první řadě vypracujte dobrou pracovní náplň, aby kandidáti přesně chápali, jak dobře k vám vyhovují. Uveďte, co je požadováno a co je preferováno.
Nezapomeňte na následující:
- Připravte testovací úkoly. Ty pomohou vidět, jak dobře kandidát zvládá práci, zatímco potenciální zaměstnanec si sám uvědomí, zda má zájem o tuto pozici a zda vhodná pro něj.
- Proveďte 1 až 3 pohovory s kandidátem. Ale snažte se je neprotahovat v čase.
- Zaměřte se na zaškolení a pište adekvátní pracovní pokyny. Pokud se osoba cítí, že nic neví a že ji v prvních dnech nikdo nepotřebuje, může odejít nebo pracovat neefektivně. Naopak připravené pokyny mohou usnadnit mnoho procesů.
Věci, bez kterých nelze řídit projektový tým
Pokud nemáte jasné pochopení cílů týmu a kritéria pro měření jeho výkonnosti, neměli byste očekávat úspěšnou práci. Existují i další důležité faktory.
Důležitost výběru nástroje pro řízení projektového týmu
Praxe ukazuje, že papírové bloky, Wordové soubory a Excelové listy fungují pouze v velmi malých týmech s malým počtem jednoduchých úkolů. Když jde o vážné projekty a solidní zákazníky, měli byste využívat následující nástroje:
- Časový tracker, pro sledování času stráveného na konkrétních úkolech. Pokud má projekt hodinovou platbu, nelze se bez něj vůbec obejít.
- Tracker úkolů. Když je více úkolů a vykonavatelů, je těžké mít na paměti, kdo je za co odpovědný. Proto je lepší mít službu, ve které jsou úkoly, odpovědné osoby a termíny jasně stanoveny. Pokud chcete mít přehled o projektu, pochopit stav úkolů a včas reagovat na jakékoli změny, je vhodné integrovat systém řízení projektů do své práce. Můžete začít s levným základním tarifem a poté, jak se firma rozrůstá, věnovat se upgradu.
Věci, kterým se vyhnout
Efektivní řízení projektového týmu je nemožné, pokud není zajištěna komunikace mezi všemi účastníky. Těmto věcem byste se měli také vyhnout:
- Představa, že zákazník ví, co chce. Obvykle ví, jakého cíle chce dosáhnout. Například, $10,000 měsíční prodej. Ale pravděpodobně neví, který hosting je lepší a jaký je rozdíl mezi SEO propagací a cílenou inzerci. Připravte se trpělivě vysvětlovat a mnoho diskutovat.
- Naděje, že každou chybu lze opravit. Opravit lze. Ale nebude ta chyba pro vás příliš drahá?
- Spolehnutí se na to, že váš předchozí úspěch je zárukou vašich budoucích úspěchů. Ano, zkušenost má velký význam. Ale pokud se spoléháte pouze na ni, můžete udělat chyby. Proto buďte vždy informováni o nových trendech.
Tipy pro začátečníky v projektovém managementu
Pokud ve své společnosti využijete výše uvedené tipy, ujistěte se, že měříte jejich efektivitu. K tomu věnujte pozornost následujícím indikátorům:
- zvýšení celkové úrovně spokojenosti týmu;
- absence překročení plánovaných rozpočtových ukazatelů;
- snížení přesčasů;
- včasné dokončení projektů;
- vysoká úroveň spokojenosti s pracovním výkonem mezi zákazníky.
To je důležité, protože neexistují metody a tipy, které by byly dokonalé pro naprosto všechny týmy. Proto je nutné neustále sledovat výkon týmu.
Aby bylo možné implementovat efektivní a úspěšné řízení projektového týmu, potřebujete nejen znát tajemství a pravidla tohoto procesu, ale také neustále testovat informace, které znáte, a hledat nové možnosti pro zlepšení procesu. Navíc je dobré používat nástroje pro řízení projektů a analyzovat klíčové výkonnostní ukazatele týmu.