Per le aziende che lavorano a ore, un tracker del tempo è uno strumento chiave per l’implementazione di progetti e compiti. Ad esempio, il nostro cliente, l’agenzia di marketing delle prestazioni ROMAN.UA, ha aumentato significativamente la loro tariffa media per servizio utilizzando il tracker del tempo di Worksection.
Pro e Contro del Monitoraggio del Tempo per i Compiti
Iniziamo con i contro, o meglio, un contro: l’adattamento del team al tracker del tempo. Utilizzare un timer per registrare il tempo speso sui compiti non è facile per tutti i team per diversi motivi:
- Inizialmente, il team potrebbe vedere il tracker del tempo come un segno di sfiducia da parte della direzione o dei clienti (cosa che non è).
- I dipendenti potrebbero dimenticare di avviare il timer per i compiti. Tuttavia, con la pratica, l’utilizzo del timer diventa automatico e, se il timer non è stato avviato, il tempo e il costo effettivi possono sempre essere inseriti dopo il completamento del compito.
Come il Monitoraggio del Tempo è Utile per i Compiti
Fornisce una Chiara Comprensione delle Spese: Se più dipendenti lavorano a un compito, ciascuno registra il proprio tempo con il timer e queste sessioni vengono sommate. Il tracker del tempo registra il tempo speso per l’implementazione del compito.
- Registrazione della Tariffa Oraria: Se un dipendente ha una tariffa oraria fissa, può anche registrarla nella finestra del tracker. Questo è un grande vantaggio per tutti i membri del team.
- Sostiene l’Argomentazione per Maggiore Retribuzione: I membri del team possono sostenere una maggiore retribuzione se il tempo effettivo impiegato per un compito supera il tempo stimato.
- Forma Report Dettagliati: Basandosi sui dati del tracker del tempo, il contabile dell’azienda può generare report alla fine di un periodo, mostrando il tempo speso e i pagamenti, se applicabili, per ciascun dipendente.
- Garantisce Processi Trasparenti per i Clienti: I clienti che pagano a ore vogliono capire come è stato speso il tempo. Se i costi effettivi differiscono da quelli stimati, il report può giustificare i prezzi.
Come Motivare i Dipendenti ad Adottare il Monitoraggio del Tempo
Una motivazione chiave è mostrare esempi di monitoraggio del tempo riusciti, sia personali che di altre aziende, come descritto nel nostro studio di caso Postmen.Nomina un Responsabile per l’Adattamento al Tracker del Tempo
Seleziona un dipendente per aiutare il team ad adattarsi. Questa persona dovrebbe essere esperta nell’utilizzo del timer e altamente motivata ad usarlo, il che motiverebbe anche gli altri membri del team.
Questa persona responsabile assisterà anche con eventuali domande e garantirà che i membri del team avviino e fermano sistematicamente il timer quando lavorano sui compiti.
Scelta di un Servizio di Monitoraggio del Tempo
Molti gestori di compiti offrono il monitoraggio del tempo come funzione chiave. Quando scegli un servizio, concentrati sulla sua semplicità e accessibilità.
Il tracker del tempo dovrebbe essere altrettanto facile da usare per specialisti IT e contabili. Se il tracker è intuitivo per l’intero team, indipendentemente dalla loro esperienza con gestori di compiti e monitoraggio del tempo, è un indicatore chiave di semplicità.
Esempio del Timer di Worksection
In Worksection, puoi avviare il timer senza aprire il compito stesso, semplicemente passando il cursore sopra di esso nella lista dei compiti e cliccando su “Avvia Timer”.
Puoi anche avviare il timer all’interno del compito cliccando su “Avvia Timer” o attraverso “I Miei Compiti”, selezionando il compito necessario e cliccando su “Avvia Timer”.
Molti punti di accesso al timer facilitano un rapido adattamento. Puoi fermare il timer con uno dei metodi sopra descritti o cliccando su “Ferma e Salva” (l’icona di pausa nell’angolo in alto a destra della pagina principale dell’account).
Finestra dei Commenti del Timer
Non tutti i sistemi di gestione dei progetti hanno questo, ma il tracker del tempo di Worksection consente a ciascun dipendente di aggiungere commenti al timer.
Visualizzando il report del timer, il contabile, il cliente o il manager dell’azienda vedrà la descrizione del tempo registrato.
Ad esempio se è stato speso più tempo per un compito rispetto a quanto pianificato, il dipendente può scrivere il motivo nella finestra dei commenti. Questa opzione rende il report più informativo per l’azienda e chiaro per il cliente che paga a ore.
Caratteristiche Utili in Worksection
Oltre ai metodi sopra, puoi avviare il timer con un doppio clic o utilizzando la combinazione Alt‑S.
Come Testare il Monitoraggio del Tempo per il Tuo Team
Puoi testare tutte le funzionalità del gestore dei compiti, incluso l’opzione Timer, gratuitamente in un account Worksection per 14 giorni. Registrati il tuo account in due clic, suggerisci al team di testare il monitoraggio del tempo, spiega lo scopo della nuova opzione e condividi il link a questo articolo.