•     •   15 min read

Zarządzanie Produkcją i Projektami: – Jak dotrzymać terminów?

Badanie przeprowad­zone w 2011 roku przez fir­mę dorad­czą PM Solu­tions wykaza­ło, że jed­na trze­cia pro­jek­tów IT o wartoś­ci do 75 mln dolarów stanowi ryzyko i może być real­i­zowana z opóźnie­niem i przekrocze­niem budże­tu. Zgod­nie z dany­mi firm, które wcześniej zostały prze­badane, 12% pro­jek­tów kończy się niepowodze­niem, a 25% ostate­cznie zosta­je ura­towanych. Respon­den­ci reprezen­towali sek­tor prze­mysłowy, bankowość, rachunkowość finan­sową i ubez­pieczenia, placów­ki ochrony zdrowia, agenc­je rzą­dowe, insty­tuc­je eduka­cyjne itp.

W bada­niu, 19% pro­jek­tów określono jako kom­plek­sowe, 25% — jako proste. 31% pro­jek­tów sklasy­fikowano jako kom­plek­sowe, a 26% — jako raczej kompleksowe.
Firmy sto­su­jące metodolo­gia zarządza­nia pro­jek­ta­mi nie zre­al­i­zowały swoich pro­jek­tów w 9% przy­pad­ków, a firmy, które z kolei zlekce­ważyły ustalone prak­ty­ki, nie powiodły się w 21% przy­pad­ków. Obiek­ty, które pow­strzymy­wały się od stosowa­nia metodologii zarządza­nia pro­jek­ta­mi, są oczy­wiś­cie nieko­rzyst­nie trak­towane, a odpowied­nio pro­cent udanych pro­jek­tów wynosi 43% w porów­na­niu do 61%.

Więc przeanal­izu­jmy sposo­by zarządza­nia pro­jek­ta­mi i osią­ga­nia sukce­su, aby być na bieżą­co z zada­ni­a­mi aż do fazy pro­dukcji i planować w sposób inteligentny.

10 Kluc­zowych Czyn­ników Sukce­su Projektu

    Kom­pe­tenc­je Kierown­i­ka Pro­jek­tu (PM).
  1. Umiejęt­noś­ci i zdol­noś­ci lid­era pro­jek­tu są kluc­zowe. Zgod­nie z wynika­mi bada­nia przeprowad­zonego przez PM Solu­tions, 65% respon­den­tów to zauważyło.
  2. Stosowanie sprawd­zonej metodologii lub umiejęt­ność improw­iz­a­cji. Pow­stało wiele prak­tyk i metodologii dla zarządza­nia pro­jek­ta­mi. Zapew­ni­a­ją one szczególne zasady wspier­a­jące w zarządza­niu więk­szoś­cią sytu­acji pojaw­ia­ją­cych się w cyk­lu życia pro­jek­tu. Metodolo­gie Agile zachę­ca­ją PM do improw­iz­a­cji i rozwi­ja­ją się, ponieważ nowoczesne pro­jek­ty tego wymagają.
  3. Bez­pieczny bizne­s­plan lub uza­sad­nie­nie pro­jek­tu. To jest źródło pow­sta­nia pro­jek­tu pier­wot­nie zatwierd­zonego przez zarząd lub klien­ta. Twój bizne­s­plan powinien wymieni­ać i wyjaś­ni­ać wszys­tkie korzyś­ci, jakie pro­jekt ma przynieść.
  4. Kry­te­ria sukce­su pro­jek­tu powin­ny być mier­zone. Ustal konkretne i real­isty­czne cele dla swo­jego zespołu pro­jek­towego (PT), takie jak zwięk­sze­nie sprzedaży o 10% w ciągu kwartału, stworze­nie opro­gramowa­nia do real­iza­cji określonych zadań itp.
  5. Szczegółowy plan. Ustal osią­galne har­mono­gramy, przy­dziel pre­cyzyjne wyma­gania doty­czące zasobów, określ wydarzenia audy­towe, uwzględ­nij ryzyko.
  6. Motywac­ja zespołu. Wspier­aj ją na wysokim poziomie, mon­i­toru­jąc zaan­gażowanie wykon­aw­ców w pro­ces, rozwiązuj kon­flik­ty i problemy.
  7. Umiejęt­ność powiedzenia nie”. Nie wszyscy PM i członkowie PT potrafią powiedzieć nie”, gdy jest to konieczne. Nigdy nie obiecuj tego, co nie może być spełnione. Powiedz nie” zde­cy­dowanie i bądź gotowy to uzasadnić.
  8. Zapo­b­ie­ganie rozprzestrze­nie­niu się pro­jek­tu. Należy ostate­cznie zatwierdz­ić plan pro­jek­tu z klien­tem lub zarzą­dem, aby ograniczyć ilość dodatkowej pracy.
  9. Zarządzanie ryzykiem. Opisal­iśmy metodologię mod­e­lowa­nia zdarzeń w celu anal­izy złożonych zależnoś­ci między ryzykiem.
  10. Zakończe­nie pro­jek­tu. Powin­no być zakońc­zone w momen­cie spełnienia kry­ter­iów sukce­su pro­jek­tu. W prze­ci­wnym razie pro­jekt będzie nadal wydawał zaso­by lub będzie zmieni­any, aby spełnić nowe wymagania.

Kry­te­ria Zakońc­zonych Pro­jek­tów w Produkcji

Pro­dukc­ja to faza pro­jek­tu obe­j­mu­ją­ca wydanie pro­duk­tu z przy­go­towaniem pro­duk­tów do dys­try­bucji lub dostar­czenia do klienta.

Klip reklam­owy nakrę­cony i zmon­towany, gotowy do nadawa­nia w TV lub pub­likacji na YouTube, stworzony
opro­gramowanie dostar­c­zone do sprzedaży użytkown­ikom i wspier­ane przez ser­wis wspar­cia tech­nicznego, nowy budynek będą­cy przed­miotem zlece­nia, z wszys­tki­mi medi­a­mi i mebla­mi — te konkretne przykłady
pro­dukcji.

Przeanal­izu­jmy to na przykładzie tworzenia klipu reklam­owego – jak pro­jekt musi być
zor­ga­ni­zowany, aby uzyskać inte­gral­ny i zakońc­zony pro­dukt speł­ni­a­ją­cy kry­te­ria sukcesu.

Fazy pro­jek­tu:
  1. Inic­jac­ja projektu.
  2. Planowanie zdjęć filmowych.
  3. Przeprowadzanie zdjęć filmowych.
  4. Mon­towanie.
  5. Dys­try­buc­ja nagranego materiału.

Faza inic­jacji obe­j­mu­je kon­cep­tu­al­iza­cję klipu wideo – artyku­lację celów do osiąg­nię­cia i kry­ter­iów sukce­su do spełnienia. Gdy cele są ustalone, Kierown­ik Pro­jek­tu może wybrać lub opra­cow­ać odpowied­nie pode­jś­cie do tworzenia wideo i jego dys­try­bucji, może także sporządz­ić budżet.

Kierown­ik Pro­jek­tu powinien uwzględ­nić dużą różnorod­ność wykon­aw­ców, którzy będą zaan­gażowani w tym etapie:

  • sce­narzyś­ci, aktorzy, reży­serzy, oper­a­torzy kamer;
  • zespół odpowiedzial­ny za mon­taż wideo;
  • inwest­orzy, przed­staw­iciele firm nadawczych;
  • eksper­ci mar­ketingowi, promotorzy.
Kierown­ik Pro­jek­tu nie musi być ekspertem w każdej dziedzinie związanej z pro­dukcją klipu wideo. Jed­nak powinien dobrze znać pro­ces w ogóle, aby móc skutecznie zarządzać pro­jek­tem w toku.

Gdy pro­jekt jest inicjowany, Kierown­ik Pro­jek­tu powinien zadać sobie pyta­nia doty­czące następu­ją­cych kwestii:

  • Jakie cele mają zostać osiągnięte?
  • Jak mierzyć kry­te­ria sukcesu?
  • Jakie kanały dys­try­bucji są najbardziej odpowied­nie dla przyszłego klipu wideo biorąc pod uwagę jego for­mat i długość?
  • Czy konieczne jest zaan­gażowanie ekipy fil­mowej lub aktorów? Jeśli tak, jakie będą ich konkretne funkcje?
  • Jakie urządzenia są potrzeb­ne do nagry­wa­nia wideo, nagry­wa­nia dźwięku i oświetlenia?
  • Gdzie nakrę­cić klip wideo? Czy potrzeb­ne są spec­jalne poz­wole­nia i licenc­je – np. na uży­cie dronów lub na kręce­nie w miejs­cach publicznych?
  • Czy będzie konieczne zabez­piecze­nie zespołu przed zły­mi warunk­a­mi pogodowy­mi pod­czas zdjęć w plenerze?
  • Czy konieczne jest nakręce­nie pełnego klipu wideo, czy może nagra­nia stock­owe i ani­mac­je są godne uwzględnienia?
  • Czy należy stworzyć szczegółową listę odcinków?
Po odpowiedze­niu na te pyta­nia, Kierown­ik Pro­jek­tu prze­chodzi do fazy planowa­nia pro­ce­su zdję­ciowego. Powinien ustal­ić jas­ny plan dla uczest­ników pro­ce­su i przy­go­tować zaplecze techniczne.

Pyta­nia doty­czące planowa­nia przed fil­mowaniem wideo:

  • Czy całe potrzeb­ne wyposaże­nie jest dostęp­ne? Czy jest gotowe do użycia?
  • Czy wszyscy uczest­ni­cy pro­ce­su są dobrze świado­mi swoich obowiązków?
  • Czy jesteś odpowied­nio przy­go­towany na warun­ki pogodowe, które mogą wys­tąpić w dniu zdjęć?
  • Czy wszys­tkie potrzeb­ne licenc­je, poz­wole­nia i umowy są gotowe?
  • Czy twój budżet przewidu­je kosz­ty inne niż wydat­ki na fil­mowanie, np. posił­ki, napo­je itp.?
  • Czy wszys­tkie sce­nar­iusze fil­mowe zostały spakowane i przy­go­towane do użycia?
  • Jakie ubra­nia będą nosić aktorzy? Czy potrze­bu­ją wspar­cia ze strony wiz­a­żys­tów lub fryzjerów?
W trak­cie pro­ce­su fil­mowa­nia, upewnij się, że każdy szczegół jest zgod­ny z planem. Praw­idłowo ustaw­ione oświ­etle­nie wye­limin­u­je niech­ciane cie­nie, niespodziewane błys­ki i syl­wet­ki. Kole­jność ujęć powin­na być wol­na od niepożą­danych ele­men­tów, a wszelkie zakłóce­nia dźwiękowe w mikro­fonach powin­ny być wykryte z wyprzedzeniem.

W przy­pad­ku fil­mowa­nia w jed­nej lokaliza­cji, kole­jność oświ­etle­nia musi być zapewniona. W prze­ci­wnym razie wszelkie zmi­any światła wynika­jące z pogody lub pory dnia będą zauważane przez widzów.

Zapisz pro­ces fil­mowa­nia: tech­ni­ki, które się sprawdz­iły i nie udały, co braku­je w uję­ciu, jakie urządzenia były­by potrzeb­ne lub okaza­ły się zbędne.

Nakręć więcej, niż wyda­je się to konieczne na początku. Włącz kamery przed rozpoczę­ciem pra­cy nad fabułą i nie wyłączaj ich po ukończe­niu głównego fil­mowa­nia. W mon­tażu wideo będziesz potrze­bować tego, co nie jest widoczne na ekranie.

Kluc­zowe epi­zody powin­ny być fil­mowane na kil­ka sposobów.

Pyta­nia do fil­mowa­nia wideo:

  • Jeśli wideo jest krę­cone w jed­nej lokaliza­cji, czy każde uję­cie jest zapewnione w tym samym oświ­etle­niu i widoku filmowym?
  • Czy zre­al­i­zowane zostały wszys­tkie pomysły w fil­mowa­niu wideo? Jeśli nie, jak niewyko­rzys­tane pomysły mogą być użyte później?
  • Czy uzyskano wystar­cza­ją­co dużo mate­ri­ałów z nagrań poza ekranem?
  • Czy wszys­tko zostało spakowane do koń­ca dnia zdjęciowego?
  • Czy zro­biłeś notat­ki doty­czące pro­ce­su filmowania?
Po przeanal­i­zowa­niu wszys­t­kich swoich notatek sporząd­zonych pod­czas pro­ce­su fil­mowa­nia, będziesz w stanie szy­bko określić klipy wideo (lub frag­men­ty), które mają być użyte w mon­tażu. Sko­relowane i nazwy dla frag­men­tów zaoszczędzą Twój czas, który mógł­by być poświę­cony na poszuki­wanie momen­tów zaw­ier­a­ją­cych szczegól­nie skuteczne uję­cia lub najbardziej przekonu­jące wypowiedzi.

Jeśli zle­ciłeś mon­taż wideo, nie zapom­nij przekazać swoich nagrań oraz wyjaśnić cel wideo, wskazu­jąc plat­formy, na których będzie ono dys­try­buowane. Określ częs­totli­wość i czas przeglą­da­nia surowych wer­sji klipu wideo oraz ustal ter­miny dla każdej fazy.

Pyta­nia doty­czące montażu:

  • Czy będziesz w stanie zapamię­tać treść klipów wideo po ich tytułach za sześć miesięcy?
  • Czy zmon­towane wideo będzie odpowied­nie dla wybranej plat­formy dystrybucji?
  • Czy zop­ty­mal­i­zowałeś ustaw­ienia eksportu klipu wideo do udostęp­ni­a­nia w medi­ach społecznościowych?
  • Czy uzyskałeś wynik, który był zaplanowany?
Przy pozy­ty­wnych odpowiedzi­ach na te pyta­nia, możesz przekazać ukońc­zone wideo do pro­dukcji. Skuteczne zarządzanie pro­jek­tem w tym przykładzie pole­ga na ciągłym sprawdza­niu przez PM w każdej fazie, anal­i­zowa­niu szczegółów oraz pra­cy w ramach ter­minów i budżetów.

Planowanie Pro­jek­tu

Zarządzanie Ter­mi­na­mi Projektu

Zarządzanie ter­mi­na­mi pro­jek­tów, czyli zarządzanie cza­sem, to pro­cesy mające na celu ukończe­nie projektu
przed jego ter­minem zgod­nie z określony­mi kry­te­ri­a­mi gotowości.

To znaczy, wyróżniono 6 procesów:

1. Iden­ty­fikac­ja zakre­su operacji

Niek­tóre zada­nia są iden­ty­fikowane przy uży­ciu Struk­tu­ry Rozkładu Pra­cy (WBS). W tym celu sto­su­je się metodę podzi­ału: zna­j­du­je się najniższa warst­wa w WBS, którą moż­na podzielić na paki­ety robocze i operacje.

Paki­et roboczy to złoże­nie oper­acji o wspól­nych celach i funkc­jach. Oper­ac­je w WBS to prace przynoszące określone wyni­ki w real­iza­cji projektu.


Jeśli twój pro­jekt ma duży zakres lub jest dłu­goter­mi­nowy, użyj metody fali przy­chodzącej, aby ziden­ty­fikować zakres oper­acji. Paki­ety robocze do zre­al­i­zowa­nia w kierunku zakończenia pro­jek­tu są planowane w ogól­nych cechach. Paki­ety robocze przez­nac­zone na bliższe fazy są opra­cow­ane szczegółowo. Sporządza­jąc listę oper­acji, określ ich para­me­try, a także wydarzenia audy­towe – kamie­nie milowe projektu.

Takie para­me­try obe­j­mu­ją kody oper­acji, czas real­iza­cji,
wykon­aw­cę, listę oper­acji wyko­nanych wcześniej lub do wyko­na­nia później.

Kamie­nie milowe to wydarzenia, które oznacza­ją prze­jś­cie pro­jek­tu do innej fazy. Służą do mon­i­torowa­nia postępu real­iza­cji pro­jek­tu. W prze­ci­wieńst­wie do oper­acji, wydarzenia audy­towe nie mają ustalonego cza­su trwania.

2. Znalazie­nie log­icznych pow­iązań między operacjami.


W tym celu PT powinien sko­rzys­tać z następu­ją­cych metod i narzędzi:
  1. Meto­da dia­gramów prece­dencji lub oper­acji w węzłach. Oper­ac­je o zależnym ksz­tał­cie pros­tokątów, lub węzły, są połąc­zone łuka­mi na wykre­sie Gant­ta. Typowe są pow­iąza­nia, w których rozpoczę­cie oper­acji lub jej zakończe­nie zależy od rozpoczę­cia lub zakończenia innej.
  2. Meto­da dia­gra­mu strza­łkowego. Ma swo­ją drugą nazwę – oper­ac­je łukowe. Dia­gram zależnoś­ci pokazu­je węzły wynika­jące z zgrupowanych łuków.
  3. Szablony har­mono­gramów pro­jek­tu. Możesz ich użyć, aby przyspieszyć przy­go­towanie harmonogramu.
  4. Ustal­e­nie kole­jnoś­ci oper­acji. Kole­jność real­iza­cji nie podle­ga żad­nym zmi­anom, jeśli oper­ac­je są ściśle ze sobą pow­iązane. Kole­jność jest również wpły­wana przez zależnoś­ci zewnętrzne: dostawy sprzę­tu, kli­mat, konkurencję itp.
  5. Uży­cie wiodą­cych i opóźnień. Na dia­gramie oznaczane są minusem i plusem odpowied­nio. Rozpoczę­cie oper­acji trzy dni po ukończe­niu poprzed­niej będzie pokazane jako +3 powyżej łuku łączącego je. Wiodą­cy są uży­wane tam, gdzie jeden z dzi­ałów może prze­jść do oper­acji obsługi­wanej równole­gle przez inny dział.

3. Oce­na zasobów operacyjnych

Spec­jal­iś­ci są przy­dzielani, a sprzęt alokowany do projektu.
W tym celu uży­wane są następu­jące narzędzia:

  • oce­na ekspercka
  • opro­gramowanie do zarządza­nia projektami
  • sza­cow­anie z dołu do góry — oce­ny mniejszych ele­men­tów pro­jek­tu są sumowane przez każdy zasób zaan­gażowany w planowane operacje.
Na pod­staw­ie wyników oce­ny PT przed­staw­ia para­me­try oper­acji – typy i iloś­ci zasobów wyma­ganych do wyko­na­nia oper­acji. Tworzy się hier­ar­chicz­na struk­tu­ra niezbęd­nych zasobów z podzi­ałem według ich typów i kat­e­gorii. Twor­zony jest kalen­darz akty­wnych i nieak­ty­wnych dat dla doty­czycego zasobu. Nowe oper­ac­je mogą również być dodawane do listy w trak­cie oce­ny, a przes­tarza­łe mogą być usuwane. 

4. Oce­na zasobów operacyjnych

Czas real­iza­cji oper­acji to licz­ba dni potrzeb­nych przez wykonawcę(-ów) na ukończe­nie oper­acji. Taką ocenę przeprowadza się przy uży­ciu WBS i moż­na ją dopre­cy­zować w trak­cie real­iza­cji pro­jek­tu. W tym celu PT anal­izu­je listę i para­me­try oper­acji, wyma­gania doty­czące zasobów i ich kalen­darz oraz plan pro­jek­tu wskazu­ją­cy dane doty­czące ryzy­ka i kosztów operacji.

Aby ocenić czas real­iza­cji oper­acji, uży­wane są następu­jące narzędzia:
  • Oce­na para­me­trycz­na: całkowi­ta licz­ba zasobów mnożona jest przez efek­ty­wność okre­su oper­a­cyjnego lub przez ilość cza­su oper­a­cyjnego. Wynik jest dzielony przez liczbę zaan­gażowanych zasobów.
R(łączna)*P(efektywność)/R(zaangażowani)=Ocena

  • Oce­na przez porów­nanie z analoga­mi: czas trwa­nia poprzed­niej oper­acji podob­nej do planowanej pod wzglę­dem para­metrów jest brany jako wzór.
  • Oce­na trzech punk­tów: Kierown­ik Pro­jek­tu sporządza najbardziej praw­dopodob­ne, optymisty­czne i pesymisty­czne sce­nar­iusze. Śred­nia oce­na tych trzech sce­nar­iuszy posłuży do osza­cow­a­nia cza­su trwa­nia operacji.
  • Anal­iza rez­er­wowa: Kierown­ik Pro­jek­tu może dodać rez­er­wę do har­mono­gra­mu pro­jek­tu na reje­strowanie ryzy­ka. Gdy dane są dopre­cy­zowane, ta anal­iza może zostać zmody­fikowana lub całkowicie usunięta.

5. Opra­cow­anie harmonogramu

To jest ciągły pro­ces w ramach pro­jek­tu. Cza­sa­mi zaso­by i cza­sy trwa­nia wyma­ga­ją nowych
ocen.

Kierown­ik Pro­jek­tu może sko­rzys­tać z metody kry­ty­cznej: oblicza­jąc przy­bliżone daty dla wczes­nego i późnego rozpoczę­cia, a także dla wczes­nego i późnego zakończenia operacji.
Odległość między data­mi wczes­ny­mi a późny­mi oznacza rez­er­wę cza­sową. Jeśli jest rów­na 0, tj. daty pokry­wa­ją się, takie oper­ac­je są nazy­wane metodą kry­ty­czną. Opóźnienia w ich wyko­na­niu opóźnią zakończe­nie całego projektu.

W sytu­ac­jach, gdy data zakończenia pro­jek­tu w har­mono­gramie nie pokry­wa się z datą zatwierd­zoną przez klien­ta, sto­su­je się metodę przyspiesza­nia (kom­pak­towa­nia har­mono­gra­mu). Taka meto­da zachowu­je zawartość, cele pro­jek­tu i ograniczenia cza­sowe.

Meto­da pole­ga na poszuki­wa­niu kom­pro­misów, aby zmin­i­mal­i­zować czas real­iza­cji przy maksy­mal­nym wzroś­cie wartoś­ci. Oper­ac­je, które są zasad­nic­zo następu­jące, mogą być próbowane równole­gle. Jed­nak stwarza to ryzyko dal­szego ponownego przetwarza­nia z możli­woś­cią pojaw­ienia się nowych ryzyk.

Przed opra­cow­aniem har­mono­gra­mu, Kierown­ik Pro­jek­tu może sko­rzys­tać z anal­izy możli­wych sce­nar­iuszy, uwzględ­ni­a­jąc zarówno ryzy­ka wewnętrzne, jak i zewnętrzne, z zasoba­mi zrównoważonymi.


Pier­wszy his­togram pokazu­je, że w 1. zaplanowanym tygod­niu wszys­tkie zaso­by nie są zaan­gażowane w real­iza­cję 4 zadań, pod­czas gdy w 4. i 5. tygod­ni­ach zaso­by są przekroc­zone — pra­cown­i­cy muszą pra­cow­ać w godz­i­nach nadliczbowych. Aby zrównoważyć obciąże­nie i rozłożyć zaso­by, real­iza­c­ja 3. zada­nia jest przenos­zona do 6. tygod­nia, a 4. zadanie jest całkowicie przenos­zone do 7. tygodnia.

6. Zarządzanie zmi­ana­mi w harmonogramie

Uży­wane są następu­jące narzędzia:
  • sys­te­my śledzenia pro­jek­tów i poziomy auto­ryza­cji zmian
  • pomi­ar efek­ty­wnoś­ci przy uży­ciu wskaźni­ka wyda­jnoś­ci harmonogramu
  • anal­iza odchyleń

Zarządzanie jakoś­cią

Ma miejsce przez cały cykl pro­jek­tu. Skła­da się na to następu­jące fazy:

  1. Kon­cepc­ja. Artyku­lac­ja zasad zapewnienia jakoś­ci w celu zaspoko­je­nia potrzeb konsumentów.
  2. Planowanie. Ustal­e­nie stan­dard­ów jakoś­ci – między­nar­o­dowych, kra­jowych lub kor­po­ra­cyjnych – w celu spełnienia oczeki­wań uczest­ników projektu.
  3. Ustal­e­nie. Tworze­nie niezbęd­nych warunk­ów tech­nicznych, zarząd­czych i finan­sowych do spełnienia wyma­gań jakoś­ci projektu.
  4. Kon­tro­la. Sprawdzanie stop­nia zgod­noś­ci aktu­al­nych wyników wyko­na­nia pro­jek­tu z określony­mi stan­dar­d­a­mi jakości.
  5. Reg­u­lac­ja i anal­iza. Anal­iza zmi­an jakoś­ci w trak­cie pro­jek­tu, sporządzanie listy odstępstw, a następ­nie pode­j­mowanie dzi­ałań korygu­ją­cych real­i­zowanych i dokumentowanych.
  6. Zakończe­nie. Oce­na jakoś­ci pro­jek­tu. Sporządze­nie listy rekla­macji, jeśli określone stan­dardy nie są przestrze­gane. Anal­i­zowane jest także uzyskane doświad­cze­nie w zakre­sie zarządza­nia jakością.


Do planowa­nia jakoś­ci uży­wane są następu­jące narzędzia:

  • Anal­iza zysków i strat. Ma na celu zapewnie­nie niezbęd­nego sto­sunku między przy­choda­mi a kosz­ta­mi w projekcie.
  • Koszt jakoś­ci. Obliczana jest sku­mu­lowana całkowi­ta wartość wszys­t­kich pro­cesów ukierunk­owanych na poprawę jakoś­ci pro­duk­tu lub usługi.
  • Planowanie ekspery­men­tów. Jest to meto­da statysty­cz­na, która bada czyn­ni­ki wpły­wa­jące na projekt.
  • Bench­mark­ing. Pro­jekt jest porówny­wany z podobnymi.
Aby zapewnić stan­dardy jakoś­ci dla pro­jek­tu, może zostać przeprowad­zony nieza­leżny audyt. Licz­ba i czas trwa­nia takich ocen eksper­c­kich zależą od prze­chodzenia przez kamie­nie milowe pro­jek­tu. Klient lub kierown­ik jed­nos­t­ki firmy może wnioskować o nieza­planowany audyt.

Następu­jące narzędzia są uży­wane do kon­troli jakości:

  1. Wykresy kon­trolne
  2. Dia­gramy zależności
  3. Wykres Pare­to
  4. Dia­gramy przy­czyn i skutków
  5. Inspekc­ja i testowanie standardów
  6. Statysty­czne próbki
  7. Kon­tro­la napraw wad

Zarządzanie zasoba­mi ludzki­mi w projektach

Skuteczne zarządzanie pro­jek­tem zależy od poprawnego doboru uczest­ników PT. Ich role powin­ny być określone, powin­ny być twor­zone zespoły do real­iza­cji i zarządza­nia pro­jek­tem, a także powin­na być twor­zona struk­tu­ra organizacyjna.

Lista uczest­ników. Zespół zarządza­ją­cy pro­jek­tem skła­da się z następu­ją­cych członków:

  • Nad­zor­ca lub sponsor
  • Zarząd­ca
  • Architekt sys­te­mu
  • Admin­is­tra­tor



Jej skład powinien być wystar­cza­ją­cy do zarządza­nia zasoba­mi, ter­mi­na­mi real­iza­cji, jakoś­cią, ryzykiem i
prob­le­ma­mi w trak­cie real­iza­cji pro­jek­tu. Aby rozdzielić funkc­je i obow­iąz­ki w zes­pole zarządza­ją­cym, twor­zone są różne instrukc­je doty­czące ról. Określa­ją one cele, funkc­je, uprawnienia i hier­ar­chię uczestników.

Nad­zor­ca pro­jek­tu lub sponsor

On prowadzi ogólne zarządzanie, przy­dziela niezbędne zaso­by i fun­dusze. Roz­pa­tru­je i zatwierdza doku­men­ty reg­u­la­cyjne, anal­izu­je raporty doty­czące postępu real­iza­cji. Nad­zor­ca także rozwiązu­je prob­le­my, które wykracza­ją poza zakres obow­iązków zarządcy.

Zarząd­ca projektu 

Tworzy skład zespołu wykon­aw­czego oraz zespołu zarządza­jącego. Odpowia­da za planowanie, usta­lanie i kon­trolowanie oper­acji. Zarząd­ca pro­jek­tu redys­try­bu­u­je zaso­by, prowadzi ewidencję kosztów. Zarząd­ca współpracu­je także z klien­tem i rapor­tu­je do nadzorcy.

Architekt sys­te­mu

Podle­ga kierown­ikowi pro­jek­tu. Wybiera lub opra­cowu­je metodologię dla zarządza­nia pro­jek­tem w zależnoś­ci od ter­minów i celów pro­jek­tu. Architekt sys­te­mu określa WBS, zaso­by i wyma­gania kwal­i­fika­cyjne dla wykon­aw­ców. Opra­cowu­je doku­men­ty tech­niczne dla wybranej metodologii zarządza­nia pro­jek­tem, anal­izu­je jej wprowadze­nie i skła­da raporty kierownikowi. 

Admin­is­tra­tor projektu

Zapew­nia kierown­ikowi dane niezbędne do kon­troli real­iza­cji pro­jek­tu. Prowadzi protokoły
dyskusji i zapew­nia płyn­ny prze­bieg doku­men­tacji. Admin­is­tra­tor także dba o to, by zespół speł­ni­ał wyma­gania określone w doku­men­tach projektowych.

Jeśli weźmiemy pro­jek­ty IT jako przykład, zespoły wykon­aw­cze i zarządza­jące zazwyczaj obe­j­mu­ją dewel­opera, admin­is­tra­to­ra, architek­ta funkcjon­al­nego, testera, dorad­cę funkcjon­al­nego, anal­i­ty­ka sys­te­mowego i kierown­i­ka jakoś­ci. Niek­tórzy członkowie zespołu mogą łączyć inne role. Kierown­ik pro­jek­tu jest w stanie zarządzać pro­jek­tem, architekt funkcjon­al­ny może również stać się dorad­cą funkcjon­al­nym. To pozwala oszczędzać kosz­ty na real­iza­cji projektu.

Jed­nak nie wszys­tkie role moż­na łączyć. Kierown­ik pro­jek­tu nie może być bezpośred­nio zaan­gażowany w rozwój, to samo doty­czy kierown­i­ka jakoś­ci i testera.

For­mowanie zespołu

Początkowy skład zespołu for­mowany jest na pod­staw­ie ogól­nego WBS. Może być dalej zmieni­any po opra­cow­a­niu szczegółowego har­mono­gra­mu. Jed­nak zmi­ana poziomu kwal­i­fikacji uczest­ników zespołu może zarówno zmniejszyć, jak i zwięk­szyć ryzyko pro­jek­tu oraz wpłynąć na czas trwa­nia operacji.

PT prze­chodzi przez 4 fazy. Gdy jest for­mowane, potrzeb­ne jest zarządzanie preskryp­ty­wne, aby uczest­ni­cy za szy­bko zre­al­i­zowali swo­je role. Następ­nie prze­chodzą przez etap przyzwycza­ja­nia się do siebie, w trak­cie którego mogą wys­tąpić kon­flik­ty. Dlat­ego kierown­ik powinien łączyć zarówno styl preskryp­ty­wny, jak i perswazję.

Sposo­by rozwiązy­wa­nia konfliktów:
  • Przy­mus wobec jed­nego z przeciwników.
  • Łagodze­nie kontrowersji.
  • Kom­pro­s­mis, który jest zapisany w dokumencie.
  • Szczegółowe badanie kon­trow­er­sji i pode­j­mowanie zrównoważonej decyzji.
  • Unikanie – odrocze­nie kon­flik­tu na czas nieokreślony.
Następ­nie PT prze­chodzi przez fazę nor­mal­iza­cji – uczest­ni­cy zaczy­na­ją pra­cow­ać jako inte­gral­ny orga­nizm i popraw­ia­ją swo­ją inter­akcję, budu­jąc zau­fanie wśród swoich kolegów. Potrze­bu­ją zarządza­nia motywa­cyjnego. W fazie funkcjonowa­nia, zespół sta­je się inte­gral­ną jed­nos­tką, a kierown­ik delegu­je uprawnienia.

Umiejęt­noś­ci ogól­nego zarządzania

Kierown­ik pro­jek­tu powinien umieć empaty­zować, sty­mu­lować kreaty­wność i wpły­wać na pod­wład­nych. Jego celem jest stworze­nie przy­jaznej atmos­fery w zes­pole, aby popraw­ić inter­akcję i zmniejszyć liczbę problemów. 

Jeśli uczest­ni­cy PT nie dys­ponu­ją wszys­tki­mi umiejęt­noś­ci­a­mi zawodowy­mi niezbęd­ny­mi do real­iza­cji oper­acji i paki­etów roboczych, w ramach pro­jek­tu powinien być zaplanowany pro­ces szkolenia.
Dla skon­soli­d­owa­nia zespołu prowad­zone są szkole­nia doty­czące zarówno punk­tów oper­a­cyjnych, jak i dzi­ałań wykracza­ją­cych poza projekt. 

Ustalone zasady zapew­ni­a­ją klarowność prze­biegu pra­cy i reduku­ją praw­dopodobieńst­wo wys­tąpi­enia kon­flik­tów. Opc­ja elasty­cznego cza­su pra­cy, jak również obow­iązkowy lub dobrowol­ny charak­ter pra­cy w nad­godz­i­nach, pro­ce­du­ra podróży służbowych i nagród pre­miowych powin­ny być wyjaśnione na początku.

Werdykt

Skuteczne zarządzanie pro­jek­tem to połącze­nie umiejęt­nego planowa­nia, staran­nej kon­troli i inteligent­nego zarządza­nia zespołem.

Aby dotrzy­mać ter­minów, Kierown­ik Pro­jek­tu określa wydarzenia audy­towe, zna­j­du­je zależnoś­ci między oper­ac­ja­mi, praw­idłowo oce­nia zaso­by i cza­sy trwa­nia procesów.


Aby skutecznie wypuś­cić pro­jekt w fazie pro­dukcji, menadżer zro­bi wszys­tko, aby zapewnić
ter­mi­nowe stworze­nie ukońc­zonego pro­duk­tu o opty­mal­nej jakoś­ci, uwzględ­ni­a­jąc przy tym specy­fikę dzi­ałal­noś­ci firmy.

esc
Udostępnij dalej
или
Szkoła PM
Dlaczego śledzenie czasu w Worksection to najlepszy wybór do zarządzania zasobami projektu Godziny są rejestrowane z pamięci i często z opóźnieniami. Arkusze czasowe nie są powiązane z zadaniami, więc...
2 maja 2025   •   7 min read
Szkoła PM
Zadania rozproszone w czatach i na tablicach utrudniają kontrolowanie wykonania projektu. Kierownictwo musi spędzać większość swojego czasu synchronizując zespół, aby dowiedzieć się o bieżącym statusie...
1 maja 2025   •   7 min read
Szkoła PM
Brak zrozumienia harmonogramu projektu, ciągłe opóźnienia, trudności w koordynacji procesów z wykonawcami. Budżet rośnie, a wyniki są nieustannie odkładane. To rzeczywistość wielu projektów, w których...
30 kwietnia 2025   •   7 min read
Zacznij już teraz
Proszę podać swój prawdziwy adres e-mail 🙂