Жобаны басқару кез келген кезеңде есепті жүйелеуді, есептерді жасау мен жобаның жүзеге асырылу кезеңдерінің түрлі кезеңдеріндегі шығындарын бақылауды қамтиды.
Жоба жоспары дегеніміз не?
Жоба жоспары – жобаның мақсаттарын, тапсырмаларын, ресурстарын және жүзеге асыру кезеңдерін анықтайтын құжат, сондай-ақ олардың мерзімдерін қамтиды. Ол жұмыс кестесін, шығындарды, тәуекелдерді, сондай-ақ жобаның мақсаттарына тиімді қол жеткізу үшін басқару стратегияларын қамтиды.
Жобаны іске асыру жоспары – бұл стратегиялық құжат сәтті жобаны жүзеге асыру үшін қажетті мақсаттарды, тапсырмаларды, мерзімдерді және ресурстарды анықтайды. Ол мақсаттарға жетуге арналған нақты құрылым қалыптастырады.
Жобаны іске асыру жоспарын қалай жасауға болады
Жобаны іске асыру жоспарын құру сәттілік үшін маңызды қадам болып табылады. Жалпы сипаттама жобаның негізгі параметрлері мен мақсаттарын анықтап, әрі қарай егжей-тегжейлі қарау үшін негізгі құрылымды бекітеді.
1‑қадам: Жобаның мақсаттары мен параметрлерін анықтау
Алғашқы қадам – мақсаттар мен негізгі параметрлерді анықтау, бұл жобаның жалпы концепциясын қалыптастыруға көмектеседі, оның ішінде:
- Мақсаттар
- Жұмыс көлемі
- Негізгі орындау шарттары
2‑қадам: Орындалу стратегиясы мен ресурстарды бөлу
Екінші қадам нақты тапсырмаларды орындау стратегиясын әзірлеуді және олардың жүзеге асырылуы үшін қажетті ресурстарды анықтауды қамтиды. Әр тапсырманы сипаттап, негізгі қатысушыларды анықтау түсініспеушіліктерді болдырмауға және ресурстарды тиімді пайдалануға мүмкіндік береді.
3‑қадам: Коммуникация жоспары мен сәттілік көрсеткіштері
Үшінші қадам коммуникация жоспарын әзірлеуге және сәттілік көрсеткіштерін анықтауға бағытталған. Ішкі және сыртқы коммуникацияны тиімді қамтамасыз ету барлық тараптар арасында өзара түсіністікті қамтамасыз етеді және өзгерістерге уақытында жауап беруді қамтамасыз етеді. Сәттілік көрсеткіштерін анықтау нәтижелерді бағалауға арналған нақты критерийлерді береді.
4‑қадам: Тәуекелдерді басқару
Төртінші қадам тәуекелдерді анықтап, басқару стратегияларын әзірлеуді қамтиды. Мүмкін болатын қиындықтарды талдау және олардың шешімдері үшін дайындық жасау жоспарды өзгерістерге икемді әрі бейімделгіш етеді.
5‑қадам: Қорытынды және соңғы өңдеу
Соңғы қадам – барлық жоспарды қорытындылау және өңдеу. Бұл барлық қадамдардың соңғы шолуын қамтиды, барлық түзетулер мен жетілдірулерді ескере отырып. Қорытынды кезең жобаны іске асыру жоспарының толықтығын және үйлесімділігін қамтамасыз етеді.
Жобаны іске асыру кезеңдерін бақылау
Жобаны іске асыру кезеңдерін бақылау жобалық жұмыстың әр түрлі кезеңдеріндегі жоспарланған мерзімдерді және бюджеттерді нақты деректермен салыстыруды қамтиды. Бұрын жобаның сапа бақылауы көптеген қағаздарды толтыруды қамтыды (олардың кейбіреулері міндетті түрде жоғалып кетуі мүмкін), бірақ бүгінгі күні жобаны іске асыруды жобаны басқару жүйесін қолданып бақылауға болады.
Енді барлық жоба жұмысы біртұтас жүйеде болады. Бұл қағаз есептер, айдың соңында шамамен есептер, түсініксіз мерзімдер мен хаотикалық тапсырма орындалмасы болмайды дегенді білдіреді.
Жобаны іске асыру кезеңдері
- Жоба жасаңыз: Аты анық және қысқа болуы керек, сипаттамасы нақты болуы тиіс.
- Файлдарды қосыңыз: Егер команда жобаны іске асыру үшін файлдармен жұмыс істеуі керек болса, оларды қосыңыз.
- Мерзімдерді орнатыңыз: Мерзімдердің болуы жобалық жұмыстың егжей-тегжейлі жоспарлануына мүмкіндік береді.
- Жоспарланған шығындарды көрсетіңіз: Бұл жобаны іске асыру үшін, ықтимал уақыт пен бюджет сомасын, немесе екеуінің бірін: уақыт немесе бюджет қосуға болады.
- Жоба менеджерін және жауапты адамды тағайындаңыз: Бұл бір адам немесе әртүрлі адамдар болуы мүмкін.
Жоба менеджері мен жауапты адамның болуы жобаны іске асыру мүмкіндігін арттырады. Менеджердің міндеті — жобаның жүзеге асырылуын бақылау және басқару. Жауапты адамның міндеті — алдын ала бекітілген жобалық жоспарды сақтау, командамен коммуникация жасау, өзгерістерді уақтылы анықтау және енгізу, жобалық есептерді дайындау және тағы да басқа. - Статусты және тегтерді таңдаңыз: Басқару жүйесіндегі әр жоба бір статус пен бірнеше тег алу мүмкін. Статус пен тегтер жобаның орындау кезеңдерінде өзгеруі мүмкін. Бақылау құралдары ретінде статус пен тегтер негізгі элементтерге айналады.
Жоба үшін тапсырмаларды орындауды жоспарлау
Жоба және оның ақпараттары жобаны басқару қызметіне енгізілгенде, келесі қадам – жобаны жеке тапсырмаларға бөлу болып табылады. Жобадағыдай, әр тапсырманың құрамында болуы мүмкін:
- Атауы
- Папка (тапсырма тиесілі командасын таңдаңыз)
- Жауапты адам
- Статус және тегтер
- Мерзім
- Жоспарланған шығындар
- Команда
Тапсырмаларды орындауды қалай бақылауға болады
Әр тапсырмада жұмыстың барысында өзгеруі мүмкін бастапқы деректер бар. Мысалы: егер тапсырмаға 20 сағат жоспарланса, бірақ шын мәнінде 30 сағат жұмсалса.
Жоспар мен фактты салыстыру клиентке нақты тапсырманың шығындарын неге түзету қажеттілігін түсіндіруге мүмкіндік береді.
Тапсырманы орындау бақылауын бір қызметкерге, мысалы, тапсырманың жауапты адамына тапсыру ең жақсы.
Жобаны және тапсырмаларды іске асыруды бақылау құралдары
Енді жобадағы жеке тапсырмалар жасалып, құжатталды, бақылау құралдарын тиімді пайдалану маңызды.
Жобаны басқару жүйесін енгізу процесі команда үшін қиын болуы мүмкін (жаңа нәрсе жиі қарсылықпен қабылданады), сондықтан команданың жалпы нәтижелері мен әр мүше тиімділігі үшін нақты құралдардың маңыздылығын түсіндіру өте маңызды.
Сіз жобаны басқару қызметін тәуелсіз түрде тексере аласыз, кейін командаға жаңа жобалық және тапсырма басқару ережелеріне бейімделуге көмектесесіз. Баламалы түрде, командаға оқыту үшін жауапты адам тағайындаңыз.
Құрал #1: Таймер
Таймерді әр тапсырма үшін пайдалануға болады. Егер бірнеше адам тапсырмада жұмыс істесе, таймердің жалпы саны қосылады, бірақ әр қатысушы өзінің деректерін көре алады және оларды есептерде пайдалана алады.
Таймер шын мәнінде тапсырмаға жұмсалған уақытты бақылауға мүмкіндік береді. Таймерді қолдану команда оның маңыздылығын түсінген болса, пайдалы әдетке айналады.
Тапсырма үшін таймерді бастау неге маңызды?
Бұл нақты уақыт шығындарын анықтайды, егер олар жоспардан өзгеше болса, бұл жоспарды түзету үшін Менеджерге немесе клиентке көрсетіле алады.
Егер барлық қызметкерлер тапсырманың басында таймерді бастамаса, олар кейін шын мәнінде жұмсалған уақытты енгізе алады: жұмсалған уақыттың мөлшері мен шығындары немесе екеуінің біреуі ғана.
Құрал #2: Күнтізбе
Барлық белгіленген мерзімдері бар тапсырмалар Күнтізбеде көрсетіледі. Бірақ бұл жобаны басқару жүйесінің Күнтізбесінің барлық артықшылықтары емес.
Күнтізбеде сіз сонымен қатар:
- Қызметкерлердің демалыстарын/ауырған кездерін старт және аяқталу күндерін көре аласыз
- Тапсырмаларды тегтер, статус, приоритет бойынша сүзуге болады
- Тапсырмаларды енгізілген деректер, тіркелген файлдар бойынша сүзуге болады
Құрал #3: Канбан
Бұл әртүрлі орындау кезеңдеріндегі тапсырмаларды көрсететін визуалды тақта.Орындау кезеңі = статус. Канбанда тапсырманы жылжыту үшін статус бекітілуі керек.Канбанның визуалды бақылау құралы ретінде артықшылығы – тапсырмаларды бір кезеңнен екінші кезеңге апару мүмкіндігі. Визуалды түрде Канбан бөлек бағандармен (бұрынғы кезде қызыл жапсырмалармен физикалық тақтада) көрінеді. Әр баған белгілі бір статусты білдіреді.
Мысалы, коммерциялық ұсынысты жасауға арналған тапсырма бар. Бірінші кезең – жазу. Бұл тапсырмаға “Жазу” статусын беруге болады. Мәтін жазылғаннан кейін тапсырманы келесі кезеңге (келесі бағанға) жылжыту мүмкін, статусын “Дизайн” деп өзгерту.
Құрал #4: Гант картасы
Тағы бір визуалды бақылау құралы. Жобалар, тапсырмалар, және подзадачалар Гант картасында бейнеленеді. Тапсырманың мерзімін Гант картасында редактирлеместен өзгертуге болады.
Гант картасы – тапсырмалардың байланыстарын, критикалық нүктелерін, тапсырмаларды орындаудың старт және аяқтау даталарын бақылау үшін жобаның жол картасы.
Гант картасы бойынша тапсырмалардың орындалуын бақылау визуалды түсті индикаторларға негізделеді. Егер тапсырманың мерзімі кешіктірілсе, бұл Гант картасында түсті индикатормен көрсетіледі.
Гант картасында тапсырмаларды қалай байланыстыруға болады?
Бір тапсырманың аяқтау күнесін екінші тапсырманың старт күнімен байланыстыруға болады, егер олар бір-біріне қатысты болса және екінші тапсырманың нәтижесі бірінші тапсырманың сәтті аяқталуына байланысты болса.
Құрал #5: Есептер
Жобаны басқару жүйелері кез келген кезеңге және қажет параметрлерге арналған есептерді генерировать ете алады және экспорттайды. Есептер енді айдың соңында жуық деректер негізінде жабылмайды. Экспортталған есеп күні, аптасы, айы, жылы немесе кез келген қолмен таңдалған кезең жоба тапсырмалары туралы нақты ақпаратты көрсетеді.
Мысалы, жоспарланған шығындар, нақты шығындар, таймердің басталуы, комментарий бар немесе жоқ, определенные тегтер мен статус бойынша, приоритеті мен аяқтау күні бойынша тапсырмалар есебі.
Есептердің өзгергіштігі жобалар мен тапсырмаларды бақылауды икемді етеді. Есептердің генерациясы үшін уақыт шектерін және параметрлерді өзіңіз таңдаңыз. Жаңа жобалар үшін, есептерді қысқа мерзімдер үшін жасау ең жақсы: күн, апта. Бұл жұмыстың процессін уақытында түзетуге мүмкіндік береді, қымбат қателіктерден аулақ болуға мүмкіндік береді.
Жобаны басқару жүйесін таңдаған кезде нені ескеру керек?
- Сандық бақылау құралдарының болуы (уақыт және ақша)
- Көрнекі бақылау құралдарының болуы (Канбан, Күнтізбе, Гант картасы, Есеп)
- Пайдаланудың ыңғайлылығы: жүйенің функционалдылығы құраманың барлық мүшелері үшін, бухгалтерден әзірлеушіге дейін түсінікті және ыңғайлы болуы сөзсіз.
- Жобалар мен тапсырмалар бойынша деректерді егжей-тегжейлі көрсету мүмкіндігі (фильтрлердің болуы)