Nel­la fines­tra suc­ces­si­va, com­pi­la i seguen­ti campi:

1 Inserisci il tito­lo del com­pi­to

Quan­do crei un com­pi­to, ti con­sigliamo di uti­liz­zare i 5 prin­cipi SMART.

Sug­ger­i­men­to Ti con­sigliamo di nom­inare prog­et­ti e com­pi­ti sec­on­do un prin­ci­pio coer­ente, affinché ogni man­ag­er o dipen­dente pos­sa capire rap­i­da­mente un nuo­vo progetto.

2 Seleziona il respon­s­abile

Un com­pi­to può avere solo un respon­s­abile. Se hai bisog­no di più per­sone respon­s­abili, sud­di­vi­di il lavoro in sot­to­com­pi­ti e asseg­na la per­sona appro­pri­a­ta a ciascuno.

3 Impos­ta le sca­den­ze

Un com­pi­to può avere le seguen­ti opzioni di pro­gram­mazione:

- Nes­suna data: il com­pi­to non ha una data di inizio o fine defini­ta;
- Solo sca­den­za: ad esem­pio, da com­pletare entro ven­erdì 13 feb­braio;
- Date di inizio e fine: ad esem­pio, inizio il 23 e fine il 27;

Puoi anche aggiun­gere ripe­tizione del com­pi­to: ad esem­pio, ​“Relazione men­sile ogni ven­erdì del nuo­vo mese.”

4 Impos­ta la pri­or­ità del com­pi­to

Nel sis­tema, puoi scegliere una pri­or­ità da 1 a 10, dove 10 è la più alta. C’è anche una pri­or­ità zero, visu­al­iz­za­ta come una pausa.

5 Aggiun­gi lo sta­to del compito

Gli sta­ti aiu­tano a orga­niz­zare il lavoro e a mon­i­torare il pro­gres­so del com­pi­to. Usa gli sta­ti per vedere rap­i­da­mente quali com­pi­ti sono in cor­so, neces­si­tano di revi­sione o sono già com­ple­tati. Questo è par­ti­co­lar­mente utile quan­do si lavo­ra con un gran numero di compiti.

6 Aggiun­gi etichette ai compiti

Le etichette aiu­tano a strut­turare ulte­ri­or­mente i com­pi­ti e a ren­dere più facile trovare le infor­mazioni giuste. Puoi creare le tue etichette per il tuo account in base alle esi­gen­ze del tuo team. Puoi anche vedere come i nos­tri cli­en­ti uti­liz­zano le etichette per il mon­i­tor­ag­gio del tem­po nel nos­tro blog.

7 Sti­ma

All’inizio, puoi saltare questo cam­po. È un piano gen­erale per il tem­po e i costi pre­visti del compito.

8 Descrivi il com­pi­to

In questo cam­po, puoi aggiun­gere una descrizione del com­pi­to (wiki), qual­si­asi infor­mazione utile per tut­ti i parte­ci­pan­ti, così come i file e i doc­u­men­ti necessari.

9 Iscrivi i mem­bri del prog­et­to al com­pi­to

I mem­bri ai quali ti iscrivi per questo com­pi­to ricev­er­an­no noti­fiche su deter­mi­nate azioni nel com­pi­to, come mod­i­fiche di data o nuovi com­men­ti. Ti con­sigliamo di iscri­vere solo col­oro che sono effet­ti­va­mente coin­volti nel lavoro.

10 Limi­ta la vis­i­bil­ità se nec­es­sario

Uti­liz­zan­do il bloc­co del­la pri­va­cy, puoi ren­dere un com­pi­to vis­i­bile solo a per­sone speci­fiche. Ad esem­pio, puoi nascon­dere un com­pi­to a un cliente. Per impostazione pre­defini­ta, tut­ti i com­pi­ti del prog­et­to sono vis­i­bili all’in­tero team del progetto.

Se hai bisog­no di aggiun­gere diver­si com­pi­ti con­tem­po­ranea­mente, uti­liz­za l’ag­giun­ta multipla:

Puoi copi­are i titoli dei com­pi­ti da un tavo­lo Excel e incol­lar­li in questo cam­po, oppure importare com­ple­ta­mente i com­pi­ti con date, descrizioni e altre infor­mazioni diret­ta­mente da un file Excel.

Sug­ger­i­men­to Fai in modo che il com­pi­to di alto liv­el­lo sia qual­cosa che ti avvic­i­na decisa­mente al com­ple­ta­men­to del­l’in­tero prog­et­to. Tut­ti i pas­sag­gi più pic­coli e inter­me­di dovreb­bero essere creati come sot­to­com­pi­ti o elenchi di controllo.

Un prog­et­to pieno di attiv­ità potrebbe apparire così:

1 pan­nel­lo del­la pag­i­na del progetto

2 pan­nel­lo dei filtri

3 ricer­ca

4 impostazioni del con­tenu­to del­la pag­i­na. Qui puoi scegliere quali colonne di infor­mazioni sulle attiv­ità visu­al­iz­zare e quali nascondere.

Tipi di colonne delle attività:

• Nome: visu­al­iz­za il tito­lo del­l’at­tiv­ità e con­tiene anche una sezione aggiun­ti­va per com­primere o espan­dere l’e­len­co delle sottotask
• Sta­to
• Pri­or­ità
• Attiv­ità: mostra infor­mazioni sul tem­po del­l’ul­ti­ma azione nell’attività
• Cre­ato il
• Autore
• Check­list: con­tiene un indi­ca­tore di pro­gres­so basato sug­li ele­men­ti com­ple­tati del­la check­list e mostra il rap­por­to tra ele­men­ti com­ple­tati e aperti
• Asseg­natario
• Etichette
• Data di scadenza
• Tem­po: mostra il tem­po reg­is­tra­to e il suo rap­por­to con il tem­po piani­fi­ca­to per l’attività
• Costi: mostra i costi finanziari reg­is­trati e il loro rap­por­to con i costi piani­fi­cati per l’attività
• Sti­ma del tempo
• Sti­ma dei costi
• Data di completamento
• Con­trasseg­na­to: una colon­na che mostra se l’at­tiv­ità è sta­ta aggiun­ta ai prefer­i­ti uti­liz­zan­do una stella
• Attiv­ità prin­ci­pale: visu­al­iz­za il tito­lo del­l’at­tiv­ità principale
• Sot­to­task: mostra un indi­ca­tore di pro­gres­so che mostra il rap­por­to tra sot­to­task aper­ti e completati
• Reazioni: mostra un elen­co di reazioni emo­ji las­ci­ate sull’attività

Nota Tutte le colonne tranne ​“Nome” pos­sono essere nascoste o com­presse. Puoi anche cam­biare la loro larghez­za e posizione rispet­to ad altre colonne e fis­sare la loro posizione. Le impostazioni delle colonne sono indi­vid­u­ali per cias­cun prog­et­to e cias­cun dipendente.

Il sis­tema include una vari­età di fil­tri inte­grati per sup­port­are il tuo lavoro quo­tid­i­ano. Puoi anche creare fil­tri per­son­al­iz­za­ti se nec­es­sario. Ad esem­pio, puoi fil­trare le attiv­ità con alta pri­or­ità e l’etichet­ta ​“Per Revi­sione”, quin­di sal­vare i risul­tati nei seg­nal­ib­ri o come una pag­i­na di prog­et­to sep­a­ra­ta per un acces­so rapido.

Come qual­si­asi elen­co in Work­sec­tion, può essere esporta­to in Excel:

Nota Quan­do sei all’in­ter­no di un prog­et­to, vedi solo le attiv­ità e i parte­ci­pan­ti di quel prog­et­to. Per visu­al­iz­zare le attiv­ità a liv­el­lo di account, uti­liz­za il pul­sante ​“Elen­co delle attiv­ità” e le diverse visu­al­iz­zazioni ​“Kan­ban” nel­la bar­ra lat­erale sinistra.

Puoi anche pas­sare all’e­len­co delle attiv­ità ​“Kan­ban per per­sone”, ad esempio:

Nel­la visu­al­iz­zazione ​“Kan­ban per Per­sone”, ogni per­sona ha la pro­pria colon­na con attiv­ità asseg­nate. Ques­ta pag­i­na mostra tutte le attiv­ità asseg­nate ai tuoi dipendenti.

Qui puoi anche fil­trare le attiv­ità per sta­to o etichet­ta, o rivedere il cari­co di lavoro di un dipen­dente, ad esem­pio su un arco di una set­ti­mana, impo­stan­do il val­ore appro­pri­a­to nel fil­tro ​“Data di sca­den­za”. Puoi anche trascinare un’at­tiv­ità da una colon­na di parte­ci­pante del prog­et­to a un’altra.