worksection
Blog
Cómo Controlar la Implementación del Proyecto
  •     •   8 min read
Diagrama de Gantt Informes Kanban Gestión de proyectos Gestión de tareas

Cómo Controlar la Implementación del Proyecto

Con­tro­lar un proyec­to impli­ca sis­tem­ati­zar, gener­ar informes para cualquier perío­do y realizar un seguimien­to de los cos­tos del proyec­to en varias eta­pas de su implementación.

¿Qué es un Plan de Proyecto?

Un plan de proyec­to es un doc­u­men­to que define los obje­tivos, las tar­eas, los recur­sos y las eta­pas de eje­cu­ción del proyec­to, jun­to con su crono­gra­ma. Incluye un horario de tra­ba­jo, cos­tos, ries­gos y estrate­gias de gestión para lograr efi­caz­mente los obje­tivos del proyecto.

Un plan de imple­mentación de proyec­to es un doc­u­men­to estratégi­co que esboza los obje­tivos, tar­eas, pla­zos y recur­sos nece­sar­ios para la eje­cu­ción exi­tosa del proyec­to. Crea una estruc­tura clara des­ti­na­da a alcan­zar objetivos.

Cómo Crear un Plan de Imple­mentación de Proyecto

Crear un plan de imple­mentación de proyec­to es un paso críti­co para el éxi­to. La descrip­ción gen­er­al define los prin­ci­pales parámet­ros y obje­tivos del proyec­to, estable­cien­do una estruc­tura bási­ca para una revisión más detal­la­da posterior.

Paso 1: Definir los Obje­tivos y Parámet­ros del Proyecto

El primer paso es definir los obje­tivos y los prin­ci­pales parámet­ros, ayu­dan­do a for­mar el con­cep­to gen­er­al del proyec­to, que incluye:
  • Obje­tivos
  • Alcance del trabajo
  • Condi­ciones clave de ejecución
Un análi­sis detal­la­do de los obje­tivos per­mite deter­mi­nar con pre­cisión qué se nece­si­ta lograr, mien­tras que estable­cer parámet­ros define el alcance y los límites del proyecto.

Paso 2: Estrate­gia de Eje­cu­ción y Asi­gnación de Recursos

El segun­do paso impli­ca desar­rol­lar una estrate­gia para eje­cu­tar tar­eas especí­fi­cas e iden­ti­ficar los recur­sos nece­sar­ios para su imple­mentación. Describir cada tarea e iden­ti­ficar a los par­tic­i­pantes clave ayu­da a evi­tar malen­ten­di­dos y ase­gu­ra el uso efi­ciente de los recursos.

Paso 3: Plan de Comu­ni­cación y Métri­c­as de Éxito

El ter­cer paso se cen­tra en desar­rol­lar un plan de comu­ni­cación y definir métri­c­as de éxi­to. Garan­ti­zar una comu­ni­cación inter­na y exter­na efec­ti­va ase­gu­ra un entendimien­to mutuo entre todas las partes y una respues­ta opor­tu­na a cam­bios. Definir métri­c­as de éxi­to pro­por­ciona cri­te­rios especí­fi­cos para eval­u­ar resultados.

Paso 4: Gestión de Riesgos

El cuar­to paso con­siste en iden­ti­ficar ries­gos y desar­rol­lar estrate­gias de gestión. Analizar los desafíos poten­ciales y prepararse para su res­olu­ción hace que el plan sea más flex­i­ble y adapt­able a cambios.

Paso 5: Resumen y Refi­namien­to Final

El paso final es resumir y refi­nar todo el plan. Esto impli­ca una revisión final de todos los pasos, con­sideran­do todas las cor­rec­ciones y mejo­ras. La eta­pa de con­clusión ase­gu­ra la com­pleti­tud y coheren­cia del plan de imple­mentación del proyec­to i antes de la ejecución.

Con­trolan­do las Eta­pas de Imple­mentación del Proyecto

Con­tro­lar las eta­pas de la imple­mentación del proyec­to impli­ca com­parar los crono­gra­mas y pre­supuestos plan­i­fi­ca­dos con las cifras reales en varias eta­pas del tra­ba­jo del proyec­to. En el pasa­do, el con­trol de cal­i­dad de un proyec­to implic­a­ba com­ple­tar numerosos doc­u­men­tos (algunos de los cuales inevitable­mente se perdían), pero hoy, la imple­mentación del proyec­to se puede mon­i­tore­ar uti­lizan­do un sis­tema de gestión de proyectos.

Aho­ra, todo el tra­ba­jo del proyec­to estará den­tro de un úni­co sis­tema. Esto sig­nifi­ca no más informes en papel, informes de gas­tos aprox­i­ma­dos al final del mes, incumplim­ien­tos inex­pli­ca­dos de pla­zos y eje­cu­ción caóti­ca de tareas.

Pasos de Imple­mentación del Proyecto

  • Crear un Proyec­to: El nom­bre debe ser claro y con­ciso, y la descrip­ción debe ser precisa.
  • Agre­gar Archivos: Si el equipo nece­si­ta tra­ba­jar con archivos para la imple­mentación del proyec­to, agréguelos.
  • Estable­cer Pla­zos: Ten­er pla­zos per­mite una plan­i­fi­cación detal­la­da del tra­ba­jo del proyecto.
  • Especi­ficar Gas­tos Plan­i­fi­ca­dos: Esto puede incluir la can­ti­dad de tiem­po y pre­supuesto que se nece­si­tará para la imple­mentación del proyec­to, o uno de los dos: tiem­po o presupuesto.
  • Asig­nar un Ger­ente de Proyec­to y Per­sona Respon­s­able: Pueden ser la mis­ma per­sona o difer­entes indi­vid­u­os.

    Ten­er un Ger­ente de Proyec­to y una Per­sona Respon­s­able aumen­ta las prob­a­bil­i­dades de una imple­mentación exi­tosa del proyec­to. La tarea del Ger­ente es mon­i­tore­ar y con­tro­lar la eje­cu­ción del proyec­to. La tarea de la Per­sona Respon­s­able es seguir el plan del proyec­to preaproba­do, comu­ni­carse con el equipo, iden­ti­ficar y realizar cam­bios de man­era opor­tu­na, preparar informes del proyec­to, y más.
  • Selec­cionar Esta­do y Eti­que­tas: Cada proyec­to den­tro del sis­tema de gestión puede ten­er un esta­do y varias eti­que­tas. El esta­do y las eti­que­tas pueden cam­biar durante las eta­pas de imple­mentación del proyec­to. Her­ramien­tas de con­trol como el esta­do y las eti­que­tas se vuel­ven ele­men­tos clave.

Plan­i­fi­cación de la Eje­cu­ción de Tar­eas para el Proyecto

Cuan­do el proyec­to y su infor­ma­ción se ingre­san en el ser­vi­cio de gestión de proyec­tos, el sigu­iente paso es des­glosar el proyec­to en tar­eas indi­vid­uales. Como con el proyec­to, cada tarea puede incluir:
  • Títu­lo
  • Car­pe­ta (selec­cione el equipo al que pertenece la tarea)
  • Per­sona Responsable
  • Esta­do y Etiquetas
  • Fecha Límite
  • Gas­tos Planificados
  • Equipo
Tam­bién se pueden agre­gar archivos y comen­tar­ios à la tarea. Con­tro­lar las tar­eas se facil­i­tará con her­ramien­tas que mejo­ran la efi­cien­cia de todo el equipo, de cada miem­bro, y con­ducen à la imple­mentación exi­tosa del proyecto.

Cómo Con­tro­lar la Eje­cu­ción de Tareas

Cada tarea tiene datos ini­ciales que pueden cam­biar durante el pro­ce­so de tra­ba­jo. Por ejem­p­lo: si se plan­earon 20 horas para una tarea pero se real­mente se gas­taron 30.

Com­parar el Plan y el Hecho per­mite jus­ti­ficar al cliente por qué los gas­tos especí­fi­cos de la tarea deben ajustarse.

Lo mejor es con­fi­ar el con­trol de la eje­cu­ción de la tarea a un emplea­do, como la Per­sona Respon­s­able de la tarea.

Her­ramien­tas para Con­tro­lar la Imple­mentación del Proyec­to y las Tareas

Aho­ra que se han crea­do y doc­u­men­ta­do tar­eas indi­vid­uales den­tro del proyec­to, es cru­cial uti­lizar efi­caz­mente las her­ramien­tas de control.

El pro­ce­so de imple­men­tar un sis­tema de gestión de proyec­tos puede ser un desafío para el equipo (cualquier novedad a menudo se encuen­tra con resisten­cia), por lo que es esen­cial explicar por qué her­ramien­tas especí­fi­cas son impor­tantes para los resul­ta­dos gen­erales del equipo y la efi­cien­cia de cada miembro.

Puedes pro­bar de for­ma inde­pen­di­ente el ser­vi­cio de gestión de proyec­tos, luego ayu­dar al equipo a adap­tarse a las nuevas reglas de gestión de proyec­tos y tar­eas. Alter­na­ti­va­mente, des­igna a alguien respon­s­able de capac­i­tar al equipo.

Her­ramien­ta #1: Temporizador

El tem­po­rizador se puede usar para cada tarea. Si varias per­sonas tra­ba­jan en una tarea, los totales de los tem­po­rizadores se suman, pero cada par­tic­i­pante ve sus datos y puede usar­los en informes.

El tem­po­rizador per­mite con­tro­lar el tiem­po real gas­ta­do en una tarea. Usar el tem­po­rizador se con­ver­tirá en un hábito ben­efi­cioso si el equipo com­prende su importancia.


¿Por qué es impor­tante ini­ciar el tem­po­rizador para una tarea?

Aclara los gas­tos de tiem­po reales, y si difieren del plan, esto se puede mostrar al Ger­ente o al cliente para ajustes en el plan.

Si no todos los emplea­d­os ini­cian el tem­po­rizador al prin­ci­pio de una tarea, pueden ingre­sar el tiem­po real gas­ta­do pos­te­ri­or­mente: la can­ti­dad de tiem­po y el cos­to de este tiem­po o solo uno de los dos.

Her­ramien­ta #2: Calendario

Todas las tar­eas con fechas límite estable­ci­das apare­cerán en el Cal­en­dario. Pero eso no son todas las ven­ta­jas del Cal­en­dario den­tro del sis­tema de gestión de proyectos.

En el Cal­en­dario, tam­bién puedes:
  • Ver las fechas de ini­cio y fin de vacaciones/licencias por enfer­medad para los empleados
  • Fil­trar tar­eas por eti­que­tas, esta­dos, prioridades
  • Fil­trar tar­eas por datos ingre­sa­dos, archivos adjuntos

Her­ramien­ta #3: Kanban

Esta es una pizarra de visu­al­ización que mues­tra tar­eas en difer­entes eta­pas de eje­cu­ción. Eta­pa de eje­cu­ción = esta­do. Para mover una tarea en Kan­ban, se debe estable­cer un estado.

La ven­ta­ja de Kan­ban como her­ramien­ta de con­trol visu­al es la capaci­dad de arras­trar tar­eas de una eta­pa a otra. Visual­mente, Kan­ban se parece a colum­nas sep­a­radas (ante­ri­or­mente, estos eran stick­ers de col­ores en una pizarra físi­ca). Cada colum­na cor­re­sponde a un esta­do específico.

Por ejem­p­lo, hay una tarea de crear una prop­ues­ta com­er­cial. La primera eta­pa es escribir. A esta tarea se le dará el esta­do “Escri­bi­en­do”. Después de que se escri­ba el tex­to, la tarea se puede mover à la sigu­iente eta­pa (arrastra­da à la sigu­iente colum­na), cam­bian­do el esta­do a “Dis­eño”.

Her­ramien­ta #4: Grá­fi­co de Gantt

Otra her­ramien­ta de con­trol visu­al. Los proyec­tos, tar­eas y subtar­eas se mues­tran en el Grá­fi­co de Gantt. Puedes cam­biar la fecha límite de una tarea en el Grá­fi­co de Gantt sin edi­tar la tarea.

El Grá­fi­co de Gantt es un mapa de ruta del proyec­to que ras­trea las conex­iones entre tar­eas, pun­tos críti­cos, fechas de ini­cio y fin de eje­cu­ción de tareas.
Con­tro­la la eje­cu­ción de tar­eas con el Grá­fi­co de Gantt basa­do en indi­cadores visuales de col­or de fechas límite y cre­an­do conex­iones de tar­eas. Por ejem­p­lo, si la fecha límite de una tarea se retrasa, se indi­cará en el Grá­fi­co de Gantt con un indi­cador de color.

¿Cómo vin­cu­lar tar­eas en el Grá­fi­co de Gantt?

Puedes vin­cu­lar la fecha de final­ización de una tarea à la fecha de ini­cio de otra si están rela­cionadas y el resul­ta­do de la segun­da tarea depende de la final­ización exi­tosa de la primera.

Her­ramien­ta #5: Informes

Los sis­temas de gestión de proyec­tos pueden gener­ar y expor­tar informes para cualquier perío­do y parámet­ros nece­si­ta­dos. Los informes ya no se cier­ran al final del mes basa­dos en datos aprox­i­ma­dos. El informe expor­ta­do para un día, sem­ana, mes, año o cualquier perío­do selec­ciona­do man­ual­mente mostrará infor­ma­ción exac­ta sobre las tar­eas del proyecto.

Por ejem­p­lo, un informe sobre tar­eas con gas­tos plan­i­fi­ca­dos, gas­tos reales, ini­cio de tem­po­rizador, con o sin comen­tar­ios, tar­eas con cier­tas eti­que­tas y esta­do, por pri­or­i­dad y fecha de finalización.
La vari­abil­i­dad de los informes hace que el con­trol del proyec­to y las tar­eas sea flex­i­ble. Elige los pla­zos y parámet­ros para la gen­eración de informes tú mis­mo. Para nuevos proyec­tos, es mejor hac­er informes para perío­dos cor­tos: día, sem­ana. Esto per­mite un ajuste opor­tuno del pro­ce­so de tra­ba­jo y evi­ta errores costosos.

¿Qué bus­car al ele­gir un sis­tema de gestión de proyectos?

  • Disponi­bil­i­dad de her­ramien­tas para con­trol cuan­ti­ta­ti­vo (tiem­po y dinero)
  • Disponi­bil­i­dad de her­ramien­tas para con­trol visu­al (Kan­ban, Cal­en­dario, Grá­fi­co de Gantt, Informe)
  • Facil­i­dad de uso: es esen­cial que la fun­cional­i­dad del sis­tema sea com­pren­si­ble y con­ve­niente para todo el equipo, des­de el con­table has­ta el desarrollador.
  • Capaci­dad para detal­lar datos sobre proyec­tos y tar­eas (disponi­bil­i­dad de filtros)
Crea un plan de imple­mentación del proyec­to, agre­ga el proyec­to al sis­tema y des­glósa­lo en tar­eas indi­vid­uales aho­ra mis­mo. Prue­ba las her­ramien­tas de con­trol de imple­mentación de proyec­tos y tar­eas y elige las que mejor se ajusten a las especi­fi­ci­dades de tu negocio.
⇆

esc
Compartir en
или
Escuela PM
¿Por qué el rastreador de tiempo de Worksection es la mejor opción para controlar los recursos del proyecto?
Por qué el rastreador de tiempo de Worksection es la mejor opción para controlar los recursos del proyecto Las horas se registran de memoria y a menudo con retrasos. Las hojas de tiempo no están vinculadas...
2 mayo 2025   •   8 min read
Escuela PM
¿Por qué Kanban Worksection es la mejor opción para la gestión de proyectos?
Las tareas dispersas en chats y tableros dificultan el control de la ejecución del proyecto. La dirección tiene que gastar la mayor parte de su tiempo sincronizando al equipo para averiguar el estado...
1 mayo 2025   •   8 min read
Escuela PM
Por qué el diagrama de Gantt de Worksection es la mejor opción para la gestión
La falta de comprensión de los plazos del proyecto, retrasos constantes, dificultad para coordinar procesos con los contratistas. El presupuesto está creciendo y el resultado se pospone constantemente...
30 abril 2025   •   7 min read
Empieza ahora
Por favor ingrese su correo electrónico real 🙂
Cancelar
Ganado Informe Agencia Carpeta de proyecto Optimizar Venta Etiquetas Más 49...
Ganado Informe Agencia Carpeta de proyecto Optimizar Venta Etiquetas Video Comentarios Kanban Proyectos Equipos Gestión de proyectos Diagrama de Gantt Tareas Calendario Migración P.M secretos del PM Asana Informes Seguimiento del tiempo Marketing Consejos y trucos Prioridades Rastreador de tiempo Ágil Cascada Melé Gestión de tareas Arquitecto ELEGANTE Estados Plan Minutero rastreador de tiempo Telegrama rastreador de tiempo Etiquetas Inclinarse Notificaciones Integración ÉL Integraciones API Consejo Entrevista SEO Buscar CRM Asociación Gente Aplicación Archivos Planificación Digital