Estados y Etiquetas en Worksection.
¿Cómo utilizarlos?
Worksection es un espacio de trabajo unificado que está diseñado para organizar tu negocio y facilitar la comunicación. Si tu proyecto tiene demasiadas tareas y no sabes cómo sistematizar el caos, Worksection tiene una solución: Estados y Etiquetas.
Acerca de los Estados y Etiquetas de Worksection
El Estado se refiere a una etapa específica de tu proceso empresarial.
Las etiquetas son un conjunto de características de una tarea en particular, de las cuales puede haber muchas.
Aunque está claramente definido, la gente a menudo se pregunta: “¿Cuál es la diferencia entre estados y etiquetas?”
Diferencia entre Estados y Etiquetas
Considera la diferencia entre Estados y Etiquetas utilizando el caso de sándwiches ordinarios. Cada sándwich corresponde a una tarea separada en el sistema.
¿Qué puede ser un sándwich? — Estados
El sándwich puede estar: en la etapa de cocción o cata; listo; estropeado.
Eso significa que un sándwich no puede estar en las etapas de cata y estropeado al mismo tiempo. Por lo tanto, puedes seleccionar solo un estado de tarea según la etapa del flujo de trabajo.
¿Qué más puede ser un sándwich? — Etiquetas
Sin embargo, al igual que los sándwiches, las tareas pueden ser más complejas y un solo estado no es suficiente para describirlas. Es por eso que, en Worksection, también puedes agregar Etiquetas a una tarea.
Así que, el sándwich también puede diferir:
Por tipo de pan: blanco, integral, de trigo entero, fermentado.
Por tipo de carne: pollo, pavo, atún, salami o vegano.
Por propósito: para un bocadillo en movimiento, para el almuerzo, para el desayuno.
Un sándwich puede estar hecho de pan integral y pavo al mismo tiempo. Es por eso que puedes seleccionar múltiples etiquetas para una tarea.
Haciendo el sándwich — Conclusión
Por lo tanto, el Estado es el estado de la tarea, y las Etiquetas son un conjunto de sus características.
Estados estándar en Worksection
Por defecto, tu cuenta de Worksection se ha configurado con:
2 flujos de trabajo estándar (conjuntos de estados)
4 conjuntos estándar de etiquetas
Importante Los administradores de la cuenta pueden crear estados y etiquetas personalizados, teniendo en cuenta las especificidades de los proyectos y tareas.
Estados y Etiquetas para diferentes tipos de negocio
Veamos también cómo los Estados y Etiquetas pueden ser utilizados por diferentes tipos de negocios, utilizando ejemplos: Agencia digital, empresa de TI, agencia de diseño.
Agencia digital
Empresa de TI
Agencia de diseño
Cómo crear estados y etiquetas personalizados
Puedes crear estados y etiquetas personalizados en la sección “Estados y etiquetas”. Para acceder à la sección “Estados y etiquetas”, haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha y luego selecciona “Cuenta”.
En la ventana que se abre, selecciona “Estado y etiquetas”:
Ahora puedes trabajar con estados y etiquetas por separado.
Cómo crear tu propio flujo de trabajo y estados para él
Los estados se combinan en grupos (flujos de trabajo). Puedes crear flujos de trabajo personalizados dentro de tu cuenta que se adapten a las especificidades de tu empresa y departamentos separados.
Paso 1. Haz clic en la pestaña “Estados de tarea”.
Paso 2. Presiona “Agregar flujo de trabajo” debajo de la lista de flujos de trabajo existentes.
Nombra el nuevo flujo de trabajo y haz clic en Aceptar. Luego agrega estados para el flujo de trabajo creado. Elige un color único para cada estado.
Cómo crear etiquetas
En la sección “Etiquetas de tarea”, haz clic en “Agregar un conjunto de etiquetas”:
Especifica un nombre para el conjunto de etiquetas y marca la casilla junto a “Solo visible para tu equipo” si deseas compartir este conjunto con todo el equipo. Haz clic en Aceptar.
Ahora tenemos un nuevo conjunto de etiquetas, pero aún está vacío. A continuación, necesitamos agregar nuestras etiquetas al conjunto “Publicación de artículos”. Presiona “Agregar etiqueta” para crear una nueva etiqueta.
En nuestro ejemplo de “Publicación de artículos”, las etiquetas indicarán los lugares donde se publica el material: redes sociales, tu propio sitio web, blog, sitios externos.
Al igual que en el caso de los estados, al crear etiquetas, eliges tu color único para cada una.
Ajustes adicionales de etiquetas
También puedes seleccionar los proyectos en los que deseas hacer que el conjunto de etiquetas esté disponible para usar. Al igual que con los estados, haz clic en el icono de cartera en el conjunto de etiquetas y marca las casillas junto a los nombres de los proyectos para los que deseas hacer el conjunto disponible.
También puedes hacer configuraciones adicionales para todos los flujos de trabajo eligiendo uno, ninguno o ambos:
Establecer el primer estado al crear tareas
Borrar todos los estados al cerrar
Para hacer una selección, coloca una marca de verificación junto à la opción que deseas y haz clic en Guardar.
Cómo agregar estados y etiquetas a un proyecto
Al crear un nuevo proyecto, tienes la oportunidad de elegir qué estados y etiquetas se utilizarán para las tareas dentro de este proyecto.
Puedes crear un nuevo proyecto haciendo clic en el “+” en la esquina superior derecha. En nuestro ejemplo, el proyecto “Escribir artículos de blog” tiene 2 conjuntos de etiquetas y 1 flujo de trabajo “Estados generales” con un conjunto único de estados.
Para ver los estados del flujo de trabajo o cambiar el flujo de trabajo del proyecto “Escribir publicaciones de blog”, haz clic en “1. Estados generales / Conjunto de etiquetas: 2”.
Ahora todas las tareas creadas dentro del proyecto “Escribir publicaciones de blog” tendrán un flujo de trabajo “Diario de contenido” con la opción de seleccionar uno de los estados del proceso para cada etapa.
Por ejemplo:
Como parte del proyecto “Escritura de publicaciones de blog”, tenemos una nueva tarea para escribir un artículo “Efectividad del marketing por correo electrónico”. Hay un conjunto de estados para la tarea, donde debemos elegir solo un estado.
Ahora la tarea está en la etapa de escritura, así que selecciona el estado “Escribiendo”.
Cómo mostrar todas las tareas del proyecto como Kanban
Para ver todas las tareas de un proyecto Kanban, necesitas abrir el proyecto y seleccionar “Tareas” en el menú superior. Luego, haz clic en las tres líneas azules horizontales y selecciona “Kanban”:
La columna en el lado izquierdo contiene una lista general de tareas del proyecto. Si seleccionaste un estado para una tarea al crearla o editarla, aparecerá en la columna con el estado apropiado en Kanban.
Por ejemplo: para la tarea “Escribir un artículo sobre marketing de influencia”, el estado se estableció en “Revisión”. Por lo tanto, en Kanban, la tarea se muestra en la columna con el estado “Revisión”.
También puedes cambiar el estado de una tarea arrastrándola à la columna con el estado deseado. Por ejemplo: el artículo “Escribir un artículo sobre marketing de influencia” ya ha sido revisado y ahora necesita ser editado. Necesitamos arrastrar el artículo de la columna de Revisión à la columna de Editar adyacente.
Para arrastrar una tarea, coloca un pájaro frente a su nombre, haz clic izquierdo en la tarea y arrástrala à la columna con el estado “Editando”.
Cómo filtrar tareas por etiquetas y estados
Para filtrar tareas con el estado deseado, en la lista general de estados, haz clic en Etiquetas en la barra de menú superior:
Luego selecciona la etiqueta que deseas filtrar. En nuestro ejemplo, queremos filtrar las tareas etiquetadas como “Revisión”. Haz clic en “Revisión” y vemos que tenemos un artículo con este estado:
Cómo usar etiquetas para evaluar el rendimiento
Para evaluar el resultado del trabajo con la ayuda de etiquetas (por ejemplo, si eres el autor de una tarea), necesitas crear un conjunto de etiquetas con las características de evaluación que necesitas en la sección de Estados y Etiquetas.
Veamos un ejemplo:
Creamos un conjunto de etiquetas llamado “Rendimiento” y agregamos nuestras propias etiquetas al conjunto: “¡Excelente!”, “Pobre”, “Super”.
Usando la imagen del portafolio, selecciona los proyectos para los cuales deseas hacer disponible este conjunto de etiquetas. Haz clic en “Aplicar”.
Ahora volvamos a nuestro proyecto “Escribir artículos de blog”, abramos una de las tareas y seleccionemos una etiqueta para evaluar el resultado del trabajo.
Elige “Hecho bien” y haz clic en “Aceptar”. La nueva etiqueta se mostrará en la línea junto al estado y otras etiquetas (si las seleccionaste antes).
Por qué las etiquetas son útiles si haces seguimiento del tiempo de las tareas
Si el tiempo para una tarea ha expirado, es importante entender la razón de la extensión. Para ello, recomendamos utilizar etiquetas. En nuestro ejemplo, hemos creado un conjunto de etiquetas que indican la razón del retraso en la finalización de la tarea:
También puedes seleccionar proyectos usando el icono de cartera. El conjunto de etiquetas creado estará disponible para las tareas dentro de los proyectos seleccionados.
Una guía rápida para trabajar con estados y etiquetas
Puedes establecer estados y etiquetas para cada tarea y subtarea por separado.
Cada cuenta de Worksection viene con 2 flujos de trabajo estándar con estados y 4 conjuntos de etiquetas. El resto lo creas tú mismo, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y las especificidades de los flujos de trabajo.
Estado = el estado de una tarea o la etapa en la que se encuentra actualmente. Las tareas se muestran en el tablero Kanban según sus estados.
Solo puede haber un estado para una tarea.Pueden haber varias etiquetas.
Los estados disponibles para una tarea siempre se mostrarán en la configuración de la tarea por encima del conjunto de etiquetas. Puedes crear tus propios estados y etiquetas, o eliminar los innecesarios, en la sección de Estados y etiquetas. Los estados se muestran en rectángulos, mientras que las etiquetas se muestran en forma redonda.
Lee más información útil sobre un trabajo conveniente y eficiente con Worksection en nuestro blog.
Por qué el rastreador de tiempo de Worksection es la mejor opción para controlar los recursos del proyecto Las horas se registran de memoria y a menudo con retrasos. Las hojas de tiempo no están vinculadas...
Las tareas dispersas en chats y tableros dificultan el control de la ejecución del proyecto. La dirección tiene que gastar la mayor parte de su tiempo sincronizando al equipo para averiguar el estado...
La falta de comprensión de los plazos del proyecto, retrasos constantes, dificultad para coordinar procesos con los contratistas. El presupuesto está creciendo y el resultado se pospone constantemente...
Ahora puedes trabajar con estados y etiquetas por separado.
Especifica un nombre para el conjunto de etiquetas y marca la casilla junto a “Solo visible para tu equipo” si deseas compartir este conjunto con todo el equipo. Haz clic en Aceptar.
