Dla firm, które pracują na godzinowej stawce, śledzenie czasu jest kluczowym narzędziem do realizacji projektów i zadań. Na przykład, nasz klient, agencja marketingu wydajnościowego ROMAN.UA, znacznie zwiększyła swoją średnią stawkę usługową korzystając z narzędzia śledzenia czasu Worksection.
Zalety i wady śledzenia czasu dla zadań
Zacznijmy od wad, a raczej jednej wady: adaptacji zespołu do narzędzia śledzenia czasu. Używanie timera do rejestracji czasu poświęconego na zadania nie jest łatwe dla wszystkich zespołów z różnych powodów:
- Początkowo zespół może postrzegać narzędzie śledzenia czasu jako znak braku zaufania ze strony zarządu lub klientów (co nie jest prawdą).
- Pracownicy mogą zapomnieć uruchomić timer dla zadań. Jednak z praktyką korzystanie z timera staje się automatyczne, a jeśli timer nie został uruchomiony, rzeczywisty czas i koszt można zawsze wprowadzić po zakończeniu zadania.
Jak śledzenie czasu jest przydatne dla zadań
Zapewnia jasne zrozumienie wydatków: Jeśli kilka osób pracuje nad zadaniem, każda rejestruje swój czas z timerem, a te sesje są sumowane. Narzędzie śledzenia czasu rejestruje czas poświęcony na realizację zadań.
- Rejestracja stawki godzinowej: Jeśli pracownik ma ustaloną stawkę godzinową, może ją również wprowadzić w oknie timera. To jest ważna zaleta dla wszystkich członków zespołu.
- Wsparcie argumentacji za wyższym wynagrodzeniem: Członkowie zespołu mogą argumentować za wyższym wynagrodzeniem, jeśli rzeczywisty czas poświęcony na zadanie przekracza przewidywany czas.
- Tworzenie szczegółowych raportów: Na podstawie danych z narzędzia śledzenia czasu księgowy firmy może generować raporty na koniec okresu, pokazujące czas poświęcony i płatności, jeśli dotyczy, dla każdego pracownika.
- Zapewnienie przejrzystych procesów dla klientów: Klienci płacący za godzinę chcą rozumieć, jak czas był wydawany. Jeśli rzeczywiste koszty różnią się od szacowanych, raport może uzasadnić wycenę.
Jak zmotywować pracowników do przyjęcia śledzenia czasu
Jedną z kluczowych motywacji jest pokazanie udanych przykładów śledzenia czasu, zarówno osobistych, jak i z innych firm, jak opisano w naszym badaniu przypadku Postmen.Wyznaczenie odpowiedzialnej osoby za adaptację timera
Wybierz pracownika, który pomoże zespołowi się zaadoptować. Ta osoba powinna być dobrze zaznajomiona z korzystaniem z timera i mocno zmotywowana do jego używania, co zmotywuje innych członków zespołu.
Ta odpowiedzialna osoba będzie również pomagać w odpowiedzi na wszelkie pytania i zapewni, że członkowie zespołu systematycznie uruchamiają i zatrzymują timer podczas pracy nad zadaniami.
Wybór usługi śledzenia czasu
Wiele menedżerów zadań oferuje śledzenie czasu jako kluczową funkcję. Przy wyborze usługi skoncentruj się na jej prostocie i dostępności.
Narzędzie śledzenia czasu powinno być równie łatwe w użyciu dla specjalistów IT, jak i księgowych. Jeśli tracker jest intuicyjny dla całego zespołu, niezależnie od ich doświadczenia z menedżerami zadań i śledzeniem czasu, to jest to kluczowy wskaźnik prostoty.
Przykład timera Worksection
W Worksection możesz uruchomić timer bez otwierania samego zadania, po prostu najeżdżając na nie w liście zadań i klikając “Uruchom timer”.
Możesz również uruchomić timer w zadaniu, klikając “Uruchom timer” lub przez “Moje zadania”, wybierając wymagane zadanie i klikając “Uruchom timer”.
Wiele punktów dostępu do timera ułatwia szybkie przystosowanie. Możesz zatrzymać timer korzystając z dowolnej z powyższych metod lub klikając “Zatrzymaj i zapisz” (ikona pauzy w prawym górnym rogu głównej strony konta).
Okno komentarza timera
Nie wszystkie systemy zarządzania projektami to mają, ale narzędzie śledzenia czasu w Worksection pozwala każdemu pracownikowi dodawać komentarze do timera.
Przeglądając raport z timera, księgowy, klient lub menedżer firmy zobaczą opis zarejestrowanego czasu.
Na przykład jeśli na zadaniu spędzono więcej czasu niż planowano, pracownik może napisać powód w oknie komentarza. Ta opcja czyni raport bardziej informacyjnym dla firmy i jasnym dla klienta płacącego za godzinę.
Użyteczne funkcje w Worksection
Oprócz powyższych metod, możesz uruchomić timer podwójnym kliknięciem lub używając kombinacji Alt‑S.
Jak przetestować śledzenie czasu dla swojego zespołu
Możesz przetestować wszystkie funkcjonalności menedżera zadań, w tym opcję Timera, za darmo w koncie Worksection przez 14 dni. Zarejestruj swoje konto w dwóch kliknięciach, zaproponuj zespołowi przetestowanie śledzenia czasu, wyjaśnij cel nowej opcji i podziel się tym linkiem do artykułu.