Některé termíny úkolů se blíží, a práce ještě nezačala. Často existuje varianta, kdy se každému úkolu zdá být významný, a nemůžete se rozhodnout, kterým úkolem začít. Takové situace naznačují, že firma má problémy s prioritizací úkolů. Po přečtení tohoto článku se naučíte, jak prioritizovat práci, abyste nezmeškali termíny.
Co znamená prioritizovat úkoly?
Prioritizace úkolů je proces, kdy každému úkolu ze sdíleného repertuár práce je přiřazena různá úroveň, která závisí na složitosti práce a její naléhavosti. K tomu musí mít členové týmu dovednosti prioritizace.
V důsledku prioritizace vypadá seznam úkolů následovně:
- důležité a naléhavé úkoly, jejichž realizaci je třeba zahájit okamžitě, jsou na začátku;
- méně kritické, ale rovněž důležité záležitosti jsou umístěny níže.
Co je termín a jak ovlivňuje produktivitu?
Termín je konečný datum pro dokončení úkolu. Termín je stanoven v závislosti na množství práce, její složitosti a naléhavosti. Existuje tvrdý termín, kdy výsledek úkolu, který není dokončen v rámci stanoveného termínu, ztrácí jakoukoli hodnotu pro všechny. A existuje měkký termín, kdy záležitost zůstává, ale stává se méně významnou. Jasný termín má pozitivní dopad na motivaci.
Nesprávně stanovené termíny mohou týmu připravit špatný zázrak. Podceňování práce a stanovení příliš optimistických termínů může vést k tomu, že tým nebude mít čas uzavřít úkoly a podle toho bude dodání projektů opožděné.
Přeceňování obtížnosti úkolu také povede k nesprávným termínům. V takovém případě se uplatní Parkinsonův princip: jakákoli práce zabere tolik času, kolik je jí přiděleno. Jinými slovy, pokud je skutečná doba práce maximálně dva týdny a tým na ni rozpočetnul čtyři, pravděpodobně práce potrvá tak dlouho.
Včasné plnění projektů zaručuje dobrou pověst společnosti a spokojenost zákazníků, takže je téměř možné pouze za adekvátních termínů.
9 rad, které vám pomohou prioritizovat úkoly
Existuje velké množství priyomіv, které pomáhají prioritizovat úkoly co nejefektivněji. Vyberte si konkrétní techniku, která odpovídá stylu týmové práce a specifikům úkolů. Tým také bude vědět, v jakém pořadí pracovat, aby se nenarušily všechny možné termíny. Jak tedy prioritizovat úkoly a jak prioritizovat projekty?
Vytvořte seznam všech úkolů
Prioritizovat práci můžete jen tehdy, máte-li všechny úkoly, které byste měli v rámci projektu splnit.
Je ještě lepší, když každý úkol je podrobně popsán; uvádí, kdo je za něj odpovědný a sleduje jeho realizaci. Také stojí za to zapsat vztahy mezi úkoly, pokud existují.
Příklad: často je možné začít psát texty pro webové stránky až když existuje seznam klíčových slov. A pokud jsou texty napsány, ale stránka stále neexistuje, pak nemůžeme mluvit o SEO propagaci.
Definujte cíle společnosti
Před nastavením priorit si udělejte čas na definování strategických cílů společnosti alespoň na jeden rok. Poté, co budou formulovány a stanoveny, můžete začít nastavovat priority.
Manažer musí každý úkol projít skrze „filtr“ jeho dopadu na dlouhodobou perspektivu a přiřadit mu úroveň priority. Pamatujte, že vysoká zátěž a zaneprázdněnost týmu nejsou synonymem produktivity a úspěchu.
Vyberte metodu prioritizace úkolů, která vyhovuje týmu.
V mnoha ohledech budou konkrétní metody záviset na specifikách projektu a metodologií týmu. Ale jeden z nejdůležitějších bodů je, že vyhovuje všem zaměstnancům (nebo alespoň většině z nich).
Diskuze pomůže, během které každý by měl vyjádřit svůj názor. Pokud většina týmu mlčí a nic neříká, neznamená to, že se jim vše líbí. Pravděpodobně existují problémy, o kterých by měl někdo hned promluvit.
Metoda vybraná jednostranně vedením zrychlí přidělování úkolů. Ale kvalita takového prioritizování úkolů a ostatní týmová práce je otázkou.
Bude se hovořit o různých metodách a technikách prioritizace níže.
Zdůrazněte naléhavé úkoly
Jak jsme psali výše, pro některé úkoly existují tvrdé termíny, po nichž výsledky nemají žádnou hodnotu. Proto je třeba tyto úkoly vykonávat jako prioritu. Zároveň je důležité vysvětlit týmu, proč k tomu dochází.
Vysvětlení pomůže vyhnout se nedorozuměním, která povedou k finančním ztrátám a zhoršení pověsti společnosti na trhu.
Zbavte se konkurenčních priorit
Pokud tým pracuje na několika projektech současně, může jeden zaměstnanec dostat několik úkolů s nejvyšší prioritou a termínem na stejný den. Taková situace je obtížná, ale manažer ji může vyřešit. K tomu potřebujete následující:
- Komunikujte s manažery projektů a kolegy, a diskutujte o pokroku úkolů. Když se objeví konkurenční priority, je možné upřesnit, kdy potřebuje výkonný výsledek. Někteří zákazníci potřebují zprávu ráno, jiní večer. Předpoklady se skládají.
Ale práce na obou úkolech musí skončit v jedné ráno. Poté bude třeba hledat možnost, v níž někdo pomůže klíčovému zaměstnanci s úkolem a provede rutinní akce.
Čím lepší jsou komunikace, tím méně pravděpodobné, že nastanou konkurenční priority, a tím snazší bude tyto problémy vyřešit.
- Mějte časovou škálu pro úkol. Může se stát, že manažer neví skutečnou zátěž týmu. Pokud mu ukážete, kdo a kolik úkolů má, a vysvětlíte, že na jeden více nebude dost času, pak je pravděpodobné, že termín může být posunut nebo někdo může jmenovat jiného odpovědného za úkol.
Také je výhodné, když již máte data o tom, kolik času trvá dokončení typických úkolů. Situace s konkurenčními prioritami se pak budou vyskytovat méně často, protože počáteční plánování bude přesnější.
Použijte kalendář k plánování úkolů.
Určitě budou méně nepříjemných překvapení, když budou specifické seznamy úkolů pro konkrétní den. Takto můžete naplánovat své úsilí, a pokud něco potřebuje být provedeno podle plánu, můžete okamžitě pochopit, jak upravit rozvrh na následující dny.
Je to důležité v týmové práci, protože uvědomění si, že došlo ke změnám, a můžete se podívat do kalendáře, se kterými z vašich kolegů máte související úkoly a upozornit je na to, aby osoba také upravila své plány.
Buďte realistickí ve svých očekáváních
Nastavení priorit a svědomitá práce nezaručují, že všechno půjde podle plánu, takže byste měli být opatrní. Je lepší pochopit, že pro mimořádné události je vždy prostor. Přesto při adequátním plánování, realistických termínech a správně nastavených prioritách je prostor pro manévrování a opravu situace.
Pravidelně přemýšlejte o svých úsilích
Pokud je seznam úkolů rozsáhlý, většina z nich je objemná a dlouhodobá, můžete se ponořit do smutku z toho, že práce neutichá a seznam úkolů se nezmenšuje. Aby se tomu předešlo, vždy si připomínejte, že vykonáváte strategické úkoly. A aby bylo morálně jednodušší, zkuste:
- Rozdělit velké úkoly na několik menších. Označte každý jako hotový. Tak uvidíte pokrok.
- Nalezněte úkoly v seznamu, které můžete rychle dokončit. Snažte se každý den určitou úlohu uzavřít, alespoň jednu takovou studii. Motivačně ukazuje, že jdete vpřed.
Použijte software pro efektivní prioritizaci projektů
Existuje velké množství nástrojů, které pomáhají prioritizovat projekty a úkoly, plánovat práci a úspěšně splnit termíny. Jedním z takových nástrojů je Worksection. Je to ukrajinský cloudový správce úkolů, jehož robustní funkčnost umožňuje uživatelům sledovat stav projektu jako celku a jednotlivé úkoly, sledovat termíny, měnit informace a mnohem více.
Mezi hlavní výhody Worksection patří:
- dashboard projektu;
- příjemné a jednoduché rozhraní;
- sledovač času;
- kalendář;
- graf Gantt a Kanban deska;
- rychlá a kvalitní technická podpora;
- spolehlivá ochrana dat projektu.
Dříve jsme psali o dalších produktech, které pomohou zejména při prioritizaci úkolů a projektů.
Metody prioritizace úkolů
Kromě obecných rad byste měli znát také konkrétní techniky, které pomohou týmu pracovat s úkoly.
Skupinování
Prioritizace vaší práce může probíhat pomocí skupinování úkolů, pokud jste již sestavili jejich úplný seznam. Musíte úkoly seskupit podle kategorie/1 nápadu. Příklad:
- podle funkčnosti (úkoly nezbytné k realizaci jedné varianty padají do jedné kategorie);
- podle fází projektu (jaké úkoly je třeba splnit pro MVP, před-releas, atd.).
Prioritizace práce pomocí skupinování vám umožňuje lépe vidět projektový obraz a vztahy mezi jednotlivými fázemi a úkoly.
Chunking
Tento přístup znamená, že všechny úkoly by měly být rozděleny do skupin založených na nějakém společném rysu a poté postupně vykonávat úkoly z jedné skupiny. Pak, když je dokončíte, můžete přejít k jiné skupině.
Tato metoda vychází z toho, že pro mozek je obtížné přepínat mezi naprosto odlišnými úkoly. Takže když se například přizpůsobíte psaní textů, můžete napsat článek, příspěvek na sociálních sítích a prezentaci jeden den. A druhý den můžete strávit pár hodin hledáním referencí pro designéra, poté držet několik schůzek a zbytek dne trávit odpovídáním na e‑maily.
Technika třídění bublin
Technika třídění bublin pomáhá pochopit, jak důležitý je tento úkol ve srovnání s ostatními na tomto seznamu.
Prioritizace v této technice začíná umístěním všech pracovních úkolů do horizontální řady. Poté se porovnají první dva úkoly, aby se určil, který je důležitější. Nakonec se důležitější přesune doleva.
Pak pokračuje proces porovnávání druhého a třetího úkolu, třetího a čtvrtého, atd. Nakonec dostane tým několik bodů, kde jsou úkoly řazeny zleva doprava podle důležitosti.
„Snězte žábu“
Hlavní myšlenka této techniky je, že musíte začít jakoukoli práci s nejnepříjemnějšími a nejtěžšími úkoly. A až po jejich dokončení můžete vykonávat jednodušší.
ABCDE metoda
Technika ABCDE je jedním přístupem nejen k nastavování priorit, ale i k řízení času. Nejprve sestaví celý seznam úkolů. Poté se úkoly skupinují v závislosti na následcích, pokud tyto úkoly nebudou splněny včas.
Skupina A zahrnuje úkoly, které musí tým splnit pro dokončení projektu. Neposkytnutí úkolů skupiny A má vážné následky pro projekt.
Úkoly Skupiny B je žádoucí dokončit, protože neposkytnutí těchto položek bude mít také negativní důsledky, ale né tak vážné jako úkoly skupiny A.
Úkoly Skupiny C by byly vhodné, protože dodají finálnímu produktu lepší vzhled. Ale zároveň jejich neplnění nemá kriticky závažné důsledky.
Úkoly Skupiny D zahrnují úkoly, které mohou být volitelné, nekritické a nezajímají projekt. Nakonec je můžete delegovat.
Úkoly Skupiny E obsahují úkoly, které byste měli odstranit z aktuální iterace nebo celého projektu. Jejich realizace neovlivňuje konečný produkt, ale vyžaduje čas a zdroje.
Eisenhowerova rozhodovací matice
V zásadě je Eisenhowerova rozhodovací matice podobná technice ABCDE. Stupeň důležitosti je označen na Y‑ose a stupeň naléhavosti je zobrazen na X‑ose. Čtyři skupiny problémů se umísťují mezi tyto souřadnicové osy:
Skupina 1 — důležité a naléhavé úkoly
Skupina 2 — méně důležité, ale naléhavé
Skupina 3 — důležité, ale né naléhavé
Skupina 4 — nedůležité a né naléhavé.
Takže práce by měla začít s prvními dvěma skupinami, poté přejít k úkolům skupiny 3. Úkoly skupiny 4 jsou volitelné, takže je lze splnit, pokud je čas, nebo né.
Metoda sto dolarů
Každému členu týmu se v této metodě hodnocení a prioritizace úkolů předává seznam úkolů. Má imaginary $100 (nebo 100 bodů) a nezávisle rozhoduje, kolik je ochoten “zaplatit” (poskytnout body) za tento nebo onen úkol. Logika je taková, že obtížný úkol „stojí“ příslušně. Výsledkem jsou úkoly s více body, které mají vyšší prioritu, takže byste z nich měli začít pracovat.
Prioritizace úkolů šetří čas a energii každého člena týmu, přičemž přibližuje projekt k úspěšnému závěru bez zmeškání termínů. Doufáme, že výše uvedené tipy a techniky vám pomohou správně nastavit priority, přispívajíce k kolektivní a produktivní práci.